Transcript Balıkesir Üniversitesi 2011-2015 Stratejik Planlama Çalışması

BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ
2011-2015 STRATEJİK
PLANLAMA ÇALIŞMASI
EĞİTİM SEMİNERİ
(25.05.2010)
Seminer Sorumluları
Prof. Dr. Tamer BOLAT
Prof. Dr. Oya Aytemiz SEYMEN
Arş. Gör. Göksel Kemal GİRGİN
1. KURUMSAL STRATEJİK
PLANLAMA SÜRECİNE İLİŞKİN
KAVRAMSAL BİLGİLENDİRME
BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ’NDE NEDEN STRATEJİK
PLANLAMA YAPIYORUZ?
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
gereğince; Stratejik planlama ile kamu kuruluşlarının,
kalkınma planları ve programlarda yer alan politikalar
ve makro hedefler çerçevesinde kendi stratejik
planlarını hazırlamaları ve gelecek dönemlerde
kuruluş bütçelerini bu planda öngörülen kuruluş
misyonu, vizyonu, amaç ve hedefleri doğrultusunda
oluşturmaları gerekmektedir.
Bu nedenle bir kamu kurumu
olarak Balıkesir Üniversitesi
de gelecek yıllara ait stratejik
planını oluşturmak ve
gelişmeler doğrultusunda
güncellemek durumundadır.
Aynı zamanda kamu kurumlarına dönük
performans esaslı bütçeleme çalışmaları,
stratejik planlama ile bütünlük teşkil
etmekte ve Maliye Bakanlığı tarafından
yürütülmektedir.
Bu da gerçekçi stratejik planların
hazırlanması ve uygulanması açısından
büyük önem taşımaktadır.
Balıkesir
Üniversitesi
devletin
kendisine sunacağı maddi ve
beşeri
kaynaklardan
ve
olanaklardan
daha
fazla
yararlanabilmek için etkin bir
stratejik plan oluşturmak ve buna
uygun hareket etmek zorundadır.
• Öte yandan Yükseköğretim Kurulu tarafından ülkemizdeki
yükseköğretim kurumlarının akademik ve idari hizmetlerinin kalite
düzeylerinin iyileştirilmesi ve Bolonya Süreci kapsamında kalite
güvencesi konusunda ülkeler arası işbirliğinin geliştirilmesi
yönünde öngörülen çalışmaların başlatılması amacıyla,
Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite
Geliştirme Yönetmeliği hazırlanmış ve 20.09.2005 tarihli Resmi
Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
• Bu yönetmelik gereği de Balıkesir Üniversitesi stratejik planını
hazırlamak ve uygulamakla yükümlüdür.
Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm,
YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi
Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm,
YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi
Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm,
YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi
STRATEJİK PLAN NEDİR?
Kamu idarelerince; kalkınma planları, programlar,
ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler
çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve
vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve
ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını
önceden belirlenmiş olan göstergeler
doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve
değerlendirilmesini yapmak amacıyla katılımcı
yöntemlerle hazırlanan plandır.
HEDEF
Kamu yönetimi ve kamu kurumlarının amacı:
• mevcut kaynakları etkin kullanıp,
• nitelikli bir kamusal hizmet sunarak,
• vatandaşlarının refah ve yaşam kalitesini
arttırmaktır.
Bunun iki önemli sonucu;
• Saydamlık ve Hesap verebilirliktir…
Stratejik Planlama Süreci
1.
2.
3.
4.
MEVCUT DURUM ANALİZİNİN YAPILMASI
PAYDAŞ ANALİZİNİN YAPILMASI
KURUMUN GZFT ANALİZİNİN YAPILMASI
MİSYON ve VİZYON İFADELERİNİN
OLUŞTURULMASI, TEMEL İLKE VE DEĞERLERİN
TESPİT EDİLMESİ
5. STRATEJİK AMAÇLAR VE HEDEFLERİN
SAPTANMASI
1. MEVCUT DURUM ANALİZİNİN YAPILMASI
ÜLGEN, Hayri ve MİRZE, Kadri, “İşletmelerde Stratejik Yönetim”, Arıkan Basım Yayım
Dağıtım.
