Transcript 保存年限 - 國立成功大學
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公文檔案管理
－－注意事項
業務單位: 總務處 文書組
報 告 人: 組主任 田至琴
95年12月13日
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大綱
從公文到檔案－－
(範圍界定、執行依據、作業流程)
檔案管理工作要項
應行配合注意事項
一、歸檔案件之點收作業
二、屆保存年限檔案之銷毀作業
三、檔案之檢調、應用
四、機密檔案之處理
小叮嚀
2
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從公文到檔案－－
範圍界定：文書組負責處理之公文和管理之檔案：
一.「受文者」為「國立成功大學」之校外來文；或
「發文者」為「國立成功大學」之創稿校函；經
依文書處理規定，完成發文或存查程序之公文書.
二.承辦人員將「辦畢案件(公文)」，依本校「歸檔
作業標準」，送交文書組點收、立案後成為「檔
案」，並由檔管人員負責後續之編目、保管、清
理及應用者.
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執行依據：文書處理手冊、檔案管理作業手冊
91年檔案法及相關子法(21條)頒布
實施後遽增的檔案管理作業
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公文→檔案 流程圖
收
、
分
總 務 處
文書組
分信室
來文
單位登記桌
文
簽 收 分 送
收
點
收
編
號
登
記
承辦人員
分
送
創
稿
收文登記表
簽辦
(簡簽列印)
主
發
編
號
發
文
繕
校
用
印
登
記
文書
組
歸檔
稽
催
點
收
整
理
決
行
陳
核
分
類
管
核
稿
存歸
查檔
發
文
發 文 登 記 表
歸
檔
業
務
承
辦
單
位
一、二級業務單位
會
稿
陳
核
、
會
簽
送
繕
立
案
編
目
入
卷
上
架
檔管
案理
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檔案管理工作要項
一、檔案產生__點收
二、檔案分編__立案、編目
三、檔案整理__微縮、電子儲存
四、檔案保管__入庫上架、保存與修護、庫房
安全管理
五、檔案鑑定__保存價值鑑定
六、檔案清理__清查、銷毀、移轉、移交
七、檔案應用__目錄彙送、檢調、應用
八、機密檔案管理__點收、檢調、解降密、清理
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應行配合注意事項
一、歸檔案件之點收
(一)送件歸檔
各單位收發(承辦人員)應將辦畢案件，逐件
依序彙齊後，送文書組清點、簽收
1.擬歸檔案件以原件為原則，有附件者，每1種以1份
為限，未以原件歸檔者，應敘明具體理由(如免稅
申請書海關需正本...等），簽陳權責長官核。
2.附件屬抽存續辦者，承辦人應於本文(簡簽)敘明，
並於附件顯著處註記文號，簽奉長官核准；俟其辦
畢後，再依規定辦理附件歸檔。
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應行配合注意事項(續一)
3.擬歸檔案件，需填列分類號及保存年限
承辦人簽擬公文時，務請根據檔案內容之性質，
參照本校「檔案分類暨保存年限區分表」(已鍵入
公文系統線上簽稿內)，選填適當之「分類號」及
「保存年限」
★同一內容性質公文，請放同一分類號下、簽稿並陳時,
分類號要一致，而且要先列印「簡簽」簽辦。
★在同一「綱」下選擇適合之分類號，如確無適合者，再
往上一層(「類」)選擇較適合者。
★簽稿並陳,也要先列印「簡簽」簽辦
★本校制訂之各項規章，應放「內部規章」永久保存，其
他單位制定之法令等，則放在「法令釋疑」，保存年限
10年即可。
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國立成功大學檔案分類及保存年限區分表
94.1.1.施行
一、依據：根據「機關檔案保存年限及銷毀辦法」
、
「機關檔案保存年限區分參考表」、
「檔案分類編案規範」及相關規定製訂本表。
二、目的：為加強本校檔案之管理與利用，俾供各承辦人判定檔案保存年限時有所遵
循，特訂定本區分表。
三、編製方式：採檔案分類表與檔案保存年限區分表結合編製之方式。
四、檔案分類：本校組織架構將檔案區分為十八類，各類之下依其業務性質，依次以
綱、目、節為檔案區分之層級。
五、分類標記：本表之分類標記係採純數字編製。
分類號
保存
類 目 名 稱
備註
類 綱 目 節
年限
01
01
01
02
02
01
02
03
04
05
03
01
02
04
05
06
07
08
09
10
99
02
01
01
秘書類
法規
內部規章
法令及釋疑
綜合發展
校務發展計畫
校務會議
行政會議
主管會報
視導與評鑑
校史
組織沿革
歷史文物
監察院重大案件
國家賠償
校長交接
教師申訴案件
