Transcript chuong 1. Tong quan ve QTH

BÀI GIẢNG MÔN QUẢN TRỊ HỌC
LÊ THỊ BÍCH NGỌC
Hà Nội, 2009
2
• Khái niệm quản trị
• Sự cần thiết phải quản trị
• Chức năng của quản trị
•
•
•
•
Nhà quản trị
Vai trò của nhà quản trị
Kỹ năng của nhà quản trị
Năng lực của nhà quản trị
• Quản trị là khoa học
• Quản trị là nghệ thuật
3
Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt
được mục đích thông qua người khác”.
• Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ
chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không
phải hoàn thành công việc bằng chính mình.
Robert Kreitner” Quản trị là tiến trình làm việc với hoặc
thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức
trong một môi trường thay đổi
• Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt
động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi. Trọng tâm của tiến trình
này là kết quả và hiệu quả của việc sự dụng các nguồn lực giới hạn
4
Quản trị được xem như là tiến trình
hoànthành công việc một các có hiệu quả
và hữu hiệu thông qua và với người khác.
Từ tiến trình trong định
nghĩa này biểu thị
những
hoạt
động
chính mà nhà quản trị
thực hiện, những hoạt
động đó là hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm
soát.
Hữu hiệu và hiệu quả
đề cập đến việc chúng ta
đang làm gì và thực
hiện chúng như thế nào
5
Là hoạt động cần thiết được thực
hiện khi con người kết hợp với
nhau trong các tổ chức nhằm
đạt được những mục tiêu chung
Quản trị tạo lập và duy trì một
môi trường nội bộ thuận lợi
nhất trong đó các cá nhân làm
việc theo nhóm và có thể đạt
được hiệu suất cao nhất nhằm
hoàn thành mục tiêu chung của
tổ chức
6
Chức năng hoạch
định
Chức năng tổ chức
Chức năng lãnh đạo
Chức năng kiểm tra
Là chức năng đầu tiên trong
tiến trình quản trị, bao gồm:
việc xác định mục tiêu hoạt
động, xây dựng chiến lược tổng
Tổ
tiến tiêu,
trình và
thiết
lậplập
một
thể chức
để đạtlàmục
thiết
cấu
về cáccác
mốikếquan
hệ giúp
một trúc
hệ thống
hoạch
để
mọi
cóhoạt
thể động.
thực hiện được
phối người
hợp các
các
kế định
hoạchliên
đã quan
đề rađến
và thoả
Hoạch
dự
mãn
mục liệu
tiêu của
tổ chức.
báo các
và tiên
tương
lai,
Lãnh
các
Công
việc
này
bao
xác động
định
nhữngđạo
mụcbao
tiêugồm
cầngồm:
đạt hoạt
được
và
nhằm
thúc
đẩy
mọi
người
thực
những phương
việc phải
làm,
nào
thức
để người
đạt được
hiện
những
cônghợp
việchoạt
cần động
thiết để
phải
làm,đóphối
ra
mục tiêu
hoàn
thành
củađược
tổ chức
sao, bộ
phậnmục
nàotiêu
được
hình
Chức
đạosát
không
phải
Là
quánăng
trìnhlãnh
một
cách
thành,
quan
hệgiám
giữa
các
bộ phận
được
thực
hiện
sau
khi
cácvàchức
chủ
một
công
việc
đượcđộng
thiếtđối
lậpvới
thế
nào
hệ
năng
hoạch
định
và
tổ
chức
đã
hay
một
tổ chức
thực
hiện
thống
quyền
hành
trong
tổnhiệm
chức
hoàn
mà
nólập
lànhững
một
yếu
then
vụ
vàtất
tiến
hành
điềutốchỉnh
đó được
thiết
ra
sao.
chốt
của các
năng không
này đạt
cần thiết
khichức
tổ chức
7
được hiệu suất mong muốn
Ai là nhà quản trị?
• Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều
khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết
quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và
thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Nhà quản trị có thể được chia thành 3 loại
• Quản trị viên cao cấp
• Quản trị viên cấp trung
• Quản trị viên cấp cơ sở
8
9
10
Vai trò quan hệ với người khác
Vai trò thông tin
• Vai trò đại diện: Là người
đứng đầu một đơn vị, nhà
quản trị thực hiện các hoạt
động với tư cách là người đại
diện, là biểu tượng cho tập
thể, có tính chất nghi lễ
• Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và
kiểm tra công việc của nhân
viên dưới quyền. Một số công
việc như tuyển dụng, đào tạo,
hướng dẫn, và khích lệ nhân
viên là một vài ví dụ về vai
trò này của nhà quản trị.
