doc.:

Efikasno upravljanje poslovnim procesima kredita i pravnih odjela

Sarajevo, 14.3.2013

Žejn d.o.o.

• razvoj DMS in BPM alata • vertikale: – pravne kancelarije; – poslovne banke; – zdravstvo; • države: – Albanija; – – – – – – – – Bugarska; Bosna in Hercegovina; Brazil; Crna gora; Hrvatska; Makedonija; Srbija; Ukrajina; • partneri: – ABBYY technology distributor for ex-Yu territory – IBM advanced partner – Fujitsu advanced partner – ...

ShakeSpeare™ produkti

• Pravne kancelarije(Shake Law Office) • Kontrola kvaliteta (Shake Quality Assurance) • Pisarnica (Shake Mail room) • Likvidacija faktura(Shake Invoice Processor ) • Ugovori (Shake Contracts) • Accountants (Shake Accountants) • Krediti (Shake Loans) • Service/call center management (Shake Service Desk) • project and marketing departments (Shake Project) • Sales management (Shake Sales) • OCR related products: – ID’s recognitions (Shake ID’s recognition) – Scanning and recognition of Questionnaires (ABBYY FlexiCapture);

DMS & BPM

• brže izvođenje poslovnih procesa • dokumenti u papirnoj formi ne cirkuliše u organizaciji: – digitaliziranje papirnih dokumenata (skeniranje) – uvoz elektronskih dokumenata u sustav – elektronsko distribuiranje dokumenata u organizaciji – elektronska izmena dokumenata s partnerima, institucijama • efektivnije traženje dokumenata; • efektivnija priprema tipskih dokumenata: – ugovori, …..

• podsetnik, zadaci • analize, kontrola

DMS & BPM

• autorizacija korisnika: – prava pristupa dokumentima (grupama dokumenata) • kontrola dokumenata: – audit log – koji korisnik, kad, …. pristup, promjene ….

• različiti IT sistemi: – Linux, MS Server – Oracle, MSSQL, MySql • različiti poslovni modeli (troškovi, održavanje): – lokalna instalacija – cloud instalacija • korišćenje nezavisno od lokacije 24/7

Arhitektura

DMS - BPM

• e-arhiv – dugoročno arhiviranje – pretraga dokumenata – audit log – izbrisati dokumente – integracija back office • podrška procesima – planiranje procesa (BPM editor) – izvođenje procesa – aktivnosti v procesu • signiranje • potvrda, • odobrenje

DMS & BPM

Skeniranje dokumenata

Zahtevi: – pdf/a – – crno-beli 240 – 300 dpi Koraci: – priprema dokumentacije – skeniranje – validacija (kontrola) – klasifikacija – indeksacija – uvoz v DMS sustav Organizacijsko: – centralno – skenirna mesta

Digitalizacija poslovanja

• Ulazni dokumenti – papirni dokumenti – elektronski dokumenti: • email + attachment • web pages • Izlazni dokumenti – nepotpisani • pdf/a • digital signature – osobni potpis • scan dokumenta • potpisne tablice

Dokumenti

• Dokument versus transakcija • Klasikacija dokumenta – tip dokumenata (vreme arhiviranja) • Metapodatci – definiraju dokument – pretraga dokumenata – unos metapodataka

Ulazni dokumenti

• skeniranje dokumenata - prijem – centralno – distribuirano – metapodatci • sadržaj dokumenta – Formulari – Full tekst search

Izlazni dokumenti

• Osobni potpis – LATE SCAN – core aplikacija - dokument štampamo ID dokumenta – skeniranje dokumenata – OCR ID dokumenta • database lookup • dobijemo metapodatce – import metapodataka u DMS – PODPISNA TABLICA • Nepotpisani izlazni dokumenti – jedan izvod štampamo – jedan izvod konvertiramo v pdf/a i importiramo u DMS

Rezultati primene DMS - BPM

• brže izvođenje procesa u organizaciji (interna pošta, pošta, više korisnika vidi dokument u isto vreme); • brža cirkulacija dokumenata među partnerima, klijentima, ..; • više korisnika ima pristup do informacija, dokumenata u isto vreme; • pristup do sustava iz različitih lokacija 24/7; • manji broj grešaka; • smanjen obim administrativnog rada; • analize, reporti; • niži troškovi rada; • jednostavna promena procesa

Projekt uvođenja DMS - BPM

• postupana primjena sustava – pojedini tipi dokumenata – pojedini procesi • analiza dokumenata – grafičko prilagođenje dokumenta – analiza metapodataka • analiza procesa • prilagođenje poslovne aplikacije – integracije OCR + DMS – korisnik upotrebljava samo jednu aplikaciju

KONAČNI CILJ – brže i jeftinije izvođenje procesa

Shake Pravne kancelarije

Problemi

Problemi, sa kojima se suočavaju pravne kancelarije: • Kako osigurati uspješnost pravnih postupaka i ovrha? • Kako ubrzati pravne postupke i ovrhe?

• Kako smanjiti obim administrativnog rada?

• Kako uspostaviti kontrolu svih postupaka i ovrha?

• Kako osigurati sistem izveštaja, analiza?

