ניהול לפי תוצאות
Download
Report
Transcript ניהול לפי תוצאות
ניהול לפי תוצאות
ניהול לפי תוצאות
MBR
פ.נ.ל מכון למשא ומתן
דן נאמן
1
ניהול לפי תוצאות
נושאי ההדרכה
• מודל המערכת הפתוחה
• דוגמאות ליישום המודל
• תרגיל מכבי תל-אביב
• גזירה לאחור של יעדים
• כלים תכנוניים
• תוכנית פעולה 7שלבים
• יעילות ואפקטיביות
• קריטריונים להגדרת יעד
• ניסוח תחומי תוצאה
• תקנים של אפקטיביות
• שגיאות טיפוסיות בקביעת תח' תוצ'
• ניסוח תזכיר
• תחומי תוצאות כלליים ויחודיים
• דוגמאות הגדרת תח'תוצאות
• תפוקות מפגש עב' ממונה – כפוף
• הערכת ביצוע של כפיף
• מרכיבי MBR
• תהליך MBRבארגון ובמחלקה
2
ניהול לפי תוצאות
מודל המערכת הפתוחה
גבול
סביבה/ות
תרבותית,
כלכלית
תהליכי המרה ,שינוי ,עיבוד
תשומות
תפוקות
חברתית,
פוליטית
תוצאות
בקרה על ידי משוב
3
4
5
ניהול לפי תוצאות
לימוד קריאה
תשומות
מורה
ידע
ספרים
זמן
עזרים
תוכנות
תהליכי המרה
שיעור
התנסות
תפוקות
ילד
יודע לקרוא
תוצאות
הבנת הנקרא
6
ניהול לפי תוצאות
כושר קרבי
תשומות
זמן
ידע
מד"ס
מתקנים
תהליכי המרה
תפוקות
ריצה למרחק
אימוני כושר
גופני
כושר נשיאת
משקל למרחק
תוצאות
סיבולת
במצבי
קרב
7
ניהול לפי תוצאות
חוג לקרמיקה
תשומות
משתתפים
ידע
כלי עבודה
אובנים
זמן
תהליכי המרה
עיצוב
כיור ,בניה,
צביעה,
שריפה בתנור
תפוקות
כמות כלי
חימר ,פסלים
תערוכה
תוצאות
מיומנות עיצוב
חוש אסטתי
קשרים חברתיים
8
ניהול לפי תוצאות
מחויבות נוער לדמוקרטיה
תשומות
?
תהליכי המרה
?
תפוקות
?
תוצאות
?
9
ניהול לפי תוצאות
מצוינות נוער במדעים
תשומות
?
תהליכי המרה
?
תפוקות
?
תוצאות
?
10
ניהול לפי תוצאות
תרגיל מכבי תל-אביב
גזירה של תחומי תוצאות
זכייה בגביע אירופה
עבודת צוות
הישגיות
ציוותית
יחסים
בין
אישיים
תיאום
רמה ספורטיבית
קליעת
חלוקת
הטבעות מתיחות ניתור
תפקידים
בשלבים
צורות
פריצות
הגנה
ביד אחת
סיום לטבעת
2ידים לאחור
עליה ב 2ידיים
11
ניהול לפי תוצאות
נתוני
פתיחה
"גזירה לאחור" של יעדים
2חודשים
זמן
6חודשים
11חודש
יעדי ביצוע
יעדי שיפור
מצוי
מצוי
יעדי ביצוע
רצוי
מצוי
רצוי
רצוי
תחומי
תוצאות
.1הטבעות
80
75
88
78
98
95
1.1הטבעה יד אחת
85
75
90
85
99
97
1.2הטבעה 2ידיים
לאחור
הטבעה ביד אחת :שיטת המדידה נקבעה כאחוז ההטבעות המוצלחות מתוך כל
הניסיונות לשחקן או לקבוצה במשחק נתון ,או בכל פרק זמן שיקבע.
