Transcript หน่วยงานรับเงินที่คณะ - บัญชี 3 มิติ

โครงการปรับปรุงระบบ
Oracle Financial
มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
บัญชีลกู หนี้(Account Receivable)
Version 1.1
Copyright © A-HOST, All Right Reserved
การควบคุมเอกสาร
การตรวจสอบเอกสาร :
ผูต้ รวจสอบ / ตาแหน่ ง
วันที่
ชัยพร ช.เจริญยิ่ ง / PM
23-Nov-12
ผูต้ รวจสอบ
ควบคุมเอกสาร :
วันที่
ผูป้ รับปรุง/แก้ไข
เวอร์ชนั ่
อ้างอิ ง
21-Nov-12
Nuttawoot B.
1.0
Create Document
22-Nov-12
Nuttawoot B.
1.1
Update flow
ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ระบบบัญชีลกู หนี้(Account Receivable)
ผูด้ แู ลระบบงาน (IT กองคลัง):
______________________
(______________________)
หน่วยงาน ________________
วันที่ _____/_____/_____
ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ระบบบัญชีลกู หนี้(Account Receivable)
ผูใ้ ช้งานระบบ (Key User):
ผูใ้ ช้งานระบบ (Key User):
______________________
______________________
(______________________)
(______________________)
หน่วยงาน ________________
หน่วยงาน ________________
วันที่ _____/_____/_____
วันที่ _____/_____/_____
หัวข้อหลัก
● แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
● โครงสร้างหลัก
● ขัน้ ตอนการทางานบนระบบงานใหม่
● ข้อเสนอแนะ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วยงาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความต้ องการ
AR-I-001
ต้ องแก้ ไขปั ญหาที่ไม่สามารถ
ปิ ดงวด กรณีเมื่อมีรายการค้ าง
ระหว่างงวดเดือน เช่น วันที่
รายการรับชาระไม่ตรงกับงวด
ปั จจุบนั
ถ้ าเป็ นการกลับรายการข้ ามเดือน
ต้ องดูว่างวดบัญชีที่เดือนที่ต้องการ
กลับรายการนันปิ
้ ดงวดบัญชีแล้ ว
หรื อไม่ ถ้ าปิ ดแล้ วลงวันกลับ
รายการในงวดบัญชีปัจจุบนั แล้ ว
ปรับปรุงที่ GL
TOR
ขันตอนการท
้
างาน
AR-I-002
ป้องกันการป้อนเลขที่รายการ
รับชาระเงินซ ้าในฟอร์ มรายการ
รับชาระ
ช่อง Receipt Number เป็ น
Free text สามารถบันทึกได้
อิสระ อาจจะกาหนดรูปแบบที่ให้
เหมือนกัน แต่ใน R12จะกาหนด
เลข Document number
(ใบสาคัญรับ) ที่ออกโดยระบบ
เพื่อใช้ คมุ การรับเงิน
TOR
การตังค่
้ าระบบ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-001
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-002
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-002
เลขทีใ่ บสาคัญรับ
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
AR-I-003
รายละเอียดความต้ องการ
แก้ ไขปั ญหาในการรัน GL
อินเตอร์ เฟส ให้ รายการเข้ าสู่
ระบบบัญชีแยกประเภทโดย
อัตโนมัติ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
ในระบบใหม่เมื่อเราส่งคาร้ อง
Create Account ระบบจะส่ง
ข้ อมูลให้ อตั โนมัติ
หน่ วยงาน
TOR
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความต้ องการ
ระบบช้ า
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-003
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-003
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วยงาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความต้ องการ
AR-I-004
กาหนดให้ มีระบบบริหารลูกหนี ้ ระบบใหม่มีการตังหนี
้ ้ในระบบ
สามารถทาการบริหารลูกหนี ้ได้
TOR
ขันตอนการท
้
างาน
AR-I-005
กาหนดให้ มีรายงานอย่างน้ อย
ดังนี ้
• รายงานลูกหนี ้รายตัว
• รายงานรับชาระหนี ้
• รายงานสถานะลูกหนี ้
• รายงานสรุปรายการรับเงิน
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบนาส่งเงิน
จัดทาเป็ น New Customize
Report , ปรับปรุง ใบนาส่งเงิน
ซึง่ เป็ น Existing Report
TOR
รายงาน
AR-I-006
การออกใบเสร็จจากระบบ3 มิติ
ช้ า จึงต้ องไปทานอกระบบและ
สรุปยอดตอนเย็นและทาการ
บันทีกเข้ าระบบ 3 มิติ ในระบบ
ใหม่จะมีวิธีการทาอย่างไร
ระบบใหม่ให้ บนั ทึกข้ อมูลเข้ าระบบ คณะวิทยาศาสตร์
และพิมพ์รายงานใบเสร็จรับเงิน
จากระบบเพื่อช่วยลดบัญหา
ซ ้าซ้ อนของขันตอนท
้
างาน ส่วน
เรื่ องระบบช้ าตอนช่วงทดสอบ
UAT บันทึกรายการรับเงิน ดูระบบ
ว่ายังช้ าอยู่หรื อไม่ ?
