Transcript แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน

โครงการปรับปรุงระบบ
Oracle Financial
มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
Version 1.0
Copyright © A-HOST, All Right Reserved
การควบคุมเอกสาร
การตรวจสอบเอกสาร :
ผูต้ รวจสอบ / ตาแหน่ ง
วันที่
ชัยพร ช.เจริญยิ่ ง / PM
23-Nov-12
ผูต้ รวจสอบ
ควบคุมเอกสาร :
วันที่
ผูป้ รับปรุง/แก้ไข
เวอร์ชนั ่
15-Nov-2012
Phichamon S.
1.0
อ้างอิ ง
Create Solution Design Document
ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบ
ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
ผูด้ แู ลระบบงาน (IT กองคลัง):
______________________
(______________________)
หน่วยงาน ________________
วันที่ _____/_____/_____
ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบ
ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
ผูใ้ ช้งานระบบ (Key User):
ผูใ้ ช้งานระบบ (Key User):
______________________
______________________
(______________________)
(______________________)
หน่วยงาน ________________
หน่วยงาน ________________
วันที่ _____/_____/_____
วันที่ _____/_____/_____
หัวข้อหลัก
● แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● โครงสร้างหลัก
● ขัน้ ตอนการทางานบนระบบงานใหม่
● ข้อเสนอแนะ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-001
รายละเอียดความต้ องการ
ทาการแก ้ไขปั ญหาอันเนือ
่ งมาจาก
ี ยกประเภท
การเปิ ด/ปิ ด งวดบัญชแ
ี หาวิทยาลัย
และการรวมบัญชม
ิ ธิภาพ
(consolidate) ทาให ้ประสท
ของระบบลดลงและเกิดปั ญหาดังนี้
ี ยก
• ไม่สามารถโพสต์รายการบัญชแ
ประเภทได ้
่ งคีย ์
• ไม่สามารถกรอกรหัสในชอ
ิ ทรัพย์ในระบบสน
ิ ทรัพย์ถาวรได ้
สน
ื้ /สงั่ ซอ
ื้ เกิดสถานะ
• ใบขอซอ
“กาลังดาเนินการ” ค ้างเป็ นเวลานาน
ไม่สามารถอนุมต
ั ไิ ด ้
• การตรวจรับของระบบคลังพัสดุใน
ขัน
้ ตอนแรก (การรับของ) สามารถ
ทาได ้หลายๆ ครัง้ ซงึ่ ตามปกติต ้อง
ทาได ้เพียงครัง้ เดียวเท่านัน
้
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
ปั ญหาได ้รับการแก ้ไขโดยการ
Upgrade Version เป็ น R12
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
CMU
CMU
System/ OS
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-002
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
ปรับปรุงโครงสร ้างรหัสบัญชใี ห ้
สอดคล ้องและเหมาะสม โดยการ
้
ขยายรหัสบัญชใี ห ้รองรับการใชงาน
ี ก
เนือ
่ งจากรหัสบัญชม
ี ารขอ
้
สร ้างใหม่เพือ
่ ใชงานอยู
ส
่ มา่ เสมอ
โดยเฉพาะสว่ นของบัญชเี งินฝาก
ออมทรัพย์ทจ
ี่ ะต ้องมีการขอเปิ ดเพือ
่
รองรับ กิจกรรม หรืองานวิจัยต่างๆที่
่
เกิดขึน
้ ในแต่ละปี ยกตัวอย่างเชน
่ บัญช ี
ยกตัวอย่างเชน
10103050200 เงินฝาก-ออมทรัพย์
ธ.กรุงไทย ของ Book 33
ขยายขนาดตัวอักษรของ
Segment ผังบัญชเี พิม
่ จาก 11
digits เป็ น 13 digits ซงึ่ จะมีผล
ี ใี่ ชงานดั
้
กับทุกสมุดบัญชท
ง
ตัวอย่างโครงสร ้างดังนี้
CMU
CMU
การตัง้ ค่า
ระบบ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● การเปลีย่ นแปลงผังบัญชี
0000-9999
1
00
00
00
00
เพิ่ม 2 digits ที่ Level 0
0000
00
LEVEL 0 หมายถึง ชื่อบัญชีย่อใน LEVEL1
LEVEL 1 หมายถึง ชื่อบัญชีย่อยใน LEVEL2
LEVEL 2 หมายถึง ชนิ ด หรือ ชื่อบัญชีย่อย
LEVEL 3 หมายถึง ประเภท ของบัญชีใน หมวดบัญชี
LEVEL 4 หมายถึง หมวดย่อย ของหมวดบัญชี
LEVEL 5 หมายถึง หมวดบัญชี
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● ผลกระทบจากการปรับโครงสร้างผังบัญชี
 ค่าผสมเดิมจะไม่สามารถใช้งานได้
 รายงาน งบการเงิน (FSG) เดิมจะไม่สามารถใช้งานได้
 การสร้างความสัมพันธ์ระหว่าง Book ส่วนงาน กับ Book มหาวิทยาลัย จะไม่
สามารถใช้งานได้
 ผลกระทบทัง้ 3 ข้อเกิดจากระบบไม่สามารถทาการ Update ผังบัญชีใหม่ให้
อัตโนมัติ แต่ส่วนอื่นๆ สามารถใช้งานได้ตามปกติ
● แนวทางการแก้ไขจากการปรับโครงสร้างผังบัญชี
 ปรับปรุงชุดบัญชีเดิม ใน ค่าผสม,รายงานงบการเงิน และความสัมพันธ์ระหว่าง
Book ส่วนงาน กับ Book มหาวิทยาลัย ให้สอดคล้องกับผังบัญชีใหม่โดยใช้คาสัง่
sql update
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-003
แก ้ไขให ้ระบบสามารถควบคุม
งบประมาณได ้อย่างสมบูรณ์
งบประมาณทีต
่ งั ้ ไว ้ไม่เพียงพอต่อ
้
การขอใชงบประมาณ
แต่ระบบยอม
ให ้ผ่านงบประมาณได ้ ทัง้ ๆ ที่
ควบคุมงบประมาณแบบสมบูรณ์
(Absolute)
ทาการแก ้ไขปั ญหาต่างๆ เป็ น
กรณีไป ตามทีไ่ ด ้รับแจ ้งจาก
้
ผู ้ใชงานระบบ
CMU
CMU
ปั ญหา
ระบบ/Bug
GL-I-004
แก ้ไขปั ญหารายการบันทึก “การ
สารองงบประมาณ” จากระบบ
