Transcript Loeng 7. Koolitusalase info talletamine ja koolitusprotseduuri

Loeng 5. Koolitusalase info
talletamine ja koolitusprotseduuri
koostamine.
Juhtide koolitamine.
Koostas: Riina Rohelaan, 2013
Koolitusalase info talletamise eesmärgid
•
•
•
•
ülevaate saamine töötaja poolt läbitud
koolitustest
ülevaate saamine tehtud investeeringutest
koolitus- ja arendustegevusse
ülevaate saamine koolituse tulemuslikkusest
töötajate karjääri planeerimine
Analüüsitavad koolitusalased näitajad
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
koolituskulu osakaal personalikulus
treeninguid (koolitusi) kokku
koolituspäevade arv
koolitusi töötaja koha
koolituspäevi töötaja kohta
koolitustest osavõtjaid kokku
koolituskulu töötaja kohta
keskmine koolituspäeva maksumus
keskmine treeningu (koolituse) vältus päevades
ettevõttesiseseid treeninguid (koolitusi) %-des
ettevõtteväliseid treeninguid (koolitusi) %-des
erinevat tüüpi koolituste (arvutiõpe, keeleõpe, juhtimisalane
koolitus jne) osa kogu koolitusest
Töötaja läbitud koolituse arvestus
Töötaja nimi, ametikoht
Läbitud koolituse
nimetus
Toimumise
aeg
Maksumus
Koolituskokkulepe
•
•
Kokkulepe tööandja ja töötaja vahel, millega
määratakse tööandja ja töötaja õigused ning
kohustused töötaja koolitamisel
Üldjuhul määratakse tööandja kohustus
tasuda koolituskulud ning töötaja kohustus
osaleda koolitusel, töötada firmas
kindlaksmääratud aja jooksul (kokkulepitud
töötamise ajast varasema lahkumise korral
töötaja huvitab koolituskulud)
RÜHMATÖÖ: Koolitusprotseduuri koostamine
Koostage koolitusprotseduur järgmisele
organisatsioonile (valige loetelust üks)
a) Tootmisettevõte
b) Teenindusettevõte
c) Avaliku sektori asutus (ministeerium, amet)
d) Haridusasutus (kool, kõrgkool)
e) Teadusasutus
Protseduur sisaldab järgmist:
• Koolituspoliitika üldpõhimõtted
• Koolitusvajaduse analüüs
• Koolituse planeerimine
• Koolituse korraldamine
• Koolituse hindamine
Protseduuri kirjeldus võib olla skemaatiline
visand, mis sisaldab lisaks tegevustele ka
infot vastutajate ja kasutatavate
dokumendivormide kohta.
Juhtide koolitamine ja arendamine
Juht
Eneseareng
Organisatsiooni areng
Ettevõtte eesmärkide saavutamine
Juhtide arendamise ja koolitamise eesmärgid
•
•
•
Individuaalsete juhtide tegevuse efektiivsuse
parandamine (seotud üksikindiviidide
koolitusvajadustega)
Kogu juhtkonna kui tegevuse parandamine (seotud
teatud juhtide grupi koolitusvajadustega)
Organisatsiooni efektiivsuse parandamine (seotud terve
organisatsiooni pikemaajaliste koolitusvajadustega,
lähtudes organisatsioonist kui tervikust ja selle
kohanemisest väliskeskkonnas)
Juhtkonna arendamise süsteem
ETTEVÕTTE EESMÄRGID
Käesolev struktuur
Juhtimismeeskond
Struktuur tulevikus
Käesoleva aja vajadused
Nõuded juhtkonna
liikmetele
Tuleviku vajadused
Käesolev tegevus
Juhtkonna liikmete
hindamine
Potentsiaalne tegevus
Töökohal
Juhtkonna liikmete
koolitus- ja arendustegevused
väljaspool töökohta
Juhtkonna liikmete hindamine
Juhtkonna tegevuse audit
Eduka juhi oskused ja omadused
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Majandustegevust mõjutavate faktide valdamine
Professionaalsed juhtimis- ja erialased teadmised