• Mevcut durum analizi kapsamında, iç
çevre analizinin yapılmasında “Balıkesir
Üniversitesi Özdeğerlendirme Konuları ve
Göstergeleri”
başlıklı
formlar
kullanılacaktır.
• Bu formların oluşturulmasında YÖDEK
(Yükseköğretim Akademik Değerlendirme Ve
Kalite Geliştirme Komisyonu) tarafından
oluşturulan “Özdeğerlendirme Modeli”
kullanılmıştır.
Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm,
YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi
2. PAYDAŞ ANALİZİ
Katılımcılık stratejik planlamanın temel unsurlarından
biridir. Kuruluşun etkileşim içinde olduğu tarafların
görüşlerinin dikkate alınması stratejik planın
sahiplenilmesini sağlayarak uygulama şansını artıracaktır.
Diğer yandan, kamu hizmetlerinin yararlanıcı ihtiyaçları
doğrultusunda şekillendirilebilmesi için yararlanıcıların
taleplerinin bilinmesi gerekir. Bu nedenle durum analizi
kapsamında paydaş analizinin yapılması önem arz
etmektedir.
Paydaş analizi aşağıda yer alan aşamalardan
oluşur:
• Paydaşların tespiti
• Paydaşların önceliklendirilmesi
• Paydaşların değerlendirilmesi
• Görüş ve önerilerinin alınması ve
değerlendirilmesi.
Paydaşların Tespiti
Paydaş analizinin ilk aşamasında kuruluşun paydaşlarının kimler
olduğu belirlenir. Kuruluşun paydaşlarının tespit edilmesi için
aşağıdaki sorular sorulabilir:
• Kuruluşun faaliyetleri/hizmetleri ile ilgisi olanlar kimlerdir?
• Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini yönlendirenler kimlerdir?
• Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini kullananlar kimlerdir?
• Kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden etkilenenler
kimlerdir?
• Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini etkileyenler kimlerdir?
Balıkesir Üniversitesi’nde Paydaşlara Örnekler
http://www.tef-makine.aku.edu.tr/kalite4.htm.
Paydaşların Önceliklendirilmesi
• Belirlenen paydaşlar tümü ile etkili bir iletişim
kurulmasını imkansız kılacak sayıda olabilir. Bu
nedenle paydaş görüşlerinin alınmasında ve plana
yansıtılmasında etkinlik sağlamak üzere belirlenen
paydaşların önceliklendirilmesi gerekir.
Balıkesir Üniversitesi Birimlerinde Paydaşların
Önceliklendirilmesi Formu
http://www.tef-makine.aku.edu.tr/kalite4.htm.
Paydaşların Değerlendirilmesi
Önceliklendirilen paydaşlar bu aşamada kapsamlı olarak
değerlendirilir. Paydaşlar değerlendirilirken cevap aranabilecek
sorular şunlardır:
• Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti/hizmeti ile ilgilidir?
• Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir?
• Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini ne şekilde
etkilemektedir? (olumlu-olumsuz)
• Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir?
• Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden ne şekilde
etkilenmektedir? (olumlu-olumsuz)
• Paydaşların değerlendirilmesi kapsamında “Paydaş Etki/Önem
Matrisi”nden yararlanılabilir. Bu matriste etki, paydaşın
kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya
olumsuz etkileme gücünü, önem ise kuruluşun paydaşın beklenti
ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder.
Paydaş Görüşlerinin Alınması ve Değerlendirilmesi
Öncelikli paydaşların kuruluş hakkındaki görüş ve önerilerinin
alınarak stratejik plana yansıtılması bir program dahilinde
yürütülür. Bu program aşağıdaki hususlar çerçevesinde
oluşturulur:
• Görüş ve öneriler hangi yöntemle alınacak?
• İlgili paydaş itibarıyla hangi kişi ya da birimlerin görüşü alınacak?
• Çalışmanın sorumluları kimler olacak?
• Görüş ve önerilerin alınması ne zaman ve hangi sürede
gerçekleştirilecek?