公共關係
ISO 文件及管理審查
政風
其他
教務類
綜合業務
內部規章
永久
10
永久 相關計畫或研究、年度報
20 告
5
永久
10
永久
永久
20
30
30
30
3
30
20
3
監察院調查報告及函請
調查案
他機關首長就職、謝函、
參訪、新聞稿、參觀訪
問…
永久 學則、章則
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函(書函令)稿製作系統畫面
(續下頁)
10
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承辦公文『簡簽』系統畫面
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應行配合注意事項(續二)
4.歸檔案件需逐件(含附件)逐頁編寫頁碼：
(1)本文編碼前，應依文件產生時間早晚，以早者在下，晚
者在上排序後，再予編號。
(2)編號順序：
a.創稿：本文→附件 依序連續為之.
b.校外來文：簡簽→本文→附件 依序連續為之.
c.簽稿併陳:簽呈→函稿→來文 (附件如簽、稿、文
各有「附件」， 則各附其後)，再各依序連續為之.
(3)附件頁碼之編寫，除書籍型式或無法隨文裝訂者(已有頁
碼)外，應併同其本文連續為之。
(4)頁碼應以鉛筆編寫於每頁之右下角。
(5)文件為雙面書寫或列印者，應以2頁計算，其背頁碼則於
左下角為之。
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5.附件內容，需逐件詳細登錄於公文系統
(1) 、函(書函令)稿製作之附件輸入流程：
1.進入公文系統
2
(續下頁)
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(續下頁)
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(續下頁)
5
4
8
6
7
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(2)來文附件輸入流程
1
(續下頁)
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4
3
7
5
6
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(二)歸檔物品查檢：
下列物品不得歸檔：
1.現金、有價證券及其他貴重物品
2.司法訴訟有關物證
3.流質、氣體、易燃品、管制物品或
其他危及人身與公共安全之物品
4.易變質而不適長期保存之物品
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(三)歸檔案件查核
常見退件原因:
1.案件或附件不全，或附件未經簽准而抽存者
2.案件未經批准或漏印、漏會、漏發者
3.案件未填註保存年限或分類號者
4.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者
5.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者
6.缺掛號信封
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(四)確認點收
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21
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(五)逾期歸檔稽催
1.文書組每月25日列印「未送出公文清單」，陳
校長核閱。
2.各單位應將「未送出公文清單」，送各承辦人
查填後簽章，送單位主管簽核後送回文書組。
3.如不克在規定期限內將公文辦妥，請填寫「展
期申請單」，經核准後，正本送文書組辦理展
期手續。
4.展期申請，請至公文系統登錄：
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24
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二、屆保存年限檔案之銷毀作業
文書組製作擬銷毀檔案目錄
流程圖
送業務相關單位審核
檢討保存年限
是
是否要檢討保存年限?
(註記：延長年限及理由)
否
修正保存年限
簽章同意銷毀
檔管人員於系統
修正註記
簽陳權責長官核准
制定檔案銷毀計畫
及檔案銷毀目錄
繼續保存
函送檔案局審核
結束
否
核准銷毀
是
執行檔案銷毀
檔案銷毀目錄併同核准銷毀文件歸檔永久保存
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注意事項：
保存年限請參考本校「檔案分類暨保存年限區分表」
承辦人就檔案是否銷毀? 或須延長保存年限等事項表
示意見(簽章)，並請單位主管核定。
擬銷毀檔案業務單位，認有延長保存年限之必要者，
應於擬銷毀檔案目錄「註記」延長保存之年限及理由.
