Transcript türk standardları enstitüsü

TÜRK STANDARDLARI
ENSTİTÜSÜ
PERSONEL VE SİSTEM
BELGELENDİRME
MERKEZİ BAŞKANLIĞI
DOKÜMANTASYON
EĞİTİMİ
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
1
TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ
KURULUŞ
Türk Standardları Enstitüsü; her türlü madde ve mamuller ile usul ve
hizmet standardlarını yapmak amacıyla 18.11.1960 tarih ve 132 sayılı
kanunla kurulmuştur. Enstitünün ilgili olduğu bakanlık Sanayi ve Ticaret
Bakanlığıdır. Enstitü, tüzel kişiliği haiz, özel hukuk hükümlerine göre
yönetilen bir kamu kurumu olup, kısa adı ve markası TSE'dir. Bu marka
çeşitli şekillerde gösterilir. Türk Standardları Enstitüsü'nün izni olmadan
bu marka hiçbir şekil ve şart altında kullanılamaz. Yalnız Türk
Standardları Enstitüsü tarafından kabul edilen standardlar Türk Standardı
adını alır. Bu standardlar ihtiyari olup, standardın ilgili olduğu bakanlığın
onayı ile mecburi kılınabilir. Bir standardın mecburi kılınabilmesi için
Türk Standardı olması şarttır. Mecburi kılınan standardlar Resmi
Gazete'de yayımlanır.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
2
TÜRK STANDARDLARI ENSİTÜSÜ
HİZMET ALANLARI
Sistem Belgelendirme
Personel Belgelendirme
Ürün ve Hizmet Yeri Belgelendirme
Gözetim ve Muayene
Laboratuvar
Metroloji ve Kalibrasyon
Standard Hazırlama
Tüketici Hakları
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
3
YÖNETİM SİSTEMLERİ
TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim
Sistemi
TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim
Sistemi
TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği
Sistemi
TS EN ISO 22000 Gıda Güvenliği
Yönetim Sistemi
TS ISO/IEC 27001 Bilgi Teknolojisi –
Güvenlik Teknikleri – Bilgi Güvenliği
Yönetim sistemleri – Gereksinimler
TS EN ISO 13485 Kalite SistemleriTıbbi Cihazlar–EN ISO 9001
Standardının Uygulanması İçin Özel
Şartlar
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
4
PERSONEL VE SİSTEM BELGELENDİRME
FAALİYETLERİ AKREDİTASYON ÇALIŞMALARI
Yönetim Sistemleri Belgelendirme faaliyetleri,
Kalite Yönetim Sisteminden nükleer sektörü hariç
tam kapsam, Çevre Yönetim Sisteminden nükleer
sektörü hariç tam kapsam, Gıda Güvenliği Yönetim
Sisteminden ise tüm kategorilerini kapsayacak
şekilde Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK)
tarafından akredite olarak yürütülmektedir.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
5
IQNET
INTERNATIONAL CERTIFICATION NETWORK ULUSLARARASI
BELGELENDİRME AĞI
1990 yılında kurulmuş belgelendirme kuruluşları ağı
Merkezi İsviçre
37 ortak (belgelendirme kuruluşu)
Dünya çapında 200 şube
150 ülkede 301.000 belgeli firma
→ dünya pazarının % 30’u
Her türlü ekonomik sektörde, 30’u aşkın dilde hizmet
verebilen 10.000 tetkikçi ile 5.000 uzman
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
6
PERSONEL BELGELENDİRME
Personel Belgelendirme faaliyetleri TS EN ISO/IEC 17024
“Uygunluk değerlendirmesi - Personel Belgelendirmesi
Yapan Kuruluşlar için Genel Şartlar” standardı
çerçevesinde Kalite, Çevre, İş Sağlığı ve Güvenliği, Gıda
Güvenliği Yönetim Sistemi alanlarında Baştetkik Görevlisi
ve Yönetici çalışmalarını yürütmektedir.
Personel Belgelendirme Türkiye’de Avrupa Kalite
Teşkilatı’nın (EOQ) tek yetkilisi ve TÜRKAK’tan akredite
olarak faaliyetlerini yürütmektedir.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
7
EĞİTİMLER
YÖNETİM SİSTEMLERİ EĞİTİMLERİ
YÖNETİM SİSTEMLERİ ENTEGRE EĞİTİMLERİ
YÖNETİM SİSTEMLERİ ÇALIŞTAYLARI
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME EĞİTİMLERİ
STRATEJİK PLANLAMA EĞİTİMLERİ/ÇALIŞTAYLARI
YÖNETİM SİSTEMLERİ TETKİK/BAŞTETKİK GÖREVLİSİ
EĞİTİMLERİ/SINAVLARI
TSE-EOQ YÖNETİM SİSTEMLERİ/PROSES YÖNETİCİ SINAVLARI
ENTEGRE İÇ TETKİK & GIDA GÜVENLİĞİ ÖN GEREKSİNİM
EĞİTİM/SINAV PROGRAMI
YÖNETİM SİSTEMLERİ ENTEGRE İÇ TETKİKÇİ BELGELENDİRME
EĞİTİMİ/SINAVI
GIDA GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ ÖN GEREKSİNİM
PROGRAMLARI
MESLEKİ YETKİNLİK EĞİTİMLERİ / SINAVLARI
Daha detaylı bilgi PSBM tarafından yayımlanmış olan TSE EĞİTİM VE
SERTİFİKA PROGRAMI’NDA(http://www.tse.org.tr) yer almaktadır.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
8
EĞİTİMDE HEDEFLENENLER
Kalite kavramları ve kalitenin gelişiminin açıklanması,
Kalite Prensiplerinin anlaşılmasının sağlanması,
TS EN ISO 9001:2008 “Kalite Yönetim Sistemi standard
maddelerinin tetkikçi gözüyle değerlendirilmesini sağlamak
Kalite Yönetim Sisteminin etkin olarak uygulanmasına yönelik
iç tetkik faaliyetinin temel unsurlarının kavranması
Tetkik faaliyetinin planlamadan raporlama aşamasına kadar tüm
basamaklarının anlaşılması.
İyi bir tetkik görevlisi özelliklerinin anlaşılmasını sağlamak.
9
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
9
TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ
KURULUŞ
Türk Standardları Enstitüsü; her türlü madde ve mamuller ile usul ve
hizmet standardlarını yapmak amacıyla 18.11.1960 tarih ve 132 sayılı
kanunla kurulmuştur. Enstitünün ilgili olduğu bakanlık Sanayi ve Ticaret
Bakanlığıdır. Enstitü, tüzel kişiliği haiz, özel hukuk hükümlerine göre
yönetilen bir kamu kurumu olup, kısa adı ve markası TSE'dir. Bu marka
çeşitli şekillerde gösterilir. Türk Standardları Enstitüsü'nün izni olmadan
bu marka hiçbir şekil ve şart altında kullanılamaz. Yalnız Türk
Standardları Enstitüsü tarafından kabul edilen standardlar Türk Standardı
adını alır. Bu standardlar ihtiyari olup, standardın ilgili olduğu bakanlığın
onayı ile mecburi kılınabilir. Bir standardın mecburi kılınabilmesi için
Türk Standardı olması şarttır. Mecburi kılınan standardlar Resmi
Gazete'de yayımlanır.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
10
TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ
KURULUŞ
Türk Standardları Enstitüsü; her türlü madde ve mamuller ile usul ve
hizmet standardlarını yapmak amacıyla 18.11.1960 tarih ve 132 sayılı
kanunla kurulmuştur. Enstitünün ilgili olduğu bakanlık Sanayi ve Ticaret
Bakanlığıdır. Enstitü, tüzel kişiliği haiz, özel hukuk hükümlerine göre
yönetilen bir kamu kurumu olup, kısa adı ve markası TSE'dir. Bu marka
çeşitli şekillerde gösterilir. Türk Standardları Enstitüsü'nün izni olmadan
bu marka hiçbir şekil ve şart altında kullanılamaz. Yalnız Türk
Standardları Enstitüsü tarafından kabul edilen standardlar Türk Standardı
adını alır. Bu standardlar ihtiyari olup, standardın ilgili olduğu bakanlığın
onayı ile mecburi kılınabilir. Bir standardın mecburi kılınabilmesi için
Türk Standardı olması şarttır. Mecburi kılınan standardlar Resmi
Gazete'de yayımlanır.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
11
TÜRK STANDARDLARI ENSİTÜSÜ
HİZMET ALANLARI
Sistem Belgelendirme
Personel Belgelendirme
Ürün ve Hizmet Yeri Belgelendirme
Gözetim ve Muayene
Laboratuvar
Metroloji ve Kalibrasyon
Standard Hazırlama
Tüketici Hakları
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
12
YÖNETİM SİSTEMLERİ
TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim
Sistemi
TS EN ISO 14001 Çevre Yönetim
Sistemi
TS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği
Sistemi
TS EN ISO 22000 Gıda Güvenliği
Yönetim Sistemi
TS ISO/IEC 27001 Bilgi Teknolojisi –
Güvenlik Teknikleri – Bilgi Güvenliği
Yönetim sistemleri – Gereksinimler
TS EN ISO 13485 Kalite SistemleriTıbbi Cihazlar–EN ISO 9001
Standardının Uygulanması İçin Özel
Şartlar
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
13
PERSONEL VE SİSTEM BELGELENDİRME
FAALİYETLERİ AKREDİTASYON ÇALIŞMALARI
Yönetim Sistemleri Belgelendirme faaliyetleri,
Kalite Yönetim Sisteminden nükleer sektörü hariç
tam kapsam, Çevre Yönetim Sisteminden nükleer
sektörü hariç tam kapsam, Gıda Güvenliği Yönetim
Sisteminden ise tüm kategorilerini kapsayacak
şekilde Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK)
tarafından akredite olarak yürütülmektedir.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
14
IQNET
INTERNATIONAL CERTIFICATION NETWORK ULUSLARARASI
BELGELENDİRME AĞI
1990 yılında kurulmuş belgelendirme kuruluşları ağı
Merkezi İsviçre
37 ortak (belgelendirme kuruluşu)
Dünya çapında 200 şube
150 ülkede 301.000 belgeli firma
→ dünya pazarının % 30’u
Her türlü ekonomik sektörde, 30’u aşkın dilde hizmet
verebilen 10.000 tetkikçi ile 5.000 uzman
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
15
PERSONEL BELGELENDİRME
Personel Belgelendirme faaliyetleri TS EN ISO/IEC 17024
“Uygunluk değerlendirmesi - Personel Belgelendirmesi
Yapan Kuruluşlar için Genel Şartlar” standardı
çerçevesinde Kalite, Çevre, İş Sağlığı ve Güvenliği, Gıda
Güvenliği Yönetim Sistemi alanlarında Baştetkik Görevlisi
ve Yönetici çalışmalarını yürütmektedir.