ื้ /จัดจ ้าง ทีไ่ ม่สง่ มาทีร่ ะบบ
จัดซอ
ี ยกประเภททันที ทาให ้เกิด
บัญชแ
ปั ญหาเรือ
่ งการสารอง/ควบคุม
งบประมาณ บางครัง้ ต ้องรอการสง่
รายการบันทึกดังกล่าวหลายวันจึง
ี ยกประเภท
มาทีร่ ะบบบัญชแ
ปั ญหาได ้รับการแก ้ไขโดยการ
Upgrade Version เป็ น R12
CMU
CMU
ปั ญหา
ระบบ/Bug
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-005
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
พัฒนาให ้สามารถคัดลอกโครงสร ้าง
รายงานในระบบทีม
่ อ
ี ยูใ่ ห ้นาไปใช ้
ี น
กับสมุดบัญชอ
ื่ ได ้ ในกรณีทต
ี่ ้องทา
การ ปรับปรุงรายงาน หรือ พัฒนา
รายงานขึน
้ มาใหม่เพือ
่ ตอบสนอง
้
ความต ้องการผู ้ใชงานระบบสามมิ
ติ
การใช ้ Function เพือ
่ คัดลอก
รายงานงบการเงิน เพือ
่ นาไปใช ้
ี น
งานกับสมุดบัญชอ
ื่ ๆ จะ
สามารถทาได ้ก็ตอ
่ เมือ
่ ทุกๆ
้
สมุดบัญชจี ะต ้องใชโครงสร
้าง
ผังบัญชเี ดียวกัน ซงึ่ ปั จจุบน
ั
้
ระบบสามมิตม
ิ ก
ี ารใชโครงสร
้าง
ี ตกต่างกันในแต่ละ
ผังบัญชแ
สมุดบัญช ี จึงเป็ นข ้อจากัดของ
ระบบทีไ่ ม่อนุญาตให ้ใช ้
Function เพือ
่ คัดลอกรายงาน
งบการเงินระหว่างสมุดบัญช ี
ดังนัน
้ เพือ
่ อานวยความสะดวก
ในการสร ้างรายงานงบการเงิน
จึงแนะนาวิธก
ี ารดังนี้
1.สร ้างชุดแถว และชุดคอลัมน์
โดยไม่ระบุรหัสบัญช ี
2.คัดลอกชุดแถว และชุด
ี า่ งๆที่
คอลัมน์ ไปยังสมุดบัญชต
้
ต ้องการใชงาน
CMU
CMU
อืน
่ ๆ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-005
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
พัฒนาให ้สามารถคัดลอกโครงสร ้าง
รายงานในระบบทีม
่ อ
ี ยูใ่ ห ้นาไปใช ้
ี น
กับสมุดบัญชอ
ื่ ได ้ ในกรณีทต
ี่ ้องทา
การ ปรับปรุงรายงาน หรือ พัฒนา
รายงานขึน
้ มาใหม่เพือ
่ ตอบสนอง
้
ความต ้องการผู ้ใชงานระบบสามมิ
ติ
(ต่อ)
ี บบเป็ นชว่ ง
3. ระบุรหัสบัญชแ
ให ้กับ ชุดแถว และชุดคอลัมน์
ภายใต ้แต่ละสมุดบัญช ี โดย
กาหนดให ้ระบบแสดงแบบขยาย
(E)
* และจะนาเสนอ Tool สาหรับ
ชว่ ยในการสร ้างรายงานงบ
การเงินเพิม
่ เติม
CMU
CMU
อืน
่ ๆ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-006
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
ี ยกประเภท
พัฒนารายงาน บัญชแ
ทั่วไป (แนวนอน) ทีม
่ อ
ี ยูเ่ ดิม ตาม
รายละเอียด ดังนี้
• ให ้สามารถระบุชว่ งวันที่ GL Date
ตามทีต
่ ้องการได ้
• ต ้องการให ้แสดงยอด Balance
ของทุกๆ รายการแสดงในรายงาน
โดยหลักการแสดงยอด ลบ/บวก ให ้
อ ้างอิงตามรายงาน Trial Balance
(ให ้ Format () สาหรับแสดงยอด
ติดลบ)
• ขยายขนาด Column เจ ้าหนี/้
ลูกหนี/้ batch ให ้แสดงข ้อมูลครบ
ทุกตัวอักษร
• ขยายขนาด Column คาอธิบาย
ให ้แสดงข ้อมูลครบทุกตัวอักษร
• แสดงยอดรวมของ Column
จานวนเงินเดบิต และ จานวนเงิน
เครดิต ของข ้อมูลในแต่ละเดือน
ปรับปรุงรายงานตามความ
้
ต ้องการของผู ้ใชงาน
โดยจัดทา
เอกสาร Report Functional
้
Specification ให ้ผู ้ใชงานท
า
การยืนยันก่อนดาเนินการ
ปรับปรุง
CMU
CMU
ปรับปรุง
รายงาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-007
พัฒนารายงานงบทดลองในระบบ
ี ยกประเภททีม
บัญชแ
่ อ
ี ยูเ่ ดิมให ้
สามารถระบุพารามิเตอร์รายงานได ้
่
หลายมิต ิ (Segment) เชน
- สามารถเรียกงบทดลองตาม
กองทุน ,แผนงาน ,แหล่งเงิน ฯลฯ
- สามารถระบุวันทีแ
่ บบเป็ นชว่ งได ้
โดยยึด GL Date
ปรับปรุงรายงานตามความ
้
ต ้องการของผู ้ใชงาน
โดยจัดทา
เอกสาร Report Functional
้
Specification ให ้ผู ้ใชงานท
า
การยืนยันก่อนดาเนินการ
ปรับปรุง
CMU
CMU
ปรับปรุง
รายงาน
GL-I-008
ต ้องการยุบบัญชเี งินฝากประจา
ี ากประจาไม่
3,6,9 ให ้เป็ น บัญชฝ
เกิน 1 ปี โดยไม่แยกธนาคาร และ
ย ้ายไปอยูภ
่ ายใต ้กลุม
่ เงินลงทุน
ั้
ระยะสน
แนวทางการปรับเปลีย
่ นกลุม
่
ี ี 2 แนวทาง ดังนี้
บัญชม
ี ลุม
1. ย ้ายผังบัญชก
่ เงินฝาก
ประจาทีไ่ ม่เกิน 1 ปี ของ
เก่า ไปอยูภ
่ ายใต ้กลุม
่ เงิน
ั ้ โดยยังคง
ลงทุนระยะสน
รหัสผังบัญชเี ดิม
2. ยุบรหัสผังบัญชเี งินฝาก
ประจาไม่เกิน 1 ปี ภายใต ้
กลุม
่ เงินฝากธนาคารเดิม
แล ้วไปสร ้างผังบัญชใี หม่
ภายใต ้กลุม
่ เงินลงทุนระยะ
ั้
สน
CMU
คุณบี
การตัง้ ค่า
ระบบ/
นโยบาย
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● แบบที่ 1 ย้ายผังบัญชีกลุม
่ เงินฝากประจาทีไ่ ม่เกิน 1 ปี ของเก่า ไปอยู่
ภายใต้กลุม
่ เงินลงทุนระยะสัน
้ โดยยังคงรหัสผังบัญชีเดิม
10103020000:เงินฝาก-ประจา 3 เดือน
 10103020100 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงเทพ
10103020101
10103020102
:
 10103020200 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงไทย
10103030000:เงินฝาก-ประจา 6 เดือน
:
10106050100:เงินฝาก-ประจา 3 เดือน
 10106050100 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงเทพ
