Transcript การประเมินผลการควบคุม

การจัดวางระบบการควบค ุม
ภายในและการติดตามประเมินผล
1
แนวทาง
การจัดวางระบบการควบคุมภายใน และ การประเมินผลการ
ควบคุมภายใน ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
ว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ.
๒๕๔๔
ข้อมูลจาก www.oag.go.th : แนวทางการจัดวางระบบการควบค ุมภายในและการประเมินผลการควบค ุมภายใน 2
การจัดวางระบบการควบคุมภายใน (ตามข้อ ๕)
การติดตามประเมินผลการควบคุมภายใน (ตามข้อ ๖)
3
การจัดวางระบบการควบคุมภายใน
ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วย
การกาหนดมาตรฐานการควบค ุมภายใน พ.ศ. 2544 ข้อ 5
“ให้หน่วยรับตรวจจัดวางระบบการควบคมุ ภายในโดยใช้
มาตรฐานการควบค ุมภายใน ท้ายระเบียบนี้เป็นแนวทางให้
แล้วเสร็จภายในหนึ่ งปีนับแต่ วนั ที่ ระเบี ยบนี้ ใช้บังคับ โดย
อย่างน้อย ต้องแสดงข้อมูล ดังนี้
ฯลฯ”
4
ตัวอย่าง
สถานีตารวจ…......................
หนังสือรับรองการจัดวางระบบการควบคุมภายใน
เรียน ผูบ้ งั คับการ........................................
(สถานีตารวจ..........) …………………. ..………ขอรับรองว่า ได้จดั วางระบบการควบคุมภายใน แลนามาใช้สาหรับการปฏิบตั งิ านใน
ปั จจุบนั โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อสร้างความมัน่ ใจอย่างสมเหตุสมผลว่า การดาเนินการของ…………………..จะบรรลุวตั ถุประสงค์ของการควบคุม
ภายในด้านประสิทธิภาพและประสิทธิภาพการดาเนินงานและการใช้ทรัพยากร ซึง่ รวมถึงการรักษาทรัพย์สนิ การป้ องกันหรือลดความผิดพลาด
ความเสียหาย การรัว่ ไหล การสิ้นเปลืองหรือการทุจริต ด้านความเชือ่ ถือได้ของรายงานการเงิน และด้านการปฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบ
ข้อบังคับ มติคณะรัฐมนตรี และนโยบายซึง่ รวมถึงการปฏิบตั งิ านตามระเบียบของฝ่ ายบริหาร
ทัง้ นี้ ………………………จะกาหนดให้มีการประเมินผลระบบการควบคุมภายในทีน่ ามาใช้ในปั จจุบนั เพื่อปรับปรุงให้มีประสิทธิผลและ
เพียงพอ ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. ๒๕๔๔ ข้อ ๖ ต่อไป
พ.ต.อ.
(
)
ผูก้ ากับการ...........................
๓๐ กันยายน ..............
5
การประเมินผลการควบคุม : การรายงาน - คตง.
ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วย
การกาหนดมาตรฐานการควบค ุมภายใน พ.ศ. 2544 ข้อ 6
กาหนดให้ผร้ ู บั ตรวจรายงานต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
(คตง.)กากับด ูแล และคณะกรรมการตรวจสอบเกี่ยวกับการควบค ุม
ภายใน อย่างน้อยปีละหนึ่งครัง้ ภายใน 90 วันนับจากวันสิ้น
ปีงบประมาณหรือปีปฏิทิน แล้วแต่กรณี โดยมีรายละเอียดดังนี้
(1) ทาความเห็นว่าระบบการควบค ุมภายในของหน่วยรับตรวจที่ใช้อยูม่ ีมาตรฐาน
ตามระเบียบฯ (ปอ. 1,ปส. )
(2) รายงานผลการประเมินความเพียงพอและประสิทธิผลของระบบการควบค ุมภายใน
ในการบรรล ุวัตถ ุประสงค์และเป้าหมายที่กาหนด รวมทัง้ ข้อมูลสร ุปผลการประเมิน
แต่ละองค์ประกอบของการควบค ุมภายใน ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบ (ปอ. 2 ,ปย.1)
(3) จุดอ่อนของระบบการควบค ุมภายในพร้อมข้อเสนอแนะและแผนการปรับปร ุงระบบ
การควบค ุมภายใน (ปอ. 3,ปย.2)
6
การรายงานตามระเบียบ ฯ ข้อ 6
ระดับหน่วยงานย่อย
-รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบค ุมภายใน - แบบ ปย. 1
-รายงานการประเมินผลและการปรับปร ุงการควบค ุมภายใน - แบบ ปย. 2
ระดับองค์กร
-หนังสือรับรองการประเมินผลการควบค ุมภายใน
- แบบ ปอ. 1
-รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบค ุมภายใน - แบบ ปอ. 2
-รายงานแผนการปรับปร ุงการควบค ุมภายใน
- แบบ ปอ. 3
ผูต้ รวจสอบภายใน
-รายงานผลการสอบทานการประเมินการควบค ุมภายใน
- แบบ ปส.