機密檔案須俟全案依規完成解密作業，並屆保存年限
後，始得辦理銷毀。
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三、檔案之檢調、應用
(一)檢調
1.紙本調閱—63年至94年之檔案
＊需填「調案單」
＊公文系統調案單操作步驟
１－１
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１－２
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１－３
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２
３
１
１－４
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2. 影像調閱—35年至62年及95年以後檔案
35年至62年
95年以後
２－１
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1
3
2
4
２－２
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２－３
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２－４
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(二)應用
(1)本校「檔案應用申請作業要點」，經於95.7.11.
修訂再版發行，內容包括相關法令規定、作業
標準、流程及各類申請書、注意事項及收費標
準等。
(2)配合本校75周年校慶活動，蒐集整理具有特
殊意義之歷史檔案，複製供校史室及博物館
籌備處辦理展示，歡迎參觀。
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四、機密檔案之處理
(一)點收：
1.業務承辦人員辦理機密文書歸檔，應使用機密
檔案「專用封套」密封。
2.封套上詳實填註記載：
包括年度、分類號、收發文字號、承辦單
位、案件內文件起迄日期、頁數、件數、附件
數、機密等級、解密條件、保密期限、保存年
限；並彌封加蓋印章或職名章 。
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年
度
分
類
號
根據檔案分類暨保存
年限區分表)
國立成功大學機密檔案專用封套
總
收
文
號
承 辦 單 位
發 ( 來 ) 文
字
號
案 由 ( 名 )密不錄由
承
辦
人
案 卷 內 文 件來文日期至
起 迄 日 期發文日期
頁數
件
(公文總頁數)
機
密
等
□密
□機密
級
□極機密
□絶對機密
(每一公文號為
數一件)
附
件
數附件之總頁數
解
密
條
□公布時解密
□至某年某月某日解密
件□工作完成或會議終了時解密
□附件抽存後解密
□其他(請填註原因)_______________________________________
保
密
期
限至
保
存
年
限(根據檔案分類暨保存年限區分表)
年
月
日(解密)
備
註
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機密檔案機密等級檢討作業流程
處理意見表
業
務
單
位
發「建議單」
(校外來文)
發「通知單」
(本校發文)
對方回文
註銷記錄單
(原件密等劃雙線)
文
書
組
系統資料修正
一般檔案管理
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國立成功大學機密文書機密等級變更或註銷處理意見表
檔
號
原 機 密 案 件
案
受
發(來)文
日期
發(來)文
字號
文別
由
文
機
關
抄送副本機關
原
等
變
等
機
更
級
密
級
機
理
新機密等級或
註銷
密
由
備
考
陳
核
承辦人
二級主管
一級主管
校長
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檔
號：
保存年限：
國立成功大學機密文書機密等級變更(或註銷)建議單
地址：701 台南市大學路１號
聯絡方式：○○○(06)275-7575 轉 00000
電子信箱(或傳真):
(受文者郵遞區號)
(受文者地址)
受文者：
裝
發文日期：中華民國 00 年 00 月 00 日
發文字號：○○○字第 0000000000 號
