Transcript Zaman ve Toplantı Yönetimi - Ticaretmeslekliseliler.com

4. BÜROLARDA ZAMAN VE
TOPLANTI YÖNETİMİ
4.1. Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi; ihtiyaçları belirlemek, bu
ihtiyaçları karşılayabilmek için gerekli olan hedefleri
oluşturmak, öncelikli işleri belirlemek ve önceliklerle
zamanı planlama, programlama ve listele yoluyla
uyumlaştırmaktır.
Zamanı iyi kullanmak akılcı, bilinçli ve planlı
çalışmaktır. Zamanın nereye harcandığı konusunda
günlük olarak bilgi toplanması ve bu bilgilerin analiz
edilerek zaman kullanma sorunlarının belirlenmesi ve
sorunlara çözüm bulunması gerekmektedir.
Yöneticilerin zamanlarını nasıl kullandıkları
konusunda kurumsal ve uygulamaya yönelik pek çok
araştırma mevcuttur. Yapılan bu araştırmalar
sonucunda elde edilen bulgular yöneticilerin mevcut
ve yeni sorumluluklarını karşılamaları açısından
zamanlarını nasıl kullanmaları gerektiğini yeterince
bilmediklerini ortaya koymaktadır.
4.2. Zamanın Etkili
Engelleyen Faktörler
Kullanılmasını
 Yöneticilerden kaynaklardan sorunlar
 Kamu yönetiminde yöneticilerin en büyük zaman
tuzağı ziyaretçilerdir.
 Yöneticilerin herkesi memnun
kimseye “hayır” diyememesi,
etme
politikası,
 Plansız ve programsız çalışmaktır.
 Yöneticilerdeki
zaman
darlığının
en
nedenlerinden biri de merkeziyetçiliğidir.
 Aşırı hiyerarşik örgütlenme,
 Çok sık sosyal etkinlik düzenlenmesi,
büyük
 Sık sık yapılan toplantılardır.
 İletişim kanallarının eksikliği ve zayıflığı yöneticinin
sekreteri olmaması yada iyi bir sekreteri olmaması.
 Yetenekli ve nitelikli personelin ve astlarının
olmaması,
5.3. Zamanın etkin Kullanılması İçin
Davranış ve Yöntemler
Zamanın etkin kullanılması için öncelikle
insanların zamanı nasıl kullandıklarının farkında
olmasıdır.
Eğer kişi zamanı boşa harcadığının farkında ise
yapılacak iş zamanın etkin kullanımında gerekli tavır
ve yöntemleri belirlemek ve uygulamaktır.
Hem normal yaşantımızda hem de iş
yaşantımızda hepimizin zamanla ilgili sorunları vardır.
Bu durumda uygun davranış biçimi, sorunlarla
yaşamak değil, sorunları tespit edip çözüm yolları
aramaktır.
4.3.1. Zaman Tutanağı Hazırlama ve
Akşam Analizi
Zaman tutanağı, belirli dilimlere
ayrılmış zamanın nereye harcandığını
gösteren düzenlenmiş bir listedir.
Bu listenin amacı, bireyin zamanını nasıl harcadığını
görmesi ve bir sonraki gününü geçmişteki zaman
tuzaklarını dikkate alarak planlamasını sağlamaktır.
Zaman tutanağı akşam analiziyle birlikte uygulanması
gereken bir işlemdir.
Akşam analizi, gün içerisinde yapılan ve
kaydedilen tüm faaliyetlerin olması gereken ile
karşılaştırılması ve olumsuz sapmalara neden olan
eylemlerin belirlenerek denetim altına alınması
sürecidir.
4.3.2. Planlamaya Önem Verme
Planlama, zamanın kullanılmasında en etkili
yöntemlerden birisidir. Yapılacak işlerin hangi yollarla,
hangi araç-gereçler kullanılarak ve kimler tarafından
yapılacağı
önceden
belirlenirse,
yöneticilerin
uygulamada işleri kolaylaşır.
4.3.3 Ertelemelerden Kaçınma
Önceden hazırlanan planlara göre bazı
durumlarda erteleme yapılması zorunlu olabilir ancak
bu ertelemelerin en aza indirilmesi,zamanın etkin
yönetilmesi açısından gereklidir.