Personel Belgelendirme Türkiye’de Avrupa Kalite
Teşkilatı’nın (EOQ) tek yetkilisi ve TÜRKAK’tan akredite
olarak faaliyetlerini yürütmektedir.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
16
EĞİTİMLER
YÖNETİM SİSTEMLERİ EĞİTİMLERİ
YÖNETİM SİSTEMLERİ ENTEGRE EĞİTİMLERİ
YÖNETİM SİSTEMLERİ ÇALIŞTAYLARI
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME EĞİTİMLERİ
STRATEJİK PLANLAMA EĞİTİMLERİ/ÇALIŞTAYLARI
YÖNETİM SİSTEMLERİ TETKİK/BAŞTETKİK GÖREVLİSİ
EĞİTİMLERİ/SINAVLARI
TSE-EOQ YÖNETİM SİSTEMLERİ/PROSES YÖNETİCİ SINAVLARI
ENTEGRE İÇ TETKİK & GIDA GÜVENLİĞİ ÖN GEREKSİNİM
EĞİTİM/SINAV PROGRAMI
YÖNETİM SİSTEMLERİ ENTEGRE İÇ TETKİKÇİ BELGELENDİRME
EĞİTİMİ/SINAVI
GIDA GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ ÖN GEREKSİNİM
PROGRAMLARI
MESLEKİ YETKİNLİK EĞİTİMLERİ / SINAVLARI
Daha detaylı bilgi PSBM tarafından yayımlanmış olan TSE EĞİTİM VE
SERTİFİKA PROGRAMI’NDA(http://www.tse.org.tr) yer almaktadır.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
17
EĞİTİMDE HEDEFLENENLER
TS EN ISO 9001:2008 standardına göre bir kalite yönetim
sistemi kurmak, uygulamak ve kalite yönetim sistemini sürekli
iyileştirmek isteyen kuruluşlara, bu standardın gerektirdiği
dokümanların hazırlanmasında faydalanabilecekleri bilgileri
sağlamak.
Kalite Prensiplerinin anlaşılmasının sağlanması,
Kalite politikası, hedeflerle ilgili beyanları,
Kalite El Kitabını,
TS EN ISO 9001:2008 standardının ön gördüğü prosedürleri,
Talimat, iş akışı kalite planları ve form dokümantasyonunun
anlaşılması
Proseslerin etkin planlanması, uygulanması ve kontrolü için
ihtiyaç duyulan dokümanlar,
TS EN ISO 9001:2008 standardının kayıtları
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
18
EĞİTİM PROGRAMI
1.GÜN
9.30 -10.00 Tanışma ve Eğitim Hakkında bilgilendirme
10.00 -11.00 Terim ve Tarifler
11.00 -12.00 TS EN ISO 9001 :2008 Genel tanıtımı ve kapsamı
12.30-13.30
Öğlen Arası
13.30-16.30 TS EN ISO 9001: 2008 standardı Kalite Yönetim Sistemi
Dokumantasyon ve Kayıt Maddeleri
2.GÜN
9.30 -12:30 Kslite Politikası, Kalite Hedefleri
12.30-13.30
Öğlen Arası
13:30-14.30 Kalite El Kitabı
14:45:15: 30 Prosedür
15:30-16:30 Örnek Prosedür ve Kalite Politikası yazımı pratik Çalışması
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
19
EĞİTİM PROGRAMI
3.GÜN
09.30-12.30 Kalite planı, İş akışları, Formlari Proses
Dokümanları
12.30-13.30
Öğlen Arası
13.30-16.30 Kalite Planı/ İş Akışı /Form/ Proses
Doküman Örneği Pratik Çalışması
NOT: Dersler 45 dk. Aralar ise 15 dakikadır
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
20
EĞİTİMİN AMACI
EĞİTİMİN AMACI ,HEDEFİ?
EĞİTİMİN KURALLARI?
EĞİTİMİN METODLARI?
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
21
KALİTE
Yapısal karakteristikler kümesinin şartları yerine
getirme derecesi (TS EN ISO 9000:2007)
Kullanıma uygunluktur. (Juran)
Şartlara uygunluktur. (Crosby)
İhtiyaçların karşılanabilme oranıdır.
22
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
22
Kalite Yönetim Prensipleri
Bir kuruluşu başarılı bir şekilde idare etmek ve çalıştırmak
için, kuruluşu sistematik ve saydam bir şekilde yönetmek
ve kontrol etmek gereklidir. Başarı, bütün ilgili tarafların
ihtiyaçları ele alınırken, performansı sürekli olarak
iyileştirmeye yönelik olarak tasarımlanan bir yönetim
sisteminin uygulanmasından ve sürdürülmesinden gelir.
Üst yönetim tarafından, kuruluşu iyileştirilmiş performansa
doğru yöneltmek için kullanılmak üzere sekiz adet kalite
yönetim prensibi tanımlanmıştır.
23
Kalite Yönetim Prensipleri
Müşteri odaklılık
Kuruluşlar müşterilerine bağlıdır. Bu nedenle kuruluşlar, mevcut ve
gelecekteki müşteri ihtiyaçlarını anlamalı, müşteri şartlarını
karşılamalı ve müşteri isteklerini aşmaya istekli olmalıdır.
Liderlik
Liderler kuruluşta amaç ve yönetim birliğini oluşturur.Liderler, kuruluşun
hedeflerine ulaşılması için çalışanların tam katılımının sağlandığı
kuruluş içi ortam oluşturmalı ve sürdürmelidirler.
Çalışanların katılımı
Her seviyedeki çalışanlar kuruluşun temelini oluşturur. Onların tam
katılımı, yeteneklerinin kuruluş yararına kullanılmasını sağlar.
24
Kalite Yönetim Prensipleri
Proses (süreç) yaklaşımı
İstenen sonuca, faaliyetler ve ilgili kaynaklar bir proses olarak
yönetildiğinde daha verimli olarak ulaşılır.
Yönetimde sistem yaklaşımı
Birbirleri ile ilgili proseslerin bir sistem olarak tanımlanması,
anlaşılması ve yönetilmesi, hedeflerin
gerçekleştirilmesinde kuruluşun etkinliğine ve
verimliliğine katkıda bulunur.
Sürekli iyileştirme
Kuruluşun toplam performansının sürekli iyileştirilmesi
kuruluşun sürekli hedefi olmalıdır.
25
Kalite Yönetim Prensipleri
Karar vermede gerçekçi yaklaşım
Etkin kararlar verilerin ve bilginin analizine dayanır.
Karşılıklı yararlar sağlayan tedarikçi ilişkileri
Bir kuruluş ve tedarikçileri bibirlerine bağımlıdır. Karşılıklı
yararların gözetildiği bir ilişki her iki tarafın da değer
yaratma yeteneğini artırır.
Sekiz kalite yönetim ilkesi TS EN ISO 9000 standard
serisi içindeki kalite yönetim standardlarının temelini
oluşturur.
26
Terimler ve Tarifler
TS EN ISO 9001:2008 standardının tüm kullanıcılar
tarafından aynı şekilde anlaşılması için, yayınlanan
TS EN ISO 9000:2007 standardının rehber olarak
kullanılması dokümanların hazırlanmasında büyük
kolaylık sağlayacaktır.
TS EN ISO 9000:2007 “Kalite Yönetim Sistemleri-Temel
Kavramlar, Terimler ve Tarifleri” standardında,
dokümantasyon ile ilgili ve ilişkili terimler aşağıda
verilmiştir.
27
Kalite
Yapısal özellikler (madde 3.5.1) takımının şartları (madde 3.1.2)
yerine getirme derecesi.
Not 1: “Kalite” terimi zayıf, iyi veya mükemmel gibi sıfatlar ile
beraber kullanılabilir.
Not 2: “Yapısal” sözcüğü “verilenin, (atanan’ın) aksine olarak,
özellikle bir kalıcı özelliğin birşeyde bulunması anlamındadır.
28
Kalite
Kullanıma uygunluktur. (Juran)
Şartlara uygunluktur. (Crosby)
İhtiyaçların karşılanabilme oranıdır.
29
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
29
Yönetim Sistemi
Politika ve hedefleri oluşturma ve bu hedefleri başarma
sistemi (Madde 3.2.1)
Not: Bir kuruluşun yönetim sistemi, (madde 3.3.1) kalite
yönetim sistemi (madde 3.2.3), finansal yönetim sistemi
veya çevre yönetim sistemi gibi farklı yönetim sistemlerini
içerebilir.
30
Kalite Yönetim Sistemi
Bir kuruluşu (Madde 3.3.1) kalite (Madde
3.1.1) açısından yönlendiren ve kontrol
eden yönetim sistemi (Madde 3.2.2).
31
Kalite Politikası
Bir kuruluşun (Madde 3.3.1) (üst) yönetimi
(madde 3.2.7) tarafından resmi olarak ifade
edilen kalite (madde 3.1.1.) ile ilgili bütün amaçları ve
idaresi.
Not 1: Genelde, kalite politikası kuruluşun genel politikası
ile tutarlıdır ve kalite hedeflerini (madde 3.2.5) tespit
etmek için bir çerçeve sağlar.
Not 2: Bu standardda verilen kalite yönetim prensipleri
kalite politikasının oluşturulması için bir temel teşkil
edebilir. (madde 0.2)
32
Kalite Hedefi
Kalite (Madde 3.1.1) ile ilgili olarak aranan veya amaçlanan
bir şey.