ระบบช้ า
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
AR-I-007
รายละเอียดความต้ องการ
เลขที่ Running
(Document Number)ถ้ า
Run ข้ ามหน่วยงานกันจะทา
การเช็คยาก
AR-I-008
รับเงินบางรายการ ยังต้ องออก
ใบเสร็จด้ วยมืออยู่ จะมีการ
ควบคุมอย่างไร ในระบบใหม่
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วยงาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความต้ องการ
อาจกาหนดความหมายในแต่ละ
Digit ของ Document
Numberเช่น
YY + ประภทรับเงิน + รหัสคณะ +
จุดรับเงิน +เลขRunning
EX 56010510001 ปี 56
คณะวิทยาศาสตร์ จุดรับเงินที่ 1
ใบที่1 เพื่อป้องกันการสับสน
กองตรวจสอบ
การตังค่
้ าในระบบ
ในระบบใหม่อยากให้ ออกใบเสร็จ
ในระบบ แต่ถ้ามีบาง Process
ต้ องออกด้ วยมืออาจจะรวบรวม
การรับเงินที่ออกมือ แล้ วบันทึกเข้ า
ระบบ 3 มิติ โดยแยก เลขที่
Document Number ออก
จากรับเงินในระบบ
กองตรวจสอบ
ขันตอนการท
้
างาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
หน่ วยงาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความต้ องการ
AR-I-009
การรับเงินปกติและการรับเงิน
เบ็ดเตล็ดควรแยกรายงานกัน
ในระบบ มี Standard แยกกันอยู่
แล้ วแต่ อยากให้ ใช้ Report ตัว
เดียว เพื่อลด รายงานในตรวจสอบ
กองตรวจสอบ
ขันตอนการท
้
างาน
AR-I-010
การตังหนี
้ ้ค่าเช่า ที่ต้องเก็บเป็ น
รายเดือน เรากาหนดเป็ น
Scheduleตังหนี
้ ้ ได้ ไหม?