7
ขัน้ ตอน
๑. แต่งตัง้ คณะกรรมการหรือคณะทางานติดตามและประเมิน ผล
การควบคุมภายในของหน่วยงาน
๒. คณะกรรมการหรื อ คณะท างานรวบรวมข้อ มู ล ของ
หน่วยงาน/แผนก
- สภาพแวดล้อม
- ปั ญหาจากการปฏิบัติงานด้านต่างๆ โดยใช้แบบสอบทาน
ระบบการควบคุมภายในและเกิดจากการปฏิบตั งิ านจริง
- ผลการดาเนินการตามรายงานการประเมินผลและการ
ปรับปรุงการควบคุมภายใน (แบบ ปย. 2) ของปี ก่อน
8
ขัน้ ตอน (ต่อ)
- ข้อมูลเกีย่ วกับความเสี่ยงทัง้ ประเภทโอกาสและผลกระทบที่จะ
เกิดแต่ละสายงาน
- ความเสี่ยงแต่ละกิจกรรมเพื่อหาปั จจัยเสี่ยง
๓. คณะกรรมการ/คณะทางานจัดประชุม
- ทบทวนระบบการควบคุมภายใน
- กาหนดเกณฑ์ความเสี่ยงแต่ละสายงาน
- วิเคราะห์ความเสี่ยงโดยการประเมินและจัดลาดับความเสี่ยง
9
ขัน้ ตอน (ต่อ)
๔. ประเมินองค์ประกอบควบคุมภายใน จัดทา ปย.๑
๕. จัดทา ปย.๒
๖. จัดส่งรายงาน (ปย.๑ – ๒) ต่อหน่วยงานต้นสังกัด
10
การประเมินผลการควบคุม : การรายงาน - คตง.
ขัน้ ตอนการจัดทารายงานตามระเบียบฯ คตง.
5
3
ปส.
ส่ง สตง. ภายใน 30 ธ.ค.
ปอ.1
ปอ.2
ปอ.3
4
ปย.2
2
จุดอ่อนของ
การควบค ุมภายใน
1
6
ปย.1
แบบประเมินองค์ประกอบ
การควบค ุมภายใน
ปย.2 งวดก่อน
ระหว่างปี
ติดตาม
ส่งคตป.
(พค.)
สิ้นปี
ปอ.1 ปอ.2
ปอ.3 ปส.
กราบเรียน นายก
ส่ง สตง.,
คตป.
( ธ.ค.)
11
สานักงานตารวจแห่งชาติ
ปอ.1,ปอ2 และปอ.3
กราบเรียนนายกฯ
- ส่ง ค.ต.ป.
- สตง. (ปอ.1)
-
เจ้าหน้าที่อาวุโสหรือคณะกรรมการ
ปส.
บช.?
ปย1/ ปย2
บช.?
ปย1 /ปย2
บช.?
ปย1 /ปย2
บช.?
ปย1 /ปย2
บช.?