Not 1: Kalite hedefleri genelde kuruluşun kalite politikasına
(madde 3.2.4) dayanır.
Not 2: Kalite hedefleri genelde kuruluş (madde 3.3.1)
içindeki ilgili fonksiyonlar ve seviyeler
için belirtilir.
33
Kalite Planlaması
Kalite hedeflerinin (Madde 3.2.5) saptanmasına odaklanan,
gerekli çalıştırma proseslerini (Madde 3.4.1) ve kalite
hedeflerini yerine getirmek için ilgili kaynakları belirleyen
kalite yönetiminin (madde 3.2.8) bir kısmı.
Not: Kalite planlarının (madde 3.7.5) oluşturulması, kalite
planlamasının bir parçası olabilir.
34
Müşteri
Bir ürünü (Madde 3.4.2) alan kuruluş (madde 3.3.1) veya kişi.
Örnek, tüketici, müşteri (client), (son) kullanıcı, perakendeci,
yararlanan ve satın alan.
Not: Bir müşteri kuruluşun içinden veya dışından olabilir.
35
Ürün
Bir prosesin (Madde 3.4.1) sonucu.
Not 1 - Dört genel ürün kategorisi vardır. Bunlar aşağıda verilmiştir:
1. Hizmetler (örneğin, taşımacılık),
2. Yazılım (örneğin, bilgisayar programı, sözlük),
3. Donanım (örneğin, motorun mekanik kısmı),
4. İşlenmiş malzemeler (örneğin, yağlama yağı).
Bir çok ürün, farklı genel ürün kategorilerine ait parçalar içerir. Bu takdirde
ürünün hizmet mi, yazılım mı, donanım mı veya işlenmiş malzeme mi
olduğu, baskın parçaya göre belirlenir. Örneğin, sunulan “otomobil” ürünü
donanımdan (örneğin, lastikler), işlenmiş malzemelerden (örneğin, yakıt,
soğutma sıvısı), yazılımdan (örneğin, motor kontrol yazılımı, sürücü el
kitabı) ve hizmetten (örneğin, satıcı tarafından sağlanan kullanıma ilişkin
açıklamaları) oluşur.
36
Ürün
Not 2 - Hizmet, tedarikçi (Madde 3.3.6) ve müşteri (Madde 3.3.5)
arasındaki arayüzde gerçekleştirilmesi gereken en az bir faaliyetin
sonucudur ve genellikle soyuttur. Bir hizmetin sağlanması
aşağıdakileri içerebilir:
Müşteri tarafından sağlanan ve somut bir ürün üzerinde yapılan
faaliyet (örneğin, otomobil tamiri),
Müşteri tarafından sağlanan ve soyut bir ürün üzerinde yapılan
faaliyet (örneğin, gelir beyanı üzerine vergi iadesi hazırlanması),
Soyut bir ürünün teslimi (örneğin, bilginin aktarımı bağlamında bilgi
verilmesi),
Müşteri için ortam yaratma (örneğin, otellerde ve lokantalarda).
Yazılım bilgiden oluşur, genellikle soyuttur ve yaklaşımlar, işlemler
veya prosedürler (Madde 3.4.5) şeklinde olabilir.
Donanım genellikle somuttur ve miktarı sayılabilir bir karakteristiktir
(Madde 3.5.1). İşlenmiş malzemeler genellikle somuttur ve miktarı
adetle ifade edilemeyen bir karakteristiktir. Donanım ve işlenmiş
malzemeler, sıklıkla mal olarak adlandırılır.
37
Proses
Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya
etkileşimli faaliyetler takımı.
Not 1: Genel olarak bir prosesin girdileri, diğer proseslerin çıktılarıdır.
Not 2: Genel olarak, bir kuruluş (madde 3.3.1) içindeki prosesler, katma
değer sağlamak için kontrollü şartlar altında planlanır ve
gerçekleştirilir.
Not 3: Son ürünün (madde 3.4.2) uygunluğunun (madde 3.6.1) hemen
veya ekonomik olarak doğrulanamadığı bir proses sıklıkta “özel
proses” olarak belirlenir.
38
Bilgi
Anlamlı veri
39
Doküman
Bilgi (madde 3.7.1) ve onun destekleyici ortamı.
Örnek, kayıt, (madde 3.7.6) özellik (madde 3.7.3), prosedür dokümanı,
çizim, rapor, standard.
Not 1: Ortam; kağıt, manyetik, elektronik veya optik bilgisayar disketleri,
fotograf veya mastar numune veya bunların birleşimi olabilir.
Not 2: Bir dokümanlar takımı, mesala, özellikler ve kayıtlar, sıklıkla
“dokümantasyon” olarak adlandırılır.
Not 3: Bazı şartlar (madde 3.1.2); (mesela okunabilirlik şartı) bütün
doküman tiplerine uygulanır, bununla birlikte özellikler (mesela
revizyon ile kontrol edilmek için şart) ve kayıtlar (mesela geri
çekilebilme şartı) için farklı şartlar olabilir.
40
Şart
Genellikle ima edilen veya zorunlu olarak beyan edilen
ihtiyaç veya beklenti.
Not 1: “Genellikle ima edilen” ifadesi, kuruluş (madde 3.3.1) onun müşterileri
(madde 3.3.5) ve diğer ilgili taraflar (madde 3.3.7) için, dikkate alınan ihtiyaç
veya beklentinin kastedildiğine ifade eden alışılmış veya genel bir uygulama
anlamındadır.
Not 2 : Özel bir şart tipini mesela kalite yönetimi, müşteri şartlarında olduğu gibi,
belirlemek için bir niteleyici kullanılabilir.
Not 3: Belirtilmiş bir şart, mesela bir dokümanda, beyan edilen şarttır.
Not 4: Şartlar, farklı ilgili taraflarca oluşturulabilir.
41
Şartname
Şartları (madde 3.1.2) belirten doküman (Madde 3.7.2)
Not: Bir şartname faaliyetlerle (mesela, prosedür dokümanı,
proses şartnamesi ve deney şartnamesi) veya ürünlerle
(madde 3.4.2) (mesela ürün şartnamesi, performans
şartnamesi ve çizim) ile ilgili olabilir.
42
Prsedür
Prosedür
Bir faaliyeti veya bir prosesi (madde 3.4.1) icra etmek için
belirlenen yol.
Not 1: Prosedürler dokümante edilebilir veya edilmeyebilir.
Not 2: Bir prosedür dokümante edildiğinde “yazılı prosedüre”
veya “dokümante edilen prosedür” terimi sıklıkla
kullanılır. Bir prosedürü içerene doküman (Madde 3.7.2)
“prodedür dokümanı” olarak adlandırılabilir.
43
Kalite Planı
Belirli bir projeye (madde 3.4.3), ürüne (Madde 3.4.2) prosese
(madde 3.4.1) veya sözleşmeye hangi prosedürlerin (Madde
3.4.5) ve ilgili kaynakların kim tarafından ve ne zaman
uygulanacağını belirleyen doküman (Madde 3.7.2)
Not 1: Bu prosedürler genelde, kalite yönetim prosesleri ve ürün
gerçekleştirme prosesleri ile ilgili olanları kapsar.
Not 2: Kalite planı sıklıkla kalite el kitabının (madde 3.7.4)
bölümlerine veya prosedür dokümanlarına atıf yapar.
Not 3: Kalite planı, kalite planlamasının (madde 3.2.9)
sonuçlarından biridir.
44
Proje
Başlangıç ve bitiş tarihleri olan koordine ve kontrol edilen bir dizi
faaliyetten oluşan, zaman, maliyet ve kaynak kısıtları gibi belirli şartlara
(Madde 3.1.2) uyarak amaca ulaşmak için yapılan tek bir proses (Madde
3.4.1).
Not 1 - Bir proje, daha büyük bir proje yapısının bir bölümünü oluşturabilir.
Not 2 - Bazı projelerde, proje ilerledikçe, hedefler geliştirilerek netleştirilir ve
ürün karakteristikleri (Madde 3.5.1) de geliştirilerek tarif edilir.
Not 3 - Bir projenin çıktısı, ürünün (Madde 3.4.2) bir veya birkaç birimi
olabilir.
Not 4 - ISO 10006:2003’ten alınmıştır.(madde 3.2.9) sonuçlarından biridir.
45
Kayıt
Elde edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin
delilini sağlayan doküman (madde 3.7.2)
Not 1: Kayıtlar, izlenebilirliği (madde 3.5.4) doküman haline
getirmek için ve doğrulamanın (madde 3.8.4) önleyici
faaliyetin (madde 3.6.4) ve düzeltici faaliyetin (madde 3.6.5)
delilini sağlamak için kullanılabilir.
Not 2: Genellikle kayıtların revizyon kontrolü altında bulunması
gerekli değildir.
46
Dokümantasyonun Önemi
Dokümantasyon amacın iletilmesini ve faaliyetin tutarlılığını sağlar.
Dokümantasyonun kullanımı aşağıda verilenlere katkı sağlar:
Kalitenin iyileştirilmesinin ve müşteri şartlarına uygunluğun
sağlanması,
Uygun eğitimin sağlanması,
Tekrarlanabilirlik ve izlenebilirlik,
Objektif delilin sağlanması,
Etkinliğin ve kalite yönetim sisteminin sürekli uygunluğunun
değerlendirilmesi .
Dokümantasyonun oluşturulması, kendi içerisinde başlı başlına bir
amaç olmamalı, değer katan bir faaliyet de olmalıdır.
47
Kalite Yönetim Sistemlerinde Kullanılan Doküman
Hazırlama Unsurları
Dokümantasyon şartları aşağıdaki unsurlara göre
belirlenir;
Kuruluşun büyüklüğü ve tipi,
Proseslerinin karmaşıklığı ve bunlar arasındaki
etkileşim, ürünlerin karmaşıklığı,
Müşteri şartları,
Konuya ilişkin mevzuat şartları,
Personelinin kanıtlanabilen yeterliliği,
Kalite yönetim sistemi şartlarının karşılandığının
kanıtlanmasının gerektirdiği kapsam gibi etkenlere bağlıdır.