ตังหนี
้ ้ที่เป็ น Schedule ที่จานวน
เงินเท่ากันเรา สามารถทาการ
Copy invoice ตามงวดที่เรา
ต้ องการตังหนี
้ ้ได้
คณะ
วิศวกรรมศาสตร์
ขันตอนการท
้
างาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-010
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-010
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-010
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-010
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
AR-I-010
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
AR-I-011 รายงานสรุปการรับเงินในระบบ
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
จัดทาเป็ น New Customize
Report , รายงานเงินสดคงเหลือ
AR เป็ นรายงานรวมเงินสด
คงเหลือด้ วยหรื อไม่ เพราะต้ องทา ประจาวันเพื่อนาเสนอผู้บริ หาร
รายงานเงินสดคงเหลือให้ ผ้ บู ริ หาร
ทุกวัน
ในระบบเก่าบันทึกแต่การรับเงินจึง
AR-I-012 ในระบบเก่า การขายสินค้ าเป็ น
เงินเชื่อ แล้ วมีการคืนของ ทาลด ไม่สามารถทาการลดหนี ้ได้ ต้ อง
หนี ้ในระบบไม่ได้
ปรับปรุงใน GL ในระบบใหม่มีการ
ตังหนี
้ ้ ก็สามารถทาการลดหนี ้ได้
หน่ วยงาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความต้ องการ
คณะ
วิศวกรรมศาสตร์
รายงาน
ศูนย์ปฏิบตั ิการ
เภสัชชุมชน
ขันตอนการท
้
างาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน
ข้ อที่
รายละเอียดความต้ องการ
AR-I-013
รายงานใบนาส่งเงินอยากให้
แสดงรหัสบัญชี Dr(ธนาคาร)
พร้ อมคาอธิบายบัญชี ใน
รายงาน
แก้ ไขรายงาน ใบนาส่งเงิน
ต้ องการรายงานที่ แสดงรหัส
บัญชีและสามารถค้ นหาตาม
รหัสบัญชีได้ เพื่อใช้ ในการ
ตรวจสอบก่อนส่งข้ อมูลไปบัญชี
แยกประเภท (GL)
มีรายงาน Journal Entry
Report ซึง่ สามารถดูและค้ นหา
บัญชี (ตังหนี
้ ้,รับเงิน)ในแต่ละ
รายการได้
AR-I-014
แนวทางการแก้ ไขปั ญหา
(Existing Report)
ระบบไม่สามารถนาฝากเงินบาง
AR-I-015 ระบบสามารถนาฝากเงิน
(Remittance)บางจานวนจาก จานวนในการรับเงินได้
การรับเงินได้ หรื อไม่
หน่ วยงาน
ผู้ให้
ข้ อมูล
ประเภทความต้ องการ
คณะ
เกษตรศาสตร์
รายงาน
กองตรวจสอบ
รายงาน
อื่นๆ
โครงสร้ างหลัก
โครงสร้างหลัก ลูกหนี้ (Customer)
้ ริษ ัท
2.ลูกหนีบ
้ น ักงาน
1.ลูกหนีพ
7 XXXXXXXXXXXXX
1 XXXXXX
ประเภทลูกหนี้
รหัสประจาตัว
ี ภาษี
ผู ้เสย
รหัสพนั กงาน
1 + รหัสพนั กงาน
ี ภาษี
7 +รหัสประจาตัวผู ้เสย
ประเภทลูกหนี้
ลูกหนีพ
้ นั กงาน
ลูกหนีบ
้ ริษัท
ต ัวอย่าง
RUNNING NUMER
1XXXXXX
7XXXXXXXXXXXXX
Remark เป็ นตัวอย่างตอน Present และสามารถเพิ่มภายหลังได้เมื่อใช้งานจริ ง
โครงสร้างหลัก ลูกหนี้ (Customer)
้ ค
3.ลูกหนีบ
ุ คล
3 XXXXXXXXXXXXX
ประเภทลูกหนี้
รหัสบัตรประชาชน
3 + รหัสบัตรประชาชน
ประเภทลูกหนี้
ลูกหนีบ
้ ค
ุ คล
ต ัวอย่าง
RUNNING NUMER
3XXXXXXXXXXXXX
Remark เป็ นตัวอย่างตอน Present และสามารถเพิ่มภายหลังได้เมื่อใช้งานจริ ง
โครงสร้างหลัก ประเภทลูกหนี้ (Customer Class)

่
สามารถเรียกดูรายงานตาม Customer Class (ประเภทลูกหนี)้ ได ้ ตัวอย่างเชน
ประเภทลูกค้ า
Class
ลูกหนีน้ ักศึกษา
ลูกหนีน้ ักศึกษา
ลูกหนีบ้ ุคลากร
ลูกหนีบ้ ุคลากร
ลูกหนีร้ ้ านค้ า
ลูกหนีร้ ้ านค้ า
โครงสร้างหลัก เลขที่เอกสาร ใบแจ้งหนี้,ใบลดหนี้,ใบเพิม่ หนี้
เลขทีเ่ อกสาร
ประเภทเอกสาร
1-ใบแจ ้งหนี้
2-ใบลดหนี้
3-ใบเพิม
่ หนี้
...