10103020101
10103020102
10106050101
 10106050200 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงไทย
10106050200:เงินฝาก-ประจา 6 เดือน
:
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● แบบที่ 2 ยุบรหัสผังบัญชีเงินฝากประจาไม่เกิน 1 ปี ภายใต้กลุม
่ เงินฝาก
ธนาคารเดิม แล้วไปสร้างผังบัญชีใหม่ภายใต้กลุม
่ เงินลงทุนระยะสัน
้
10103020000:เงินฝาก-ประจา 3 เดือน
 10103020100 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงเทพ
10103020101
10103020102
:
 10103020200 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงไทย
10103030000:เงินฝาก-ประจา 6 เดือน
:
10106050100:เงินฝาก-ประจา 3 เดือน
 10106050100 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงเทพ
10106050101
10106050102
10106050103
 10106050200 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงไทย
10106050200:เงินฝาก-ประจา 6 เดือน
:
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ผลกระทบจากการปรับเปลี่ยนกลุ่มบัญชี
• วิธท
ี ี่ 1: ย้ายผังบัญชีกลุม
่ เงินฝากประจาทีไ่ ม่เกิน 1 ปี ของเก่า
ไปอยูภ
่ ายใต้กลุม
่ เงินลงทุนระยะสัน
้ โดยยังคงรหัสผังบัญชี
เดิม
ข้อดี
• การเปลีย่ นแปลงไม่กระทบกันยอด Balance ในปัจุบน
ั
ข้อจำกัด
• แก้ไขรายงานงบการเงินทีเ่ กีย่ วข้องกับกลุม
่ เงินฝากประจาที่
ไม่เกิน 1 ปี
• รูปแบบของรหัสผังบัญชีหลัก กับรหัสผังบัญชียอ่ ยไม่สมั พันธ์
กัน
• วิธท
ี ี่ 2: ยุบรหัสผังบัญชีเงินฝากประจาไม่เกิน 1 ปี ภายใต้กลุม
่
เงินฝากธนาคารเดิม แล้วไปสร้างผังบัญชีใหม่ภายใต้กลุม
่ เงิน
ลงทุนระยะสัน
้
ข้อดี
• รูปแบบของรหัสผังบัญชีหลัก กับรหัสผังบัญชีสมั พันธ์กน
ั
ข้อจำกัด
• แก้ไขรายงานงบการเงินทีเ่ กีย่ วข้องกับกลุม
่ เงินฝากประจาทีไ่ ม่
เกิน 1 ปี
• ทาการบันทึกปรับ GL เพือ
่ โอนยอด Balance จากรหัสผังบัญชี
เดิม ไปรหัสผังบัญชีใหม่
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-009
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
ต ้องการยุบบัญชเี งินฝากประจาที่
ี ากป
เกิน 1 ปี ทงั ้ หมดให ้เป็ น บัญชฝ
ประจาเกิน 1 ปี โดยไม่แยกธนาคาร
และย ้ายไปอยูภ
่ ายใต ้กลุม
่ เงินลงทุน
ระยะยาว
แนวทางการปรับเปลีย
่ นกลุม
่
ี ี 2 แนวทาง ดังนี้
บัญชม
ี ลุม
1. ย ้ายผังบัญชก
่ เงินฝาก
ประจาทีเ่ กิน 1 ปี ของเก่า
ไปอยูภ
่ ายใต ้กลุม
่ เงินลงทุน
ระยะยาวโดยยังคงรหัสผัง
บัญชเี ดิม
2. ยุบรหัสผังบัญชเี งินฝาก
ประจาทีเ่ กิน 1 ปี ภายใต ้
กลุม
่ เงินฝากธนาคารเดิม
แล ้วไปสร ้างผังบัญชใี หม่
ภายใต ้กลุม
่ เงินลงทุนระยะ
ยาว
CMU
คุณบี
การตัง้ ค่า
ระบบ/
นโยบาย
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● แบบที่ 1 ย้ายผังบัญชีกลุม
่ เงินฝากประจาทีเ่ กิน 1 ปี ของเก่า ไปอยู่
ภายใต้กลุม
่ เงินลงทุนระยะยาว โดยยังคงรหัสผังบัญชีเดิม
10103060000:เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป
 10103060300 เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป ธ.
ไทยพาณิชย์
10103060301
10103060302
:
 10103060700 เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป
สหกรณ์ออมทรัพย์
10201060000 : เงินฝาก-ประจาเกิน 12 เดือน
ขึน้ ไป
 10201060100:เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป ธ.
ไทยพาณิชย์
10103060301
10103060302
10201060101
 10201060200 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงไทย
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● แบบที่ 2 ยุบรหัสผังบัญชเี งินฝากประจาทีเ่ กิน 1 ปี ภายใต ้กลุม
่ เงิน
ฝากธนาคารเดิม แล ้วไปสร ้างผังบัญชใี หม่ภายใต ้กลุม
่ เงินลงทุน
ระยะยาว
10103060000:เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป
 10103060300 เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป ธ.
ไทยพาณิชย์
10103060301
10103060302
:
 10103060700 เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป
สหกรณ์ออมทรัพย์
10201060000 : เงินฝาก-ประจาเกิน 12 เดือน
ขึน้ ไป
 10201060100:เงินฝาก-ประจา 12 เดือนขึน้ ไป ธ.
ไทยพาณิชย์
10201060101
10201060102
10201060103
 10201060200 เงินฝาก-ประจา 3 เดือน ธ.กรุงไทย
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ผลกระทบจากการปรับเปลี่ยนกลุ่มบัญชี
ี ลุม
• วิธท
ี ี่ 1:ย ้ายผังบัญชก
่ เงินฝากประจาทีเ่ กิน 1 ปี ของ
เก่า ไปอยูภ
่ ายใต ้กลุม
่ เงินลงทุนระยะยาวโดยยังคงรหัส
ผังบัญชเี ดิม
ข้อดี
• การเปลีย่ นแปลงไม่กระทบกันยอด Balance ในปัจุบน
ั
ข้อจำกัด
• แก้ไขรายงานงบการเงินทีเ่ กีย่ วข้องกับกลุม
่ เงินฝากประจาที่
