Transcript Prozesse aufbauen: Nachhaltige Prozessgestaltung bei der Fusion

Prozesse aufbauen: Nachhaltige
Prozessgestaltung bei der Fusion der
Landessozialverwaltung
Change Management
und Nachhaltigkeit
18. Europäischer Verwaltungskongress 2013 – Verwaltungspraxis in Europa
28. Februar / 01. März 2013
Folie 1
Möglichkeiten der
Prozessgestaltung
Beratungsfirma
„Veränderung durch Externe“
Engagieren einer Unternehmensberatung,
ist schnell und macht wenig arbeit.
Top-Down
„Wer den Teich trocken legen will, darf die Frösche nicht fragen“
Veränderung wird selbst herbei geführt, jedoch von oben
vorgeschrieben.
Partizipatorischer Ansatz: Top-Down./.Bottom-Up
„Betroffene zu Beteiligten machen“ Der Manager motiviert die
Beschäftigten, um den Veränderungsprozess durch ihre Mitarbeit und
ihre Fähigkeiten optimal zu gestalten.
Ein Praxisbeitrag zu Veränderungen
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Folie 2
Landesschulen für
sinnesbehinderte
Landesamt für
Soziales, Jugend und
Versorgung
Menschen
• ca. 1150 Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter
• Träger von 3 Landesschulen
• 2,7 Milliarden € Haushaltsmittel
Landesamt für
Soziales, Jugend
und Versorgung
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Folie 3
Aufgaben
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Folie 4
Aufgabenspektrum des Landesamt für
Soziales Jugend und Versorgung
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Folie 5
Geschichte des Landesamtes
- erster Veränderungsprozess rechtliche Vorgaben:
 Zusammenlegung des Landesversorgungsamtes
und des Landesamtes für Jugend und Soziales
zum 1. Januar 1996
 30 % Personaleinsparung bis Ende 2005
politische Vorgaben:
 Übernahme neuer Aufgaben vom Ministerium
 Aufgabenkonzentration und Übernahme neuer Aufgaben nach der
Auflösung der Bezirksregierungen zum 1. Januar 2000
 Stärkung der Eigenverantwortung und der regionalen Ämter
 Kein MA musste gegen seinen Willen den Dienstort wechseln
 Standorte Koblenz und Mainz bleiben erhalten
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Veränderungsprozess
Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente
 01.01.1999: Kostenstellenrechung und
Materialbestellwesen
 01.01.2000: Budgetierung Personal- und
Sachkosten und Investitionen
 2004: europaweite Ausschreibung
 2005: Vergabe an Mach AG
 2006: Echtbetrieb KLR
 Einführung Qualitätsmanagement
(Bewertung von Kosten/Qualität/Quantität) - Zertifizierung
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Die Entwicklung der
Sozialverwaltung in der BRD
Nicht kommunalisierte Bundesländer
alleinige Aufgabenwahrnehmung der Versorgungsverwaltung durch
das Land (durch Landesbehörden ggf. mit mehreren
Zweigstellen/Außenstellen an verschiedenen Dienstorten).
Kommunalisierte Bundesländer
B-W
seit 01.01.2005: Regierungspräsidium Stuttgart
und 35 Landratsämter
Thüringen
seit 01.05.2008: Landkreise und Städte
Sachsen
seit 01.08.2008: Landkreisen, kreisfreien Städten
und dem Kommunalen Sozialverband Sachsen
NRW
seit 01.01.2008: Kreise und kreisfreien Städte, die
Bezirksregierungen und die Landschaftsverbänden
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Zentralisierung vs. Kommunalisierung
Die Ziele der Kommunalisierung
 Stärkung einer ortsnahen, die betroffenen Bürger
einbeziehenden Verwaltung
 Erzielung von Synergieeffekten im Hinblick auf andere bei
den Kommunen angesiedelten Aufgaben
 Verstärkung des Subsidiaritätsgedankens sowie der
demokratischen Rückkopplung
 fiskalische Erwägungen der Länder: Abbau von
Verwaltungsstellen und damit Einsparung von
Haushaltsmitteln
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Folie 9
Zentralisierung vs. Kommunalisierung
Gründe für den Erhalt der bisherigen (zentralen) Strukturen:
 SER: hier bundesgesetzliche Verpflichtung der Länder,
Versorgungs- und Landesversorgungsämter vorzuhalten.
Hoher Spezialisierungsgrad der Beschäftigten
 SGB IX (Feststellungs- und Ausweiswesen):
Sicherstellung einer einheitlichen Rechtsanwendung;
identische Beurteilungsmaßstäbe;
 SGB IX (Integrationsamt und Zweigstellen):
enge Verzahnung des Kündigungsschutzes und
Verwendung der Ausgleichsabgabe
 Synergien des Versorgungsamtes und seines Ärztlichen Dienstes
mit der KOF, des Integrationsamtes und der Begutachtungen nach
SGB IX
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Folie 10
Zentralisierung vs.