• Vai trò liên lạc: Quan hệ với
người khác ở trong hay ngoài
tổ chức, để nhằm góp phần
hoàn thành công việc được
giao cho đơn vị của họ. Ví dụ
như tiếp xúc với khách hàng
và những nhà cung ứng
• Vai trò thu thập và tiếp nhận
các thông tin: Nhà quản trị
đảm nhiệm vai trò thu thập
bằng cách thường xuyên
xem xét, phân tích bối cảnh
xung quanh tổ chức để nhận
ra những tin tức, những hoạt
động và những sự kiện có
thể đem lại cơ hội tốt hay sự
đe dọa đối với hoạt động
của tổ chức.
• Vai trò phổ biến thông tin:
Là người phổ biến thông tin
cho mọi người, mọi bộ phận
có thể là thuộc cấp, cùng
cấp
• Vai trò cung cấp thông tin:
Là người có trách nhiệm và
quyền lực thay mặt tổ chức
phát ngôn những tin tức ra
bên ngoài với mục đích giải
thích, bảo vệ các hoạt động
của tổ chức hay tranh thủ
thêm sự ủng hộ cho tổ chức.
Vai trò quyết định
• Vai trò cách tân: Xuất hiện
khi nhà quản trị tìm cách cải
tiến hoạt động của tổ chức.
• Vai trò người giải quyết xáo
trộn: Nhà quản trị là người
phải kịp thời đối phó với
những biến cố bất ngờ nảy
sinh làm xáo trộn hoạt động
bình thường của tổ chức như
mâu thuẩn về quyền lợi,
khách hàng thay đổi... nhằm
đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn
định.
• Vai trò người phân phối tài
nguyên: Khi tài nguyên khan
hiếm mà lại có nhiều yêu
cầu, nhà quản trị phải dùng
đúng tài nguyên, phân phối
các tài nguyên cho các bộ
phận đảm bảo tính hợp lý và
tính hiệu quả cao.
• Vai trò đàmphán: Thay mặt
cho tổ chức thương thuyết
trong quá trình hoạt động,
11
trong các quan hệ với những
đơn vị khác, với xã hội.
Kỹ năng nhận thức
• Là khả năng dựa trên hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ
giữa các bộ phận
• Kỹ năng nhận thức bao gồm khả năng tư duy của nhà quan trị, khả năng xử lý thông tin
và khả năng hoạch định
Kỹ năng nhân sự
•Là khả năng của nhà quản trị làm việc với và thông qua người khác và khả
năng làm việc một cách hiệu quả như là một thành viên nhóm
•Kỹ năng này được minh hoạ theo cách thức mà nhà quản trị quan hệ với
người khác, bao gồm: khả năng động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo,
truyền thôngvà giải quyết mâu thuẫn
Kỹ năng chuyên môn
•Là khả năng am hiểu và thành thạo trong thực hiện các công việc cụ thể
•Bao gồm sự tinh thông về các phương pháp, kỹ thuật và thiết bị liên quan
đến các chức năng cụ thể như Marketing, sản xuất, tài chính…Kỹ năng
chuyên môn còn bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích
và sử dụng các công cụ kỹ thuật để giải quyết vấn đề trong lĩnh vực cụ thể.
12
Quản trị
viên cấp
cao
Quản trị
viên cấp
trung
Quản trị
viên cấp
cơ sở
Kỹ năng tư duy
Kỹ năng nhân sự
Kỹ năng chuyên môn
13
Năng lực được xem là sự tổng hoà của kiến thức,
kỹ năng, hành vi và thái độ góp phần tạo nên
tính hiệu quả trong công việc của mỗi người
Năng lực quản trị là tập hợp các kiến thức, kỹ
năng, hành vi và thái độ mà một nhà quản trị
viên cần có để tạo ra hiệu quả trong các hoạt
động quản trị khác nhau và ở các loại tổ chức
khác nhau.
14
Truyền
thông
Tự quản
trị
Hoạch
định và
điều hành
Nhận
thức
toàn cầu
Làm việc
nhóm
Hành động
chiến lược
15
Là khả năng truyền đạt và trao đổi một cách hiệu quả thông tin làm sao để
mình và người khác có thể hiểu rõ.
Truyền thông chính thức
•Thông báo các hoạt động và các sự kiện liên quan đến mọi người giúp họ cập nhật các
sự kiện, hoạt động
•Tạo khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tượng, kiểm soát vấn đề tốt
•Viết rõ ràng, xúc tích và hiệu quả
Truyền thông không chính thức
•Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin
phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật
•Hiểu được tình cảm của người khác, thiết lập các mối quan hệ cá nhân…
Thương lượng
•Thay mặt nhóm để đàm phán một các có hiệu quả về vai trò và nguồn lực
•Rèn luyện kỹ năng phát triển các mối quan hệ và xử lý tốt các quan hệ với cấp trên
•Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng đối với thuộc cấp.