• Alınan görüş ve öneriler ne zaman, nasıl ve kimler tarafından
raporlanacak ve değerlendirilecek?
Paydaş görüşleri alınırken;
• mülakat,
• anket uygulaması,
• atölye çalışması,
• toplantı,
gibi yöntemlerden biri veya birkaçından faydalanılabilir.
Paydaşların görüşleri alınırken temel olarak şu sorulara cevap
aranır:
• Kuruluşun hangi faaliyetleri ve hizmetleri sizin için önemlidir?
• Kuruluşun olumlu bulduğunuz yönleri nelerdir?
• Kuruluşun geliştirilmesi gereken yönleri nelerdir?
• Kuruluştan beklentileriniz nelerdir?
3. GÜÇLÜ-ZAYIF YÖNLER (GZFT ANALİZİ)
Balıkesir Üniversitesi’nin yükseköğretim
alanındaki rakiplerine oranla
Güçlü ve Zayıf yönleri
ile
dış çevresindeki
Fırsatlar ve Tehditleri
Tanımlayan bir analiz sürecidir.
GZFT Analizi’nde
Balıkesir Üniversitesi’nin Dış
Çevresindeki unsurların
incelenmesi sonucunda
Kurumun karşı karşıya kaldığı
• fırsat ve
• tehditler,
İç Çevresinin analizi
sonucunda ise kurumun
• güçlü ve
• zayıf yanları
ÜLGEN, Hayri ve MİRZE, Kadri, “İşletmelerde
Stratejik Yönetim”, Arıkan Basım Yayım Dağıtım.
belirlenir.
Ege Üniversitesi Stratejik Plan Hazırlama Dokümanları.
Güçlü Yönler
Zayıf Yönler
Fırsatlar
Tehditler
4. MİSYON ve VİZYON İFADELERİNİN
OLUŞTURULMASI, DEĞERLERİN TESPİT
EDİLMESİ
Misyon
“Bir kuruma yön vermek ve anlam kazandırmak
amacıyla belirlenmiş ve o kurumu benzerlerinden ayıran
görev ve ortak değerler”dir.
Bu bağlamda misyon, bir kurumun “kuruluş ve varoluş
nedeni”ni açıklayan, temel amaç ve hedefini net bir
şekilde ortaya koyan bir ifadedir.
Misyon Bildiriminin Esasları:
• Kısa, açık ve çarpıcı şekilde ifade edilir.
• Hizmetin yerine getirilme sürecini değil,
hizmetin amacını tanımlar.
• Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan
görev ve yetkiler çerçevesinde belirlenir.
• Kuruluşun hizmet verdiği kişi ve kuruluşlar
belirtilir.
• Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler
tanımlanır.
Misyon Bildirimi İçin Cevaplanması
Gereken Sorular:
• Kurumun var olma nedeni nedir?
• Kurum kimlere hizmet sunuyor?
• Kurum hangi alanda çalışıyor?
• Kurum hangi ihtiyaçları karşılıyor?
• Kurumun yerine getirmek zorunda
olduğu yasal görevler nelerdir?
• Kurumun amacı ilk kurulduğundan bu
yana değişti mi?
BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ MİSYONU
• Başta Balıkesir ve yöresi olmak üzere ülkemizin
gelişmişlik düzeyinin ve yaşam kalitesinin artmasına
katkıda bulunacak bilimsel, sanatsal ve kültürel
çalışmalar yapmak.
• Araştırmacı, sorun çözme yeteneğine sahip, toplumsal
değerlere bağlı, insan haklarına saygılı, çevreye duyarlı,
bilgi ve teknoloji üreten, girişimci, sorgulayan, Atatürk
ilke ve inkılaplarına bağlı, ülkemizi geleceğe taşıyacak
bireyler yetiştirmek.
• Gerek ulusal gerek uluslar arası kuruluşlarla işbirliği
yaparak, elde edilen kazanımları toplumla paylaşmak.
Vizyon kurumun geleceğini sembolize eder.