9ใบแจ ้งหนี้
(ระบบอืน
่ )
X XX XX XXXXX
ปี งบประมาณ
คณะ
56
57
58
01
02
03
เลขที่ Running
00001
00002
00003
โครงสร้างหลัก เลขที่เอกสาร ใบแจ้งหนี้,ใบลดหนี้,ใบเพิม่ หนี้
ต ัวอย่าง
เลขที่ Running
ความหมาย
1560500001
ใบแจ้ งหนี ้ ปี งบประมาณ 56 คณะวิทยาศาสตร์
เลขที่ 1
2560500001
ใบลดหนี ้ ปี งบประมาณ 56 คณะวิทยาศาสตร์
เลขที่ 1
3560500001
ใบเพิ่มหนี ้ ปี งบประมาณ 56 คณะวิทยาศาสตร์
เลขที่ 1
โครงสร้างหลัก เลขที่เอกสาร ใบสาคัญรับ
เลขทีเ่ อกสาร
ปี งบประมาณ
56
57
58
XX XX XX X XXXXX
ประเภทร ับเงิน
01
02
03
คณะ จุดร ับเงิน
01
02
03
1
2
3
เลขที่ Running
00001
00002
00003
โครงสร้างหลัก เลขที่เอกสาร ใบสาคัญรับ
ต ัวอย่าง
เลขที่ Running
ความหมาย
56 01 05 1 00001
ใบสาค ัญร ับ ปี งบประมาณ 56 เงินสด
คณะวิทยาศาสตร์ จุดร ับเงินที่ 1 เลขที่ 1
56 02 05 2 00001
ใบสาค ัญร ับ ปี งบประมาณ 56 เงินโอน
คณะวิทยาศาสตร์ จุดร ับเงินที่ 2 เลขที่ 1
56 03 05 3 00001
ใบสาค ัญร ับ ปี งบประมาณ 56 ห ักกลบ
คณะวิทยาศาสตร์ จุดร ับเงินที่ 3 เลขที่ 1
56 04 05 1 00001
ใบสาค ัญร ับ ปี งบประมาณ 56 ใบเสร็จ
เขียนมือ คณะวิทยาศาสตร์ จุดร ับเงินที่
1 เลขที่ 1
โครงสร้างหลัก เงื่อนไขการชาระเงิน(Payment Term)
่
เงือ
่ นไขการชาระเงิน ตัวอย่างเชน
รายการ
7 Days
รายละเอียด
7 ว ันหล ังจากว ันทีใ่ น
Invoice
ระยะเวลา
7
15 Days
15 ว ันหล ังจากว ันทีใ่ น
Invoice
15
30 Days
30 ว ันหล ังจากว ันทีใ่ น
Invoice
30
60 Days
60 ว ันหล ังจากว ันทีใ่ น
Invoice
60
90 Days
90 ว ันหล ังจากว ันทีใ่ น
Invoice
90
150 Days
150 ว ันหล ังจากว ันทีใ่ น
Invoice
150
โครงสร้างหลัก รายการในใบแจ้งหนี้ (Memo Line)

้ อ
การกาหนดประเภทการตัง้ หนีอ
้ น
ื่ ๆ ใน AR ใชเพื
่ บันทึกตัง้ หนีอ
้ น
ื่ ๆ ผ่าน
หน ้าจอ AR โดยสามารถกาหนด รหัสบัญชรี ายได ้ตามรายการขายประเภท
่
ต่างๆ ได ้ ตัวอย่างเชน
รายการ
รายได้ ค่าเช่ า
รายละเอียด
รายได้ ค่าเช่ า
รหัสบัญชี
0101001.0000000000.00
0000000000000.4010701
030001.0000.000000.01
โครงสร้างหลัก ขั้นการชาระ,วิธีการชาระ