Mitmesuguste sündmuste toimumise ennustamisvõime
Analüütilised probleemide lahendamise ja otsustamisega seotud
oskused
Sotsiaalsed oskused (suhtlemine)
Stressitaluvus
Kalduvus tegutseda eesmärgipäraselt vastavalt toimuvatele sündmustele
Loovus
Vaimsete protsesside kiirus (taju, mõtlemine)
Õppimisharjumused ja –oskused
Eneseteadlikkus, adekvaatne enesehinnang
Juhtide arendamise ja koolitamise võtted
•
•
•
Juhtimisalase hariduse omandamine
Juhtimisalase koolituse läbimine
(keskendumine spetsiifilistele teadmistele ja
oskustele)
Kogemuslik õppimine “learning by doing”
Juhtide arendamise meetodid
meetod
omadused
eelised
Juhendatud tegevus
Planeeritud tegevus, kus otsene
Õppimine toimub vastavalt
juht/treener/mentor abistab ja
õppija individuaalsustele,
nõustab eesmärgiga
hea tagasiside
saavutada efektiivne
juhilt/treenerilt
tegutsemine juhina
Delegeerimine
Antakse vastava ulatusega
vastutusõigus ja ressursside
kasutamine. Jälgitakse
tegevust
Projektid
Indiviidile või grupile antakse
Loob hea koostöö. Seotud
lahendada spetsiaalne
probleemide lahendamise
probleem vastavalt püstitatud
ja läbirääkimisoskustega
eesmärgile ja ajakavale
Rotatsioon
Juht töötab erinevates allüksustes Mitmekülgsus ja terviklikkus
teatud perioodil
juhtimistegevuses
Õppija saab proovida tõelist
vastutust ja näeb selle
seost tulemustega
Juhtide arendamise hindamine
•
•
•
•
•
Organisatsiooni eesmärkide saavutamine,
organisatsiooni tegevuse paranemine
Organisatsiooni töögruppide edukam
tegutsemine, koostöö paranemine
organisatsioonis
Juhid on valmis edutamiseks
Kommunikatsiooni paranemine juhtide ja
alluvate vahel, juhtide endi vahel
Probleemide hulk organisatsioonis väheneb,
suureneb probleemide lahendamise kiirus
Koolitus- ja arendustegevus erinevate
juhtimiskontseptsioonide rakendamisel
•
•
•
•
•
•
Kvaliteedijuhtimine
Tulemusjuhtimine
Teadmusjuhtimine
Kliendisuhete juhtimine
Kompetentsijuhtimine
Õppiv organisatsioon
Kvaliteedijuhtimine
• Eeldab, et organisatsioon loob või sellel on olemas
kvaliteedisüsteem (ISO, TQM, Kvaliteediauhinna mudel
jne)
• Kvaliteedisüsteem toimib põhimõttel: PLANEERI-TEOSTAKONTROLLI-TÄIUSTA
• Toimub organisatsiooniliste protsesside pidev
täiustamine ja efektiivsuse tõstmine
– Organisatsiooni tõhususe ja toimivuse parandamine
– Kulude vähendamise, rentaabluse ja teisi tulemusi kajastavate
näitajate parandamine
– Klientide rahulolu kasv
– Töötajate motivatsiooni paranemine, nende rahulolu
paranemine
– Üldine organisatsioonikultuuri paranemine
Kvaliteedijuhtimise üldpõhimõtted
• Kliendile keskendumine
• Pidev täiustumine, õppimine ja mõõduvõtmine lähtudes
parimatest toimimisviisidest
• Töötajate kaasamine, osaluse juhtimine ja volituste
delegeerimine kvaliteedi nimel
• Faktidel põhinev juhtimine
• Liidri rollis esinev tippjuhtkond
• Protsessile ja ennetamisele keskendumine, kontrollimise
osa vähenemine
• Dokumenteeritud juhtimissüsteem
• Meeskonnatöö rakendamine
• Personali koolituse ja arendamise väärtustamine
Koolitus kvaliteedijuhtimisega
organisatsioonis
• Personali kvaliteet on osa kvaliteedist. Kui personali kvaliteet ei tõuse,
siis organisatsiooni täiustamine ja arendamine ei ole võimalik.