הטבעה משולבת ב 2ידיים לאחור :שיטת המדידה נקבעה כאחוז הפסילות מתוך סך כל
הניסיונות בשעה .התקן הוא 5%
12
ניהול לפי תוצאות
הכלים התכנוניים של נ.ל.ת
("לרוחב" ו ל"אורך")
תפקיד
תחום תוצאה
תחום תוצאה תחום תוצאה תחום תוצאה
יעד 1
יעד 2
תת יעד 1
תת יעד 1
יעד 3
תת יעד 2
תת יעד 2
התחלה
13
ניהול לפי תוצאות
תכנית פעולה
7שלבים:
1
1.1הגדר את התוצאה
1.2הגדר תחומי תוצאה ותת תחומים
2בכל תחום תוצאה זהה מסלולי פעילות
2.1תן משקל יחסי לכל פעילות עפ"י פוטנציאל התרומה שלה למימוש התוצאה
הסופית
2.2הגדר יעדים על כל מסלול פעילות
.3קבע את סדר הפעילויות ואת יחסי הגומלין ביניהן ע"פ סדר עדיפויות
.4הגדר תפקידים ,יחסי גומלין בין בעלי תפקידים ותחומי אחריות
.5הערך זמן לכל פעילות לפי הערכת הזמן הנדרש לכל אחד ממרכיביה
.6זהה משאבים נוספים שנדרשים לכל פעילות .צפה מראש "אזורים בעייתיים"
.7ודא גבולות זמן ( (Dead Lines
עדכן ושנה תכנית ע"פ הצורך תוך דבקות במשימה ועמידה בלוחות זמנים
;
14
ניהול לפי תוצאות
יעילות לעומת אפקטיביות
יעילות
אפקטיביות
עשית דברים בצורה נכונה
עשית הדברים הנכונים
פתרון בעיות
יצירת אלטרנטיבות חדשות
שימור משאבים
אופטימיזצית שימוש במשאבים
מילוי חובות
השגת תוצאות
הקטנת הוצאות
הגדלת רווחים
15
ניהול לפי תוצאות
קריטריונים להגדרת יעד
יעד מגדיר:
מה להשיג ,כמה להשיג ,באיזו איכות ,מתי ובאיזו עלות
אין להגדיר את שיטת ההשגה –
זה בתחום אחריותו של המבצע
עליו להציב אתגר מציאותי ובר השגה
עליו להיות ניתן למדידה כמותית ו/או איכותית
יש להגדיר איזה מידע נדרש למדידה ו/או לאימות
התוצאות וכן את רווחי הזמן בין מועדי הערכת
ההתקדמות
16
ניהול לפי תוצאות
קריטריונים להגדרת יעד (המשך)
יש להגדיר את אופן שילוב היעד עם יעדים אחרים
יש להגדיר פעילויות אחרות התלויות במימוש היעד
היעד יכול להיות אישי או צוותי
רלבנטיות :קשר ברור למטרות ולתוצאות
17
ניהול לפי תוצאות
ניסוח תזכיר
.1הגדרת היעד
.2הסיבה להגדרת היעד
.3דרכי פעולה חליפיות להשגת היעד
.4הזמן המוקדש להשגת היעד
.5פרקי זמן למדידת ההתקדמות
.6תקן מדידה של הצלחה ושל כשלון
.7אחריות
.8הגדרת שינויים שידרשו ,ניסוח מחודש של יעדים
18
ניהול לפי תוצאות
ניסוח תחומי תוצאות
ניסוח קצר ומובן
ניסוח במונחי תפוקה
לא יותר מדי/לא פחות מדי תחומים
תחומי
תוצאות
מאפשר למדוד לוודא
מטרות
חלק חשוב מהתפקיד
הימנעות מחפיפה בין תחומים
הימנעות מכוונות (להעלות…להפחית)
הימנעות מתיאור כמויות ,זמנים וכו'
19
ניהול לפי תוצאות
אפקטיביות
של
תקנים
דוגמאות
כמות
מס' היחידות המיוצרות במשמרת
מס' תוכניות המעובדות בשבוע
טעויות בתכנית
איכות
קצב הטעות
יחס פסולים
אחוז המשלוחים המגיעים בזמן
זמן
אחוז דוחו"ת תקציב המוגשים בזמן
זמן עיבוד נתונים
עלות
אחוז הסטייה מהתקציב
עלות עיבוד
20
ניהול לפי תוצאות
שגיאות טיפוסיות בקביעת תחומי תוצאה
תחום התשומה
התבססות על תשומות במקום על תפוקות
תחום "הדאגה"
תחומי תוצאות שמנהל מקבל "תחת חסותו" למרות
היותם שייכים למרחב אחריות של מנהל אחר
תחומו של
האחר
תחומי תוצאות שמנהל מייחס לעצמו ,למרות שאינו
שולט בהם או מפקח על מימוש התוצאות בהם
תחום שאינו בר מדידה
תחום הזמן
תחומי תוצאות שהיעדים הנגזרים ממנו
אינם ניתנים למדידה
מייצג נושא שגוזל שיעור ניכר מזמנו של
המנהל ,למרות שאינו בתחום האחריות שלו
21
ניהול לפי תוצאות
תחומי תוצאות
כפיפים
חדשנות
משימות מיוחדות
פיתוח אישי
עמיתים
תחומי תוצאות כלליים
תחומי תוצאות ייחודיים
22
ניהול לפי תוצאות
הגדרת תחומי תוצאות למנהל בי"ס לחינוך גופני
(צוות בן 10איש)
נסיון ראשון
הגדרה סופית
עיצוב אופי
תחומים אלה כוללים
גורמים שאינם בפיקוחו.