ปย1/ ปย2
บก./ภ.จว. ปย1/ปย2
กก./งาน ปย1/ปย2
6
12
ขัน้ ที่ ๑
ปย.๑(หน่วยงานในสังกัด)
ประเมิน ๕ องค์ประกอบ
ขัน้ ที่ ๒
ปย. ๒(หน่วยงานในสังกัด)
ประเมินกระบวนการปฏิบตั ิงาน
ขัน้ ที่ ๓
ปย. ๑ (บช.หรือเทียบเท่ า/บก.หรือ
เทียบเท่ า)
ประเมิน ๕ องค์ ประกอบเพิม่ เติม
ขัน้ ที่ ๔
ปย.๒ (บช.หรือเทียบเท่า/บก.หรือเทียบเท่า)
และประเมินกระบวนการปฏิบตั ิงานเพิ่มเติม
ขัน้ ที่ ๕
รายงาน ตร.(ผ่าน สตส./สยศ(ยศ.)) ตามแบบ ปย.๑ และ ปย.๒ 5
13
ขัน้ ตอนการจัดทารายงานการควบคุมภายในระดับส่วนงานย่อย
ขัน้ ตอนที่ 1
ประเมินแต่ละองค์ประกอบของมาตรฐานการควบค ุมภายใน
แบบประเมินองค์ประกอบการควบค ุมภายใน
รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของ
การควบค ุมภายใน (ปย.1)
14
องค์ประกอบการควบค ุมภายใน
การติดตามและประเมินผล
กิจกรรมการควบค ุม
การประเมินความเสี่ยง
สภาพแวดล้อมการควบค ุม
15
แบบ ปย. ๑
รายงานระดับส่วนงานย่อย
รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบค ุมภายใน (ปย.1)
๑
องค์ประกอบการควบค ุมภายใน
1. สภาพแวดล้อมของการควบค ุม
1.1......................................................
1.2......................................................
2. การประเมินความเสี่ยง
2.1.....................................................
2.2.....................................................
3. กิจการรมการควบค ุม
3.1.....................................................
3.2.....................................................
4. สารสนเทศและการสื่อสาร
4.1.....................................................
4.2.....................................................
5. การติดตามประเมินผล
5.1......................................................
5.2......................................................
ผลการประเมิน/ข้อสร ุป
ใช้แบบประเมินองค์ประกอบ
ของการควบคุมภายใน
ผลการประเมินโดยรวม
16
.............................................................................................................................................................
ตัวอย่าง-แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน (ปย.1)
องค์ประกอบการควบค ุมภายใน
1. สภาพแวดล้อมของการควบค ุม
1.1 ปรัชญาและร ูปแบบการทางานของผูบ้ ริหาร
1.2 ความซื่อสัตย์และจริยธรรม
1.3 ความร ้ ู ทักษะ และความสามารถของบ ุคลากร
1.4 โครงสร้างองค์กร
1.5 การมอบอานาจและหน้าที่ความรับผิดชอบ
1.6 นโยบายวิธีบริหารด้านบ ุคลากร
1.7 การติดตามตรวจสอบการปฏิบตั ิงาน
2. การประเมินความเสี่ยง
2.1 วัตถ ุประสงค์ระดับองค์กร
2.2 วัตถ ุประสงค์ระดับกิจกรรม
2.3 การระบ ุปัจจัยเสี่ยง
2.4 การวิเคราะห์ความเสี่ยง
2.5 การกาหนดวิธีการควบค ุมความเสี่ยง
ผลการประเมิน/ข้อสร ุป
ปัจจัยเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการควบค ุมภายในช่วยทาให้การควบค ุมภายใน
ที่มีอยูม่ ีประสิทธิผลดี มีการส่งเสริมความรเ้ ู รือ่ งระเบียบวินยั ผูบ้ ริหารมี
ความรแ้ ู ละมุ่งมัน่ ที่จะใช้การบริหารงานแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ของงาน
มีการบริหารงานแบบธรรมาภิบาล มีการมอบหมายอานาจหน้าที่และ
ความรับผิดชอบอย่างชัดเจน มีย ุทธศาสตร์ในการบริหารและพัฒนาบริหาร
ทรัพยากรบ ุคคลอย่างเป็นร ูปธรรม อย่างไรก็ตาม มีขอ้ จากัดด้านงบประมาณ
บุคลากร ประสบการณ์ ความรูค้ วามชานาญของบุคลากร และเครื่องมือ
อุปกรณ์ที่มีประสิทธิ ภาพ
มีการกาหนดวัตถ ุประสงค์ของกิจกรรม เจ้าหน้าที่ท ุกคนมีสว่ นร่วมในการระบ ุ
และประเมินความเสี่ยงที่เกิดจากปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายในหน่วยงาน
ทัง้ นี้ ได้อาศัยประสบการณ์ในอดีตที่ผา่ นมาทาการวิเคราะห์ถึงสาเหต ุของ
ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และกาหนดวิธีการควบค ุมเพื่อป้องกันหรือลด
ความเสี่ยง นอกจากมีการกาหนดเกณฑ์ในการพิจารณาระดับความเสี่ยงแล้ว
ได้จดั ลาดับความเสี่ยงและกาหนดแนวทางแก้ไขตามลาดับก่อนหลังด้วย
17
ตัวอย่าง-แบบประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน (ปย.1)
องค์ประกอบการควบค ุมภายใน
3. กิจกรรมการควบค ุม
3.1 การควบค ุมท ุกกิจกรรม
3.2 การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบ
3.3 การมอบหมายงาน
3.4 ข้อกาหนดเกี่ยวกับความขัดแย้งทาง
ผลประโยชน์
3.5 มาตรการติดตามและตรวจสอบ
4. สารสนเทศและการสื่อสาร
4.1 สารสนเทศ
4.2 การสื่อสาร
5. การติดตามและการประเมินผล
5.1 การติดตาม
5.2 การประเมินผล
ผลการประเมิน/ข้อสร ุป
ได้กาหนดกิจกรรมการควบค ุมขึ้นตามวัตถ ุประสงค์ของกิจกรรม และ
ผลการประเมินความเสี่ยง เจ้าหน้าที่ท ุกคนทราบและเข้าใจวัตถ ุประสงค์
พร้อมทัง้ ร่วมกันออกแบบ ปรับปร ุง และเปลี่ยนแปลงกิจกรรมการควบค ุม
ในการประเมินผลการควบค ุมภายในประจาปี อย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่
ยังไม่ได้ปฏิบตั ิตามกิจกรรมการควบคุมที่กาหนดอย่างเคร่งครัด และ
มีกิจกรรมการควบคุมบางเรื่องยังกาหนดไม่เหมาะสม ซึ่งได้ปรับปรุง
กิจกรรมการควบคุมเพิ่มเติมไว้ในรายงานแล้ว
ได้พฒ
ั นาให้มีการเชื่อมโยงข้อมูลของหน่วยงานต่างๆ เพื่อให้สามารถบริหาร
ข้อมูลได้อย่างเป็นระบบและบรรล ุวัตถ ุประสงค์ของการควบค ุมภายใน รวมทัง้
มีการสื่อสารผ่านระบบเครือข่ายของหน่วยงาน อย่างไรก็ตาม ช่องทาง
การสื่อสารยังไม่หลากหลายและรวดเร็วเท่าที่ควร และมีการติดต่อสื่อสาร
ภายนอกองค์กรที่มีผลต่อการปฏิบตั ิงานของหน่วยงานไม่เพียงพอ
ระบบการติดตามประเมินผลมีความเหมาะสม โดยผูบ้ ริหารมีการติดตาม
การปฏิบตั ิตามระบบการควบค ุมภายในอย่างต่อเนื่องและสิ้นปี มีการประเมิน
ตนเองร่วมกันระหว่างผูบ้ ริหารและเจ้าหน้าที่ ผลการประเมินมีการจัดทา