(Receipt Class, Payment method)
ขัน
้ การชาระเงิน และ วิธก
ี ารชาระเงิน
ขัน้ การชาระ
(Receipt Class)
วิธีการชาระ
(Payment Method)
ธนาคาร
(Bank)
• มีการนาฝาก (Remittance)
• มีการล้ างรายการ (Clearing)
1. เงินสด
2. เช็ค
3. ดราฟ
1. ธ.กรุ งไทย
2. ธ.กรุ งเทพ
3. ธ.กสิกร ฯลฯ
• ไม่ มีการนาฝาก(No
1. เงินโอนเข้ าธนาคาร
1. ธ.กรุ งไทย
2. ธ.กรุ งเทพ
3. ธ.กสิกร ฯลฯ
1. บัญชีพัก AR,AP
1. ธนาคารพัก
Remittance)
• มีการล้ างรายการ (Clearing)
• ไม่ มีการนาฝาก(No
Remittance)
• มีการล้ างรายการ (Clearing)
โครงสร้างหลัก การทารายการในระบบ Receivable
้ อ
ใชเพื
่ บันทึกรับผ่านหน ้าจอรับเงินกรณีรับเงินเบ็ดเตล็ด
รายการ
ประเภทรายการ
รหัสบัญชี
Cr.ค่ าปรั บ
Miscellaneous
0101001.0000000000.00000
0000000000.4010704000001
.0000.000000.01
Cr.เงินรั บฝาก - สอบคัดเลือก
Miscellaneous
0101001.0000000000.00000
0000000000.2020299000002
.0000.000000.01
Cr.ปรั บปรุ งรายการบัญชี
Adjustment
0101001.0000000000.00000
0000000000.2020299000002
.0000.000000.01
Receivables Process Flow
ภาพรวมการเชื่อมต่อระบบ
Oracle Application
External System
การตัง้ ลูกหนี,้ การชาระลูกหนี้
,ข ้อมูลงบประมาณ
General Ledger
ข ้อมูลการตัง้ หนี้
ระบบอืน
่ ๆ
Receivables
ข ้อมูลกระทบยอด
Cash Management
สัญลักษณ์
Direction of Flow
Data
Description
Electronic Data
A
Off-page
Reference
Process
Description
Automation
Process
Predefined
Process
Predefined
Process
1
On-page
Reference
Manual
Description
Manual
Operation
Document
Name
Document
Decision
Decision
Officer
Responsible
Section
AR-DD-101- การขอรหัสลูกหนี้ใหม่ (1/2)
ผู ้ขอเปิ ดลูกหนี้
ใบขอเปิ ดรหัส
ลูกหนี้
เอกสาร
ประกอบ
รับใบขอเปิ ด
รหัสลูกหนี้
แนบเอกสาร
ประกอบ
ตรวจสอบเอกสาร
บันทึกสร ้างลูกหนี้
AR-DD-101- การขอรหัสลูกหนี้ใหม่ (2/2)
ิ้ วัน
ณ.ทุกสน
พิมพ์รายงาน
Customer Listing
Summary,
Customer Listing Detail
ตรวจสอบ
ความถูกต ้อง
ของข ้อมูล
จัดเก็บเอกสาร
Customer Listing ใบขอเปิ ดรหัส
Summary