速別：
密等及解密條件或保密期限：
附件：
主旨：有關(來文機關)00 年 00 月 00 日○○○字第 0000000000 號(文
別)，建請惠予(變更或註銷)其機密等級。
說明：有關前述文號之(案由)一案，原為(原機關等級)，因(建議再分
類理由)，建請惠予(建議再分類等級)。
訂
正本：○○○、○○○
副本：○○○
(條戳)
線
樣本
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檔
號：
保存年限：
國立成功大學機密文書機密等級變更(或註銷)通知單
地址：701 台南市大學路１號
聯絡方式：○○○(06)275-7575 轉 00000
電子信箱(或傳真):
(受文者郵遞區號)
(受文者地址)
受文者：
裝
發文日期：中華民國 00 年 00 月 00 日
發文字號：○○○字第 0000000000 號
速別：
密等及解密條件或保密期限：
附件：
主旨：(原發文機關)00 年 00 月 00 日○○○字第 0000000000 號(文別)
，有關(案由)－案原為(原機密等級)，請惠予(變更為新機密等級
或註銷)。
正本：○○○、○○○
副本：○○○
訂
(條戳)
線
樣本
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國立成功大學機密文書機密等級變更或註銷紀錄單
通知機關
(原機密案件
核定機關)
發文日期
發文字號
發文日期
原機密案件
發文字號
新等級或註銷
登記人
(職稱)
(姓名)
(日期)
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(二)檢調：
1.他機關調案時，須出具公函，經該機密核定
機關首長或其授權人員核准後，承辦單位應
填具調案單辦理調案，並以密件函復方式送
達。但他機關派員親至本校機關調案時，得
持本機關函復之公文並與承辦單位會同填具
調案單，始可辦理調案
2.內部單位借調機密檔案，應填具調案單，並
經業務承辦單位主管核准。……
3.機密檔案之借調，應於借調期限內(10個工作
天)歸還。屆期如需繼續使用，應提出展期申
請，經核定權責人員核准後，始可延展借調
期限。
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(三)解、降密後之處置：
辦理註銷：
1.填具機密等級變更或註銷紀錄單。
2.原件密等劃除。
3.註銷紀錄單浮貼於原件上。
4.系統註記：
(1)註記核定變更之日期、文號。
(2)修正密等。
(3)主旨鍵入案由。
(4)一般檔案管理。
(四)清理：
機密等級經檢討後，已逾保存年限或已符合解密
條件者，移請業務單位依規定辦理解降密等，銷毀前
應完成解密作業。
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※小叮嚀
釘書針(夾)少釘點。
雙面列印，請控留側邊至少2公分之裝訂空
間(正面留左邊，反面留右邊)。
廢紙再利用，請將作廢的那面劃掉。
線上簽擬稿使用阿拉伯數字或英文字，務請
用半形字。
如對本組「分文」，有疑義者，請速填「公
文改分申請單」以免延誤公文時效。
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簡報結束 請多指教
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公文檔案管理
－－注意事項
業務單位: 總務處 文書組
報 告 人: 組主任 田至琴
95年12月13日
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大綱
從公文到檔案－－
(範圍界定、執行依據、作業流程)
檔案管理工作要項
應行配合注意事項
一、歸檔案件之點收作業
二、屆保存年限檔案之銷毀作業
三、檔案之檢調、應用
四、機密檔案之處理
小叮嚀
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從公文到檔案－－
範圍界定：文書組負責處理之公文和管理之檔案：
一.「受文者」為「國立成功大學」之校外來文；或
「發文者」為「國立成功大學」之創稿校函；經
依文書處理規定，完成發文或存查程序之公文書.
二.承辦人員將「辦畢案件(公文)」，依本校「歸檔
作業標準」，送交文書組點收、立案後成為「檔
案」，並由檔管人員負責後續之編目、保管、清
理及應用者.