Kurumun uzun vadede neleri yapmak
istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Değişimin
kritik faktörüdür. Vizyon bir kurumun farklı
birimleri arasında birleştirici bir unsurdur.
Vizyon bildirimi kurumun kendisi için istediği
geleceğin iddialı ve aynı zamanda ulaşılabilir
bir ifadesidir.
Güçlü bir vizyon:
• İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir.
• Özgündür; kuruluşa aidiyeti belirgindir.
• Ayırt edicidir; kuruluşun vizyonunu diğerlerinden
ayırt edici özelliğe sahiptir.
• Çekicidir; kuruluş içinden olan ve olmayan kişilerin
ilgisini çeker.
İyi ifade edilmiş bir vizyon:
• Kısa ve akılda kalıcıdır.
• İlham verici ve iddialıdır.
• Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır.
• Tüm kuruluş çalışanları, hizmet sunulan kitle ve
diğer kişiler için çekicidir.
Vizyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken
Sorular:
• Kuruluşun ideal geleceği nedir?
• Kuruluş vatandaşlar, diğer kuruluşlar ve
siyasi otorite tarafından nasıl algılanmak
istiyor?
• Kuruluşun bir vizyon ifadesi var mı? Varsa,
yenilenmesi gerekiyor mu?
BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ VİZYONU
Eğitim kalitesi ve bilimsel üretimiyle yenilikçi,
evrensel değerlere sahip, önde gelen
üniversiteler arasında yer almak.
Durum analizi, paydaş analizi ve GZFT Analizi sonuçları
birimler tarafından Balıkesir Üniversitesi ADEK
(Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme
Kurulu)’e teslim edildikten sonra;
- Birimlerin yaptıkları analizlere paralel olarak ADEK
kurum düzeyinde durum analizi, paydaş analizi ve
GZFT Analizi yapacak;
- ADEK tarafından birim analizleri ve kurum düzeyinde
yapılan analizler dikkate alınarak kurumun misyonu,
vizyonu ve değerleri güncellenecek;
- ADEK tarafından kurumun stratejik amaçlar, bunlarla
ilgili hedefler, bunlara ulaşmak için izlenecek stratejiler
ve hedeflerin gerçekleştirip gerçekleştirilmediği ile ilgili
performans göstergeleri tanımlanacaktır.
- ADEK tarafından yürütülen kurumsal düzeydeki
çalışmalar tamamlandığında elde edilen sonuçların
birimlere geri bildirimi sağlanacak;
- Birimler, Balıkesir Üniversitesi’nin stratejik plan
taslağı çerçevesinde kendi misyon, vizyon ve
değerlerini tanımlayacaklar;
- Birim düzeyindeki stratejik amaçlarını, hedeflerini,
bunlarla ilgili stratejilerini ve performans
göstergelerini tespit edecekler;
- Birim düzeyinde tamamlanmış olan planlama
çalışmaları ADEK tarafından gözden geçirilerek
kurum ve birimler düzeyindeki stratejik planlara son
şekli verilecektir.
Temel Değerler
Temel değerler kuruluşun kurumsal ilkeleri ve davranış kuralları
ile yönetim biçimini ifade eder. Bir kuruluşun temel değerlerini
ortaya koymak stratejik planlama için önemlidir; çünkü kuruluşun
vizyon, misyon ve kurumsal kimliğinin gerisinde temel değerler ve
inançlar bulunur. Temel değerler kuruluşun kararlarına,
seçimlerine ve stratejilerinin belirlenmesine rehberlik eder.
Hayata geçirilen değerler, kuruluş kimliğinin değişiminde ve
çalışanların motive edilmesinde güçlü araçlardır.
DEĞERLERE ÖRNEK
HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ Bilgisayar Mühendisliği Bölümünün
Değerleri
Sevgi, saygı, hoşgörü,
İşbirliği, dayanışma, paylaşma
Dürüstlük, saydamlık, sorumluluk
Yaratıcılık, araştırıcılık, yenilikçilik
Akademik özgürlük, yetkinlik, mükemmellik
Toplumsal yarar, ekonomik katkı ve çevreye saygı
Kaynakların etkin kullanımı
Ülkemize, kurumumuza, fakültemize ait ve layık olma bilinci ve
sorumluluğu
Temel değerler aşağıdaki nitelikleri taşımalıdır:
• Temel ilkeleri ve inançları açık ve kesin bir dille
ortaya koymalıdır.