ShakeSpeare™ Law Office

• Uspostaviti organizaciju svih podataka, dokumenata, dosjea… • Automatizirati generiranje tipskih dokumenata • Integracije sa core IT sustavom (CRM, ….. • Integracije sa vanjskim bazama podataka i web serviceima

sudova, agencija, …

• Jednostavna upotreba (intuitivan grafički interface)

ShakeSpeare™ Law Office

• 15 godina iskustva u JI Evropi in J Americi • „Know-how“ • ShakeSpeare™ povezuje različite IT tehnologije i sisteme: – Upravljanje dosjea (“Case Management”) – Upravljanje dokumenata (“Document Management”) – Kontrola rada (“Effort tracking”) – Organizator rada (kalendar, Task manager) – Financijske analize i kalkulacije

Prednosti ShakeSpeare™

• Upravljanje dosjeima • Upravljanje dokumentacije • Upravljanje financijskog vidika dosjea • Bolja organizacija rada • Integracije sa vanjskim institucijama • Ovrhe • Standardni i ad-hoc izveštaji

Upravljanje dosjeja

• Svi dokumenti odvojeni su u dosjeima • Dosje ima uz dokumente: – zadatke i događaje (kalendar), – opšite podatke – meta podatke.

• Administriranje korisnika: – grupe, – prava pojedinih korisnika / grupa – prava po entitietama • Hijerarhija poslovnih jedinica, odjeljenja (signirni nacrt), koja jedinica je vlasnik kojih dosjea (pretraživanje, statistike) • Pretraživanje prema entitietama, • Različiti tipovi dosjea (različiti parametri): – ovrhe, kazneni, civilni, upravni, – vlastite definicije.

Upravljanje dokumentacije

• Import dokumenata: – scanner, – file, – e-mail, – web.

• Automatsko generiranje dokumenta (parametri dosjea) • Verzije dokumenata (“revision control”) • OCR • Dodatni podatci dokumenta: – sigurnosni podatci, – tip sadržaja, – vlasnik, – verzija dokumenta, – status dokumenta, – resursi (vremenska dimenzija, osoba), rad obavljen na dokumentu, – meta podatci.

• Upotreba ključnih riječi (inteligentni centralni registar i pretraživanje)

Organizacija rada

• Plan i organizacija zadataka: – gdje i tko može pratiti zadatke, – tko imam pravo dodavati zadatke, – tko pravi nadzor, – ...

• Upravljanje kalendara što omogućava: – analizo kalendara, – obavijest u slučaju sudskog roka, – komunikaciju sa sudom, – ...

Integracija sa vanjskim svetom

• Sinkronizacija - elektronski poštanski sandučić • Mogućnost eUročivanja (CoVL) • Sinkronizacija registara suda i agencija

Shake Krediti

Proces odobravanja kredita

Aktivnosti procesa

• ulog (formulari, prilozi) • kreditni referent (prijedlog + obrazloženje) • kreditna analiza • pravna kancelarija • prijedlog za kreditni komitet • sjednica kreditnog komiteta • odluka (odobrenje/odbijanje) • ugovori, osiguranja • anuiteti • korištenje kredita

Ulog za kredit

• Oblike uloga – papir – skeniranje + OCR – email – eBanka – web forme • Skeniranje – slika dokumenata – OCR – full tekst – import v DMS • Start procesa

Ulog za kreditni komitet

• kreditni referent – kontrola podataka – dopuna podataka – prilozi • priprema dokumenta za kreditni komitet – templata (šablon) – meta podatci (već postoje u DMS) – osiguranje – tekst obrazloženje

Odelenje boniteta

• uvid u ulog i prijedlog • izračunati bonitetnu ocjenu (scoring) • izračunati kreditni limit • dokument - izjava odjeljenja

Pravna kancelarija

• uvid u ulog i prijedlog • uvid u predloženo osiguranje • dodatno kreditno osiguranje • dokument - izjava pravne kancelarije • kreditni referent – dopuna uloga

Krediti komitet

• različita tijela za odobrenje kredita: – pravne osobe, fizičke osobe – iznos kredita – osiguranje • uslovi odobrenja – svi članovi – većina članova • sjednice kreditnog komiteta nisu potrebne • svaki član izvodi odluke pomoću web aplikacije • odluka o odobrenju (dokument se generira v DMS)

Posle odobrenja

• Automatsko generiranje dokumenata: – ugovori – osiguranje – plan anuiteta – …… • Integracija sa core IT sistem – visina kredita – osiguranje – anuitete

Rezultati primene Shake DMS - BPM

• brža cirkulacija dokumenata u organizaciji (interna pošta, pošta, više korisnika vidi dokument u isto vrijeme); • brža cirkulacija dokumenata među partnerima, klijentima; • brže izvođenje poslovnih procesa; • više korisnika ima pristup do informacija, dokumenata u isto vrijeme; • pristup do sustava iz različitih lokacija 24/7; • manji broj grešaka; • smanjen obim administrativnog rada • analize, reporti • niži troškovi rada

Kako dalje ?

Nazovite nas ili našeg partnera RECROnet zajedno ćemo analizirati, kakvi bi bili efekti kad bi i vi primenili DMS i BPM sustav Tadej Drmaž, Director of Sales telephone: +386 1 565 33 46 N.C.

e-mail: [email protected]