עצוב אופי אינו מדיד
בריאות
פעילות ספורטיבית
ניצול מתקנים
תחזוקה
כשירות מתקנים
איוש
תוכניות לעתיד
הסבר
ניסוח מחודש שמשקף
תפוקות הנדרשות ממנהל
ביה"ס
בוטל בגלל היותו תשומה
שיעור החדשנות בתוכניות
הרחבת המתקנים
ניסוח תפוקה יותר מוגדרת
הגדרת התפקיד הביאה
לזיהוי תחום שהוזנח עד
כה
23
ניהול לפי תוצאות
תהליך הגדרת תחומי תוצאות
נשיא חברה לייצור מזון ( 5000עובדים)
הגדרה סופית
נסיון ראשון
רווחיות
רווחיות
תכנון
תכנון
הסבר
נשאר כפי שהיה
איכות הסגל הבכיר
נופה :זה תחום תוצאות כללי
שיעור צמיחת הרווח
תת תחום של רווחיות
הוצאת מוניטין לחברה
מוניטין לחברה בתעשייה
מוקד בפלח השוק החשוב ביותר
יחסים בתעשייה
יחסי לקוח – הנהלה בכירה
אפיון יותר ייחודי
יחסים עם הממשל
יחסי עובדים -הנהלה
תחום אפקטיביות של סגן הנשיא
אקלים ארגוני
ניצול ההון
תשואות ההשקעות
המשכיות באיוש
העמדות הניהוליות
תחומי תוצאות של סגן הנשיא
24
ניהול לפי תוצאות
תהליך הגדרת תחומי תוצאות
יו"ר מועצת מנהלים (ארגון בן 6000עובדים)
ניסיון ראשון
שיפור ערכה של מועצת
המנהלים
הגדרה סופית
איכות הכרעות
מועצת מנהלים
הסבר
המינוח התשומתי הומר
למינוח תפוקתי
הבטחת "פוריותם" של
מפגשי הצוות הניהולי
סיוע בעצה טובה
למנהלים השונים
בחברה
הורד מעל הפרק ,נתפס מעתה
כהתערבות בעניינים שאינם
נוגעים לו
דאגה לתגמולים
ולמדיניות של כוח אדם
אפקטיבית עבור הצוות
הניהולי הבכיר
תחומו של אחר – תחומו של
מנכ"ל הארגון
פיתוח תדמית חיובית
של הארגון ודאגה ליחסי
ציבור
יוזמת תכנון לטווח ארוך
התדמית הלאומית
של החברה
אסטרטגית אב
תדמית נשארה בתחום
האפקטיביות ,אך הורחבה לרמה
כלל לאומית
המינוח התשומתי הומר
למינוח תפוקתי
25
ניהול לפי תוצאות
היחס בין מטרות הפרט ומטרות הארגון
מטרות הארגון
(המחלקה)
מטרות הפרט
תהליך קביעת מטרות
ויעדים ומו"מ עליהם
"מהדורה חדשה" של
מטרות היחידה הארגונית
"מהדורה חדשה"
של מטרות הפרט
26
ניהול לפי תוצאות
תהליך הנ.ל.י.
מנהל כפיף
בוא נקבע מה
נדרש ממני
תחומי תוצאה
תקנים של ביצוע תוכניות פעולה
תן לי הזדמנות
לעשות זאת
הזדמנות לבצע מימוש יעדים
ספר לי איך
אני מתקדם
הדרכה יומיומית
בקרה/פיקוח תקופתי
תן לי הדרכה,
אם אני זקוק לכך
הערכת ביצוע
27
ניהול לפי תוצאות
רשימת תיוג ( )CHECKLISTעבור מנהל או כפיף בבואו
להגדיר את תחומי התוצאות שלו עם מנהלו
מהן מטרות היחידה לה אני שייך ומהם יעדי הדרג הממונה עלי ,שדורשים
את תמיכתי וסיועי?
אילו משימות ,פעילויות ופונקציות ספציפיות שלי תומכות ומסייעות לדרג
הממונה?
מהן רמות הביצוע הקיימות בכל אחד מהתחומים הללו?
איזה מידע עומד לרשותי כדי למדוד תוצאות בתחומים אלה? מה מידת
המהימנות של המידע? אם לא ניתן למדוד כמותית – כיצד למדוד איכותית?