48
Kalite Yönetim Sistemlerinde Kullanılan Doküman Türleri
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Kalite yönetim sistemlerinde aşağıda belirtilen doküman türleri kullanılır:
Kuruluş içinden ve dışından kuruluşun kalite yönetim sistemi hakkında
tutarlı bilgi edinilmesini sağlayan dokümanlar; bu tür dokümanlar kalite el
kitapları olarak adlandırılır,
Kalite yönetim sisteminin belirli bir ürüne, projeye veya sözleşmeye nasıl
uygulandığını açıklayan dokümanlar; bu tür dokümanlar kalite plânları
olarak adlandırılır,
Şartları belirten dokümanlar; bu tür dokümanlar şartnameler olarak
adlandırılır,
Öneri ve tavsiyeleri içeren dokümanlar; bu tür dokümanlar kılavuz olarak
adlandırılır,
Faaliyetlerin ve proseslerin nasıl tutarlı olarak gerçekleştirileceği hakkında
bilgi sağlayan dokümanlar; bu tür dokümanlar dokümante edilmiş
prosedürleri (işlem dizilerini), iş talimatlarını ve çizimleri içerebilir,
Gerçekleştirilen faaliyetler ve elde edilen sonuçlar için objektif delil
sağlayan dokümanlar; bu tür dokümanlar kayıtlar olarak adlandırılır.
49
Dokümanların Kontrolü Nasıl Olmalıdır
Kuruluş kalite yönetim sistemi dahilinde hazırladığı el kitabı,
prosedür, iş talimatı, iş tanımı vb. dokümanların
kontrolünü sağlamalıdır.
Bu kontrolü sağlayabilmek için;
Dokümanların onaylanması için yetkiler belirlenmeli,
dokümanlar yayınlanmadan önce belirlenen yetkili kişiler
tarafından onaylanmalıdır.
Gözden geçirme yetkisi ve metodu tanımlanarak belirli
sürelerde gözden geçirilmelidir.
Hangi dokümanın kaçıncı revizyonda olduğunu
görebilmek amacıyla güncel reziyon listesi, master liste vb.
listeler kullanılmalıdır.
50
TS EN ISO 9001:2008 standardında
dokümantasyona ilişkin şartlar;
4.2
yer
alan
Dokümantasyon Şartları
4.2.1 Genel
4.2.2 Kalite El Kitabı
4.2.3 Dokümanların Kontrolü
4.2.4 Kayıtların Kontrolü
başlıkları ile tanımlanmıştır.
51
4.2. Dokümantasyon Şartları
4.2.1 Genel
Kalite yönetim sistemi dokümantasyonu aşağıdakileri
içermelidir:
a) Kalite politikası ve kalite hedeflerinin dokümante edilmiş
beyanları,
b) Kalite el kitabı,
c) Bu Standard’ın istediği dokümante edilmiş prosedürler ve
kayıtlar,
d) Proseslerin etkin olarak plânlanması, uygulanması ve
kontrolünü güvence altına almak için kuruluş tarafından
gerekli olduğuna karar verilen, kayıtlar dahil dokümanlar
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
52
4.2. Dokümantasyon Şartları
4.2.1 Genel
Not 1 - Bu Standard’da geçen “dokümante edilmiş
prosedür” ifadesi; prosedürün oluşturulduğu, dokümante
edildiği, uygulandığı ve sürekliliğinin sağlandığı anlamına
gelir. Bir tek doküman, bir veya daha çok prosedür şartlarını
kapsayabilir.
Diğer yandan, dokümante edilmesi gereken bir prosedür
şartı, birden fazla doküman tarafından kapsanabilir.
53
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
53
4.2. Dokümantasyon Şartları
4.2.1 Genel
Not 2 - Bir kalite yönetim sisteminin dokümantasyonunun
kapsamı, aşağıda verilenlere bağlı olarak bir kuruluştan bir
diğerine farklılık gösterir:
a) Kuruluşun büyüklüğü ve faaliyetlerin tipi,
b) Proseslerin karmaşıklığı ve etkileşimleri,
c) Personelinin yeterliliği.
Not 3 - Dokümantasyon herhangi bir biçimde veya ortamda
olabilir.
54
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
54
Dokümantasyon Şartı
Kalite politikası ve hedefleri
Kalite El Kitabı
Standardın istediği dokümante edilmiş prosedürler
Kuruluş tarafından etkin planlamayı, operasyonu ve
proses kontrolünü güvenceye alacak dokümantasyon
Standard tarafından istenen kalite kayıtları
55
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
55
Dokümantasyon Nasıl Olmalı?
TS EN ISO 9001:2000 standardının dokümantasyon şartları madde
4.2.1 ‘de açık olarak belirtilmiştir.
Bunlar;
Kalite politikası, hedeflerle ilgili beyanları,
Kalite El Kitabını,
Bu standardın ön gördüğü prosedürleri,
Proseslerin etkin planlanması, uygulanması ve kontrolü
için ihtiyaç duyulan dokümanları,
Bu standardın öngördüğü kayıtları
Kalite yönetim sisteminde kullanılan tüm dokümanlar kalite el
kitabında veya referans gösterdiği diğer dokümanlarda
tanımlanır.
56
Doküman Nedir?
Dokümantasyonla ilgili genelde kullanılan terimler (TSEN ISO 9000:2007’den alınmıştır) aşağıda verilmiştir.
Doküman
Kılavuz
Prosedür
Kalite el kitabı
Kayıt
Spesifikasyon
57
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
57
Dokümantasyon Ortamları
Kağıt
Manyetik Ortam(disket, harddisk, kredi kartları)
Elektronik
Optik bilgisayar diskleri(cd-rom, optik disk)
Fotoğraf, Levha, İşaret
Ana numune
olabilir.
58
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
58
4.2.3 Dokümanların Kontrolu
Kalite yönetim sistemince gerekli görülen dokümanlar kontrol altında
bulundurulmalıdır. Kayıtlar, özel dokümanlar olup Madde 4.2.4’ de
belirtilen şartlara uygun olarak kontrol altında bulundurulmalıdır. İhtiyaç
duyulan aşağıdaki kontrolleri tanımlamak için dokümante edilmiş bir
prosedür oluşturulmalıdır:
a) Dokümanların yayımlanmadan önce yeterlik açısından onaylanması,
b) Dokümanların gerekli oldukça gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve
yeniden onaylanması,
c) Dokümanlarda, değişikliklerin ve güncel revizyon durumlarının
gösterilmesinin güvence altına alınması,
d) Uygulanabilir dokümanların uygun baskılarının kullanım noktalarında
mevcudiyetinin güvence altına alınması,
59
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
59
4.2.3 Dokümanların Kontrolu
e) Dokümanların okunabilir kalmasının ve kolaylıkla ayırt
edilebilmesinin güvence altına alınması,
f) Kuruluş tarafından, kalite yönetim sisteminin planlanması ve
uygulanması için gerekli olduğu belirlenen dış kaynaklı
dokümanların tanımlanması ve dağıtımlarının kontrol altında
bulundurulmasının güvence altına alınması,
g) Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının
önlenmesi ve herhangi bir amaçla elde tutulmaları durumunda
bunların, uygun bir şekilde ayırt edilebilmesinin güvence altına
alınması.
60
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
60
Dokümanların Kontrolü Nasıl Olmalıdır
Faaliyetlerin yürütüldüğü yerlerde ilgili dokümanlar
bulundurulmalıdır.
Bir dokümanın birden fazla alanda bulunduruluyorsa
dağıtım noktaları belirlenmeli ve tanımlanmalıdır.
Örnek; dağıtım sayfası oluşturularak imza karşılığı
dağıtımı gibi.
Dokümanların okunabilirliği sürdürebilmeli ve
kolaylıkla belirlenebilirliğini sağlamalıdır.
61
Dokümanların Kontrolü Nasıl Olmalıdır
Standardlar, müşteri çizimleri, şartnameler vb. dış
kaynaklı dokümanlar belirlenmeli ve bunların dağıtımı
da kontrol altına alınmalıdır.
Dokümanların dağıtım noktalarında güncel olduğunu
gösterir bir işaretleme yapılmalı ve yetkisiz personel
tarafından çoğaltılması engellenmeli bunun için bir
yöntem geliştirilmelidir.
Örnek; Renkli kontrollü kopya kaşeleri gibi
62
Dokümanların Kontrolü Nasıl Olmalıdır
Yürürlükten kalkan dokümanların yanlışlıkla kullanımı
engel olmak için dağıtım noktalarındaki nüshaları imha
edilip orjinalleri üzerine İPTAL olduğunu belirtir bir
işaretleme yapılabilir.
Dokümanlar elektronik ortamda yayınlanıp dağıtımı
yapılabilir. Bu yöntem uygulandığında onaylanması ve
dağıtımı için uygun yöntem belirlenmelidir. Elektronik
ortamda dağıtımı yapılan dokümanların yetkisiz
personeller tarafından müdahale edilmesi
(değiştirilmesi) engellenmelidir.
63
4.2.4 Kayıtların Kontrolu
Şartlara uygunluğun ve kalite yönetim sisteminin etkin olarak
uygulandığının kanıtlanması için oluşturulan kayıtlar, kontrol
altında bulundurulmalıdır.
Kuruluş; kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması,
ulaşılabilmesi, elde tutulması ve elden çıkarılması için
gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla dokümante
edilmiş bir prosedür oluşturmalıdır.
Kayıtlar kalıcı bir okunabilirliğe sahip, kolaylıkla ayırt
edilebilir ve ulaşılabilir olmalıdır.
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
64
Kayıtlar
Kayıtlar
Kayıtlar, icra edilen faaliyetler veya ulaşılan sonuçlar
konusunda objektif delil niteliğinde olan dokümanlardır.
Kayıtlar, ürün/hizmetin kalite şartlarını karşıladığı veya kalite
sistem elemanlarının gerektirdiği proseslerin etkinliği
konusunda objektif deliller sağlar. Kayıtlar yazılı
olabildiği gibi, herhangi bir ortamda da tutulabilirler.
(Örneğin manyetik ortam)
Kayıtlar, “kalite sisteminin hafızası” olup, izlenebilirlik
veya ispat amacıyla tutulurlar ve düzeltici/önleyici
faaliyetler için veri sağlarlar.