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執行依據：文書處理手冊、檔案管理作業手冊
91年檔案法及相關子法(21條)頒布
實施後遽增的檔案管理作業
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公文→檔案 流程圖
收
、
分
總 務 處
文書組
分信室
來文
單位登記桌
文
簽 收 分 送
收
點
收
編
號
登
記
承辦人員
分
送
創
稿
收文登記表
簽辦
(簡簽列印)
主
發
編
號
發
文
繕
校
用
印
登
記
文書
組
歸檔
稽
催
點
收
整
理
決
行
陳
核
分
類
管
核
稿
存歸
查檔
發
文
發 文 登 記 表
歸
檔
業
務
承
辦
單
位
一、二級業務單位
會
稿
陳
核
、
會
簽
送
繕
立
案
編
目
入
卷
上
架
檔管
案理
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檔案管理工作要項
一、檔案產生__點收
二、檔案分編__立案、編目
三、檔案整理__微縮、電子儲存
四、檔案保管__入庫上架、保存與修護、庫房
安全管理
五、檔案鑑定__保存價值鑑定
六、檔案清理__清查、銷毀、移轉、移交
七、檔案應用__目錄彙送、檢調、應用
八、機密檔案管理__點收、檢調、解降密、清理
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應行配合注意事項
一、歸檔案件之點收
(一)送件歸檔
各單位收發(承辦人員)應將辦畢案件，逐件
依序彙齊後，送文書組清點、簽收
1.擬歸檔案件以原件為原則，有附件者，每1種以1份
為限，未以原件歸檔者，應敘明具體理由(如免稅
申請書海關需正本...等），簽陳權責長官核。
2.附件屬抽存續辦者，承辦人應於本文(簡簽)敘明，
並於附件顯著處註記文號，簽奉長官核准；俟其辦
畢後，再依規定辦理附件歸檔。
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應行配合注意事項(續一)
3.擬歸檔案件，需填列分類號及保存年限
承辦人簽擬公文時，務請根據檔案內容之性質，
參照本校「檔案分類暨保存年限區分表」(已鍵入
公文系統線上簽稿內)，選填適當之「分類號」及
「保存年限」
★同一內容性質公文，請放同一分類號下、簽稿並陳時,
分類號要一致，而且要先列印「簡簽」簽辦。
★在同一「綱」下選擇適合之分類號，如確無適合者，再
往上一層(「類」)選擇較適合者。
★簽稿並陳,也要先列印「簡簽」簽辦
★本校制訂之各項規章，應放「內部規章」永久保存，其
他單位制定之法令等，則放在「法令釋疑」，保存年限
10年即可。
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國立成功大學檔案分類及保存年限區分表
94.1.1.施行
一、依據：根據「機關檔案保存年限及銷毀辦法」
、
「機關檔案保存年限區分參考表」、
「檔案分類編案規範」及相關規定製訂本表。
二、目的：為加強本校檔案之管理與利用，俾供各承辦人判定檔案保存年限時有所遵
循，特訂定本區分表。
三、編製方式：採檔案分類表與檔案保存年限區分表結合編製之方式。
四、檔案分類：本校組織架構將檔案區分為十八類，各類之下依其業務性質，依次以
綱、目、節為檔案區分之層級。
五、分類標記：本表之分類標記係採純數字編製。
分類號
保存
類 目 名 稱
備註
類 綱 目 節
年限
01
01
01
02
02
01
02
03
04
05
03
01
02
04
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09
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02
01
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秘書類
法規
內部規章
法令及釋疑
綜合發展
校務發展計畫
校務會議
行政會議
主管會報
視導與評鑑
校史
組織沿革
歷史文物
監察院重大案件
國家賠償
校長交接
教師申訴案件
公共關係
ISO 文件及管理審查
政風
其他
教務類
綜合業務
內部規章
永久
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永久 相關計畫或研究、年度報
20 告
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永久
10
永久
永久
20
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30
30
3
30
20
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監察院調查報告及函請
調查案
他機關首長就職、謝函、
參訪、新聞稿、參觀訪
問…
永久 學則、章則
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函(書函令)稿製作系統畫面
(續下頁)
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承辦公文『簡簽』系統畫面
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應行配合注意事項(續二)
4.歸檔案件需逐件(含附件)逐頁編寫頁碼：
(1)本文編碼前，應依文件產生時間早晚，以早者在下，晚
者在上排序後，再予編號。
(2)編號順序：
a.創稿：本文→附件 依序連續為之.
b.校外來文：簡簽→本文→附件 依序連續為之.
c.簽稿併陳:簽呈→函稿→來文 (附件如簽、稿、文
各有「附件」， 則各附其後)，再各依序連續為之.
