Transcript Einführung: Prozessbegriff im Spiegel der Verwaltungsreform

Die Senatorin für Finanzen
18. Europäischer Verwaltungskongress
Forum Strategie & Steuerung
Prozessorientierte Verwaltung – Modetrend oder
Zukunftskonzept
Thomas Jablonski, Thorsten Schmidt
Februar/März 2013
18. Europäischer Verwaltungskongress
Die Senatorin für Finanzen
Prozessorientierung im Spiegel der Verwaltungspraxis
● These 1: Das Webersche Bürokratiemodell mit den Kernelementen
Arbeitsteilung und Hierarchie (= Funktionale Organisation) ist für
viele künftige Aufgabenstellungen der Verwaltung nicht geeignet
● Viele Vorteile: Transparente Zuständigkeiten, Spezialisierungsvorteile,
Rationalisierungseffekte, feste Regeln, gut zu kontrollieren
● Aber zunehmend Nachteile (und auch Gestaltungsoptionen): Komplexere
Aufgaben, Dienstleistungserwartungen, Mitarbeiter(innen)orientierung,
Technisierung
● Ganzheitliche Arbeit, weniger Arbeitsteilung durch Automation,
Lebenslagen- statt Zuständigkeitsperspektive, Problemlösung durch
vernetzte Ressourcen, schneller Wandel von Aufgaben
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Prozessorientierung im Spiegel der Verwaltungspraxis
Fazit:
● Komplexe Aufgaben können weniger durch starre Regeln beschrieben
werden
● Schnittstellen zu anderen Systemen werden wichtiger
● Ressourcenbetrachtung gewinnt an Bedeutung
● Ablauf, Zeit und Wirkungen werden wichtiger als Aufbau und Struktur
● Fokus stärker auf Ergebnisse und Wirkungen statt auf Regeln und
Zuständigkeiten
● Die funktionale Organisation der Verwaltung muss (mindestens) ergänzt
werden
● Die systematische Beschäftigung mit Arbeitsabläufen in der Verwaltung
gewinnt spätestens seit PC-Einführung und NSM an Bedeutung
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Prozessorientierung im Spiegel der Verwaltungspraxis
● These 2: Das Thema Prozessoptimierung erreicht die Verwaltung
in „Modewellen“ mit ganz unterschiedlichen Ansätzen
• Optimierungsansätze: Bsp. Automation, GPO (80er/90er-Jahre)
• Transformationsansätze: Bsp. Auflösung von Fachämtern, Bürgerämter,
Lebenslagenorientierung (90er Jahre)
• Standardisierungs- und Professionalisierungsansätze: Bsp. Shared Service
Center (ca. 2005)
• Dokumentations- und Transferansätze: Bsp. Prozessbibliotheken (ca. 2010)
● These 3: Die Funktionale Organisation ist nach wie vor dominant –
eine konsequente und nachhaltige Implementierung prozessorientierter Organisationsformen ist der Ausnahmefall
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Ausblick auf die Forumsbeiträge
I Prozessdenken als Modernisierungsstrategie –
Potenziale und Grenzen prozessorientierter
Organisationsformen
- Grenzen aktueller Verwaltungspraxis? Szenario, in dem Prozessdenken zum
Treiber von Veränderung/Modernisierung wird?
- Erklärungsansätze durch Impulse von Außen (Wissenschaft, Beratung)
- Spannungsfeld von Konzeption (Rhetorik) und Umsetzung - beleuchtet durch
die Wissenschaft ( Prof. Jörg Becker)
- Einordnung von Reifegraden: klassische GPO, KVP, bereichsübergreifende
Prozessverantwortung, Neudefinition strategischer Prozesse, überregionale
Kooperation und Standardisierung, Prozessketten zwischen Verwaltungen
- Auswirkungen konsequenten Prozessdenkens für Organisation,
Kommunikation, Dienstleistungen, Personal und Aktenführung
(Zukünftige Entwicklungslinien 2020, Beratung, Susanne Birk, Prognos AG)
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Ausblick auf die Forumsbeiträge
II Prozessorientierung in der Verwaltungspraxis – Arbeit ganzheitlich
und ziel(gruppen)-orientiert organisieren
● Unterschiedliche Zugänge der Praxis, scheinbar heterogene Treiber und Handlungsoptionen:
- Reduzierung von Komplexität, Transparenz in der Leistungserstellung, Wissenssicherung und Outputorientierung (Strukturierung der Arbeit)
- Effizienz von Arbeitsabläufen bis hin zur „Industralisierung“ (IDL-shared services)
(Standardisierung der Arbeit)
- Verknüpfung von Arbeitsabläufen aus Perspektive der Bürger/Kunden
(siloübergreifend): Querschnitt–Prozesse der „bürgernahen“ Verwaltung
- ...
● Praxisbeispiele spiegeln Heterogenität wider, zeigen aber Gemeinsamkeiten:
- Von der Prozessoptimierung zum Prozessmanagement - Aktuelle Verwaltungspraxis
(Norbert Zucht, KGSt)
- Prozesse verbinden: Fachübergreifende Dienstleistungen am Beispiel
Campusmanagement (Susanne Schulz, Martin Dorobeck, Universität Duisburg-Essen)
- Prozesse aufbauen: Prozessorientierung als Treiber der Fusion der
Landessozialverwaltung (Detlef Placzek, Rheinland-Pfalz)
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Ausblick auf die Forumsbeiträge
III Prozessmanagement als Kooperationsinstrument – Chancen durch
Dokumentation, Vergleich und Vereinheitlichung
● Ausblick: Potenziale sind nicht allein zu heben
● Prozessbibliotheken als Schritt in Richtung Teamsport „Prozessmanagement“
● Die Rolle von Kooperationen zwischen Verwaltungen
● Voraussetzung für nachhaltige Standardisierung
● Drei Beiträge:
- Wenn die Verwaltung wüsste, was sie weiß ...: Nutzen und Potenziale von
Prozessbibliotheken (Norbert Zucht, KGSt)
- Praxisbericht: Prozess- und Servicemanagement im Landkreis Osterholz
(Jens Bertermann)
- Erfolgsfaktoren für gemeinsame Geschäftsprozessgestaltung: Erfahrungen aus der
„Virtuellen Region Nordwest” (Dr. Martin Wind, ifib)
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