4.3.4. Yetkinin Devredilmesi
Yöneticiler, zamanlarını rutin işlerden çok
planlama ayırmalıdırlar. Rutin faaliyetlerin yapılması,
yetkilerin astlara devredilmesi ile yürütülebilir.
4.3.5.
İletişim
Kullanılması
Araçlarının
Etkin
Okunması kolay belgeler hazırlamak için şu
noktalara dikkat etmek gerekir:
 Başlamadan önce gerekli malzeme ve bilgilerin hepsini
tedarik edin,
 Bir yazılı metin göndermek yerine bir telefon etmenin
avantaj ve dezavantajlarını düşünün,
 Belirtmek istediğiniz konular için bir taslak hazırlayın
ve bunları mümkün olduğu kadar kısa ve öz bir
biçimde kağıda aktarın,
 Belgede giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin olmasına
dikkat edin, raporların sonuna bir özet eklemelisiniz
 Basit ve anlaşılır bir dil kullanın,
 Tekrar bölümler için kısaltmalar kullanın.
4.3.7. Daha Etkili Okumak
Hızlı okuma yeteneğini geliştirmek, özellikler her
gün bürolarında yoğun bir biçimde belgeler üzerinde
çalışan yöneticilerin kazanması gereken bir özelliktir.
Hızlı okumak için, metne dikkatli bir şekilde tüm
hatlarıyla okumadan önce kısa bir göz atılmalıdır. Bu
yolla etkili ve daha hızlı okumak mümkündür. Bunu
yapmak için metin üzerinde başlıklara, özetlere ve
resimlere göz atılmasıyla içerik konusunda ön bir bilgi
sahibi olunabilir.
4.3.8. Etkili Toplantı Yönetimi
Toplantılar, genellikle yöneticilerin gereğinden
fazla zaman harcamasına neden olur. Çoğu zaman bir
yöneticiyi aradığımız, ya da yanına gittiğimizde, şu
anda toplantıda cevabını alabiliriz. Etkin bir toplantı
yapılması zaman kaybını en aza indirir
4.3.9. Yöneticinin
Öğrenmesi
“hayır”
Demeyi
Yöneticiler zamanı etkin kullanmak istiyorlarsa
mutlaka “hayır” demeyi öğrenmelidirler. Aksi takdirde
talep edilenler, yöneticinin kişisel planlarınızı bozacak
ve zaman kaybına neden olacaktır.
4.3.10. Açık Kapı Politikasının Gözden
Geçirilmesi
Zamanlaması uygun olmayan ya da görüşülmek
istenmeyen
ziyaretçilerin
içeriye
girmesi
engellenmelidir. Açık kapı politikasının değiştirilmesi
kapıyı tamamen kapatmak anlamına gelmemektedir.
5.3.11. Sekreterlerden
Yararlanılması
Etkin
Olarak
Yöneticilerin iş programlarının yapılması,
randevuların ve toplantıların organize edilmesi,
telefon görüşmelerinin yaptırılması zaman kaybını en
aza indirecektir.
5.3.12. Seyahat Zamanın kullanışlı Hale
Getirilmesi
Yöneticiler gittikleri bölgelerde iletişim ve ulaşım
sorunu yaşayabilir. Bu durum önemli bir zaman
kaybına yol açar. Yapılması gereken görüşülecek
kişilerle ilgili bir liste çıkarılmasıdır.
4.3.13. Etkili İnsan gücü Yönetimi
İyi işleyen bir zaman yönetimi sürecine sahip
olabilmek için, yönetici ve personele arasında karşılıklı
sevgi ve saygı, ekip çalışması anlayışı, işi en iyi şekilde
gerçekleştirme arzusu gibi hususların bulunması
gerekir.
4.4. Zamanı Etkin Kullanma Eylem
Planı
Zamanı daha iyi yönetme kabiliyetini edinmek,
bir bakıma insanın ömrüne ve benine karşı olan
sorumluluklarını yerine getirmesiyle eş anlamlıdır.
Bazı insanlar hayatının büyük bir çoğunluğunu çok
koşuşturarak geçirmektedir.
Bazılarıysa, sürekli yoğun bir biçimde çalışarak
geçirmektedir. Aslında insanın yapması gereken işlere
ayıracağı zamanı vardır. Burada önemli olan, kişinin
kendisini ilgilendirmeyen işleri ayıklaması ve sadece
ilgili işleri yapması gerektiğidir.