เกิน 1 ปี
• รูปแบบของรหัสผังบัญชีหลัก กับรหัสผังบัญชียอ่ ยไม่สมั พันธ์
กัน
• วิธท
ี ี่ 2:ยุบรหัสผังบัญชเี งินฝากประจาทีเ่ กิน 1 ปี ภายใต ้
กลุม
่ เงินฝากธนาคารเดิม แล ้วไปสร ้างผังบัญชใี หม่ภายใต ้
กลุม
่ เงินลงทุนระยะยาว
ข้อดี
• รูปแบบของรหัสผังบัญชีหลัก กับรหัสผังบัญชีสมั พันธ์กน
ั
ข้อจำกัด
• แก้ไขรายงานงบการเงินทีเ่ กีย่ วข้องกับกลุม
่ เงินฝากประจาทีเ่ กิน
1 ปี
• ทาการบันทึกปรับ GL เพือ
่ โอนยอด Balance จากรหัสผังบัญชี
เดิม ไปรหัสผังบัญชีใหม่
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-010
รายละเอียดความต้ องการ
การเปลีย
่ น Description ของ
Segment แผนงานใน Mode TH
พอไปดูใน Mode ENG แล ้ว
Description ไม่ Update
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
้
การใชงานระบบแบบ
2 Mode
ภาษา ระบบจะบันทึกข ้อมูลให ้
เหมือนกันกรณีทเี่ ป็ นการบันทึก
ข ้อมูลเข ้าระบบครัง้ แรก แต่
หลังจากนัน
้ หากมีการปรับปรุง
ข ้อมูลเพิม
่ เติมระบบจะปรับปรุง
ให ้เฉพาะ Mode ภาษาทีเ่ ข ้าใช ้
งานอยูเ่ ท่านัน
้ ดังนัน
้ หากมีการ
เปลีย
่ นคาอธิบายรายการใดก็
ตามจะต ้องทาทัง้ 2 Mode
เพือ
่ ให ้ข ้อมูลเหมือนกัน
CMU
คุณบี
ปั ญหา
ระบบ/Bug
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-011
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
ื ค ้นข ้อมูลงบประมาณ
การสบ
้
ย ้อนหลัง ไม่สะดวกต่อการใชงาน
เนือ
่ งจาก รหัสแผนงานจะมีอยูเ่ พียง
2 รหัสคือ 45 จะใชกั้ บปี ทเี่ ป็ นเลขคี่
46 ใชกั้ บปี ทเี่ ป็ นเลขคู่
ทุกๆ ปี งบประมาณทาง IT จะทาการ
เปลีย
่ นคาอธิบายให ้สอดคล ้องตาม
ปี งบประมาณปั จจุบน
ั เมือ
่ ต ้องการ
ื ค ้นข ้อมูลย ้อนหลัง ผู ้ใชงาน
้
สบ
จะต ้องทาการ Mapping
ื ค ้น กับ
ปี งบประมาณทีจ
่ ะทาการสบ
รหัสแผนงาน อาจทาให ้เกิดความ
ั สนว่าจะเลือก รหัส 45 หรือ 46
สบ
สร ้างรหัสแผนงานตาม
ปี งบประมาณจริง ดังนัน
้ ในทุกๆ
ปี งบประมาณจะต ้องทาการสร ้าง
รหัสแผนงานของปี งบประมาณ
ใหม่เข ้าไปในระบบ รวมถึงค่า
ผสม
CMU
คุณบี
การตัง้ ค่า
ระบบ/
นโยบาย
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ขัน้ ตอนการทางานปัจจุบนั
• กาหนดรหัสแผนงาน 2 รหัส คือ
45 จะใชกั้ บปี งบประมาณทีเ่ ป็ นเลขคี่
46 จะใชกั้ บปี งบประมาณทีเ่ ป็ นเลขคู่
ข้อดี
• ไม่ตอ
้ งสร้างรหัสแผนงานใหม่ทก
ุ ๆ ปี สามารถใช้รหัส
แผนงานเดิม แล้วเปลีย่ นคาอธิบายให้สอดคล้องกับ
ปี งบประมาณ
ข้อจำกัด
• ในการตรวจสอบข้อมูลงบประมาณย้อนหลังตามรหัสแผนงาน
อาจเกิดความไม่สะดวกเนื่องจากผูใ้ ช้งานต้องทาการ
Mapping รหัสแผนงานกับปี งบประมาณก่อนตรวจสอบ
รายงาน
ข้อเสนอแนะ
•
กาหนดรหัสแผนงานตามปี งบประมาณจริง
ข้อดี
• สะดวกในการระบุแผนงานในการบันทึกรายการบัญชี
้
• ในการตรวจสอบข้อมูลงบประมาณย้อนหลังจะสะดวกยิง่ ขึน
ข้อจำกัด
• ต้องทาการสร้างรหัสแผนงานใหม่ในทุกๆ ปี งบประมาณ และทา
ให้มข
ี อ
้ มูลจานวนมาก เนื่องจากต้องทาการเพิม
่ ทุกปี
• ปรับปรุงรายงาน FSG ใหม่ โดยแบ่งออกเป็ น 2 ส่วนดังนี้
- กรณี ทเี่ ป็ นรายงานการเงินรวม สามารถกาหนดรหัสแผนงาน
แบบเป็ นช่วง เช่น 00000000-999999999
- กรณี ทเี่ ป็ นรายงานทีต
่ อ้ งทาการแยกส่วนของเงินกันจะต้องทา
การปรับปรุงรายงานตามปี งบประมาณทีต
่ อ
้ งการตรวจสอบ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-012
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
้
ผู ้ใชงานต
้องการรายงานสมุดรายวัน
้
เพือ
่ ใชในการตรวจสอบความถู
กต ้อง
ของรายการบันทึกบัญช ี กรณีทม
ี่ ก
ี าร
ี ้ามกองทุน หรือข ้ามแหล่ง
ตัดบัญชข
เงิน
- เบือ
้ งต ้นแนะนาแนวทางการ
ตรวจสอบความถูกต ้องของข ้อมูลใน
ระบบ GL อันดับแรกให ้ตรวจสอบ
ยอดในรายงานงบทดลองเพือ
่ ดู
ภาพรวมก่อน จากนัน
้ จึงจะตรวจสอบ
รายละเอียดจากรายงานแยกประเภท
ทั่วไป (แนวนอน) แต่ถ ้าหาก
ี า่ งๆทีเ่ กิดขึน
ต ้องการดูคบ
ู่ ญ
ั ชต
้ ใน
ระบบงานต่างๆ ให ้ออกรายงาน
รายการบันทึก - ทั่วไป (132
ตัวอักษร) ประกอบ
แนะนาแนวทางการตรวจสอบ
ความถูกต ้องของข ้อมูลในระบบ
GL ดังนี้
1. ตรวจสอบยอดในรายงาน
งบทดลองเพือ
่ ดูภาพรวม
ก่อน
2. ตรวจสอบรายละเอียดจาก
รายงานแยกประเภททั่วไป
(แนวนอน)
ี า่ งๆ
3. หากต ้องการดูคบ
ู่ ญ
ั ชต
ทีเ่ กิดขึน
้ ในระบบงานต่างๆ
ให ้ออกรายงาน รายการ
บันทึก - ทั่วไป (132
ตัวอักษร) ประกอบ
คณะ
ึ ษา
ศก
ศาสตร์
Key
User
ปรับปรุง
รายงาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-013
รายละเอียดความต้ องการ
การตรวจสอบงบรายได ้และ
ค่าใชจ่้ ายโดยนายอดค่าใชจ่้ ายทีเ่ กิด
จริงไปสอบกลับกับงบประมาณ
หมวดรายจ่าย แต่พบว่ากรณีบาง
ค่าใชจ่้ ายมียอดงบประมาณเหลือ
่ มปี
เกิดขึน
้ จะทาให ้งบค่าใชจ่้ ายกับ