• Çalışanların işlerini en iyi şekilde yapacakları
şartlara ilişkin temel düşünceyi belirtmelidir.
• Kuruluşun vizyonunu gerçekleştirmesini
sağlayacak sistem ve süreçleri desteklemelidir.
Temel Değerler için Cevaplanması Gereken
Sorular
• Kuruluşun çalışma felsefesi nedir?
• Kuruluşun çalışmalarına temel teşkil eden
ilkeler, standartlar ve idealler nelerdir?
• Kuruluşun personeli tarafından benimsenen
değerler ve inançlar nelerdir?
TEMEL DEĞERLERE ÖRNEKLER
•
•
•
•
•
•
•
Kalite,
Güncellik,
Güvenilirlik,
Mesleki uzmanlık,
Tarafsızlık ve şeffaflık,
Kişisel verilerde gizlilik,
Veri sağlayıcıları ve kullanıcılarına saygı,
TEMEL DEĞERLERE ÖRNEKLER II
• Katılımcılık ve aktif hemşehrilik: Karar alma ve uygulamada
yurttaş katılımını ön planda tutar ve sorumluluk verir.
• Saydamlık: Tüm faaliyetlerini süreç ve sonuç aşamalarında
kamunun bilgisine sunar.
• Hesap verebilirlik: Tüm faaliyetlerinin sonuçlarından
sorumluluk duyar.
• Sosyal içerme: Tüm yurttaşlara ihtiyaçları doğrultusunda ve
kırkent arasındaki hizmet farklılıklarının azaltan bir anlayışla
hizmet sunar.
• Ulaşılabilirlik: Yurttaşların hizmetlere ulaşabilirliliğini etkin
olarak sağlar.
5.
STRATEJİK
SAPTANMASI
AMAÇLAR
VE
HEDEFLERİN
Stratejik amaçlar kuruluşun ulaşmayı hedeflediği
sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçlar,
kuruluşun hizmetlerine ilişkin politikaların
uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade
eder.
Stratejik Amaçların özellikleri:
• Kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır.
• Misyon, vizyon ve temel değerlerle uyumlu olmalıdır.
• İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır.
• Ulaşılmak istenen sonuçları açık bir şekilde ifade etmeli, ancak
bunlara nasıl ulaşılacağını ayrıntılı olarak açıklamamalıdır.
• Hedefler için bir çerçeve çizmelidir.
• Durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir.
• Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır.
• Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir.
Hedefler, amaçların gerçekleştirilebilmesine
yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır.
Hedefler ulaşılması öngörülen çıktı ve sonuçların
tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve
nicelik olarak ifadesidir.
Hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman
cinsinden ifade edilebilir olması gerekmektedir.
Bir amacı gerçekleştirmeye yönelik olarak birden
fazla hedef belirlenebilir.
Hedefler,
• Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda
olmalıdır.
• Ölçülebilir olmalıdır.
• İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır.
• Sonuca odaklanmış olmalıdır.
• Zaman çerçevesi belli olmalıdır.
Stratejik Amaç ve Hedeflere Örnekler
PERFORMANS GÖSTERGELERİ
Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği
durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans
göstergelerine yer verilmesi gereklidir. Performans
göstergeleri gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen
hedefe ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında
kullanılır. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin
sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya
maliyet cinsinden ifade edilir.
STRATEJİLER
Stratejiler, kuruluşun amaç ve hedeflerine nasıl
ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür.
Etkili stratejiler olmaksızın amaç ve hedeflere
ulaşmak mümkün değildir.
Ege Üniversitesi Stratejik Amaç Örneği
Strateji 1
Strateji 2
Ege Üniversitesi Edebiyat Fakültesi
Strateji 1
Strateji 1