(3)附件頁碼之編寫，除書籍型式或無法隨文裝訂者(已有頁
碼)外，應併同其本文連續為之。
(4)頁碼應以鉛筆編寫於每頁之右下角。
(5)文件為雙面書寫或列印者，應以2頁計算，其背頁碼則於
左下角為之。
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5.附件內容，需逐件詳細登錄於公文系統
(1) 、函(書函令)稿製作之附件輸入流程：
1.進入公文系統
2
(續下頁)
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(續下頁)
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(2)來文附件輸入流程
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(續下頁)
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(二)歸檔物品查檢：
下列物品不得歸檔：
1.現金、有價證券及其他貴重物品
2.司法訴訟有關物證
3.流質、氣體、易燃品、管制物品或
其他危及人身與公共安全之物品
4.易變質而不適長期保存之物品
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(三)歸檔案件查核
常見退件原因:
1.案件或附件不全，或附件未經簽准而抽存者
2.案件未經批准或漏印、漏會、漏發者
3.案件未填註保存年限或分類號者
4.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者
5.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者
6.缺掛號信封
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(四)確認點收
20
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21
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(五)逾期歸檔稽催
1.文書組每月25日列印「未送出公文清單」，陳
校長核閱。
2.各單位應將「未送出公文清單」，送各承辦人
查填後簽章，送單位主管簽核後送回文書組。
3.如不克在規定期限內將公文辦妥，請填寫「展
期申請單」，經核准後，正本送文書組辦理展
期手續。
4.展期申請，請至公文系統登錄：
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23
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24
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27
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二、屆保存年限檔案之銷毀作業
文書組製作擬銷毀檔案目錄
流程圖
送業務相關單位審核
檢討保存年限
是
是否要檢討保存年限?
(註記：延長年限及理由)
否
修正保存年限
簽章同意銷毀
檔管人員於系統
修正註記
簽陳權責長官核准
制定檔案銷毀計畫
及檔案銷毀目錄
繼續保存
函送檔案局審核
結束
否
核准銷毀
是
執行檔案銷毀
檔案銷毀目錄併同核准銷毀文件歸檔永久保存
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注意事項：
保存年限請參考本校「檔案分類暨保存年限區分表」
承辦人就檔案是否銷毀? 或須延長保存年限等事項表
示意見(簽章)，並請單位主管核定。
擬銷毀檔案業務單位，認有延長保存年限之必要者，
應於擬銷毀檔案目錄「註記」延長保存之年限及理由.
機密檔案須俟全案依規完成解密作業，並屆保存年限
後，始得辦理銷毀。
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三、檔案之檢調、應用
(一)檢調
1.紙本調閱—63年至94年之檔案
＊需填「調案單」
＊公文系統調案單操作步驟
１－１
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１－２
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１－３
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２
３
１
１－４
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2. 影像調閱—35年至62年及95年以後檔案
35年至62年
95年以後
２－１
Slide 35
1
3
2
4
２－２
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２－３
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２－４
Slide 38
(二)應用
(1)本校「檔案應用申請作業要點」，經於95.7.11.
修訂再版發行，內容包括相關法令規定、作業
標準、流程及各類申請書、注意事項及收費標
準等。
(2)配合本校75周年校慶活動，蒐集整理具有特
殊意義之歷史檔案，複製供校史室及博物館
籌備處辦理展示，歡迎參觀。
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四、機密檔案之處理
(一)點收：
1.業務承辦人員辦理機密文書歸檔，應使用機密