ค่าใชจ่้ ายทีเ่ กิดจริงไม่ตรงกัน
ต ้องการรายงานแสดงงบประมาณ
หมวดรายจ่าย + เงินกัน อยูใ่ น
รายงานเดียวกัน เบือ
้ งต ้นระบบจะมี
รายงาน Support ดังนี้
- รายงานงบประมาณรวม
- รายงานงบประมาณเว ้นแผนอืน
่
- รายงานงบประมาณทีแ
่ สดงเฉพาะ
เงินกัน
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
ปั จจุบน
ั ระบบจะมีรายงาน
้
Support การใชงานแล
้วดังนี้
- รายงานงบประมาณรวม
- รายงานงบประมาณเว ้นแผน
อืน
่
- รายงานงบประมาณทีแ
่ สดง
เฉพาะเงินกัน
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
คณะ
ั ว
สต
แพทย์
ศาสตร์
คุณต่าย
ประเภทความ
ต้ องการ
ปรับปรุง
รายงาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-014
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
คณะต ้องการรายงาน งบประมาณ
ไปให ้กองแผน ซงึ่ ลักษณะข ้อมูล
ของกองแผนละเอียดกว่าทีม
่ ใี น
ระบบ 3 มิต ิ ดังนัน
้ คณะทางาน จึง
อยากได ้รายงานทีส
่ ามารถ Support
งานกองแผนได ้
ได ้รับตัวอย่างรายงาน จานวน 2 ตัว
จากคุณนพ
ด ้วยระบบสามมิตไิ ม่สามารถ
ออกรายงานสาหรับนาสง่ กอง
แผนให ้ได ้ตามรูปแบบทีท
่ าง
กองแผนต ้องการ เนือ
่ งจากรหัส
กองแผนไม่ได ้เป็ นสว่ นหนึง่ ของ
รหัสชุดงบประมาณของระบบ
สามมิต ิ ดังนัน
้ จึงแนะนาให ้ออก
รายงานจากระบบ งบประมาณ
แทนเพราะจะได ้ความ ครบถ ้วน
และถูกต ้องของข ้อมูลมากทีส
่ ด
ุ
ซงึ่ เบือ
้ งต ้นทางบริษัท
และคณะทางานได ้ร่วมประชุม
กับกองแผนงาน เพือ
่ สรุป
รูปแบบรายงานทีต
่ ้องการเพือ
่
หน่วยงานสามมิตจิ ะได ้ทาการ
ปรับปรุงรายงานให ้สามารถใช ้
งานได ้สมบูรณ์ ซงึ่ ปั จจุบน
ั จาก
้
ระบบ งบประมาณ ผู ้ใชงาน
สามารถเรียกดูรายงานผ่านหน ้า
Web ได ้
คณะ
อุตสาห
กรรม
เกษตร
คุณนพ
เพิม
่ รายงาน
ใหม่
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-015
ต ้องการแสดงยอดรวมในรายงาน
หมายเหตุประกอบงบ ทุกๆตัวทีม
่ ใี น
ระบบ ให ้แสดงยอดรวมทัง้ หมด
่
(FSG Report) เชน
- หมายเหตุ2ประจาปี
- หมายเหตุ2ประจาเดือน
- หมายเหตุ2ไตรมาส
ปรับปรุงรายงานตามความ
้
ต ้องการของผู ้ใชงาน
โดย
จัดทาเอกสาร Report
Functional Specification ให ้
้
ผู ้ใชงานท
าการยืนยันก่อน
ดาเนินการปรับปรุง
ตรวจ
สอบ
คุณโอ๋
ปรับปรุง
รายงาน
GL-I-016
รายงาน งปม หมวดรายจ่ายปี 55รหัส
45 ต ้องการให ้แสดงแยกหน่วยงาน
ใน Sheet เดียว
-รายงาน งปมคงเหลือปี 55รหัส45
ต ้องการให ้ระบุ งบประมาณ,
หน่วยงาน ,ตามแผนงาน, ผังบัญช,ี
หลักสูตร, รายวิชา, แหล่งเงิน และ
แสดงยอดเป็ นแบบ PTD, QTD,
YTD ใน Sheet เดียว
(ได ้รับตัวอย่างรายงานจาก Key
User มาแล ้วในเบือ
้ งต ้น)
ปรับปรุงรายงานตามความ
้
ต ้องการของผู ้ใชงาน
โดย
จัดทาเอกสาร Report
Functional Specification ให ้
้
ผู ้ใชงานท
าการยืนยันก่อน
ดาเนินการปรับปรุง
คณะ
วิศวกรรม
ศาสตร์
คุณ
แมม
ปรับปรุง
รายงาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-017
ต ้องการรายงานแสดงงบประมาณ
ตามค่าเป้ าหมายในอนาคตทีร่ ับผ่าน
็ ต์) โดย
Parameter (เป็ นเปอร์เซน
คานวณจาก Base งบประมาณในปี
ปั จจุบน
ั (ปรับปรุงเพิม
่ เติมจาก
รายงาน งปมหมวดรายจ่ายปี 55รหัส
45)
ออกแบบและพัฒนารายงาน
้
ตามรูปแบบทีผ
่ ู ้ใชงาน
ต ้องการ โดยจัดทาเอกสาร
Report Functional
้
Specification ให ้ผู ้ใชงานท
า
การยืนยันก่อนดาเนินการ
พัฒนา
ตรวจสอบ
Key
User
เพิม
่ รายงาน
ใหม่
GL-I-018
ต ้องการให ้ระบบทาการกัน
งบประมาณลงถึงระดับ สาขาวิชา
ปั จจุบน
ั จะกันงบที่ Level สานักงาน
คณะ และสานักวิชา/สานักเลขา คง
ต ้องดูโครงสร ้างเพิม
่ เติมจาก User
และเป็ นเรือ
่ งของนโยบายของทาง
ี งใหม่
ม.เชย
หากการจัดสรรงบประมาณ
ของ คณะอุสาหกรรมเกษตร
ต ้องการแยกกันทีร่ ะดับ
สาขาวิชา และไม่ขด
ั ต่อ
นโยบายของทาง
มหาวิทยาลัย สามารถทาการ
ปรับปรุง Summary กลุม
่ ของ
หน่วยงาน ใหม่
คณะ
อุตสาหกร
รมเกษตร
คุณนพ
การตัง้ ค่า
ระบบ/
นโยบาย
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ขัน้ ตอนการทางานปัจจุบนั
• มีการกันงบประมาณที่ Level สานักงานคณะ และสานัก
วิชา/สานักเลขา
ข้อดี
• -
ข้อจำกัด
• อาจจะไม่สอดคล ้องกับงบประมาณทีไ่ ด ้รับ ทีต
่ ้องลงถึง
ระดับ สาขาวิชา
ข้อเสนอแนะ
• การกันงบประมาณลงถึงระดับ สาขาวิชา
ข้อดี
้
• สามารถออกรายงานตามมุมมองทีผ
่ ู ้ใชงานต
้องการ
้
• การขอใชงบประมาณเป็
นไปตามรูปแบบการจัดสรร
งบประมาณ
ข้อจำกัด
• -
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-019
ี ี่
ต ้องการ Revise Code รหัสบัญชท
้
ไม่ใชงานเพื
อ
่ ทาการ Disable รหัส
ี ไี่ ม่ใชงาน
้
บัญชท
ี ี่
ทาการ Disable รหัสบัญชท
้
ไม่ใชงาน
แต่จะทาให ้รหัส
ดังกล่าวไม่แสดงใน List of
value ของผังบัญช ี ใน
หน ้าจอบันทึกข ้อมูล และ
หน ้าจอค ้นหาข ้อมูลต่างๆ แต่
