Transcript Büro Yönetimi Sunusu - Ticaretmeslekliseliler.com

BÜRO YÖNETİMİ VE
SEKRETERLİK
1.1. BÜRO KAVRAMI
Büro, faaliyetlerin yürütülmesi için
gerekli
insan
ve
ekipmanlarla
donatılmış çalışma yeridir. Bir başka
ifadeyle büro, işletmenin idare işlerinin
yürütüldüğü yerdir.
Örgütlerin gelişimine bakıldığında, başlangıçta
bürolarda sadece yazışma yapılırken zamanla
işlevlerinin arttığı gözlemlenmektedir.Çünkü içinde
bulunduğumuz
bilgi
ve
teknoloji
çağını
düşündüğümüzde bürolarda kullanılan araç ve gerecin
değiştiğini ve çeşitlendiğini görmekteyiz.
Gelişen teknoloji “büro otomasyonu” kavramını
beraberinde getirmiştir. Büro otomasyonu en basit
tanımıyla; Bürolarda yapılan işlerin otomatik hale
getirilmesi amacıyla bilgisayar teknolojisinin
kullanılmasıdır.
Büro yönetimi: Büro işlerinin planlanması,
organizasyonu ve kontrol edilmesidir.Bürolarda;
dosyalama , arşiv,kayıt, fotokopi, teleks, faks,daktilo
ve diğer büro işlerinin ahenk içinde yürütülmesi
faaliyetlerini içerir.
Artık bürolarda daktilo yerine
bilgisayarlar
ve
yazıcılar
kullanılmaktadır. Bu gelişmelere bağlı
olarak
bürolarda
yapılan
işler
çeşitlenmekte ve yapılan işlerin önemi
artmaktadır.
Günümüzde
bürolar,
bilginin
öneminin
artmasıyla bilgi ve iletişim teknolojilerinin bürolarda
kullanılmasıyla, bilgi toplayan, işleyen ve dağıtan
ortamlar olarak görülmeye başlanmıştır.
1.2. Büroların Tarihsel Gelişimi
18. yy da, sanayi devriminin temeli sayılan buhar
makinesinin icadı ve sonrasında kurulan birçok
sanayi tesisi büroların gelişiminde bir dönüm noktası
olmuştur.
Bu tarihten sonra gerek özel, gerekse kamu
sektöründe birçok örgüt kurulmuş ve bürolar
oluşturulmuştur.
Büro yönetiminin son dönemdeki gelişimine
baktığımızda gelişen teknolojiyle birlikte bürolarda
kullanılan araçlarında değiştiğini görmekteyiz.
Artık,örgüt içi ve dışı iletişiminde internet, telefon ve
yazışmalar kadar önem kazanmıştır.
Büroların fonksiyonları
 Bilginin alınması: Örgüte çeşitli kaynaklardan gelen
bilgiyi alır. Çeşitli türde bilgiler, siparişler, faturalar,
iletişim araçları ile elde edilmektedir.
 Bilginin kayıt edilmesi (dosyalama): Elde edilen
her türlü bilginin dökümü yapılır ve dosyalanır. Bazı
durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir.
Bilgilerin istenildiği zaman kolaylıkla yeniden
kullanılmaya hazır biçimde saklanması gerekmektedir.
 Bilginin düzenlenmesi: Kullanıma sunulmadan önce
bilgiler çoğaltılır, özetlenir veya başka bilgiler ile
birleştirilerek düzenlenir ve mutlaka denetimden
geçirilir.
 Bilginin iletilmesi: Bilgiler örgüt içinde veya
örgütten örgüte iletilir. Bilginin iletilmesi, kişiler
tarafından veya elektronik büro makineleri ile
gerçekleştirilmektedir. İletişim ne kadar etkili olursa
yönetim de o kadar sağlıklı karar verebilme olanağına
kavuşmaktadır.
 Varlıkların korunması: Nakit, çek, büro dosyaları ve
kayıtları vb. ögelerden oluşan varlıkların korunması
büronun en belli başlı işlevlerinden biridir.
Söz konusu işlevlerin yerine getirilmesi
bürolarda
bazı
koşulların
sağlanmasıyla
mümkündür.
Bürolarda
işlerin
sorunsuz
yürütülebilmesi için yapılması gereken faaliyetler
şunlardır:
1.
2.
3.
4.
Bürolarda işlerin planlaması ve programlanması.
Bürolarda etkin bir organizasyon yapısının
kurulması.
Örgüt şemalarının oluşturulması.
Bürolarda
verimlilik
ve
iş
basitleştirme
metotlarının uygulanması.
5. İş bölümüne önem verilmesi.
6. Bürolarda iş akış şemalarının belirlenmesi.
7. Hareket ekonomisi tekniğinden faydalanılması
8. Bürolarda yerleşme ve çalışma koşullarının
geliştirilmesi.
9.
Bürolarda forma kullanım ve kontrolüne önem
verilmesi.
10. Büro araç – gereç ve makinelerini, seçim ve
kullanım esaslarının belirlenmesi.
