Transcript 20130425_HUS Mäkijärvi_2a

Prosessien kehittäminen
yliopistosairaalassa –
kokemuksia ja näkemyksiä
Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi
HUS
Prosessien kehittämisen
esihistoriaa HYKS:ssa
• akuutin sydäninfarktin hoitoketju (Hyvinkää
– Meilahti)
• maksansiirto
• yksittäisiä prosesseja
• kuvaus ”lakanalle”
• 2000-luvun alussa QPR ohjelman lisenssi
• ei kliiniseen toimintaan?
Mihin prosessikuvauksia tarvitaan?
•
•
•
•
•
•
•
•
työ- ja potilasvirtojen kuvaus
sujuvuuden/tehokkuuden mittaus
strategian toteuttamisen apuväline
uuden toiminnan suunnittelu
resurssien allokointi
kustannuslaskenta
perehdytys
laadunhallinta yms...
Mikä HUS - ProDoc on ?
• Työkalu toimintaprosessien hallintaan
• Kahden eri tietoteknisen sovelluksen
muodostama kokonaisuus
<> ”HUS-tuote” esikuvien pohjalta
– Prosessien graafinen mallinnus <> QPR
ProcessGuide
– Prosessien dokumenttien hallinta <>
Kronodoc
– Web-liittymä katseluun <> jakelun hallinta
ProcessGuide
ProDoc on HUS:n
yhteinen tapa toimia!
Mihin ryhmään
Sinä kuulut?
Pysähdy
hetkeksi!
Hyödyt näkyvät asteittain
yhteisen katselualustan kautta
Kliininen henkilöstö
Tukipalveluiden
Hallinnon henkilöt
henkilöstö
Sujuvoittaa työntekoa, Tekee näkyväksi jokaisen Selkeyttää palvelu- ja
ennakoi pullonkauloja ja hoitoprosessissa mukana yhteistyösopimusten
estää hoitovirheitä.
olevan työpanoksen
laadintaa.
Lähiesimiehet
Tulosjohtajat
Osoittaa, kuka
potilaasta on vastuussa.
<=> Muiden yksiköiden
ja ulkoisten
kumppaneiden prosessit
yhdistyvät omaan
toimintaan.
Auttaa ennakoimaan
työtehtäviä.
<=> Työntekijä on
oikeassa paikassa
oikeaan aikaan
Havainnollistaa, miten
kustannukset syntyvät
ts. toiminnalliset ja
talousluvut yhdistyvät
toisiinsa
Näyttää eri
hoitoprosessien
resurssitarpeet.
<=> Henkilöstöä
voidaan irrottaa
kiireellisiin tarpeisiin
ProDoc liitettynä
tuloskorttiin osoittaa,
miten käytännön
toiminta vaikuttaa
strategisiin päämääriin
Helpottaa keskinäistä
kommunikaatiota.
<=> Keskustelujen
pohjana yhteinen kuva
ja katselualusta.
Akuutisti apuun tuleva
tietää roolinsa tehtävät,
eikä potilaan hoito
vaarannu.
Auttaa mitoittamaan
resurssit oikein
<=> Oikea määrä
tekijöitä oikeassa
paikassa oikeaan
aikaan.
Mahdollistaa
työvuorojen järkevän
suunnittelun
=> työssä jaksaminen
ja työmotivaatio
paranee.
Tulevaisuudessa
ProDocin avulla
ohjataan päivittäistä
työtä reaaliaikaisesti,
kun käytettävissä on
ajantasaiset raportit
johtamisen välineenä .
Ajantasaiset ohjeet
On johtamisen ja
ovat helposti saatavilla strategian
ja työn ohjaus
toteuttamisen työkalu.
helpottuu.
Kun
extranet ja
internet –
yhteydet
toimivat
..ja myös HUS:n ulkopuolella...