65
Kayıtların ontrolu prosedürü, kayıtların;
Okunabilir olmalı,
İlgili ürünleri tanımlayabilir olmalı
Saklama süreleri belirlenmeli,
Kolaylıkla ulaşılabilmeli,
Bozulmaya, hasara ya da kaybedilmeye karşı
Korunmasını sağlayan tesislerde muhafaza edilmesi
sağlanmalı,
Kalite kayıtları elektronik ortamda da saklanabilir
(bilgisayar ortamı gibi),
Saklama süreleri belirlenirken, mantıki ölçüler ve kanuni
süreler göz önüne alınmalıdır.
66
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
66
Kayıtlar
TS
EN ISO 9001:2008 standardı aşağıdaki kayıtların tutulmasını
öngörmektedir.
Yönetimin gözden geçirmesine ait kayıtlar (5.6.1)
Personelin eğitim, öğretim, beceri ve deneyimine ait kayıtlar (6.2.2.)
Ürün gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen ürünün
şartlarının karşılandığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar (7.1)
Ürüne bağlı şartların gözden geçirilme sonuçlarına ait kayıtlar(7.2.2)
Tasarım ve geliştirme girdileri kapsamında ürün şartları ile ilgili girdilere ait
kayıtlar (7.3.2)
Tasarım ve geliştirme ve gözden geçirme (7.3.4), doğrulama (7.3.5) ve geçerli
kılınmasına (7.3.6) ve değişikliklerine (7.3.7) ait kayıtlar,
Tedarikçilerin değerlendirilmesine ilişkin kayıtlar (7.4.1)
67
Kayıtlar
 Üretim ve hizmet sağlanması için proseslerin geçerliliğine ait
kayıtlar (7.5.2)
 Müşteri malına ait kayıtlar (7.5.4)
 İzleme ve ölçme cihazlarının kontrolüne (kalibrasyon) ait
kayıtlar (8.2.2)
 Ürünün izlenmesi ve ölçülmesine ait kayıtlar(8.2.4)
 Uygun olmayan ürünün kontrolüne ait kayıtlar (8.3)
 Düzeltici ve önleyici faaliyetlere ait kayıtlar (8.5.2, 8.5.3)
68
5.3. Kalite Politikası
Kalite Politikası
Üst yönetim, kalite politikasının;
a) Kuruluşun amacına uygunluğunu,
b) Şartlara uyulacağına ve kalite yönetim sisteminin
etkinliğinin sürekli iyileştirileceğine dair bir taahhüdü
içermesini,
c) Kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi
için bir çerçeve sağlamasını,
d) Kuruluş içinde iletilmesini ve anlaşılmasını,
e) Uygunluğunun sürekliliğinin gözden geçirilmesini,
güvence altına almalıdır.
69
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
69
Amaç, Politika, Hedef, Strateji ......
Amaç (Vizyon+Misyon)
Kalite Politikası
Hedefler
Stratejiler
Planlar
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
70
Kalite Politikası Nasıl Olmalı
Üst yönetim tarafından belirlenmeli, onaylanmalı,
Kuruluşun amacına uygun olmalı,
Kalite yönetim sisteminin şartlarına uyma ve kalite
yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesine dair
tahhütleri kapsamalı,
Hedeflerin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için bir
çerçeve görevi görmeli ,
Kuruluş içinde iletilmeli ve anlaşılması sağlanmalı
uygunluğunun sürekliliği gözden geçirilmeli
71
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
71
Hangi konular ele alınabilir ?
• Ürünlerin kalite düzeyi (Kuruluş kalitede önderlik için çaba gösterecek mi?)
•Ürün güvenirliği (Ürün güvenirliği sağlamada hangi düzeye ulaşacak?)
•Müşterilerle ilişkiler (Müşteri ihtiyaç ve şikayetleri analiz edilecek ve
değerlendirilecek mi?)
•Satış organizasyonları (İlişkiler ile desteklenecek mi?)
•Personelle ilişkiler (Tüm personelin desteği ve katılımı sağlanacak mı?)
•Kaynak iyileştirmesi (İnsan kaynakları için eğitim, makine teçhizatı için
sürekli koruyucu ve önleyici bakım sağlanacak mı?)
•Çevre (Çevre hassasiyeti ve taahhütleri neler olacak?)
•Kalite yönetim sisteminin şartlarına uyma ve kalite yönetim sisteminin sürekli
iyileştirilmesine dair tahhütler
72
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
72
Kalite Politikası Örneği
Sektörümüzde kalitede lider olabilmek ve
müşterilerimizin
ihtiyaç
ve
beklentilerini
karşılayabilmek için; kalite yönetim sistemi şartlarına
uymak, kalite yönetim sistemini sürekli iyileştirmek,
hiç bir koşulda kaliteden ödün vermemek
kuruluşumuzun kalite politikasıdır.
Gen. Md.
15/04/2009
73
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
73
Kalite Hedefleri
Üst yönetim, kuruluş içinde, ürün şartlarının karşılanması
için gerekli olan kalite hedefleri dahil [bkz.Madde 7.1 a)],
kalite hedeflerinin, kuruluşun uygun fonksiyon ve
seviyelerinde oluşturulmasını sağlamalıdır. Kalite hedefleri
ölçülebilir ve kalite politikası ile tutarlı olmalıdır.
74
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
74
Kalite Hedefleri
Kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için alanlar
ve öncelikle bu alanlar için kalite hedefleri belirlenmelidir.
Müşteri şikayetleri, geri dönüşler, ürün tesliminde termin ve
miktara uyma, yeniden işleme, tedarikçi performansları,
satınalma süreleri, ıskartalar, hurdalar, personele verilen
eğitim, iç tetkikler, verimlilik v.b. daha bir çok konuda kalite
hedefi belirlenebilir.
Kalite hedefleri, kuruluşun ilgili fonksiyonlarının uygun
seviyelerinde oluşturulmalıdır.Hedefler ölçülebilir ve kalite
politikasıyla uyumlu olmalı Politikada sürekli iyileştirme
taahhütü ile uyumlu hedefler belirlenmelidir.
75
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
75
HEDEFLER
Kuruluşa ait hedefler(tepe yönetim)
Bölüm hedefleri(bölüm üst yönetimi)
Operasyonel hedefler(Proses Sahipleri)
Kişisel Hedefler
Hedeflerin aşağıdan yukarı doğru birbirini desteklemesi önemlidir!
76
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
76
Hedefler Nasıl Olmalı?
Kalite hedefleri, kalite ile ilgili çalışmaların yönetildiği bağımsız
varış noktalarıdır. Bu hedefler belirlenmeli ve dokümante
edilmelidir.
Kalite politikası kalite hedefleri için bir çerçeve oluşturur. Kalite
politikasının
içerdiği
hususları
destekleyici
hedefler
belirlenmelidir.
Kalite hedefleri belirlenirken, kalite yönetim sisteminin sürekli
iyileştirilmesi için alanlar belirlenmeli ve öncelikle bu alanlar için
kalite hedefleri belirlenmelidir.
77
Hedefler Nasıl Olmalı?
 Müşteri şikayetleri,
 Müşteri anket sonuçları,
 Müşteri iadeleri,
 Ürün tesliminde termin ve miktara uyma,
 Yeniden işleme,
 Tedarikçi performansları,
 Satınalma süreleri,
 Iskartalar,
 Hurdalar,
 Personele verilen eğitim
 İç tetkikler
 Verimlilik vb. birçok konuda kalite hedefi belirlenebilir.
78
Hedefler Nasıl Olmalı?
Kalite hedefleri, kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde
oluşturulmalıdır,
Hedefler ölçülebilir ve kalite politikası ile uyumlu olmalıdır.
Sürekli iyileştirme taahhüdü ile uyumlu hedefler belirlenmelidir,
Hedeflere ulaşılması iyileştirmenin gösterilmesinin oldukça iyi bir
yoludur. Ölçülebilir kalite hedefleri belirlenirken; mevcut durum,
hedeflenen nokta ve hedefe ulaşabilmek için öngörülen süre mutlaka
belirlenmelidir.
79
Kalite Hedefleri Örnekleri
*......yılı içinde müşteri iadelerini % 0,20 den % 0,15’e indirmek,
*..... yılı inçinde ürün kalitesi memnuniyet oranını % 90 yapmak (Anket
verileri)
*......yılı içinde hurda oranını % 3 den % 2’ye düşürmek,
*..... yılı içinde ürün teslim terminlerine 71 gün toleranslarla,
% 98 uyum sağlamak
*.... yılının ilk altı ayında tedarikçilerimizin % 75’ini tetkik etmek
*.... yılı içinde personele ortalama kişi başına 40 saat/yıl eğitim sağlamak,
*.... yılı içerisinde çalışan kişi başına üretimi 161 t/ay a çıkarmak.
80
Kalite El Kitabı
Kuruluş, aşağıdakileri içeren bir kalite el kitabı oluşturmalı ve
sürekliliğini sağlamalıdır.
a) Kalite yönetim sisteminin kapsamı ve varsa tüm hariç
tutmaların (bkz. Madde 1.2) ayrıntıları ve dayanakları,
b) Kalite yönetim sistemi için oluşturulan dokümante edilmiş
prosedürler veya bunlara atıflar,
c) Kalite yönetim sistemi prosesleri arasındaki etkileşimlerin
açıklanması.
81
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
81
Kalite El kitabı
Kalite politikasını içerir,
Genel sistemi göz önüne serer,
Pazarlama aracıdır,
İletişim mekanizmasıdır,
Eğitim aracıdır,
Sistemin gözden geçirilmesi ve tetkikine
yardımcıdır.
Kalite yönetim sisteminin kapsamının ve hariç
tutmaların kanıtlarını içerir.
Proseslerin etkileşiminin tarifini içerir.
82
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
82
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
Kalite el kitabı, ayrıca aşağıdaki amaçlar için de kullanılabilir.
 Kuruluşun fonksiyonları ve kişiler arasındaki iletişimi
geliştirir.