ลูกหนี้
เอกสาร
Customer
ประกอบ
Listing Detail
Customer Listing
Summary
Customer
Listing Detail
AR-DD-201- การบันทึกรายการตั้งหนี้ (1/2)
เอกสารประกอบ
การตัง้ หนี้
เอกสารประกอบ
ตรวจสอบความ
ถูกต ้องของ
เอกสาร
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
บันทึกตัง้ หนี้
ในระบบ
จัดพิมพ์เอกสาร
ใบแจ ้งหนี้
นาเสนอ
ผู ้มีอานาจ
อนุมัต ิ
A
ใบแจ ้งหนี้
1-2
ใบแจ ้งหนี้
2-2
AR-DD-201- การบันทึกรายการตั้งหนี้ (2/2)
ิ้ วัน
ณ.ทุกสน
B
พิมพ์รายงาน
สรุปใบแจ ้งหนี้
ประจาวัน
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
รายงาน
สรุปใบแจ ้งหนี้
ประจาวัน
จัดเก็บเอกสาร
ใบแจ ้งหนี้
1-2
ลูกค ้า
ใบแจ ้งหนี้
2-2
รายงาน
เอกสารประกอบ
สรุปใบแจ ้งหนี
้
ประจาวัน
เก็บเข ้าแฟ้ มโดย
เรียงตามวันที่
AR-DD-202- การนาข้อมูลการตั้งหนี้จากระบบอื่ น(1/2)
ระบบอืน
่ ๆ
รายงานสรุปการ
นาเข ้าข ้อมูล
สง่ ข ้อมูลตัง้ หนี้
เข ้า Interface AR
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
สง่ คาร ้อง
Auto invoice Master
Program
ตรวจสอบข ้อมูลหลัง
จากนาเข ้าข ้อมูล
รายงาน
ใบแจ
้งหนี้
รายงาน
1-2้
ใบแจ ้งหนี
พิมพ์รายการ
ใบแจ ้งหนี้
2-2
นาเสนอ
ผู ้มีอานาจ
อนุมัต ิ
A
AR-DD-202- การนาข้อมูลการตั้งหนี้จากระบบอื่ น(2/2)
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
ิ้ วัน
ณ.ทุกสน
พิมพ์รายงาน
สรุปใบแจ ้งหนี้
ประจาวัน
รายงาน
สรุปใบแจ ้งหนี้
ประจาวัน
จัดเก็บเอกสาร
ใบแจ ้งหนี้
1-2
ลูกค ้า
ใบแจ ้งหนี้
2-2
รายงาน
สรุปใบแจ ้งหนี
้
เอกสารประกอบ
ประจาวัน
เก็บเข ้าแฟ้ มโดย
เรียงตามวันที่
AR-DD-203- การบันทึกรายการลดหนี้ (1/3)
หน่วยงานต ้นทาง
เอกสารประกอบ
เอกสารประกอบ
ตรวจสอบความ
ถูกต ้องของ
เอกสาร
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
บันทึกลดหนี้
ในระบบ
จัดพิมพ์เอกสาร
ใบลดหนี้
นาเสนอ
ผู ้มีอานาจ
อนุมัต ิ
A
ใบลดหนี้
ใบลดหนี
้
1-2
1-2
AR-DD-203- การบันทึกรายการลดหนี้ (2/3)
A
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
ตรวจสอบยอดหนี้
คงเหลือในระบบ
ไม่ม ี
มียอดเงินคงเหลือ
หรือไม่ ?