16
Bao gồm việc quyết định những nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác
định rõ xem chúng có thể được thực hiện như thế nào, phân bổ
nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ đó và giám sát toàn bộ tiến
trình để đoán chắc rằng chúng được thực hiện tốt.
Thu thập, phân tích thông tin và giải quyết vấn đề
Hoạch định và tổ chức thực hiện các dự án
Quản lý thời gian
Hoạch định ngân sách và quản trị tài chính
17
Việc hoàn thành công việc thông qua những
nhóm người có cùng trách nhiệm và thực hiện
công việc mang tính phụ thuộc lẫn nhau yêu
cầu năng lực làm việc nhón
Các nhà quản trị có thể làm cho hoạt động
nhóm trở nên hữu hiệu bằng cách:
• Thiết kế nhóm hợp lý
• Tạo môi trường hỗ trợ hoạt động nhóm
• Quản trị sự năng động của nhóm một cách thích hợp
18
Thiết kế nhóm
• Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để khích lệ việc hoàn thành công việc của
các thành viên trong nhóm
• Cơ cấu thành viên của nhóm một cách hợp lý
• Xác định trách nhiệm chung cho cả nhóm, ấn định nhiệm vụ và trách
nhiệm cho từng thành viên của nhóm một cách thích hợp
Tạo lập một môi trường khích lệ, hỗ trợ
• Tạo lập môi trường mà trong đó sự hợp tác hiệu quả luôn được đánh giá
kịp thời và khích lệ, khen thưởng. Các thành viên được trao quyền hoạt
động dựa trên khả năng suy sét tốt nhất của họ không phụ thuộc vào ý
kiễn của người lãnh đạo.
• Hỗ trợ nhóm trong việc xác định và sử dụng các nguồn lực cần thiết để
hoàn thành mục tiêu.
• Hành động như là một huấn luyện viên, người tư vấn, cố vấn đối với các
thành viên trong nhóm.
Quản trị sự năng động của nhóm
• Hiểu rõ điểm mạnh, yếu của từng thành viên trong nhóm và khai thác
các điểm mạnh của họ để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm.
• Cởi mở đối với các mâu thuẫn và bất đồng và xử lý tốt chúng để nâng
cao kết quả công việc
• Chia sẻ sự tin cậy đối với mọi người.
19
Hiểu rõ về ngành mà tổ chức đang hoạt động
Thấu hiểu về tổ chức
Thực hiện các hành động chiến lược
20
Việc thực hiện các công việc quản trị trong tổ chức thông qua việc sử dụng
phối hợp các nguồn lực từ nhiều quốc gia và đáp ứng nhu cầu thị trường
với sự đa dạng về văn hoá đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực nhận thức
toàn cầu
Các khía cạnh của năng lực toàn cầu bao gồm:
- Sự hiểu biết và cập nhật các khuynh hướng và sự kiện chính trị, xã
hội kinh tế trên toàn thế giới
- Nhận thức rõ sự tác động của các sự kiện quốc tế đến tổ chức
- Hiểu và nói thông thạo hơn một ngôn ngữ khác
- Hiểu rõ đặc trưng của những khác biệt về quốc gia và dân tộc, có
khả năng thích nghi một cách nhanh chóng với những tình huống
mới
21
Xử lý công việc trung thực
và có đạo đức
Có nghị lực và nỗ lực cá
nhân
Cân bằng giữa nhu cầu công
việc và cuộc sống
Khả năng tự nhận thức và
phát triển
22
Năng lực quản trị ngày
nay được xem là một
nguồn lực quan trọng
cho sự phát triển của
một quốc gia nói chung
hay một tổ chức kinh tế
nói riêng
Theo tài liệu của GS. Nguyễn
văn Lê. Nguyên nhân phá sản
một doanh nghiệp:
-60% do quản trị thiếu khả
năng.
-20% do chiều hướng bất lợi.10% do tai nạn .
-10% do các yếu tố linh tinh
khác.
Trong các nguồn lực của
doanh nghiệp, năng lực
Quản trị là quan trọng
nhất, bỡi vì các nguồn
lực khác có phát huy tác
dụng được hay không
đều phụ thuộc phần lớn
vào năng lực quản trị.
Các nhà kinh tế Pháp điều tra
nghiên cứu và phân định trước
những tổn thất của doanh
nghiệp do các nguyên nhân sau:
-50% thuộc về lãnh đạo.
-25% thuộc về giáo dục – đào
tạo.
-25% thuộc về những người
thừa hành.