 Kalitenin kuruluşta nasıl yönetildiğini açıklayarak eğitim
desteği sağlar.
 Kuruluşun müşterilerine, belgelendirme kuruluşlarına ve diğer
ilgili taraflara kalite sisteminin sistematik bir tarzda
planlanmış olduğunu gösterir.
 Kuruluşun ulusal ve uluslar arası iş gereksinimlerini karşılama
yönündeki çabalarını gösteren bir pazarlama aracı olarak
kullanılabilir.
83
Kalite El Kitabının Hazırlanma Aşamaları:
Kalite el kitabının hazırlanmasında aşağıdaki aşamalar
sözkonusudur:
 İlk basamak olarak, kaliteyle ilgili tüm dokümanlar
listelenmeli ve her birinden birer kopya el kitabı
hazırlamaktan sorumlu kişi/kişilere verilmelidir.
 Her bir proses üzerinde çalışılmalı ve faaliyetlerin akış
şemaları hazırlanmalıdır.
 Prosesler arasındaki ilişkiler ve etkileşimler
değerlendirilmelidir.
84
Kalite El Kitabının Hazırlanma Aşamaları:
Kalite el kitabının hazırlanmasında aşağıdaki aşamalar
sözkonusudur:
 İlk basamak olarak, kaliteyle ilgili tüm dokümanlar
listelenmeli ve her birinden birer kopya el kitabı
hazırlamaktan sorumlu kişi/kişilere verilmelidir.
 Her bir proses üzerinde çalışılmalı ve faaliyetlerin akış
şemaları hazırlanmalıdır.
 Prosesler
arasındaki
ilişkiler
ve
etkileşimler
değerlendirilmelidir.
85
Kalite El Kitabının Hazırlanma Aşamaları:
 Proses akış şemaları gözden geçirilerek, bilgi
eksiklikleri belirlenmelidir.
 Kalite sistem elemanlarının tümünün mevcut sistem
içinde yeraldığı doğrulanmalı ve eksikliklerin
giderilmesi için öncelikler belirlenmelidir.
 Taslakların
hazırlanması
için
görev
dağılımı
yapılmalıdır.
 Kritik alanları kapsayan dokümantasyona öncelik
verilmelidir.
 Kuruluşun faaliyet alanı çerçevesinde varsa kapsamdışı
bırakılan durumlar gözden geçirilerek sebepleri ile
birlikte açıklanmalıdır.
86
Kalite El Kitabının Yararları
 Kuruluşun fonksiyonları ve kişiler arasındaki
iletişimi geliştirir.
 Kalitenin kuruluşta nasıl yönetildiğini açıklayarak
eğitim desteği sağlar.
 Kuruluşun
müşterilerine,
belgelendirme
kuruluşlarına ve diğer ilgili taraflara kalite
sisteminin sistematik bir tarzda planlanmış
olduğunu gösterir.
 Kuruluşun ulusal ve uluslar arası iş gereksinimlerini
karşılama yönündeki çabalarını gösteren bir
pazarlama aracı olarak kullanılabilir.
87
Kalite El Kitabının Hazırlanma Aşamaları:
 El kitabına ait taslak gerekli kişi/birimlere dağıtılarak taslak,
dokümante edilmiş prosedürlerle ilgili herkese dağıtılarak
görüşleri alınmalıdır. Tasarı titiz bir şekilde incelenmeli ve
mümkün olduğunca sade olmasına dikkat edilmelidir.
 Düzeltmeler yapılmalı ve son metin hazırlanmalıdır.
 Yeni el kitabının kullanımı gözlenmelidir. Eğer ihtiyaçları
karşılamıyorsa, sebepleri belirlenmeli ve problemler çözülmelidir.
 El kitabı, doküman kontrol prosedürlerine göre kabul edilmiş
format çerçevesinde yayınlanmalı ve dağıtılmalıdır.
88
Kalite El Kitabının
Yaklaşımlar
Hazırlanmasına
İlişkin
Kalite el kitabının hazırlanmasında, ayrı ayrı avantajları olan
iki yaklaşım söz konusudur.
Birinci yaklaşım, el kitabını ilgili sistem standardının madde
sırasına göre hazırlamaktır. Bu, müşteriler ve 3. taraf
tetkikçiler gibi kuruluş dışından olan kişilerin standarda
uygunluğu değerlendirmelerinde kolaylık sağlar. Bu
yöntemin dezajvantajı ise kuruluşların iş akışlarıyla el
kitabı arasında birebir uyum sağlanamamasıdır.
İkinci yaklaşıma göre ise, el kitabı; uygulanan iş akışları ve
proses sıraları temel alınarak sistem şartlarının ilgili
standard maddeleri ile ilişkilerinin birarada gösterilmesi
yoluyla hazırlanmasıdır.
89
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
Kalite el kitabı kuruluş için gerek duyulan kalite yönetim sistem standardının
uygulanabilir tüm maddelerini kapsamalıdır.
Kalite yönetim sistemi standardı dışında yer alan faaliyetlerin etkin bir şekilde
kontrolü uygulanması için gerekli olan prosedürler söz konusu ise kalite el
kitabına ilave edilebilir.
Kalite el kitabı kalite ile ilgili olarak izlenecek politikayı ve bu politikanın
uygulanması ile ilgili prosedürleri açık ve net bir şekilde ortaya koymalı ve
bunları basit ve herkesin anlayacağı bir şekilde ve formatta ifade etmeli veya
referans göstermelidir.
90
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
Kalite El Kitabı Aşağıdaki Bilgileri İçermeli
veya bunlara atıfta bulunmalıdır.
Kuruluşun adı, kapsamı, uygulama alanı,
İçindekiler tablosu
Sözkonusu kuruluşu ve el kitabını tanıtıcı
bilgiler,
Prosesler arası etkileşimin tarifi,
Kuruluşun kalite politikası,
Organizasyon şeması,
Kalite sisteminin uygulanabilir elemanlarının
tanımı,
sistem içerisinde kullanılan
prosedürler veya bunlara atıfları,
Gerektiğinde bir tanımlar bölümü,
Çapraz referans çizelge
91
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
a) Kuruluşun Adı Kapsamı ve Uygulama Alanı
Kalite el kitabında kuruluşun adı ve faaliyet alanı açıkça belirtilmelidir.
Kuruluşun prosesleri ve proses etkileşimleri varsa hariç tutulan faaliyetler
gerekçeleri ile birlikte açıklanmalıdır. Bu bölüm ayrıca kalite yönetim sistemi
maddelerinin uygulanmasını da açıklamalıdır.
b) İçindekiler Tablosu
Bir kalite el kitabı içindekiler tablosunda, kitabın içindeki bölümlerin
başlıkları ve sayfa numaraları gösterilmelidir.
c)Çapraz Referans Çizelgesi
El kitabının hangi bölümlerinin, sayfalarının uygulanan standard maddelerine
karşılık geldiğini açıklayan bölümdür
92
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
d)Tanımlar
Kalite el kitabının bu bölümü, kalite el kitabı içerisinde kullanılan
deyim ve kavramların açıklamalarını içermelidir. Farklı kişilerce
farklı anlamlar taşıyan veya belirli faaliyet alanlarında belirli bir
anlam taşıyan teknik terimlerin tanımları yapılmalıdır.
Yapılan tanımlar bir kalite el kitabının içeriğinin tam, net ve uyumlu
bir şekilde anlaşılmasını garanti etmelidir. Mevcut kavramlara,
terminolojiye, tanımlamalara ve standardlara ait referansların
kullanılması tavsiye edilmelidir.
93
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
e) Tanıtıcı Sayfalar
Bir kalite el kitabının tanıtıcı sayfaları kuruluş ve el kitabı hakkında genel
bilgi sağlamalıdır. Kuruluşla ilgili asgari bilgi kuruluşun adını, adresini ve
haberleşme vasıtalarını içermelidir.
Kuruluşun faaliyet alanı, tarihçesi, büyüklüğü gibi ilave bilgilerde bu bölümde
yer almalıdır.
Kalite el kitabı ile ilgili tanıtıcı bilgelerde aşağıdaki hususlara da yer
verilmelidir.
El kitabının baskı numarası, yayın ve yürürlüğe girme tarihi,
hazırlanan ve onaylanan ile ilgili bilgiler.
 El kitabında nasıl değişiklik yapıldığının ve nasıl muhafaza
edildiğinin, içeriğinin kim tarafından onaylandığının kısa bir
açıklaması. Bu bilgi ilgili standard maddesi altında da verilebilir.
(Örnek sayfa .... )
 Gizli bilgiler içersin veya içermesin, sadece kuruluş içi amaçlarla
kullanılsın veya kullanılmasın, kalite el kitabının dağıtım listesini
tespit etmek ve kontrol etmek için kullanılan yöntemlerin kısa bir
94
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
e) Tanıtıcı Sayfalar
Bir kalite el kitabının tanıtıcı sayfaları kuruluş ve el kitabı hakkında genel
bilgi sağlamalıdır. Kuruluşla ilgili asgari bilgi kuruluşun adını, adresini ve
haberleşme vasıtalarını içermelidir.
Kuruluşun faaliyet alanı, tarihçesi, büyüklüğü gibi ilave bilgilerde bu bölümde
yer almalıdır.
95
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
Kalite el kitabı ile ilgili tanıtıcı bilgelerde aşağıdaki hususlara da yer
verilmelidir.
El kitabının baskı numarası, yayın ve yürürlüğe girme tarihi,
hazırlanan ve onaylanan ile ilgili bilgiler.
 El kitabında nasıl değişiklik yapıldığının ve nasıl muhafaza
edildiğinin, içeriğinin kim tarafından onaylandığının kısa bir
açıklaması. Bu bilgi ilgili standard maddesi altında da verilebilir.
(Örnek sayfa .... )
 Gizli bilgiler içersin veya içermesin, sadece kuruluş içi amaçlarla
kullanılsın veya kullanılmasın, kalite el kitabının dağıtım listesini
tespit etmek ve kontrol etmek için kullanılan yöntemlerin kısa bir
açıklaması yapılmalıdır.
96
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
f) Prosesler Arası Etkileşimin Tarifi
Kalite yönetim sistemi prosesleri arasındaki etkileşim uygun
bir yöntemle tarif edilmelidir.