檔案「專用封套」密封。
2.封套上詳實填註記載：
包括年度、分類號、收發文字號、承辦單
位、案件內文件起迄日期、頁數、件數、附件
數、機密等級、解密條件、保密期限、保存年
限；並彌封加蓋印章或職名章 。
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年
度
分
類
號
根據檔案分類暨保存
年限區分表)
國立成功大學機密檔案專用封套
總
收
文
號
承 辦 單 位
發 ( 來 ) 文
字
號
案 由 ( 名 )密不錄由
承
辦
人
案 卷 內 文 件來文日期至
起 迄 日 期發文日期
頁數
件
(公文總頁數)
機
密
等
□密
□機密
級
□極機密
□絶對機密
(每一公文號為
數一件)
附
件
數附件之總頁數
解
密
條
□公布時解密
□至某年某月某日解密
件□工作完成或會議終了時解密
□附件抽存後解密
□其他(請填註原因)_______________________________________
保
密
期
限至
保
存
年
限(根據檔案分類暨保存年限區分表)
年
月
日(解密)
備
註
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機密檔案機密等級檢討作業流程
處理意見表
業
務
單
位
發「建議單」
(校外來文)
發「通知單」
(本校發文)
對方回文
註銷記錄單
(原件密等劃雙線)
文
書
組
系統資料修正
一般檔案管理
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國立成功大學機密文書機密等級變更或註銷處理意見表
檔
號
原 機 密 案 件
案
受
發(來)文
日期
發(來)文
字號
文別
由
文
機
關
抄送副本機關
原
等
變
等
機
更
級
密
級
機
理
新機密等級或
註銷
密
由
備
考
陳
核
承辦人
二級主管
一級主管
校長
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檔
號：
保存年限：
國立成功大學機密文書機密等級變更(或註銷)建議單
地址：701 台南市大學路１號
聯絡方式：○○○(06)275-7575 轉 00000
電子信箱(或傳真):
(受文者郵遞區號)
(受文者地址)
受文者：
裝
發文日期：中華民國 00 年 00 月 00 日
發文字號：○○○字第 0000000000 號
速別：
密等及解密條件或保密期限：
附件：
主旨：有關(來文機關)00 年 00 月 00 日○○○字第 0000000000 號(文
別)，建請惠予(變更或註銷)其機密等級。
說明：有關前述文號之(案由)一案，原為(原機關等級)，因(建議再分
類理由)，建請惠予(建議再分類等級)。
訂
正本：○○○、○○○
副本：○○○
(條戳)
線
樣本
Slide 44
檔
號：
保存年限：
國立成功大學機密文書機密等級變更(或註銷)通知單
地址：701 台南市大學路１號
聯絡方式：○○○(06)275-7575 轉 00000
電子信箱(或傳真):
(受文者郵遞區號)
(受文者地址)
受文者：
裝
發文日期：中華民國 00 年 00 月 00 日
發文字號：○○○字第 0000000000 號
速別：
密等及解密條件或保密期限：
附件：
主旨：(原發文機關)00 年 00 月 00 日○○○字第 0000000000 號(文別)
，有關(案由)－案原為(原機密等級)，請惠予(變更為新機密等級
或註銷)。
正本：○○○、○○○
副本：○○○
訂
(條戳)
線
樣本
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國立成功大學機密文書機密等級變更或註銷紀錄單
通知機關
(原機密案件
核定機關)
發文日期
發文字號
發文日期
原機密案件
發文字號
新等級或註銷
登記人
(職稱)
(姓名)
(日期)
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(二)檢調：
1.他機關調案時，須出具公函，經該機密核定
機關首長或其授權人員核准後，承辦單位應
填具調案單辦理調案，並以密件函復方式送
達。但他機關派員親至本校機關調案時，得
持本機關函復之公文並與承辦單位會同填具
調案單，始可辦理調案
2.內部單位借調機密檔案，應填具調案單，並
經業務承辦單位主管核准。……
3.機密檔案之借調，應於借調期限內(10個工作
天)歸還。屆期如需繼續使用，應提出展期申
請，經核定權責人員核准後，始可延展借調
期限。
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(三)解、降密後之處置：
辦理註銷：
1.填具機密等級變更或註銷紀錄單。
2.原件密等劃除。
3.註銷紀錄單浮貼於原件上。
4.系統註記：
(1)註記核定變更之日期、文號。
(2)修正密等。
(3)主旨鍵入案由。
(4)一般檔案管理。
(四)清理：
機密等級經檢討後，已逾保存年限或已符合解密
條件者，移請業務單位依規定辦理解降密等，銷毀前
應完成解密作業。
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※小叮嚀
釘書針(夾)少釘點。
雙面列印，請控留側邊至少2公分之裝訂空
間(正面留左邊，反面留右邊)。
廢紙再利用，請將作廢的那面劃掉。
線上簽擬稿使用阿拉伯數字或英文字，務請
用半形字。
如對本組「分文」，有疑義者，請速填「公
文改分申請單」以免延誤公文時效。
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簡報結束 請多指教
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