לאילו מבין הפעילויות שלי ,שתומכות ביעדי הדרג הממונה ,הפוטנציאל
הגבוה ביותר להגברת תרומתי למימוש מטרות היחידה ויעדי הדרג
הממונה?
כיצד אוכל לממש מקסימום תועלת במינימום עלות בתחום בעל פוטנציאל
גבוה לתרומה?
כיצד תשפענה התוצאות המשופרות?
28
ניהול לפי תוצאות
התפוקות של מפגש העבודה בין ממונה לכפיף
שלב :1יזוהו פעילויות המפתח ,תחומי התוצאות בתפקיד הכפיף
שלב :2כל פעילות מפתח תקבל משקל יחסי ויוגדר סדר עדיפויות בין התחומים
שלב :3בכל פעילות מפתח יוגדרו התקנים המצופים של רמות הביצוע
שלב :4תוגדרנה שיטות המדידה של תוצאות ותקנים למדידה
שלב :5יוגדר מחדש תפקיד הכפיף (במונחי תפוקות) והשיפורים הצפויים
בטווח הקצר
שלב :6יוגדרו נהלי התקשורת:
הדיווח
התיאום
בתקופת הביצוע
הבקרה
29
ניהול לפי תוצאות
הערכת ביצוע של כפיף
הנחיות כלליות לממונה
שאף לאובייקטיביות
ביצוע והישגים יוערכו במונחים הניתנים לאימות
ולבדיקה .שים לב לאפשרות קיומן של
"נסיבות מיוחדות"
התמקד על ההתנהגות
הנראית
ההערכה חייבת להתבסס על התנהגות
הניתנת לתצפית .חפש אינפורמציה שלמה
ועובדתית
חפש אירועים
משמעותיים
ניתוח הביצוע חייב להתבסס על התרחשויות
המספקות תובנה לגבי התנהגות הכפיף בעבודה
של הכפיף
30
ניהול לפי תוצאות
הערכת ביצוע של כפיף (המשך)
הנחיות כלליות לממונה
השתמש בדוגמאות
במהלך העבודה יש לנהל מדי פעם רישום
של התנהגויות נצפות ,שידונו במהלך
הראיון
הכר באחריות משותפת
הבא בחשבון את השפעתך על מאמצי
הכפיף להשיג תוצאות
התכונן למתן פידבק
פידבק בצורתו הנכונה הינו כלי אפקטיבי
לשיפור הביצוע
31
ניהול לפי תוצאות
המרכיבים
המרכזיים
השלבים
איפיונים
ניסוח תוצאות ארוכות טווח של הארגון
שפה – אוריינטציה תפוקתית
קביעת תחומים ותת מטרות
הצבת מטרות
תכניות פעולה
פיקוח עצמי
קביעת יעדים מחלקתיים
הצבת יעדים אישיים
ניסוח תכניות פעולה
קביעת מדדי ביצוע
תכנון – פעילות מתואמת לאורך
ולרוחב הארגון
זרימת מידע מתקן לגבי
מטרות ,יעדים ותפקוד המערכת
תהליך דינאמי של שיפור
יישום תוכניות הפעולה
ביצוע פעולות מתקנות
סקירת ההתמקדות לקראת השגת יעדים
הערכות
תקופתיות
התמקדות על "מצב המטרה"
הערכת רמת הביצוע הכוללת
הפקת לקחים ,פתרון בעיות
שכלול המערכת הכוללת
מוטיבציה -מו"מ על מטרות
ויעדים .מרחב מחיה ואפשרות
ליצירתיות בקביעת אופן השגת
היעדים .ידיעת התוצאות .פיקוח
ותיקון עצמי .הכשרה ופיתוח
מנהלים .תכנון קריירה ומשאבי
אנוש
32
ניהול לפי תוצאות
תהליך MBRבארגון ובמחלקה
השפעות חוץ ארגוניות
(סביבה)
תכנון קריירה
ומשאבי אנוש
השפעות
פנים ארגוניות
הצבת מטרות ארוכות טווח
וקביעת תכניות אסטרטגיות
פתרון
בעיות
הערכת ביצוע של
הפרטים בארגון
הצבת מטרות
•ארגון
•פרט
תכניות פעולה
•בכל רמות הארגון
•פרט
ישום התכניות ופיקוח עצמי
ביצוע כולל
ביצוע MBR
הערכה תקופתית של התקדמות
להשגת מטרות ויעדים
33
ניהול לפי תוצאות
מטרות ותוצאות
אם לא קבעת לאן אתה רוצה
להגיע,
כל דרך תוביל אותך לשם
34
ניהול לפי תוצאות
סוף
ועכשיו בהצלחה
ביישום ……
35