ยังสามารถตรวจสอบรายการ
บันทึกเก่าได ้ ดังนัน
้ หาก
คณะฯ ต ้องการสามารถทา
ื แจ ้งรายการทีต
หนังสอ
่ ้องการ
ยกเลิกมาที่ IT กองคลังเพือ
่
ดาเนินการ
คณะ
วิทยาศาส
ตร์
Key
User
อืน
่ ๆ
GL-I-020
การเลือกข ้อมูล Flexfield เพือ
่
บันทึกข ้อมูล พบว่าทุกสว่ นงาน
มองเห็น Value ข ้ามสว่ นงานซงึ่ ทา
ให ้เกิดความยุง่ ยากในการกาหนดค่า
เบือ
้ งต ้นข ้อมูล Flexfield เป็ นข ้อมูล
้
สว่ นกลางสาหรับใชงานร่
วมกัน จึง
ิ ธิ์
ไม่สามารถทีจ
่ ะทาการกาหนดสท
การเข ้าถึงข ้อมูลแยกตามสว่ นงานได ้
ข ้อมูล Flexfield ถือเป็ น
้
ข ้อมูลสว่ นกลางสาหรับใชงาน
ร่วมกัน จึงไม่สามารถทีจ
่ ะทา
ิ ธิก
การกาหนดสท
์ ารเข ้าถึง
ข ้อมูลแยกตามสว่ นงานได ้
แต่ถ ้าข ้อมูลดังกล่าวมีการฝั ง
รหัสคณะฯไว ้สามารถใชค้ าสงั่
% ในการชว่ ยกรองข ้อมูลได ้
ในระดับหนึง่
คณะ
วิศวกรรม
ศาสตร์
คุณ
แมม
อืน
่ ๆ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-021
ทาการ Export งบประมาณคงเหลือ
ื ค ้นเงินทุน แล ้ว
จากหน ้าจอสบ
คาอธิบายไม่แสดง ต ้องการวิธก
ี าร
หรือรายงานทีส
่ ามารถแสดงข ้อมูล
งบประมาณตามรูปแบบหน ้าจอ
ื ค ้นเงินทุน โดยแสดงคาอธิบาย
สบ
ของบัญชงี บประมาณได ้
ออกแบบและพัฒนารายงาน
้
ตามรูปแบบทีผ
่ ู ้ใชงาน
ต ้องการ โดยจัดทาเอกสาร
Report Functional
้
Specification ให ้ผู ้ใชงานท
า
การยืนยันก่อนดาเนินการ
พัฒนา
คณะ
วิทยาศาส
ตร์
Key
User
เพิม
่ รายงาน
ใหม่
GL-I-022
รายงานงบรายได ้และค่าใชจ่้ าย
เปรียบเทียบระหว่างเดือนปั จจุบัน
กับเดือนก่อนหน ้า และระหว่างเดือน
ในปี ปัจจุบน
ั กับเดือนของปี กอ
่ นหน ้า
โดยแสดง % ของผลต่างทีเ่ กิดขึน
้
ออกแบบและพัฒนารายงาน
้
ตามรูปแบบทีผ
่ ู ้ใชงาน
ต ้องการ โดยจัดทาเอกสาร
Report Functional
้
Specification ให ้ผู ้ใชงานท
า
การยืนยันก่อนดาเนินการ
พัฒนา
ตรวจสอบ
คุณโอ๋
เพิม
่ รายงาน
ใหม่
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-023
ต ้องการรายงานแสดงการโอน
งบประมาณ ระหว่างเดือน ตาม
หมวดงบประมาณและแหล่งเงินได ้
ออกแบบและพัฒนารายงาน
้
ตามรูปแบบทีผ
่ ู ้ใชงาน
ต ้องการ โดยจัดทาเอกสาร
Report Functional
้
Specification ให ้ผู ้ใชงานท
า
การยืนยันก่อนดาเนินการ
พัฒนา
ั ว
คณะสต
แพทย์
ศาสตร์
Key
User
เพิม
่ รายงาน
ใหม่
GL-I-024
การตัดจาหน่ายครุภัณฑ์ของปี เก่า
จะมีผลทาให ้งบประมาณปั จจุบน
ั
้
แสดงยอดติดลบ ซงึ่ ผู ้ใชงาน
ต ้องการรายงานการตัดจาหน่าย
ิ ทรัพย์ประกอบการตรวจสอบ
สน
งบประมาณ
ออกแบบและพัฒนารายงาน
้
ตามรูปแบบทีผ
่ ู ้ใชงาน
ต ้องการ โดยจัดทาเอกสาร
Report Functional
้
Specification ให ้ผู ้ใชงานท
า
การยืนยันก่อนดาเนินการ
พัฒนา
ตรวจสอบ
คุณโอ๋
เพิม
่ รายงาน
ใหม่
GL-I-025
เพิม
่ การใช ้ Feature recurring ใน
การออก JV ทีเ่ กิดประจาทุกเดือน
้
ซงึ่ ระบบมี Function สาหรับใชงาน
้
อยูแ
่ ล ้ว ผู ้ใชงานสามารถแจ
้งทาง IT
เพือ
่ ทาการผูกสูตรสาหรับสร ้าง
Recurring ได ้เลย
้
จัดทาเอกสารการใชงาน
และ
้
สอนวิธก
ี ารใชงานเพิ
ม
่ เติม
ศูนย์
ศรีพัฒน์
Key
User
การตัง้ ค่า
ระบบ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-026
การใช ้ Web ADI สาหรับบันทึก
รายการ JV ทีม
่ จ
ี านวนมากๆ และ
เกิดขึน
้ เป็ นประจาทุกวัน
้
จัดทาเอกสารการใชงาน
และ
้
สอนวิธก
ี ารใชงานเพิ
ม
่ เติม
ศูนย์
ศรีพัฒน์
Key
User
การตัง้ ค่า
ระบบ
GL-I-027
พบปั ญหาการพิมพ์รายงานแยก
ประเภทผ่าน Program Report
Viewer แล ้วแสดงรายงานตก
หน ้ากระดาษ ทาให ้ตอนพิมพ์ออก
้
เครือ
่ งพิมพ์ต ้องใชกระดาษเพิ
ม
่ 1
เท่า ของหน ้ารายงานทีไ่ ด ้จากระบบ
หา Tool ในการแสดงรายงาน
แทน Thai Report View
ทุกคณะฯ
Key
User
อืน
่ ๆ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-028
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
ปั จจุบน
ั พบว่างบทดลองแสดงข ้อมูล
ไม่ Balance ระหว่างแหล่งเงินได ้
ี ้าม
เพราะมีการบันทึกรายการบัญชข
แหล่งเงิน เนือ
่ งจาก Segment
แหล่งเงินไม่ได ้ถูกกาหนดเป็ น
Balance Segment ระบบจึงยอมให ้
สามารถกาหนดค่าแหล่งเงินข ้ามกัน
ี ้สน Dr และ Cr เชน
่
ระหว่างคูบ
่ ญ
ั ชด
การรับเงินในระบบ AR การบันทึก
ี า่ เสอ
ื่ มใน FA ซงึ่ แนวทาง
บัญชค
สามารถทาการ Set up ระบบให ้มี
่ การ
ข ้อมูลตามแหล่งเงินได ้ เชน
ิ ทรัพย์ตามแหล่งเงิน
สร ้างชนิดสน
ี า่ เสอ
ื่ มได ้ครบตาม
เพือ
่ บันทึกบัญชค
แหล่งเงินทีม
่ อ
ี ยูใ่ นระบบสามมิต ิ
ทุกๆปี จะปิ ดกาไรขาดทุน ของทุกๆ
แหล่งเงินเข ้าแหล่งเงินรหัส 000
ิ ทรัพย์ด ้วย
รวมถึงสน
สาเหตุ: เกิดจากการตัง้ ค่าการ
้
ใชงานระบบ
ยกตัวอย่าง
ระบบงาน FA ปั จจุบน
ั มีการ
สร ้างชุดชนิดไม่ได ้ลงถึง
แหล่งเงิน ระบบมีข ้อจากัด
การผูกชุดบัญช ี คือ 1 ชุด