• Protsessidest oluline personali kvaliteedi analüüsimine ja hindamine
ning koolitamine ja arendamine
• Oluline roll on personali sisekoolitusel
• Suur tähelepanu on juhtkonna arendamisel ja koolitusel
• Koolituse eesmärgid ja sisu on suunatud kvaliteedi tagamise
protsessidele ning organisatsiooni toimimise kindlustamisele ja
pidevale täiustamisele
• Eriline tähtsus juhtimiskvaliteedi alastel teadmistel ja oskustel
(juhtimise hindamine, süsteemide toimimine, töötajate ja klientidega
seotud tulemused jne)
• Personalitöö alaste protsesside pidev arendamine
Tulemusjuhtimine
• Erinevalt kvaliteedijuhtimisest protsesside asemel
keskmes organisatsiooni ja iga töötaja tulemus
• Oluline kokkulepete tegemine tulemuste suhtes ning
nende täpne saavutamine
• Tulemused peavad vastama kokkulepitud kriteeriumitele
ja olema mõõdetavad
• Tulemuste saavutamine mõjutab töö eest saadavat tasu
• Tööandjat ei huvita mitte tööprotsess, vaid selle läbi
saavutatud tulemus. Töötaja on suhteliselt vaba oma töö
planeerimises ning teostamises
Koolitus tulemusjuhtimisega organisatsioonis
• I etapp: tulemuste planeerimine. Juhid esitavad alluvatele, mida neilt
oodatakse. Lepitakse kokku alluvate oodatavad tulemused, seda läbi
organisatsiooni kõikide tasemete.
• II etapp: tulemuste saavutamise jälgimine. Tavapäraselt teostab seda
otsene juht. Oluline tagasiside andmine töötajale.
• III etapp: tulemuste hindamine.
• IV etapp: hindamisjärgsed tegevused. Hindamistulemuste analüüs,
kokkuvõtete tegemine.
IV etapi tulemusena viiakse läbi koolitusvajadus ning koolituse
planeerimine. Põhiküsimus on: Mida peab organisatsioonis,
allüksustes, töötajates arendama ja koolitama, et saavutada
planeeritud tulemused?
Teadmusjuhtimine
• Teadmus on sügavalt tunnetatud teadmine. Koosneb
varjatud ja avatud teadmistest.
• Varjatud teadmised on sellised teadmised ja oskused, mis
võivad töötajale endale teadvustamata jääda, kuid
avalduvad loomulikul viisil igapäevatöös (loovus,
innovatiivsus jms)
• Avatud teadmised on teadmiste, oskuste ja kogemuste
kogum, mida saab dokumenteerida. Seda kogutakse ja
säilitatakse andmebaasidena, mida töötajad saavad ja
peavad kasutama.
• Teadmisjuhtimine välistab olukorra, kus lahkuv töötaja
võtab endaga kaasa ka kogu organisatsioonis loodud ja
sellele kuuluva oskusteabe
Kliendisuhete juhtimine
• Keskendutakse kliendisuhtele. Määratletakse kliendid ja
viisid nendega suhete juhtimiseks. Kliendiks võib olla
organisatsiooni sees ka töötaja.
• Peamised kliendid on väljaspool organisatsiooni –
teenuste, toodete ostjad; koostööpartnerid
• Vajalik, et töötajad tunneksid kliente ja järgiksid
eeldatavaid käitumisreegleid.
• Oluline koht on kliendiandmebaasil (CRM)
• Arendus- ja koolitustegevuse põhirõhk on kliendisuhetel
ja selle loomise, hoidmise ning arendamisega seotud
töötajatel
Kompetentside juhtimine
• Kompetents on personalijuhtimises töö ja töötaja
vastastikune sobivus. Indiviidi süvaomadus, mis on
seotud vastava käitumisega mingis ametis või
situatsioonis. Kompetents määrab inimese käitumise ja
mõtlemise viisi.