Birden çok kişinin; bir sorun olay ya da olgu
üzerinde görüşme yapmak veya bir karar almak
amacıyla bir araya gelmesine toplantı denir. Toplantılar
örgütlerin her bir kademesinde sıkça uygulanan bir
örgütsel etkinliktir.
5.5.Toplantı Yönetimi
Toplantı yönetimi, her örgütte yöneticilerin
kullandığı önemli bir yönetme aracıdır. Toplantı
yönetimiyle; etkili bir iletişim ve eşgüdüm sağlanır.
Yönetimde bilgi alış-verinin sağlanması, sorunların
tartışılıp çözülmesi,örgütle ilgili karar alınması
toplantıların verimliliğine bağlıdır.
4.5.1. Toplantı Yerleri ve Özellikleri
Etkili ve verimli bir toplantı için öncelikle
toplantının yapılacağı yer uygun özelliklere sahip
olmalıdır. Bu özellikler:
 Toplantı yeri dikkatle seçilmeli,
 Toplantı salonlarında açık renkler kullanılmalı, içeride
salon çiçekleri bulunmalıdır,
 Toplantı salonu gürültüden uzak olmalı,
 Toplantı salonunda sigara içilmemelidir,
 Salonda koltukların hareket etmeyecek sabit veya ağır
olması da iyi değildir.
 Salonda başkanın karşısında duvarda bir saat
bulunmalıdır.
 Toplantıya katılanların önüne bloknot, kağıt, kalem,
su ve bardak konmuş olmalı,
 Büyük toplantılarda, toplantıya katılanların önünde
mikrofon bulunmalıdır.
 Toplantı salonunda telefon bulundurulmamalıdır ve
cep telefonların kapalı olması sağlanır.
4.5.2. Başarılı Bir Toplantı Yönetimi İçin
Yapılaması Gerekenler
1-Toplantıyı Planlama: Başarılı bir toplantı için
planlamanın önemi büyüktür. İyi bir planlama için
dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır.
 Toplantını süresi belirlenmelidir,
 Toplantıya kimlerin katılacağının belirlenmesi,
 Toplantıya katılacak kişiler aranmalı, toplantının
önemi ve katılımcılardan beklenenler iletilmelidir.
 Toplantı için önce bir gündem oluşturulmalıdır.
2- Toplantı Yönetimi: Liderler, iyi ve dürüst bir yönetim
tarzı gösterdikleri, cevaplar üzerinde baskı kurmak
yerine açıklıkla sorular sordukları ve toplantı boyunca
çok fazla konuşmadıkları zaman daha etkili olurlar.
Toplantı esnasında yöneticilerin sergilemesi gereken
davranışlar şunlardır:
 Toplantıya önce yönetici gelmeli ve toplantı
zamanında başlatmalıdır.
 Toplantının sekretaryasını yani gündem maddelerini
ve alınan kararları not etmek üzere bir kişi
görevlendirmelidir.
 Toplantıda herkese konuşma imkanı verilmeli
konuşanlar saygıyla dinlenmelidir.
 Toplantılarda
beyin fırtınası tekniği kullanarak
sorunlar tespit edilmeli ve sonuçlar aranmalıdır.
 Toplantı yönetiminin en önemli konularından biri,
zamanı iyi yönetmektir.
 Toplantının sonuna doğru toplantıyı değerlendirmek
için bir süre ayrılmalıdır ve toplantı bir kapanış
konuşmasıyla sonlandırılmalıdır.
3- Takip: Bu aşamada toplantının, başarılı olup olmadığı
konusunda çalışmalar yapılır.
Başarı,
ancak
katılımcıların kendilerinden beklenenleri yerine
getirmeleriyle mümkün olur.
Toplantıdan sonra, üyelerden biri toplantı
tutanakları almalıdır. Bu aşamada tutanaklarla ilgili
sorumluluk,
toplantı
yöneticisine
aittir.
Bu
tutanaklarda şu bilgiler bulunmalıdır:
 Toplantının saati ve tarihi, nerede yapıldığı, kimin
başkanlık ettiği,
 Bütün katılımcıların adları ve katılmayanların
mazeret beyanları,
 Tartışılan gündem maddeleri ile varılan bütün
kararlar,
 Toplantının saat kaçta sona erdiği,
 Bir sonraki toplantının yapılacağı yer,tarih ve saat.