HUS:n ulkopuoliset toimijat
Muita alan toimijoita ja potilasjärjestöjä kiinnostaa, miten
hoitoprosessin vastuut jakautuvat eri toimijoiden kesken.
Omistaja näkee, miten rahavirrat ohjautuvat eri vaiheissa ja mistä
kustannukset syntyvät
<=> tieto lisää luottamusta HUS:iin
Oppilaitokset saavat ProDocista "valmista" materiaalia
opetuksen tueksi.
Potilaat ja läheiset haluavat ymmärtää, mitä tapahtuu ja miksi:
- hoidon kuvaaminen potilaan näkökulmasta helpottuu
- jokainen potilasta hoitava voi kertoa, mitä tapahtuu seuraavaksi
Suurta yleisöä kiinnostaa, onko hoitopaikan valinnalla väliä
<=> yhdenmukaiset prosessit takaavat, että hoitoa saa parhain
menetelmin kaikissa HUS:n yksiköissä
Tulevaisuudessa…
• ProDoc on osa HUS:n arkea.
– päivittäistä työtä ohjataan reaaliaikaisesti
• Kaikissa tulosyksiköissä on yhtenäiset, sujuvat
prosessit.
• Prosessiajattelu on jokaiselle itsestään selvää.
→
Tuloksena on tyytyväinen työntekijä
tyytyväinen potilas.
ja
Prosessikuvausten rakenne:
esimerkkinä rekrytointiprosessi
TÄYTTÖLUPAMENETTELY
Alleviivaus avaa
tehtävälistan:
Rekrytoiva esimies
• selvitä budjetti
• varmista
vakanssipohja
• päätä nimike ja
toimipiste
• tarkista
kelpoisuusehdot
intranetista
• listaa tehtävän
erityisvaatimukset
Prosessivaiheen
i merkki avaa
vaiheeseen
liittyvän
tarkentavan
kuvauksen
tai linkkilistan
ulkoisista
ohjeista:
i
Lomake
i
HUS-ohje
(määrämuotoinen)
i
i
Säädös
KT –sivusto
HUS:ssa on voimassa
täyttölupamenettely, johon noudatetaan
kulloinkin voimassaolevia
ohjeita.Täyttöluvan myöntää
viranhaltijapäätöksenä uusien vakanssien
osalta kuntayhtymän toimitusjohtaja ja
muutoin HYKS, Helsingin sairaaloiden
Hankkeen
organisoituminen
Suunnitelman
5-8/07
päivitys ja
osasuunnitelmat
Vtjtyöryhmä
tekee
linjaukset
1-2/08
1.Alueellinen
projektisuunnit
elma
Hanke HUS-strategiaan
ja tuloskorttiin
HUS-JORY
Hankkeen uusi
organisaatio
hyväksytään reorganisoi
+ synergian
1/08
vaatimus
Strategiakytkennän
vaatimus
HUS:n ProDoc-projektisuunnitelman aikataulu neljännesvuosittain jaksotettuna
2007
2008
I/2007 II/2007 III/2007 IV/2007 I/2008
1 Projektisuunnitelman vahvistaminen
2 Projektiorganisaation kokoaminen
3 Projektin osasuunnitelmat
3.1 Tekniset ratkaisut, palvelusopimukset ja kuvaukset
3.2 Viestintä
3.3 Prosessikuvausohjeistuksen päivitys
3.4 Koulutus
3.5 Laadunvarmistus
4 Alueelliset projektisuunnitelmat (ks. liite 1)
5 Avainhenkilöiden koulutus
5.1 ProDoc-QPR
5.2 ProDoc-Kronodoc
6 Geneerinen prosessimallipankki
7 ProDoc-Kronodocin sovellusnäkymät ja
käyttöoikeudet
8 Prosessikuvausten teko alueellisten
suunnitelmien mukaisesti
8.1 Vuokaaviot ProDoc-QPR:llä
8.2 Toimintaohjeistus ProDoc-Kronodociin
8.3 Vuokaavioiden ja ohjeiden yhdistäminen
9 Väliarviointi ja tarvittavien muutosten