ทาการปรุงรายการ adjust
ี ักที่
ใบลดหนี้ โดยลงบัญชพ
จะไป ทาการจ่ายคืนทีA
่ P
มี
AP
ค ้นหารายการตัง้ หนี้
ทาการหักลดหนี้
สร ้างรายการ Invoice AP
(สาหรับหักกับยอดใบลดหนี้
ี ักเพือ
โดยลงบัญชพ
่ นาไป
ตัดกับรายการตัง้ หนีท
้ ่ี่
AP เพือ
่ ทาจ่ายเงินคืน)
B
AR-DD-203- การบันทึกรายการลดหนี้ (3/3)
ิ้ วัน
ณ.ทุกสน
B
พิมพ์รายงาน
สรุปใบลดหนีป
้ ระจาวัน
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
รายงาน
สรุปใบลดหนี้
ประจาวัน
จัดเก็บเอกสาร
ใบลดหนี้
ลูกค ้า
ใบลดหนี้
1-2
2-2
รายงาน
เอกสารประกอบ
สรุปใบลดหนี
้
ประจาวัน
เก็บเข ้าแฟ้ มโดย
เรียงตามวันที่
AR-DD-204- การบันทึกรายการเพิม่ หนี้ (1/2)
หน่วยงานต ้นทาง
เอกสารประกอบ
เอกสารประกอบ
ตรวจสอบความ
ถูกต ้องของ
เอกสาร
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
บันทึกเพิม
่ หนี้
ในระบบ
จัดพิมพ์เอกสาร
ใบเพิม
่ หนี้
นาเสนอ
ผู ้มีอานาจ
อนุมัต ิ
A
ใบเพิม
่ หนี้
1-2
ใบเพิม
่ หนี้
2-2
AR-DD-204- การบันทึกรายการเพิม่ หนี้ (2/2)
A
ิ้ วัน
ณ.ทุกสน
พิมพ์รายงาน
สรุปใบเพิม
่ หนี้
ประจาวัน
ี ค
เจ ้าหน ้าทีบ
้ ญ
ั ชท
ี่ ณะ,สานั กงาน
รายงาน
สรุปใบเพิม
่ หนี้
ประจาวัน
จัดเก็บเอกสาร
ใบเพิม
่ หนี้
1-2
ลูกค ้า
ใบเพิม
่ หนี้
2-2
รายงาน
สรุปใบเพิม
่ เอกสารประกอบ
หนี้
ประจาวัน
เก็บเข ้าแฟ้ มโดย
เรียงตามวันที่
AR-DD-205- การบันทึกรายการรับเงินจากการตั้งหนี้(1/3)
ผู ้ชาระเงิน
ตรวจนับเงินสด
และตรวจสอบ
เอกสาร
หน่วยงานรับเงินทีค
่ ณะ
บันทีกการรับเงิน
ในระบบลูกหนี้
ใบแจ ้งหนี้
เลือก Invoice
เพือ
่ ทาการตัดหนี้
จัดพิมพ์
ใบเสร็จรับเงิน
จัดเก็บเอกสาร
ผู ้ชาระเงิน
ใบเสร็จรับเงิน
1-2
เก็บเข ้าตู ้เซฟ
เอกสารประกอบ
ใบเสร็จรับเงิน
2-2
AR-DD-205- การบันทึกรายการรับเงินจากการตั้งหนี้(2/3)
หน่วยงานรับเงินทีค
่ ณะ
ิ้ วันหรือเชาวั
้ นถัดไป
ณ.ทุกสน
Print Remittance
รายงานAutomatic
Remittances
Execution Report
จัดพิมพ์ รายงาน
Receipt Awaiting
Remittance Report
เขียนใบนาฝาก
ตามรายงาน
Automatic
Remittances
Execution report
นาฝากเงินในระบบ
Remittance
ใบนาฝากบัญช ี
ธนาคาร
ใบนาฝากบัญช ี
ธนาคาร
ระบบจะRun รายงาน
Automatic Remittances
Execution Report
อัตโนมัต ิ
นาเงินฝาก
ธนาคาร
ธนาคาร
ตู ้เซฟ
+
AR-DD-205- การบันทึกรายการรับเงินจากการตั้งหนี้(3/3)
หน่วยงานรับเงินทีค
่ ณะ
ิ้ วัน
ณ.ทุกสน
จากแฟ้ มชวั่ คราว
เอกสารประกอบ
ใบเสร็จรับเงิน
2-2
ตรวจสอบความ
ถูกต ้องของจานวน
เงินในใบนาฝาก
ธนาคารกับใบ
เสร็จรับเงิน
พิมพ์รายงานสรุปการ
รับเงินประจาวัน