23
Cách thức quản trị giống như mọi lĩnh vực khác (y học,
hội họa, kỹ thuật ...) đều là nghệ thuật, là ‘bí quyết nghề
nghiệp’, là quá trình thực hiện các công việc trong điều
kiện nghệ thuật với kiến thức khoa học làm cơ sở. Do đó,
khi khoa học càng tiến bộ, thì nghệ thuật làm việc càng
hoàn thiện.
 Khoa học và nghệ thuật không loại trừ nhau mà phụ trợ
cho nhau, nó chỉ là hai mặt của một vấn

24
Quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản
trị trong tổ chức, tổng kết hóa các kinh nghiệm tốt thành nguyên
tắc và lý thuyết có thể áp cho các tình huống quản trị tương tự.
Mục tiêu của quản trị học là trang bị cho chúng ta
những kiến thức và kỹ thuật cần thiết để gia tăng
hiệu quả trong các hoạt tập thể, kinh doanh hoặc
không kinh doanh.
 Khoa học quản trị là một bộ phận tri thức đã được
tích luỹ qua nhiều năm, bản thân nó là một khoa học
tổng hợp thừa hưởng kết quả từ các ngành khoa học khác
như toán học, điều khiển học, kinh tế học...

25
Tính khoa học của Quản trị thể hiện:
• Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của
các qui luật tự nhiên, xã hội. Điều đó đòi hỏi việc quản trị phải
dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các qui luật khách quan chung và
riêng của tự nhiên và xã hội.
• Thứ hai, trên cơ sở đó mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa
học, trước hết là triết học, kinh tế học, toán học, tin học, điều
khiển học, công nghệ học, … và các kinh nghiệm trong thực tế
vào thực hành quản trị.
• Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh
của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó cũng có
nghĩa, người Quản trị vừa phải kiên trì các nguyên tắc vừa phải
vận dụng một cách linh hoạt những phương pháp, những kỹ
thuật Quản trị phù hợp trong từng điều kiện, hoàn cảnh nhất
26
định.
Khoa học quản trị nhằm:
• Cung cấp cho các nhà quản trị một cách suy nghĩ có hệ
thống trước các vấn đề phát sinh, cung cấp những
phương pháp khoa học giải quyết các vấn đề trong thực
tiễn làm việc. Thực tế đã chứng minh các phương pháp
giải quyết khoa học đã là những kiến thức không thể
thiếu của các nhà quản trị.
• Cung cấp cho các nhà quản trị các quan niệm và ý niệm
nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản chất các vấn
đề.
• Cung cấp cho các nhà quản trị những kỹ thuật đối phó
với các vấn đề trong công việc, hình thành các lý thuyết,
các kinh nghiệm lưu truyền và giảng dạy cho các thế hệ
sau.
27

Người ta thường xem quản trị là một nghệ thuật còn người
quản trị là người nghệ sĩ tài năng. Quản trị khác với những
hoạt động sáng tạo khác ở chỗ nhà ‘nghệ sĩ quản trị’ phải
sáng tạo không ngừng trong thực tiễn sản xuất kinh doanh.

Quản trị không thể học thuộc lòng hay áp dụng theo công
thức. Nó là một nghệ thuật và là một nghệ thuật sáng tạo.
Nhà quản trị giỏi có thể bị lầm lẫn nhưng họ sẽ học hỏi
được ngay từ những sai lầm của mình để trau dồi nghệ
thuật quản trị của họ, linh hoạt vận dụng các lý thuyết quản
trị vào trong những tình huống cụ thể.
28
Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện
• Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp
trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống.
• Trong nghệ thuật sử dụng người .
• Nghệ thuật giáo dục con người.
• Nghệ thuật giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh.
• Nghệ thuật ra quyết định quản trị.
• Nghệ thuật quảng cáo.
• Nghệ thuật bán hàng
• Nghệ thuật là cái gì đó hết sức riêng tư của từng người,
không thể “nhập khẩu” từ người khác. Nó đòi hỏi ở người
quản trị (mà trước hết là người lãnh đạo) không những biết
vận dụng có hiệu quả các thành tựu khoa học hiện có vào
hoàn cảnh cụ thể của mình mà còn tích lũy vốn kinh nghiệm
của bản thân, của người khác để nâng chúng lên thành nghệ
thuật – tức biến nó thành cái riêng của mình.
29
Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên một sự hiểu biết
khoa học làm nền tảng cho nó.
 Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập, loại trừ
nhau mà không ngừng bổ sung cho nhau. Khoa học phát
triển thì nghệ thuật quản trị cũng được cải tiến theo.
 Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, còn nghệ
thuật là sự tinh lọc kiến thức. Nghệ thuật quản trị trước
hết là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết
những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo và có hiệu quả
nhất. Tài năng của quản trị gia, năng lực tổ chức, kinh
nghiệm giúp họ giải quyết sáng tạo xuất sắc nhiệm vụ
được giao.

30