priorisointi
9.1 Osasuunnitelmien toteutuminen
9.2 Järjestelmän testaus
9.3 Alueellisten projektisuunnitelmien
tarkennus
9.4 Osasuunnitelmamuutosten suunnittelu ja
toteutuksen aikataulutus
10 Tuloskorttikytkennän pilotointi
10.1 Tekninen ratkaisu
10.2 Pilottikohteen valinta
10.3 Ohjeistus ja avainhenkilöiden koulutus
11 Järjestelmän käyttöönotto alueellisten
suunnitelmien mukasiesti
13 Jatkokehityssuunnitelma
12 Etenemisen seuranta ja viestintä
14 Loppuraportti
2009
II/2008 III/2008 IV/2008 I/2009
2010
II/2009 III/2009 IV/2009 I/2010
HUS Prosessikartta
Toiminnan ohjaus
Henkilöstö
Talous
Viestintä
Kehittäminen
lähettävän
yksikön
prosessi
yliopiston
prosessi
Liiketoiminta
ja tukipalvelut
Potilaan erikoissairaanhoito
jatkohoitopaikan
prosessi
Tutkimus ja opetus
yliopiston
prosessi
MITATTAVAT TULOKSET
•
1. Prosessikarttojen määrittely ja julkaisu ProDoc-portaalissa yksittäisille
HUS:n toimintayksiköille sekä koko kuntayhtymälle.
2. Toiminnan kannalta tärkeimmiksi tunnistetut palvelu- ja tukiprosessit
(suurivolyymiset prosessit, kalliit prosessit ja erityisprosessit sekä toistuvat
tuki- ja osaprosessit) on
- kuvattu yhteistä geneeristen prosessimallien pankkia hyödyntäen,
- tallennettu ProDocin osasovellukseen (ProDoc-QPR) ja
- julkaistu ProDoc-portaalissa.
3. Toimintaohjeistus on ajantasaistettu ja yhtenäistetty sekä viety tätä
koskevaan ProDocin osasovellukseen (ProDoc-Krono).
4. Prosessien tuloskorttiliittymiä on pilotoitu projektin aikana määritellyllä
osa-alueella.
5. Toiminnan ohjauksessa on siirrytty suunnitelluilla alueilla
sähköiseen hallintajärjestelmään.
6. Prosessikuvaukset on ProDoc-portaalin välityksellä julkaistu myös
ulkoisille sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille projektin aikana
määriteltävässä laajuudessa, muodossa ja aikataulussa.
Case Kardiologia
Kaikki hyvä vaatii aikaa.
Kiinalainen sananlasku
2004
Ohjeitten päivitys
Prosessikuvaus
Ohjeet tietokantaan
PTH kuvaus
Ensihoito
Tukiprosessit
Kirurgia
Mittareiden valinta
Pros. julkaisu
Koekäyttö
Tiedonkeruu
Toiminnan kehittäminen
Benchmarking
Strategiakytkentä
2005
2006
2007
2008
2009
Missä on suurimmat potilasvolyymit?
KARPKL
126
541
47
56
1264
5460
248
KARD.
VUODEOS.
EAPKL
87
* Päivystyspotilaat, joilla
diagnoosi I20-I25, I50. tai
R07
31
287
568
153
26
3040
740
126
74
28
SYDTUTKOS.
* N = 5460
105
Ensimmäinen siirtymä
270
Toinen siirtymä
Päivystyksen kautta tulleiden sydänpotilaiden* ensimmäiset
siirtymät 2004-2005
Lähteet: OH-raportti
Mikä hoidossa maksaa?
3 500 000 €
18 %
YHTEENSÄ: 3,1 M€
3 000 000 €
13 %
VOS - Vaihe 1
STO
2 500 000 €
Kustannus €
69,2%
•
1 500 000 €
1 000 000 €
18,2%
500 000 €
Sydäntutkimusosaston jälkeen
suurin osastokohtainen kustannus
syntyy vuodeosasatolla 142.