97
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
g) Kalite Politikası
Bu bölüm, kuruluşun kalite için izlediği politikayı, kuruluşun tespit ettiği
taahhütleri, kalite ile ilgili hedefleri ana hatları ile açıklar. Ayrıca
kuruluşun bütün çalışanlarınca kalite ile ilgili politikanın nasıl bilindiğini,
anlaşıldığını, bütün düzeylerde bu politikanın nasıl uygulandığını ve
yürütüldüğünü açıklamak zorundadır.
Kalite politikasına ilişkin açıklamalar ilgili standard maddesi altında da
verilebilir.
98
Kalite El Kitabı Nasıl Olmalı?
h)Organizasyon
Kalite el kitabının bu bölümü kuruluşun iç yapısını açıklar ve kuruluştaki
kaliteyi etkileyen faaliyetleri gerçekleştiren, yöneten ve doğruluğunu
kanıtlayan görevlilerin sorumluluklarını, yetkilerini ve karşılıklı ilişkilerini
ayrıntılı olarak açıklamalıdır.
i)Kalite Yönetim Sistem Şartları
Kalite el kitabının geri kalan kısmında, uygulanan kalite sistem standardının
bütün maddeleri tarif edilmelidir. Bu tarif iyi koordine edilmiş bir kalite
sistemini gösteren mantıklı bölümlere ayrılmalıdır.
99
Prosedürler
Bir faaliyetin amacını ve kapsamını tanımlar
Kalite elkitabındaki politikayı destekler
Müşteri isteklerinin karşılanmasında etkili olan tüm faaliyetleri
kapsar.
100
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
100
Prosedür Nasıl Olmalı?
Kalite sistem prosedüründe şunlar yer almalıdır;
Ne gerçekleştirilecek ?
Neden gerçekleştirilecek ?
Nerede kontrol edilecek ?
Kim faaliyet/kontrolden sorumludur ?
Nasıl gerçekleşecek/kontrol edilecek ?
Ne zaman gerçekleşecek/kontrol edilecek ?
Ne - neden - ne zaman - nasıl - nerede - kim ?(5n+1k)
101
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
101
Prosedür Nasıl Olmalı?
Kuruluşlar kalite yönetim sistemi dahilinde doküman ihtiyaçlarını
belirlerken, YAPTIĞINI YAZ – YAZDIĞINI YAP anlayışı
TS EN ISO 9001-2-3:1994 için ne kadar yanlış ise TS EN ISO
9001:2008 standardının dokümantasyonu azalttığı, sadece altı
prosedür ve kalite el kitabından ibaret olduğu anlayışı da o ölçüde
yanlıştır.
102
Prosedür Nasıl Olmalı?
Kalite Yönetim Sistemi prosedürleri, kaliteyi doğrudan etkileyen bir
faaliyetlerin planlanması ve yürütülmesinde kullanılan ve kalite el kitabına
temel teşkil eden dokümanlardır.
Prosedürler aynı zamanda, kaliteyi etkileyen faaliyetleri yerine getiren,
doğruluğunu kanıtlayan veya gözden geçiren personelin sorumluluklarını,
yetkilerini ve bunların karşılıklı ilişkilerini farklı faaliyetin nasıl yürütülmesi
gerektiğini, kullanılacak dokümanları ve uygulanacak kontrol şekillerini
gerekli detayda izah etmelidir.
103
Prosedür Nasıl Olmalı?
Kalite yönetim sistem prosedürlerindeki herhangi bir
faaaliyetin
uygulaması
detaylı
bir
tanımlama
gerektiriyorsa, bu detaylar talimatlarda tanımlanmalıdır.
Bir prosedür genelde aşağıdaki hususları içerir;
 Amacı,
 Kapsamı,
 Sorumlulukları:NE, KİM tarafından yapılacağını
 Hangi malzemelerin, ekipmanın ve dokümanların
kullanılacağını,
 Kaydın nasıl ve nereye tutulacağını
 Diğer destekleyici dokümanlara atıfları
104
Prosedür Hazırlama Aşamaları
Prosedür Hazırlama Aşamaları
1.Prosedür ihtiyacının belirlenmesi:
1.1
TS EN ISO 9001:2000 standardına
hazırlanması gereken prosedürler
4.2.3. Dokümanların Kontrolü
4.2.4. Kayıtların Kontrolü
8.2.2. İç Tetkik
8.3. Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü
8.5.2. Düzeltici Faaliyetler
8.5.3. Önleyici Faaliyetler
göre
105
Prosedür Hazırlama Aşamaları
1.2 Prosesler ve diğer faaliyetler için ihtiyaç duyulan diğer prosedürler
Kuruluştaki proseslerin çalıştırılması, izlenmesini desteklemek ve kontrollerinin
etkinliğini sağlamak için prosedürlere ihtiyaç duyulabilir.
Örnek:
Satınalma prosedürü
Satış-pazarlama prosedürü
Tasarım prosedürü
TS EN ISO 9001:2000 standardının şartlarıyla bağlatılı olarak gerçekleştirilecek
faaliyetlerin etkinliği için de prosedürler hazırlabilir.
Örnek:
Muayene ve deney prosedürü
Ürün muhafaza prosedürü
Kalibrasyon prosedürü
106
Prosedür Hazırlama Aşamaları
2.Prosedürlerin hazırlanması yetkisinin verilmesi
3.Prosedür kapsamının tanımlanması
4.Mevcut bilginin toplanıp dokümante edilmesi.
Herhangi bir faaliyetle ilgili hali hazırda mevcut bilgi temin edilerek
dokümante edilmelidir. Burada herbir faaliyetin nasıl
yürütüldüğü, her bir basamağın nasıl başlatıldığı ve bir sonraki
basamağa nasıl geçirildiğinin anlaşılması sağlanmalıdır.
Bu amaç için bir akış şemasının kullanılması faydalı olacaktır.
107
Prosedür Hazırlama Aşamaları
1.2 Prosesler ve diğer faaliyetler için ihtiyaç duyulan diğer prosedürler
Kuruluştaki proseslerin çalıştırılması, izlenmesini desteklemek ve kontrollerinin
etkinliğini sağlamak için prosedürlere ihtiyaç duyulabilir.
Örnek:
Satınalma prosedürü
Satış-pazarlama prosedürü
Tasarım prosedürü
TS EN ISO 9001:2000 standardının şartlarıyla bağlatılı olarak gerçekleştirilecek
faaliyetlerin etkinliği için de prosedürler hazırlabilir.
Örnek:
Muayene ve deney prosedürü
Ürün muhafaza prosedürü
Kalibrasyon prosedürü
108
Prosedür Hazırlama Aşamaları
5.Taslak Prosedürünün Hazırlanması
Hazırlanan prosedürün uygulanmasından sorumlu olan personelin taslağın
hazırlanmasında görev alması uygun olacaktır.
Bu, personeldeki sahiplenme duygusunu güçlendirerek uygulamayı
kolaylaştırır, aynı zamanda uygulama ve dokümantasyon arasındaki
olabilecek farklılıkları ortadan kaldırır
Yalın ve anlaşılabilir olması iyi hazırlanmış bir prosedürün başlıca
özelliklerindendir. Taslak, mevcut uygulamaları tanımlamalı, tasarıyı
hazırlayanların
/uygulayanların
arzuladıkları
şekilde
olmalıdır.
Prosedürlerde, uygulayıcıların farklı yorumuna sebep olabilecek ifadeler
kullanılmamalıdır. Sıfat ve zamir kullanılmamalıdır. Önerilen iyileştirmeler
yalnızca bunların kısa bir zaman içinde, örneğin geçerli doküman
yayınlanmadan önce prosedüre dahil edilmelidir.
109
Prosedür Hazırlama Aşamaları
Taslak prosedür hakkındaki görüşlerin alınarak
değişikliklerin yapılması. Prosedürle ilgili kişiler ve birimler,
taslak prosedürü uygulanabilirlik açısından gözden
geçirilmelidirler. Bu konudaki tüm görüşler dikkate
alınmalıdır.
7. Prosedürün kullanıma sunulabilmesi için yetkilendirmenin
yapılması. Düzeltmeler yapılıp kontrol edildikten sonra
belirlenen kişi tarafından prosedürün onaylanması gereklidir.
Prosedür daha sonra doküman kontrol prosedürüne göre
ilgililere dağıtılır.
6.
110
Prosedür Hazırlama Aşamaları
8.Prosedürün gözden geçirilmesi
Prosedürde planlanmış olan faaliyetlerin uygulama ile
paralelliğini sağlamak ve etkin kılmak amacıyla belli
periyotlarda gözden geçirmelidir.
Bu gözden geçirme sonrasında gerekirse prosedür revize
edilmelidir.
111
Prosedür
Formatı
Prosedürlerin
Formatı
Prosedürler, genellikle aşağıdaki başlıkları içerir:
Amaç veya hedef: Amaç, dokümanın hazırlanmasındaki niyeti ifade eder.
Örneğin dokümanların kontrolü prosedüründe amaç şu şekilde olabilir:”Bu
prosedürün amacı tüm dokümanların yayımlanmasının, dağıtımının,
revizyonunun ve yürürlükten kalkan dokümanların toplatılmasının sistematik
olarak gerçekleştirilmesini sağlamak ve bu konudaki sorumlulukları
belirlemektir.”
Kapsam veya uygulama alanı: Bu bölüm, prosedürün uygulanacağı bölge,
birim veya personeli belirtir. Örneğin dokümanların kontrolü prosedüründe
kapsam şöyle olabilir: “ Bu prosedür, kuruluşun tümünde kalite sisteminin
uygulanmasının gerektirdiği tüm kontrollü dokümanlara uygulanır.”
Referanslar (İlgili Dökümanlar): Bu bölümde prosedürle ilgili tüm dış ve iç
dokümanların listesi verilir. Listede bu dokümanların adları ve kodları
yeralmaktadır.
112
Prosedür Formatı
Tanımlar: Üçüncü taraf tetkikçiler de dahil olmak üzere, tüm ilgililer
tarafından açıklıkla anlaşılamayabilecek kelimeler, kısaltmalar ve ibareler
bu bölümde açıklanır.
