Transcript Kys Bilgilendirme Sunumu

SAÜ' de KYS Çalışmaları
www.sakarya.edu.tr
KYS AMACI
• KYS amacı üniversitemizdeki kurumsal
kalitenin arttırılmasıdır.
• KYS bu çerçevede yapılan iş ve faaliyetlerin
standartlaştırılması, kontrol altına alınması,
sürekli iyileştirilmesini amaç edinmiştir.
• İç ve Dış müşteri memnuniyetinin artırılması
diğer önemli bir amaçtır.
KALİTE EL KİTABI
• Kalite El Kitabı Kurumda Kalite ile ilgili tüm faaliyetleri
açıklayan kurumsal kalitenin anayasası niteliğindeki
dokümandır.
• Kalite çalışmalarının hangi birimlerde nasıl
yürütüleceği bu dokümanda açıklanmaktadır.
• Kurumda yürütülen kalite çalışmalarının anayasası
niteliğinde olduğundan fazla detay içermez ve bu
detayları içeren Prosedür, Master Plan gibi alt
dokümanlara sıkça atıflarda bulunur.
Kalite El Kitabı
PROSEDÜRLER
• Kalite Kapsamında yürütülen faaliyetlerin
konularına göre ayrıldığı ve nasıl
yürütüleceğine ilişkin detaylı açıklamaların
bulunduğu dokümanlardır.
• Üniversitemizde KYS Prosedürleri Şunlardır:
–
–
–
–
–
–
–
Dokümanların kontrolü prosedürü
Kayıtların kontrolü prosedürü
Uygun olmayan hizmetin kontrolü prosedürü
Kuruluş içi kalite tetkik prosedürü
Düzeltici faaliyet prosedürü
Önleyici faaliyet prosedürü
Görev, yetki ve sorumluluk prosedürü
Görev Yetki ve Sorumluluk Prosedürü
• Bu Prosedür her bir çalışanın yaptığı/yapacağı işin
tanımlanması, çalışana tebliğ edilmesi ve çalışanın da
gerek yapacağı işler gerekse de yetki ve
sorumluluklarının neler olduğu konusunda
bilgilendirilmesini de içeren süreçtir.
• Bazı yöneticilerin görev ve sorumlulukları kanunlar ile
belirlenmiştir. Diğer taraftan genellikle
organizasyonlarda herkesin her işle uğraşması
kargaşaya yol açacaktır. Bu çerçevede çalışanlar
arasında yapılan iş bölümünün kapsamının ortaya
konulması önemlidir.
Görev Yetki ve Sorumluluk Prosedürü
• Prosedür birimlerde çalışanlar tarafından yapılan
işlerin, yetki ve sorumlulukların tanımlanması,
• Birbirlerinden ayrıştırılması,
• Çalışanlar arasında bölüştürülmesi,
• Çalışanlara tebliğ edilmesi ve kayıt altına alınmasına
ilişkin işlemlerin nasıl yapılacağını açıklamaktadır.
Görev, yetki ve sorumluluk prosedürü
2547 Sayılı Kanun
657 Sayılı Kanun
5018 Sayılı Kanun
Görev Tanımı Formu
Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü
Prosedürü
• KYS’nin uygulandığı birimlerde üretilen
hizmette tespit edilen uygunsuzlukların kayıt
altına alınması ve gerekli düzeltme /
iyileştirme faaaliyetlerinin yapılması
gerekmektedir.
• Bu prosedür uygunsuz olduğu tespit edilen
hizmetlerin nasıl kayıt altına alınacağını açıklar.
Uygun olmayan hizmetin kontrolü prosedürü
Uygunsuzluk Tespit Formu (00.00.FR.26A-B)
Uygun Olmayan Hizmet Formu (00.00.FR.21)
İç Tetkik Prosedürü
• KYS’nin uygulandığı birimlerde, belirlenen ve gerekli
eğitimlerden geçen tetkikçiler tarafından KYS
kapsamındaki faaliyetlerin uygun bir şekilde yürütülüp
yürütülmediği, daha etkin bir şekilde yürütülmesi için
yapılabileceklerin tespit edilmesi amcıyla tetkikler yapılır.
• Bu tetkiklerde kimlerin nasıl görev yapacağı tetkikin nasıl
gerçekleştirileceği ve sonuçlarının nasıl raporlanacağı
konuları bu prosedürde açıklanmaktadır.
Kuruluş içi kalite tetkik prosedürü
Kuruluş İçi Kalite Tetkik Soru Havuzu
Kuruluş İçi Kalite Tetkik Planı
Kuruluş İçi Kalite Tetkikçi Listesi
İç Tetkik Uygunsuzluk Formu
İç Tetkik Raporu
Düzeltici Faaliyet ve Önleyici Faaliyet
Prosedürleri
• Kalite demek sürekli iyileştirmek demektir.