11. Dosyalama ve arşivleme sisteminin belirlenmesi.
1.4. Büro Türleri
Bürolar, klasik ve çağdaş bürolar olmak üzere
ikiye ayrılırlar.
1.4.1. Klasik Bürolar
Klasik bürolar, geleneksel büro faaliyetlerinin
yapıldığı bürolardır. Bu bürolarda yapılan işler mal ve
hizmet üretimiyle ilgili hammadde ve diğer girdilerin
sağlanması, bunlarla ilgili kayıt ve maliyet hesapları,
personel,tedarik, seçimi, yerleştirilmesi, eğitim ve
geliştirilmesi, tayin ve terfi gibi klasik büro işleridir.
Büro yöneticisi de bu işlerden sorumlu kişilerdir.
1.4.1.1. Uzmanlık
Bürolar
Alanlarına
Göre
Mesleki uzmanlık bilgilerine sahip insanlar
tarafından kurulan bürolardır. Genellikle bir yada iki
kişi tarafından kullanılmaktadır.
Avukatlık , noterlik, müşavirlik ve mühendislik,
emlak alım-satım büroları bu tür bürolardır.
1.4.1.2. Ait Oldukları Kurumlara Göre
Bürolar
Bürolar, kamu kuruluşlarına
kuruluşlara ait olabilir.
veya
özel
Özel bürolar genellikle üretim, ticaret ve hizmet
işleriyle
ilgili
faaliyetlerin
gerçekleştirildiği
bürolardır.
*Üretim işletmelerindeki bürolar ,hammaddeleri
nihai ürüne dönüştüren işletmelerdeki bürolardır.
Fabrika büroları örnek verilebilir.
*Ticari işletmelerdeki bürolar genel olarak alımsatım faaliyetlerinin yerine getirildiği bürolardır.
Süpermarket büroları örnek verilebilir.
*Hizmet işletmelerindeki bürolar ise öncelikli
amacı
müşterilere
hizmet
sunmak
olan
işletmelerdeki bürolardır. Örnek bankacılık ve
sigortacılık büroları verilebilir.
Kamu kuruluşlarındaki bürolar ise, devlet
işlerinin yürütüldüğü, bürolardır. Kamu bürolarına
örnek olarak, vergi daireleri örnek gösterilebilir.
1.4.1.3. Kuruluş
Bürolar
Amaçlarına
Göre
Bürolar; kar sağlamak, hizmet üretmek ya da
toplum yararına faaliyette bulunmak amacıyla
kurulabilir.
1.4.1.4. Yerleşim Yerine Göre Bürolar
Bürolar, yerleşim yerine göre açık büro ve kapalı
büro olmak üzere ikiye ayrılırlar.
Açık Bürolar; çalışanların büyük salonlarda bir arada
bulundukları bürolardır. Bu tür bürolarda bölümler
birbirinden dolaplar, çiçeklikler, paravanları vb.
sayesinde ayrılır.
Açık Ofis
Kapalı Bürolar; Genellikle 1 ile 4 kişinin çalıştığı
bürolardır. İşletmelerde yöneticiler kapalı tür
büroları tercih ederler. Ayrıca yoğun konsantrasyon
ve gizlilik gerektiren işlerde çalışanların kapalı
bürolarda çalışması uygundur.
Kapalı Ofis
1.4.2. Çağdaş Bürolar
Çağdaş bürolar; gezici bürolar, geçici, ev bürolar,
sanal bürolar ve yaratıcı bürolar olmak üzere beş
grupta değerlendirilir.
1.4.2.1. Gezici (Mobil) Bürolar
Mobil büro uygulaması, özellikle pazarlama,
reklam, piyasa araştırması, kamuoyu yoklamaları
gibi, bir işyerine bağlı olmadan yürütülebilecek
faaliyetlerin,
dizüstü
bilgisayarlarla
gerçekleştirilmesidir.
1.4.2.2. Geçici Bürolar(Adhokratik)
Belli bir iş için kurulan, işin tamamlanmasıyla da
dağılan bürolardır. Bu ortamda ortaya çıkan belli
amaçları yerine getirmek için, işin tipine göre
alanında uzman kişiler bir araya gelir, işlerini
tamamlar ve dağılırlar.
1.4.2.3. Ev Büroları
Ev büroları esnek çalışma için kullanılan büro
çeşitlerindendir. Bu bürolarda çalışanlar, kendi
evlerinde, bilgisayar, telefon, faks, internet gibi
teknolojik iletişim araçlarını kullanarak, iş yeri ile
interaktif iletişim sağlar.
Ev Ofis
Mimarlar için tasarlanmış ev içinde ofis
1.4.2.4. Sanal Bürolar
Gelişen teknoloji sayesinde bilgi ve iletişimin
sağlandığı belli bir fiziksel mekana bağlı olmadan
işlerin gerçekleştirdiği bürolardır. Sanal bürolarda,
sanal çalışanlar bulunur.
Çalışan grubu, internette bir web sitesi üzerinden
işlerini yürütürler. Bu bürolarda, karmaşık işler sanal
ortamda düşük maliyetle hızlı bir biçimde
gerçekleştirilir.