Prosedür Detayı: Prosedür; faaliyeti nasıl, nerede, ne zaman ve neden
sorularına cevap verecek şekilde tanımlamalıdır. Prosedür, ayrıca faaliyetle
ilgili personel ve birimleri de içermelidir. Genelde bir faaliyetin
tanımlanmasında, faaliyetle ilgili farklı görevlerin sıralamasını gözler önüne
sermesi dolayısıyla akış şemalarının kullanılması faydalı olmaktadır.
Sorumluluk: Prosedür, özel görevlerin icrasından sorumlu personeli açıkca
belirlemelidir. Bu belirleme ayrı bir bölümde yapabildiği gibi, prosedür
içinde uygun yerlerde de yapılabilir.
113
Prosedürün İş Akışları İle Tanımlanması
Kalite yönetim sistemi dahilinde, kaliteyi doğrudan etkileyen
bir faaliyetin planlanması ve yürütülmesi için
oluşturulacak prosedürler iş akışları ile tanımlanabilir.
Özellikle bu metot; TS EN ISO 9001:2000 standardının
istediği prosedürlerde dahil proses yaklaşım modelinde
belirlenen proseslerin uygulamalarının dökümante
edilmesinde
kullanılabilir.
Ancak
proseslerin
uygulamalarının iş akışları ile tanımlanması proses
yaklaşım modelinin bir zorunluluğu değildir.
İş akışları metodu klasik anlamdaki prosedürler yerine
kullanılacak ise; bu metot da her bir faaliyetin
sorumlulukları, hangi dokümanların kullanılacağı, faaliyet114
Prosedür Formatı
Tanımlar: Üçüncü taraf tetkikçiler de dahil olmak üzere, tüm ilgililer
tarafından açıklıkla anlaşılamayabilecek kelimeler, kısaltmalar ve ibareler
bu bölümde açıklanır.
Prosedür Detayı: Prosedür; faaliyeti nasıl, nerede, ne zaman ve neden
sorularına cevap verecek şekilde tanımlamalıdır. Prosedür, ayrıca faaliyetle
ilgili personel ve birimleri de içermelidir. Genelde bir faaliyetin
tanımlanmasında, faaliyetle ilgili farklı görevlerin sıralamasını gözler önüne
sermesi dolayısıyla akış şemalarının kullanılması faydalı olmaktadır.
Sorumluluk: Prosedür, özel görevlerin icrasından sorumlu personeli açıkca
belirlemelidir. Bu belirleme ayrı bir bölümde yapabildiği gibi, prosedür
içinde uygun yerlerde de yapılabilir.
115
Talimatlar
Prosedürler, bir faaliyette, neyin ne zaman ve kim tarafından yapılacağını
anlatırken, talimatlar genelde bir görevin nasıl yapılacağını tanımlar.
Bu yaklaşım çerçevesinde, prosedürde verilmesi uygun görülmeyen ve doküman
değişiklik sisteminde zorluk yaratabilecek detaylar talimatlarda verilebilir.
Hem prosedürler hem de talimatlar, icra edilecek faaliyetlerin açık olarak
anlaşılmasını temin ederek, personelde olabilecek değişikliklerin prosesi
kesintiye uğratmasını önlemeyi amaçlamaktadır.
Talimatlar genellikle ürün veya hizmet kalitesi üzerinde etkisi olan ekipmanlar,
tesisler faaliyetler ve prosesler üzerinde odaklanır.
116
Talimatlar
Tipik talimat örnekleri:
 İmalat talimatları/cihaz çalıştırma talimatları
 Ambalajlama metodu,
 Muayene, deney talimatları ve kalibrasyon talimatları.
Talimatlar, tercihen talimatı kullanacak personel tarafından kendilerinin
kolaylıkla anlayabilecekleri yalın bir tarzda yazılmalıdırlar. Yorumlara
açık olmamalıdır.
Talimatların formatı talimatta bulunması
prosedürlerinki ile benzerlik gösterir.
gereken
alt
başlıklar
117
Talimatlar
Prosedürler, bir faaliyette, neyin ne zaman ve kim tarafından yapılacağını
anlatırken, talimatlar genelde bir görevin nasıl yapılacağını tanımlar.
Bu yaklaşım çerçevesinde, prosedürde verilmesi uygun görülmeyen ve doküman
değişiklik sisteminde zorluk yaratabilecek detaylar talimatlarda verilebilir.
Hem prosedürler hem de talimatlar, icra edilecek faaliyetlerin açık olarak
anlaşılmasını temin ederek, personelde olabilecek değişikliklerin prosesi
kesintiye uğratmasını önlemeyi amaçlamaktadır.
Talimatlar genellikle ürün veya hizmet kalitesi üzerinde etkisi olan ekipmanlar,
tesisler faaliyetler ve prosesler üzerinde odaklanır.
118
İş Akışları
İş akışlarının kullanılması uygulamalarının tanımlanabilmesi
için pratik ve faydalı bir yoldur.
 Tüm faaliyetlerin her bir adımı ve detayı bir anda
görülebilir.
 Daha açık ve anlaşılırdır.
 Akıcılığı sağlar.
 Kullanıcılar tarafından tercih edilir.
119
İş Akışları
Özellikle bu metot sayesinde prosedürlerin uygulanması için
yöntemi tarif eden ve detay gerektiren dokümanların,kayıtların
ve sorumluların belirlenmesinde ve ulaşımında kolaylık sağlar.
Bunun için ;
 Faaliyet adımları sıralanır ve,
 Her bir faaliyet adımında,
-Bu faaliyetin gerçekleştirilmesi için talimata ihtiyaç varmıdır?
-Bu faaliyetin sonucunu kaydetmek gereklimidir?
-Bu faaliyetin sorumlusu kimdir?
-Bu faaliyet için kontrol gerekli midir?
-Bu faaliyetin sonuçları onaylanmalı mıdır?
120
Kalite Planları
Kalite planları, belirli bir ürün, projeye veya sözleşme ile ilgili
özel kalite uygulamalarını, kaynakları ve faaliyet sırasını
gösteren dokümanlardır. Kalite planlarına, halihazırda mevcut
kalite sistemi tarafından planlananların dışında detaylı
planlamayı ihtiyaç gösteren faaliyetler söz konusu olduğunda
başvurulur.
121
İŞ AKIŞ ŞEMALARINDA KULLANILAN SEMBOLLER VE ANLAMLARI
SEMBOL
ADI
ANLAMI
TERMİNATÖR
AKIŞ ŞEMASINDA İLK VE SON
BASAMAĞI "BAŞLA" VE
"BİTİR" ŞEKLİNDE
GÖSTERMEKTEDİR.
AKSİYON
İŞLEM (KISA OLARAK
FAALİYETİ TANIMLAMA)
KARAR
SORGULAMA VE KARAR
VERME- EVET/HAYIR
ALT PROSES/PROSES
DİĞER BİR İŞ AKIŞ ŞEMASI
İLE İLİŞKİ KURMAK AMACI
İLE
İŞLEM BAĞLAYICI
TEKRARLAYAN İŞLEMLERDE
BAĞLAYICI
SAYFA BAĞLAYICI
SAYFALAR ARASINDA
KONNEKTÖR
DOKÜMAN
İŞLEM ESNASINDA
KULLANILAN DOKÜMANLAR
BEKLEME
FAALİYETLERDE BEKLEMEK
ZORUNDA OLDUĞUMUZ
İŞLEM AŞAMASI
MAGNETİK DİSK
BİLGİSAYAR ORTAMINDA
KAYDEDİLEN BİLGİLERİN
MUHAFAZASI
122
Dış Kaynaklı Dokümanlar
Proseslerin Dokümantasyonu
Prosesler aşağıdaki unsurları içerecek şekilde tanımlanabilir.
Girdi
Çıktı,
Kontrol kriterleri,
Performans kriterleri,
Proses etkileşimleri,
Prosesin Amacı
Proses Sorumlusu
Prosesin Ölçme Metodu,
Proses Ölçüm Sonuçlarının Analiz aralığı
Prosesin ihtiyaç duyulan kaynakları
ile birlikte tanımlanabilir.
Proses faaliyetleri herhangi bir prosedürde, talimatta, iş akışında veya
kuruluşun belirlediği herhangi bir formatta tanımlanabilir.
123
Proseslerin Dokümantasyonu
KONTRO
L
GİR
D
İ
PROSES
FAALİYETLER
İ
KAYNAK
ÇIKT
I
Şekil 1- Genel Proses
Şeması
124
Dış Kaynaklı Dokümanlar
Formlar
Formlar kalite yönetim sistemi içerisinde tanımlanmış olan
prosedür, talimat, iş akışı ve proseslerin uygulama
aşamalarında destekleyici doküman olarak kayıtların
oluşması amacıyla kullanılmaktadır. Formlar kuruluşların
belirlediği herhangi bir formatta tanımlanabilir.
125
Dış Kaynaklı Dokümanlar
Dış Kaynaklı Dokümanlar
Kuruluşların kendisinin geliştirdiği prosedürler, talimatlar ve
kalite planlarına ilaveten kalite sisteminde zaman zaman atıfta
bulunulan çok sayıda dış kaynaklı doküman mevcuttur. Bu
nedenle, bu dokümanlar kalite sistem dokümantasyonunun
ayrılmaz bir parçasıdırlar ve güncelliklerinin izlenmesi
gereklidir. Dış kaynaklı dokümanlardan bazıları şunlardır:
 Ulusal, uluslar arası ve bölgesel standardlar,
 Referans kılavuzlar ve diğer basılı kaynaklar,
 Müşteriler tarafından hazırlanan çizim ve spesifikasyonlar.
126
KATILDIĞINIZ
TEŞEKKÜRLER
PERSONEL VE SİSTEMİÇİN
BELGELENDİRME
BAŞKANLIĞI
KATILIMINIZDAN DOLAYI
TEŞEKKÜR EDERİZ.
EĞİTMEN ADI:
EĞİTMENİN İLETİŞİM BİLGİLERİ
©2009 Türk Standardları Enstitüsü
127