ชนิดสามารถผูกชุดบัญชไี ด ้
เพียงแหล่งเงินเดียว ดังนั น
้ จึง
เป็ นสาเหตุทงี่ บการเงินไม่ดล
ุ
กันระหว่างแหล่งเงิน
แนวทางการแก ้ไขปั ญหา:
1. ทาการตัง้ ค่าชุดชนิดแยก
ตามแหล่งเงิน
2. Revise และปรับปรุงชุด
ิ ทรัพย์เดิม
ชนิดของรายการสน
ไปยังแหล่งเงินทีถ
่ ก
ู ต ้อง
3. ตรวจสอบความถูกต ้อง
ของข ้อมูลหลังดาเนินการ
CMU
คุณเอ๋
การตัง้ ค่า
ระบบ
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขัน้ ตอนการทางานปัจจุบนั
้
ี น
ิ ทรัพย์แบบเดิม
• ใชการตั
ง้ ค่าชุดชนิดเพือ
่ บันทึกบัญชส
ข้อดี
• -
ข้อจำกัด
ี า่ งๆ ทีเ่ กีย
ิ ทรัพย์ไม่ดล
• การบันทึกบัญชต
่ วกับสน
ุ กัน
ระหว่างแหล่งเงิน
ข้อเสนอแนะ
ี าม
• ทาการตัง้ ค่าชุดชนิด เพือ
่ ในระบบสามารถบันทึกบัญชต
แหล่งเงินได ้
ข้อดี
ี า่ งๆ ทีเ่ กีย
ิ ทรัพย์สามารถแยกตาม
• การบันทึกบัญชต
่ วกับสน
แหล่งเงินได ้
ข้อจำกัด
ิ ทรัพย์ในระบบงาน FA
• ต ้องทาการตัง้ ค่า ชุดชนิด ของสน
ใหม่ทัง้ หมด โดยแยกตามแหล่งเงิน
ิ ทรัพย์ทม
• ทาการ Revise รายการทะเบียนสน
ี่ อ
ี ยูใ่ นระบบ
เดิมทัง้ หมด ตามแหล่งเงินทีถ
่ ก
ู ต ้อง จากนัน
้ ทาการ
ิ ทรัพย์ตามแหล่งเงิน
เปลีย
่ นค่าชุดชนิดของรายการสน
ทัง้ หมด
ิ ทรัพย์ และค่าเสอ
ื่ ม
• ระบบจะทาบันทึกบัญช ี ต ้นทุนสน
ื่ มของเก่าถ ้าต ้องการให ้
สะสมให ้อัตโนมัต ิ ยกเว ้นค่าเสอ
บันทึกตามแหล่งเงินต ้องปรับปรุงที่ GL
• ตรวจสอบความถูกต ้องของข ้อมูล และการบันทึกบัญช ี
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-029
แก ้ไขหัวรายงานหมายเหตุประกอบ
งบ จากสานักงานอธิการบดี เป็ น
สานักงานมหาวิทยาลัย
ทาการแก ้ไข Header ของ
ื่
FSG report โดยการแก ้ไขชอ
สมุดบัญช ี
สานักงาน
อธิการบดี
Key
User
การตัง้ ค่า
ระบบ
GL-I-030
การสงั่ พิมพ์รายงานไม่สามารถระบุ
หน ้าทีต
่ ้องการได ้ และไม่สามารถดู
ข ้อมูลเฉพาะหน ้าทีต
่ ้องการได ้
คณะ
หา Tool ในการแสดงรายงาน
วิทยาศาสตร์
แทน Thai Report View
Key
User
อืน
่ ๆ
GL-I-031
รายการในงบทดลองเวลา พิมพ์มา
แสดงรายการไม่ครบถ ้วน ทาให ้ยาก
่ ชอ
ื่ บัญช ี
ในการตรวจสอบ เชน
ธนาคาร ,เลขทีบ
่ ญ
ั ชธี นาคาร
คณะ
ปรับปรุงรายงานตามความ
วิทยาศาสตร์
้
ต ้องการของผู ้ใชงาน
โดย
จัดทาเอกสาร Report
Functional Specification ให ้
้
ผู ้ใชงานท
าการยืนยันก่อน
ดาเนินการปรับปรุง
Key
User
ปรับปรุง
รายงาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-032
การเบิล
้ ยอด Vat 7% ในรายงาน
งบประมาณคงเหลือ ทาให ้ยอด
่ อดเงิน
คงเหลือในวันทีแ
่ สดงไม่ใชย
ทีแ
่ ท ้จริง แต่เคยสอบถามไปยัง
เจ ้าหน ้าทีร่ ะบบงาน 3 มิต ิ ได ้คาตอบ
ว่า ระบบจะปรับ และรายการจะ
ิ้ เดือนของแต่ละเดือน
หายไปตอนสน
แต่ในความเป็ นจริง บางรายการไม่
ถูกปรับให ้หายไป
คณะ
ทาการแก ้ไขปั ญหาต่างๆ เป็ น
กรณีไป ตามทีไ่ ด ้รับแจ ้งจาก วิทยาศาสตร์
้
ผู ้ใชงานระบบ
Key
User
ปั ญหา
ระบบ/Bug
GL-I-033
Import รายการ JV จากระบบต ้น
่ ระบบ AP จะ
ทาง ยกตัวอย่าง เชน
พบปั ญหา Import ข ้อมูลไม่ได ้ถ ้า
Login ด ้วย Mode Thai Language
ต ้อง Import ด ้วย Mode English
Language
ทาการแก ้ไขปั ญหาต่างๆ เป็ น
กรณีไป ตามทีไ่ ด ้รับแจ ้งจาก
้
ผู ้ใชงานระบบ
Key
User
ปั ญหา
ระบบ/Bug
กองคลัง
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
GL-I-034
ต ้องการให ้รายงานสามารถกรอก
หมายเหตุเพือ
่ แสดงด ้านท ้ายของ
รายงานได ้ โดยเบือ
้ งต ้นให ้ทาง Key
User ทาการจัดสง่ List รายงานทีจ
่ ะ
ทาการเพิม
่ หมายเหตุมาให ้ทาง IT
ปรับปรุงรายงานตามความ
้
ต ้องการของผู ้ใชงาน
โดย
จัดทาเอกสาร Report
Functional Specification ให ้
้
ผู ้ใชงานท
าการยืนยันก่อน
ดาเนินการปรับปรุง
คณะ
วิศวกรรม
ศาสตร์
คุณ
แมม
ปรับปรุง
รายงาน
GL-I-035
้
ต ้องการให ้สามารถใชงานระบบและ
ออกรายงาน ได ้ทัง้ Version TH
และ ENG โดยปั จจุบน
ั Mode ENG
่
ข ้อมูลจะเป็ นภาษาไทยอยู่ เชน
ข ้อมูลบัญช ี เป็ นต ้น ต ้องการ
ปรับปรุงเป็ น ENG เพือ
่ รองรับการติด
งานต่างประเทศ
เบือ
้ งต ้นระบบสามารถรองรับ
การบันทึกข ้อมูลได ้ 2 Mode
ภาษาอยูแ
่ ล ้ว แต่ด ้วยปั จจุบน
ั
ข ้อมูลหลัก และรายการทีถ
่ ก
ู
บันทึกจะบันทึกด ้วย
ภาษาไทย หากต ้องการใช ้
ข ้อมูลทัง้ 2 ภาษา ดัง
ดาเนินการดังนี้
1. ปรับปรุงข ้อมูลหลักต่างๆ
ใน Mode ENG ให ้เป็ น
ภาษาอังกฤษ
2. การบันทึกข ้อมูลรายการ
ต่างๆ ให ้ถูกตาม Mode
้
ทีเ่ ข ้าใชงาน
3. พัฒนารูปแบบรายงานให ้
คณะ
วิศวกรรม
ศาสตร์
คุณ
แมม
การตัง้ ค่า
ระบบ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
GL-I-035
รายละเอียดความต้ องการ
้
ต ้องการให ้สามารถใชงานระบบและ
ออกรายงาน ได ้ทัง้ Version TH
และ ENG โดยปั จจุบน
ั Mode ENG
่