1.4.2.5. Yaratıcı Bürolar
Çalışma ortamının planlanmasıyla ilgili yeni
yaklaşımların uygulandığı, hiyerarşik bir ortam
yerine, daha esnek ve alışılmışın dışında tasarımların
kullanıldığı bürolardır.
Yaratıcı Ofis
Yaratıcı büroların bir diğer özelliği de
teknolojinin etkin bir biçimde kullanılmasına olanak
sağlamasıdır. Tüm makine ve malzemeler çalışanların
her an ve her yerde kullanmasını mümkün kılacak
biçimde yerleştirilmesidir.
Yaratıcı Ofis
1.5. Büro Çalışanları
Büro çalışanlarını temel olarak beş grupta
değerlendirmek mümkündür. Bunlar; yöneticiler,
sekreterler, memurlar, ve diğer çalışanlardır.
1.5.1. Yöneticiler
Büro kaynaklarını (fiziksel, mali,beşeri) kullanma
yetkisine ve sorumluluğuna sahip kişidir.
Bu kişiler görev yaptıktarı örgütlerde, planlama,
örgütleme, yöneltme ve denetleme görevlerini
üstlenir.
Büro yöneticilerinin temel görevleri
 Planlama ve programlama: Büro yöneticisinin ilk işlevi, büroda
yapılacak işleri ve etkinlikleri önceden planlamak ve
programlamaktır. Bu amaçla, büro yöneticisi, büroda yapılması
gereken işleri ve görevleri haftalık, aylık ve yıllık olarak planlamalı
ve programlamalı ve bunların uygulanmasını sağlamalıdır.
Kaynakları sağlama ve kullanma: Büroda iş ve etkinliklerin
gerçekleştirilmesi her şeyden önce gerekli ve yeterli beşeri, mali,
maddi, fiziki ve hukuki kaynakların sağlanmasına ve bunların
personel tarafından rasyonel, ekonomik, dengeli etkili ve verimli
bir şekilde kullanılmasına bağlıdır.
 İş düzenleme: Büroda yapılan işleri bölümleme; personelin
yapacağı işleri/görevleri personel arasında adil, objektif ve dengeli
bir şekilde dağıtma ve iş bölümü yapma büro yöneticisinin temel
bir işlevi ve etkinliğidir.
  İş birliği ve eş güdüm (İlişki) sağlama: Büro




yöneticisi, örgütte öteki birimler ve bürolar ile çalışan
personel arasında uyum, eşgüdüm ve iş birliği içinde
çalışmayı sağlayan kişidir.
 Çalışma ekibi kurma: Yönetimde etkili ve verimli
olabilmek için aktif, dinamik, üretken, çalışkan kişilerden
oluşan bir çalışma ekibi kurmak şarttır. Ekip olan, uyum
ve iş birliği içinde çalışan birimler ve örgütler daima
başarılıdır.
 İyi ilişki ve etkili iletişim kurma: Yönetici, başarılı
olmak için astları, üstleri, denkleri, iş sahipleri, müşterileri,
diğer birimler ve örgütler ile iyi ilişki ve iletişim kurmalıdır.
 Resmî yazışma dosyalama ve arşivleme
 Büro personelini etkili ve verimli yönetme
1.5.2. Uzmanlar
Belli bir işte, meslek dalında ve bir konuda bilgi,
görüş ve becerisi çok olan kimse, mütehassıs veya
kompetan… Hukukçular, bilgisayar uzmanları,
muhasebeciler gibi…
1.5.3. Sekreterler
Özel yada kamu kuruluşunda belli bir kişiyle
özellikle yöneticiyle çalışan ve ona yönetsel ve
örgütsel konularda yardımcı olan iletişim sağlayan,
yazışan, yazışma yapabilen kişidir.
Sekreter bürolarda işlerin yürütülmesiyle görevli
kimselerdir. Büronun en verimli şekilde çalışmasını
sağlamak üzere, - Ofis yönetimi işlemlerini yürütür,Gelen giden evrak ile dosyalama işlemlerini yürütür,Telefon görüşmelerinin yapılması, gelen yazı ve
resimlerin yöneticiye ulaştırılması, randevuların
ayarlanması, misafirlerin karşılanması işlerini yapar,Yönetici için gerekli dokümanları hazırlar,- Toplantı
organizasyonu yapar,- Seyahat organizasyonu yapar,Büroya ait araç-gereçlerin bakımı, onarımını yaptırır
ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.
1.5.4. Memurlar
Büroların kuruluş amaçlarına göre yerine
getirilmesi gereken faaliyeti gerçekleştirmekle görevli
olan personeldir.
Kamu kurumlarında devletin asli ve sürekli
görevlerini yerine getiren ve aylıkla çalışan kişilerdir.
Özel kurumlarda çalışanlara memur denmez.
Onlar iş kanununa bağlı olarak çalışan beyaz ve mavi
yakalılar olarak tanımlanırlar.
1.5.5. Diğer Çalışanlar
Özellikle büyük bürolarda santral memurları,
temizlik görevlileri, güvenlik görevlileri, tamir ,
bakım ,onarım gibi işleri yapan diğer çalışanları
kapsar.