Vuodeosastojen kustannusosuus 3,1
€ miljoonasta on n. 31%
Sisätaudit
12,7%
Kirurgia
1%
33 %
0€
VOS
•
VOS - Vaihe 2
69 %
2 000 000 €
STO
VOS
Sisätaudit
Kirurgia
Laboratorio
Röntgen
Palvelukeskus
Apteekki
Ravitsemuskeskus
Materiaalikeskus
Yhtymähallinto
Tietohallinto
Laboratorio
1%
Röntgen
Yhteensä
13 % kustannuksesta syntyy tämän potilasryhmän
ensimmäisen ja 18% toisen vuodeosasatokäynnin
yhteydessä. Suurin osa kustannuksista kohdistuu
sydäntutkimusosastoon jonka kustannusosuus 69%.
43 %
Palvelukeskus
Apteekki
Ravitsemuskeskus
1%
5%
8%
2%
4%
2%
Materiaalikeskus
Yhtymähallinto
•
Tietohallinto
Suurimmat kustannuserät ovat materiaalia ja
tarvikkeita (materiaalikeskus) sekä sisätautien oman
henkilöstön kustannukset. Kolmanneksi suurin erä
tulee palvelukeskuksen tuottamista palveluista.
KEP® A. Lähete  Osasto  STO  Osasto , 2004-2005, 1300 potilasta
Kustannustarkastelu toimijoittain ja yksiköittäin
NHG
2006
Mikä on hoidon vaikuttavuus?
Yhdistetty sydänkuolemat ja uusintatoimenpiteet
(vuoden sisällä)
30 %
•
•
25 %
Kuolleet (Ialkuiset
kuolinsyyt)
Uusintatoimen
piteitä vuoden
sisällä
20 %
15 %
10 %
•
•
Aineisto:
Pallolaajennuksessa
käyneet HUS/TOTI?
Uusintatoimenpiteet
STAKES/HILMO
Kuolleet:
Tilastokeskus
5%
0%
2000
2001
2002
2003
NHG 2007
Miten hoitoketju toimii?
Hoitoaika pallolaajennuksessa käyneiden osalta vuoden
ajalta toimenpiteen jälkeen (2000-2003 aineisto)
18,0
16,0
14,0
12,0
10,0
8,0
6,0
4,0
2,0
0,0
Post hoitopäivät vuoden
sisällä tp:stä (muu kuin
HYKS)
10,1
8,7
Post-hoitojakso HYKS
9,4
8,6
2,5
1,1
1,6
2,5
1,2
2,0
2,4
0,8
2,0
2,4
0,7
1,5
2000
2001
2002
2003
Pre-hoitojakso HYKS
Pre hoitopäivät (muu
kuin HYKS)
Lähdeaineisto: Stakes

Luvut alustavia

Pitkässä tarkastelussa korostuu terveyskeskuksen osuus
NHG 2007
Saako potilas hoidon ajoissa?
KIPU  HÄLYTYS  APU PAIKALLE  (TROMBOLYYSI ) SOITTO KARDIOLOGILLE  GPESTÄJÄN ANTO  MEILAHTEEN  PUUDUTUS ALKAA  SUONI AUKI
Trombolyysi 18% potilaista 45min avun tulon jälkeen

Ei voida vaikuttaa sisäisesti – vastaa kuitenkin 70%
aika-akselista!
kokonaiskesto
n.330 min eli
5,5h
Tätä aikaa on mitattu ja pystytty lyhentämään –
voisiko toimia myös toisessa päässä aikaakselia?
Ensihoidon aiheuttama viive: Ensikontaktista (apu paikalle) Meilahteen saapuminen 114
minuuttia
 Sisäisesti ”voidaan vaikuttaa” vain 30% kokonaisajankäytöstä