+
ใบนาฝากบัญช ี
ธนาคาร
รายงานสรุปการรับ
เงินประจาวัน
1-2
รายงานสรุป
การรับ
เงินประจาวัน
2-2
จัดเก็บและกระจาย
เอกสาร
เอกสารประกอบ
ใบเสร็จรับเงิน
ใบนาฝากบัญช ี 2-2
รายงานสรุปการรั
บ
ธนาคาร
เงินประจาวัน
1-2
สง่ ให ้บัญช ี
รายงานสรุปการรับ
เงินประจาวัน
2-2
เก็บเข ้าแฟ้ มเรียงตามวันที่
AR-DD-206- การบันทึกรายการรับเงินเบ็ดเตล็ด(1/3)
หน่วยงานรับเงินทีค
่ ณะ
ผู ้ชาระเงิน
ตรวจนับเงินสด
และตรวจสอบ
เอกสาร
เอกสารประกอบ
บันทีกการรับเงิน
ในระบบลูกหนี้
ใบเสร็จรับเงิน
1-2
ใบเสร็จรับเงิน
2-2
จัดพิมพ์
ใบเสร็จรับเงิน
จัดเก็บเอกสาร
ใบเสร็จรับเงิน
1-2
ผู ้ชาระเงิน
เก็บเข ้าตู ้เซฟ
เอกสารประกอบ
ใบเสร็จรับเงิน
2-2
เก็บเข ้าแฟ้ มชวั่ คราว
เรียงตามวันที่
AR-DD-206- การบันทึกรายการรับเงินเบ็ดเตล็ด(2/3)
หน่วยงานรับเงินทีค
่ ณะ
ิ้ วันหรือเชาวั
้ นถัดไป
ณ.ทุกสน
Print Remittance
รายงานAutomatic
Remittances
Execution Report
จัดพิมพ์ รายงาน
Receipt Awaiting
Remittance Report
เขียนใบนาฝาก
ตามรายงาน
Automatic
Remittances
Execution report
นาฝากเงินในระบบ
(Remittance)
ใบนาฝากบัญช ี
ธนาคาร
ใบนาฝากบัญช ี
ธนาคาร
ระบบจะRun รายงาน
Automatic Remittances
Execution Report
อัตโนมัต ิ
นาเงินฝาก
ธนาคาร
ธนาคาร
ตู ้เซฟ
+
AR-DD-206- การบันทึกรายการรับเงินเบ็ดเตล็ด (3/3)
หน่วยงานรับเงินทีค
่ ณะ
ิ้ วัน
ณ.ทุกสน
จากแฟ้ มชวั่ คราว
เอกสารประกอบ
ใบเสร็จรับเงิน
2-2
ตรวจสอบความ
ถูกต ้องของจานวน
เงินในใบนาฝาก
ธนาคารกับใบ
เสร็จรับเงิน
พิมพ์รายงานสรุปการ
รับเงินประจาวัน
+
ใบนาฝากบัญช ี
ธนาคาร
รายงานสรุปการรับ
เงินประจาวัน
1-2
รายงานสรุป
การรับ
เงินประจาวัน
2-2
จัดเก็บและกระจาย
เอกสาร
เอกสารประกอบ
ใบเสร็จรับเงิน
ใบนาฝากบัญช ี 2-2
รายงานสรุปการรั
บ
ธนาคาร
เงินประจาวัน
1-2
สง่ ให ้บัญช ี
รายงานสรุปการรับ
เงินประจาวัน
2-2
เก็บเข ้าแฟ้ มเรียงตามวันที่
AR-DD-207 –การปิ ดบัญชีเมื่อสิ้นงวด (1/2)
สง่ คาร ้องรายงาน
Unposted Items
Report
มีรายการทีย
่ ัง
ไม่ผา่ นไปยัง GL
หรือไม่?
ใช ่
สง่ คาร ้องรายงาน
ต่างๆ*
ไม่ใช ่
ปิ ดงวดบัญช ี
ปั จจุบัน
แก ้ไขรายการ
ทีย
่ ังไม่ผา่ นไปยัง GL
เปิ ดงวดบัญช ี
ถัดไป
ส่งคำรอง
้
Create Accounting
and Transfer to GL
รายงาน
รายงาน
รายงาน
รายงาน
รายงานต่างๆ*
- Create Accounting
Program Report
- Transfer to Journal
Entries to GL Report
- Journal Entries Report
- Sale Journal by
Account Report
- Aging 7 Buckets by
Account Report
- Receipt Bank Awaiting
Clearance Report