Transcript Obrada dokumenata u uredu

1.FUNKCIJE OBRADE DOKUMENATA U UREDU
Dokument se definira kao skup informacija koji može:
- biti zapisan na različitim nositeljima
podataka
- sadržavati razne vrste podataka
- sadržajno ovisiti o informacijama
iz drugih dokumenata
- biti na raspolaganju jednom
korisniku ili skupini korisnika
istovremeno
Uredski sustavi s primjenom informacijske
tehnologije uglavnom su usmjereni na:
 prihvat
 pohranjivanje
 distribuciju informacija oblikovanih u različite
vrste dokumenata, te na globalnim poslovima
Obrada obrazaca
- oblikovanje obrazaca lako je vršiti standardnim
alatima stolnog izdavaštva
Dizajner obrasca treba definirati:





atribute pojedinih polja,
kontrolu za unos podataka u polja,
veze između polja,
veze između obrazaca,
veze između obrazaca i baze podataka
Obrada dokumenata u obliku slike
Funkcije sustava za obradu dokumenata u obliku
slike (DIP sustava):
 pretvaranje slike dokumenata u digitalni oblik
 zapisivanje i manipulacija slikom dokumenta
 pretraživanje dokumenata
 povezivanje dokumenata s bazom
podataka
OBRADA I POHRANJIVANJE DOKUMENATA
U UREDU
KLASIČNO ARHIVIRANJE DOKUMENATA
- obilježja:
o
ogromna količina fizičkog prostora za smještaj
s posebnim zahtjevima
o
velika količina ljudskog rada
o
sporost u pristupu dokumentima
o
sigurnosni razlozi (požar)
o
ekološki razlozi (drvo!)
ALTERNATIVNO RJEŠENJE- MIKROFILM
• smanjenje fizičkog prostora (obujma) arhive
• lakši pristup podacima,
• manja potreba za radnom snagom
INTEGRIRANI AUTOMATIZIRANI URED
☺ upotreba elektronskih dokumenata
☺ obrada radnih procesa bez redundantnih djelatnosti i
informacija
☺ upotreba papira svedena na minimum
☺ elektronska arhiva
Prednosti u odnosu na klasično arhiviranje:
•udvostručenje/utrostručenje kapaciteta obrade
•reduciranje broja ljudstva (smanjenje troškova arhiviranja)
•trenutni odziv na zahtjeve
•smanjenje prostora arhive za 70-80%
•visoki stupanj zaštite izvornih dokumenata
Prednosti u odnosu na mikrofilmsku
arhivu
• direktan pristup podacima
• distribuirano korištenje baze arhiviranih dokumenata
• troškovi smanjeni do 90%
• jeftinija oprema (24%); k tome i univerzalnija
ARHIVSKI SUSTAV
Obrada i pohranjivanje dokumenata ima osobite zahtjeve
u pogledu memorijskih medija:
• što veći kapacitet
• neosjetljivost medija na fizička oštećenja i utjecaj
okoline
• dugu trajnost
Magnetski mediji imaju nedostatke. S druge strane, optička
tehnologija nudi rješenja:
1. CD-ROM
2. CD-R
3. WORM
4. CD-WORM (višestruko
zapisivanje i čitanje podataka)
5. CD-E (izbrisivi optički disk)
6.PHOTO CD (pohranjivanje fotografija)
Primjer obrade teksta:
LITERATURA
1. V.Čerić, M.Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju,
Element, Zagreb, 2004.
2. Klasić, K.: Zaštita informacijskih sustava, Iproz, Zagreb,
2002.
3. Čerić et al: Poslovno računarstvo, Znak, Zagreb, 1998.
4. http://www.oss.unist.hr/~iruzic/IP/UredskoPoslovanje.pdf,
13.12.2011.