รายงานพร้อมแนวทางการปรับปร ุงการควบค ุมเสนอผูบ้ ริหาร
18
ขัน้ ตอนการจัดทารายงานการควบคุมภายในระดับส่วนงานย่อย
ขัน้ ตอนที่ 2
ประเมินผลและปรับปร ุงการควบค ุมภายในงวดใหม่
รายงานการประเมินและการปรับปร ุง
การควบค ุมภายในงวดก่อน (ปย.2 งวดก่อน)
และจดุ อ่อนการควบค ุมที่อยูใ่ น ปย.1
รายงานการประเมินผลและการปรับปร ุง
การควบค ุมภายใน (ปย.2)
19
2
แบบ
ปย.2
รายงานระดับส่วนงานย่อย
รายงานการประเมินผลและการปรับปร ุงการควบค ุมภายใน (ปย.2)
กระบวนการปฏิบตั ิงาน/
โครงการ/ กิจกรรม/
ด้านของงานที่ประเมิน
และวัตถ ุประสงค์ของ
การควบค ุม
(1)
การควบค ุม
ที่มีอยู่
(2)
การประเมินผล
การควบค ุม
(3)
ความเสี่ยงที่
ยังมีอยู่
(4)
การปรับปร ุง
การควบค ุม
กาหนดเสร็จ/
ผูร้ บั ผิดขอบ
(5)
(6)
หมายเหต ุ
(7)
ใช้แบบสอบถาม
การควบคุมภายใน
เกี่ยวกับกระบวนการปฏิบตั งิ าน
ทุกภารกิจในหน่วยงาน
20

มีการกาหนดหน้ าที่ความ
รับผิดชอบตามคาอธิ บาย
ตาแหน่ งงาน
เป็ นลายลักษณ์ อกั ษร
นาไปประเมินความ
เพียงพอ
ของการควบคุ
ม
ภายใน
x
ของกิจกรรมนี้
21
ขัน้ ตอนที่ 2 ประเมินผลของงวดก่อนและการปรับปร ุงการควบค ุมภายในง
ปย. 2 งวดก่อน
กระบวนการ
ปฏิบตั ิงาน/โครงการ/
กิจกรรม/ด้านของ
งานที่ประเมิน
และวัตถ ุประสงค์ของ
การควบค ุม
การควบค ุม
ที่มีอยู่
การประเมินผล
การควบค ุม
ความเสี่ยง
ที่ยงั มีอยู่
การปรับปร ุง
การควบค ุม
กาหนด
เสร็จ/
ผูร้ บั ผิดขอบ
หมาย
เหต ุ
ปย. 1
องค์ประกอบการควบค ุมภายในผลการประเมิน/ข้อสร ุป
1. สภาพแวดล้อมของ
การควบคุม
2. การประเมินความเสี่ยง
3. กิจการรมการควบคุม
4. สารสนเทศและการสื่อสาร
5. การติดตามประเมินผล
ปย. 2
กระบวนการปฏิบตั ิงาน/
โครงการ/ กิจกรรม/
ด้านของงานที่ประเมิน
และวัตถ ุประสงค์ของ
การควบค ุม
การควบค ุม
ที่มีอยู่
การประเมินผล
การควบค ุม
ความเสี่ยงที่
ยังมีอยู่
การปรับปร ุง
การควบค ุม
กาหนดเสร็จ/
ผูร้ บั ผิดขอบ
หมายเหต ุ
(ปี ถัดไป)
ประเมินผลการปฏิบตั ิงานตามข้อเท็จจริง
โดยใช้เทคนิคการประเมินผล เช่น แบบสอบถาม
สัมภาษณ์ สังเกตการณ์ ประช ุมเชิงปฏิบตั ิการ
การระดมความคิด การจัดทาแผนภาพ เป็นต้น
22
การประเมินความเสีย่ ง
ระดับของความเสี่ยง (Degree of Risk)
5
4
3
2
1
ส
ส
ก
ต
ม
ส
ก
ก
ต
1 2
ม
ส
ส
ก
ก
ม
ม
ส
ส
ก
ม
ม
ม
ส
ส
ม
ส
ก
ต
ความเสี่ยงสูงมาก
ความเสี่ยงสูง
ความเสี่ยงปานกลาง
ความเสี่ยงต่า
3 4 5
โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง
23
กิจกรรมการควบคุม
ข้อควรพิจารณา
ต้องสามารถป้องกันหรือลดความเสี่ยงให้อยูใ่ นระดับที่
สามารถยอมรับได้
ต้องปฏิบตั ิได้อย่างเป็นร ูปธรรม
ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นต้องไม่สงู กว่าผลประโยชน์ที่จะได้รบั จาก
ความเสียหายที่เกิดขึ้น
มีการติดตามประเมินผลเป็นระยะๆ ว่า กิจกรรมการควบค ุม
ดาเนินไปอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ
24
25