Kommunalisierung
Kommunalisierungen
Politische Gestaltung von
Verwaltungsmodernisierungsprozessen
Gebiets- und Verwaltungsreform in RLP
Erweist sich die kommunale gegenüber der staatlichen
Aufgabenwahrnehmung tatsächlich als effektiver und effizienter?
Kommunalisierungen auch in RLP (Beispiele aus 2011 und 2012:
Ausstellen von Bescheinigungen über das Mitführen von Betäubungsmitteln
Überwachung des Verkehrs mit freiverkäuflichen Arzneimitteln
Überwachung der Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten
Rücknahme der Heilpraktikererlaubnis
Förderung des Betreuten Wohnens
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Folie 11
Veränderungsprozess
Weitere Veränderungen
Modernisierung der Verwaltung, um bei wachsenden
Haushaltsengpässen die gesellschaftlichen und sozialen
Herausforderungen der Zukunft zu bewältigen.
Projekt
„Zukunft Landessozialverwaltung“
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Folie 12
Projekt
„Zukunft Landessozialverwaltung“
Mai 2011: Auftrag der Landesregierung:
 zweistufiger Aufbau der
Landessozialverwaltung
Ämter verlieren Selbständigkeit durch
Integration ins Landesamt
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Folie 13
Durchführung
Veränderungsprozess
Projektarbeit
 Erarbeitung neuer Organisationsstruktur und
Geschäftsordnung (regelt Ablauf- und
Aufbauorganisation)
 Projektzeitraum:
17.06.2011 – 30.11.2012
 Änderungen gesetzlicher Bestimmungen und
Landesverordnungen
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Projektstruktur
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Folie 15
Projektorganisation
 Projektleitung
 Projektsekretariat
 Projektlenkungsausschuss
 Vorstand
 11 Projektgruppen (Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)
 Vertreter Ministerien sind mit eingebunden
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Folie 16
Veränderungsprozess:
360 Grad-Betrachtung
Wer muss beteiligt werden?
 Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
 Amtsleitungen und Fachbereiche
 Personalvertretungen, Schwerbehindertenvertretung,
Gleichstellungsbeauftragte
 Bürgerinnen und Bürger und Verbände
 Rechnungshof
 die betroffenen Ministerien
„Geben und Nehmen“
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Folie 17
Umfassende Beteiligung
 Nachhaltigkeit ist nur unter Beteiligung erreichbar
Allen Stake- und Shareholdern muss eine echte Chance
zur Mitgestaltung des Prozesses gegeben werden!
 Beteiligung erhöht die Qualität
Nur wenn die Beteiligten sich mit dem Prozess
identifizieren können, wird die Veränderung mitgetragen.
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Folie 18
Wie findet Beteiligung statt?
Kommunikation nach Innen und Außen:
 Information der Fachöffentlichkeit
 ständige Information der Personalräte
 Zugriff auf Protokolle
 regelmäßige Information der Ministerien
 Tranzparenz ggü. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
(Berichte Intranet, Informationsplattform, Mitwirkung
durch Einreichung von Vorschlägen)
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Folie 19
Konflikte erkennen und lösen
 Funktionsveränderungen für Führungskräfte
 subjektiv belastende Hierarchieverschiebungen
 subjektive Belastungen
 neue Aufgaben
 neue Räume
 objektive Belastungen
 Mehrarbeit
 Mehrpersonal
 größerer Anspruch an Führungskräfte
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Folie 20
Prozessgesteuerte
Veränderungen
Qualitätsmanagement und KLR sind Grundlage für die
Gestaltung von Veränderungen
Auswertungen untersuchten das Feststellungsverfahren nach
SGB IX (Schweb).
- Sachbearbeitung vom Antrag bis zum Bescheid:
in Abteilung 2 „Versorgung“
- Stellungnahmen Ärztlicher Dienst:
von Abteilung 2 nach Abteilung 5 „Gesundheit und
Pharmazie“
Betrachtung des Gesamtprozesses mithilfe des QM und der
KLR, unabhängig der Verankerung in der Organisation.
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Folie 21
Chancen und Ziele
 Nutzung von Synergieeffekten
durch Konzentration auf einer Verwaltungsebene
 Konsequente Sicherstellung
einer einheitlichen Sozialverwaltung
 Bündelung von Vollzugsaufgaben
in einer modernen Dienstleistungsbehörde
 Wegfall des Devolutiveffekts
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Folie 22