ข ้อมูลจะเป็ นภาษาไทยอยู่ เชน
ข ้อมูลบัญช ี เป็ นต ้น ต ้องการ
ปรับปรุงเป็ น ENG เพือ
่ รองรับการติด
งานต่างประเทศ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
(ต่อ)
3. พัฒนารูปแบบรายงานให ้
รองรับข ้อมูลทัง้ 2 ภาษา
หน่ วย
งาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความ
ต้ องการ
คณะ
วิศวกรรม
ศาสตร์
คุณ
แมม
การตัง้ ค่า
ระบบ
โครงสร้างหลัก
● N/A
สัญลักษณ์
Direction of Flow
Data
Description
Electronic Data
A
Off-page
Reference
Process
Description
Automation
Process
Predefined
Process
Predefined
Process
1
On-page
Reference
Manual
Description
Manual
Operation
Document
Name
Document
Decision
Decision
Officer
Responsible
Section
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขัน้ ตอนการทางานปัจจุบนั
ข้อเสนอแนะ
ื ค ้นข ้อมูลงบประมาณย ้อนหลัง ไม่สะดวกต่อการใชงาน
้
GL-I-011 : การสบ
เนือ
่ งจาก รหัสแผนงานจะมีอยูเ่ พียง 2 รหัสคือ
45 จะใชกั้ บปี งบประมาณทีเ่ ป็ นเลขคี่
46 จะใชกั้ บปี งบประมาณทีเ่ ป็ นเลขคู่
ื ค ้นข ้อมูล
ทุกๆ ปี งบประมาณทาง IT จะทาการเปลีย
่ นคาอธิบายให ้สอดคล ้องตามปี งบประมาณปั จจุบน
ั เมือ
่ ต ้องการสบ
้
ื ค ้น กับ รหัสแผนงาน อาจทาให ้เกิดความสบ
ั สนว่า
ย ้อนหลัง ผู ้ใชงาน
จะต ้องทาการ Mapping ปี งบประมาณทีจ
่ ะทาการสบ
จะเลือก รหัส 45 หรือ 46
• กาหนดรหัสแผนงาน 2 รหัส คือ
45 จะใชกั้ บปี งบประมาณทีเ่ ป็ นเลขคี่
46 จะใชกั้ บปี งบประมาณทีเ่ ป็ นเลขคู่
ข้อดี
• ไม่ตอ
้ งสร้างรหัสแผนงานใหม่ทก
ุ ๆ ปี สามารถใช้รหัส
แผนงานเดิม แล้วเปลีย่ นคาอธิบายให้สอดคล้องกับ
ปี งบประมาณ
ข้อจำกัด
• ในการตรวจสอบข้อมูลงบประมาณย้อนหลังตามรหัสแผนงาน
อาจเกิดความไม่สะดวกเนื่องจากผูใ้ ช้งานต้องทาการ
Mapping รหัสแผนงานกับปี งบประมาณก่อนตรวจสอบ
รายงาน
•
กาหนดรหัสแผนงานตามปี งบประมาณจริง
ข้อดี
• สะดวกในการระบุแผนงานในการบันทึกรายการบัญชี
้
• ในการตรวจสอบข้อมูลงบประมาณย้อนหลังจะสะดวกยิง่ ขึน
ข้อจำกัด
• ต้องทาการสร้างรหัสแผนงานใหม่ในทุกๆ ปี งบประมาณ และทา
ให้มข
ี อ
้ มูลจานวนมาก เนื่องจากต้องทาการเพิม
่ ทุกปี
• ปรับปรุงรายงาน FSG ใหม่ โดยแบ่งออกเป็ น 2 ส่วนดังนี้
- กรณี ทเี่ ป็ นรายงานการเงินรวม สามารถกาหนดรหัสแผนงาน
แบบเป็ นช่วง เช่น 00000000-999999999
- กรณี ทเี่ ป็ นรายงานทีต
่ อ้ งทาการแยกส่วนของเงินกันจะต้องทา
การปรับปรุงรายงานตามปี งบประมาณทีต
่ อ
้ งการตรวจสอบ
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขัน้ ตอนการทางานปัจจุบนั
ข้อเสนอแนะ
GL-I-018 : ต ้องการให ้ระบบทาการกันงบประมาณลงถึงระดับ สาขาวิชา ปั จจุบน
ั จะกันงบที่ Level สานักงานคณะ และ
ี งใหม่
สานักวิชา/สานักเลขา คงต ้องดูโครงสร ้างเพิม
่ เติมจาก User และเป็ นเรือ
่ งของนโยบายของทาง ม.เชย
• มีการกันงบประมาณที่ Level สานักงานคณะ และสานัก
วิชา/สานักเลขา
ข้อดี
• -
ข้อจำกัด
• อาจจะไม่สอดคล ้องกับงบประมาณทีไ่ ด ้รับ ทีต
่ ้องลงถึง
ระดับ สาขาวิชา
• การกันงบประมาณลงถึงระดับ สาขาวิชา
ข้อดี
้
• สามารถออกรายงานตามมุมมองทีผ
่ ู ้ใชงานต
้องการ
ข้อจำกัด
• -
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขัน้ ตอนการทางานปัจจุบนั
ข้อเสนอแนะ
ี ้าม
GL-I-028 :ปั จจุบน
ั พบว่างบทดลองแสดงข ้อมูลไม่ Balance ระหว่างแหล่งเงินได ้ เพราะมีการบันทึกรายการบัญชข
แหล่งเงิน เนือ
่ งจาก Segment แหล่งเงินไม่ได ้ถูกกาหนดเป็ น Balance Segment ระบบจึงยอมให ้สามารถกาหนดค่าแหล่ง
ี ้สน Dr และ Cr เชน
่ การบันทึกบัญชค
ี า่ เสอ
ื่ มใน FA ทุกๆปี จะปิ ดกาไรขาดทุน ของทุกๆแหล่งเงิน
เงินข ้ามกันระหว่างคูบ
่ ญ
ั ชด
ิ ทรัพย์ด ้วย
เข ้าแหล่งเงินรหัส 000 รวมถึงสน
้
ี น
ิ ทรัพย์แบบเดิม
• ใชการตั
ง้ ค่าชุดชนิดเพือ
่ บันทึกบัญชส
ข้อดี
• -
ข้อจำกัด
ี า่ งๆ ทีเ่ กีย
ิ ทรัพย์ไม่ดล
• การบันทึกบัญชต
่ วกับสน
ุ กัน
ระหว่างแหล่งเงิน
ี าม
• ทาการตัง้ ค่าชุดชนิด เพือ
่ ในระบบสามารถบันทึกบัญชต
แหล่งเงินได ้
ข้อดี
ี า่ งๆ ทีเ่ กีย
ิ ทรัพย์สามารถแยกตาม
• การบันทึกบัญชต
่ วกับสน
แหล่งเงินได ้
ข้อจำกัด
ิ ทรัพย์ในระบบงาน FA
• ต ้องทาการตัง้ ค่า ชุดชนิด ของสน
ใหม่ทัง้ หมด โดยแยกตามแหล่งเงิน
ิ ทรัพย์ทม
• ทาการ Revise รายการทะเบียนสน
ี่ อ
ี ยูใ่ นระบบ
เดิมทัง้ หมด ตามแหล่งเงินทีถ
่ ก
ู ต ้อง จากนัน
้ ทาการ
ิ ทรัพย์ตามแหล่งเงิน
เปลีย
่ นค่าชุดชนิดของรายการสน
ทัง้ หมด
ิ ทรัพย์ และค่าเสอ
ื่ ม
• ระบบจะทาบันทึกบัญช ี ต ้นทุนสน
ื่ มของเก่าถ ้าต ้องการให ้
สะสมให ้อัตโนมัต ิ ยกเว ้นค่าเสอ
บันทึกตามแหล่งเงินต ้องปรับปรุงที่ GL
• ตรวจสอบความถูกต ้องของข ้อมูล และการบันทึกบัญช ี
ข้อเสนอแนะ
● N/A