• Kompetentsid on kirjeldatavad ja mõõdetavad, avaldudes
järgmistel tasemetel:
- organisatsioon
- professionaalne grupp
- struktuuriüksus, meeskond
- ametikoht
Kompetentsid jagunevad baas- ning eristatavateks
kompetentsideks.
Baas- ja eristatavad kompetentsid
• Baaskompetentsid on eelduseks inimese töölevõtmisele
ning ametikohal töötamiseks konkreetses valdkonnas,
konkreetse organisatsiooniga, meeskonnaga (haridus,
valdkonna tundmine, erialased teadmised ja kogemused
jms)
• Eristatavad kompetentsid on ametikoha spetsiifilised
nüansid, mis eristavad “proffi” nn. “käsitöölisest”, need
on unikaalsed eristatavad võimed ja oskused,
läbilöögivõime, isiksuseomaduste eredus (loovus,
geniaalsus jms)
Koolitus kompetentsijuhtimisega
organisatsioonis
• Organisatsioonile tuleb kindlustada teadmine:
- milliseid kompetentse töö personalilt nõuab
- millised on olemasoleva personali kompetentsid
- milliseid olemasolevaid ja uusi kompetentse läheb
organisatsioonil tarvis järgmistel arenguetappidel
Toimub kompetentsimudelite väljatöötamine ja kasutamine
töötajate hindamisel
• Vajalik tagada personali kompetentside arendamine
organisatsioonile vajalikus suunas
Kompetentside juhtimine tootmisettevõtte näitel:
Milliseid oskusi vajame ?
Personaalsed teadmised, oskused, hoiakud
Strateegilised
oskused
Kutseoskused
• Juhtide
ettevalmistusprogramm
• Pagari väljaõpe ja
täiendõpe
• Projektijuhtimine
• Müügioskuste koolitus
Baasoskused
• Arvutioskuste koolitus
• Inglise keele koolitus
•Meeskonnatöö
•skill to plan and set target supporting total plan
•Skill to evaluate performance/competence and make
necessary corrective actions
Strategic competence
•skill to get others inspired, committed
•leading with own example
•respecting others and their work
•rewarding on good performance
Target setting
PERFORMANCE
MANAGEMENT
Motivation
Communication
•skill and attitude to work together with others
•sharing information and competence
•giving and receiving feedback
•listening
•effective meeting practices
•Skill to utilize and develop IT systems
Knowledge
management
Process mgtment
LEADERSHIP &
MANAGEMENT
BUSINESS
MANAGEMENT
Follow up
business results
Project mgtment
CHANGE
MANAGEMENT
Communication
Target setting
•Skill to analyze and understand organization’s process
flows
•ability to utilize and combine diff. competences to
effective process flows
•understand factors affecting result (EFQM)
•Skill to select right measurements (BSC)
•financial knowledge
•skill to make summaries and to report
•know-how to use IT systems
•Setting project targets
•evaluting needs for resources
•planning and managing timetables
•skill to make documets
•following up and managing costs
•Communicating by writing
•communicating orally
•knowledge of media channels
•ability to create networks
•skill to plan and set target supporting total plan
•Skill to evaluate performance/competence and make
necessary corrective actions
Critical comptences
Strategic competence
general
competencies
Competence
area
Skills, knowledge, attitude
Õppiv organisatsioon
• Õppiv organisatsioon on organisatsioon, millel
on võime luua, hankida ja edastada infot,
samuti muuta oma käitumist uue info ja
arusaamade põhjal. Teistest kiirem õppimine
on ainus püsiv konkurentsieelis 21. sajandil.
• Peter Senge “Viis distsipliini”:
– Isiklik meisterlikkus
– Mõtlemismudelid
– Jagatud visioon
– Meeskondlik õppimine
– Süsteemne mõtlemine
Küsimused?