• Bu iyileştirmeler ortaya çıkan bir hata ve
uygunsuzluğun giderilmesi için yapıldığında düzeltici
faaliyet henüz ortada bir uygunsuzluk görülmediği
halde kalite ve faaliyetin iyileştirilmesi için
yapıldığında önleyici bir iyileştirme söz konusudur.
• Her iki iyileştirme faaliyetinin nasıl başlatılacağı ve
tamamlandırılarak kayıt altına alınacağı Düzeltici ve
Önleyici Faaliyet prosedürlerinde açıklanmaktadır.
Düzeltici faaliyet prosedürü
Önleyici faaliyet prosedürü
Döf Formu
Örnek Döf Formu
Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• Bu Prosedür, her türlü form prosedür proses
vb. dokümanın hangi birim tarafından
üretildiğini,
• Hangi birimlerde kullanıldığı,
• Dokümanların üzerinde bir değişiklik ihtiyacı
olup olmadığının kontrolünün ne şekilde
yapılacağı,
Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• Değiştirilen ve iptal edilen dokümanların kayıt
altına alınması,
• Birimlerin güncel dokümanları kullanmalarının
sağlanması ile ilgili konuları açıklamaktadır.
Dokümanların kontrolü prosedürü
Güncel Doküman Listesi
Doküman Dağıtım Formu
Doküman Değişiklik Formu
Dış Kaynaklı Doküman Listesi
Doküman Gözden Geçirme Formu
Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• Bir form oluşturulduğunda boş bir dokümandır. Bu
form doldurulduğunda bir takım bilgi, belge ve veriler
elde edilmiş olur.
• Resmi yazılarda bilgi, belge ve veriler sağlamaktadır.
• Bütün bu bilgi belge ve verilerin kaybedilmemesi,
uygun şekilde muhafaza edilerek dolaşımının
sağlanması ve gerektiğinde tekrar erişilebilir olması
işlerin sağlıklı yürütülebilmesi için önemlidir.
• Kayıtların kontrolü prosedürü bu tür bilgi, belge ve
verilerin muhafazası, dolaşımı ve erişebilirliğinin
sağlanması kapsamındaki düzenlemeleri açıklar.
Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• Bir belgenin birimler arasında nasıl dolaşacağı,
• Arşivlik malzemenin çalışma ofisi, birim arşivi ve
kurum arşivi arasındaki dolaşımının takip edilmesi,
ve benzeri konularda bilgi, belge ve verilerden oluşan
kayıtların muhafazası, dolaşımının kontrol altına
alınması ve erişebilirliğin sağlanması kapsamında
yapılacak faaliyetleri açıklar,
Kayıtların kontrolü prosedürü
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (Dış Kaynaklı)
Doküman ve Arşiv Malzemesi Saklama Listesi
SAÜ Kayıt ve Dosyalama Yönergesi
Yükseköğretim Üst kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı
PLANLAR
• Planlar bir işin yerine getirilmesini zamana
bağlayan ve nasıl yerine getirileceğini
detaylandıran dokümanlardır.
• Üniversitemizde KYS kapsamında:
– İç tetkik Panı
– Proses Planları
– Master Plan
Olmak üzere üç adet plan mevcuttur.
İç Tetkik Planı
• İç tetkik prosedüründe belirtilen hususlar
çerçevesinde yapılacak tetkikin planlanmasını içerirç
• Oluşturulan tetkik ekiplerinden hangisinin hangi
birime hangi tarihte gideceğinin planlanmasıdır.
• Tetkiklerin başlangıç ve sonlandırılma tarihlerini
ortaya koyar.
• Pratikte iş yoğunluğu ve çeşitli aksaklıklar nedeniyle
bazı birimlerde yapılan tetkikler ertelenerek
gerçekleştirilmekte ancak genel olarak plan
çerçevesinde yürütülmektedir.
Proses Planı
• KYS kapsamında süreçlerle yönetim büyük bir önem
arzetmektedir.
• Süreçlerle yönetim her bir işin ne şekilde yapılacağının ve
sonuçlarının ölçülerek iyileştirilmesini yani işin daha kısa
sürede veya aynı süre ve kaynaklarla daha fazla iş üretilmesini
ve daha az hata ile tamamlanmasını hedeflemektedir.
• Bu çerçevede her bir Sürecin (Prosesin) faaliyetlerinin
sonuçlarının ölçülmesi gerekmektedir proses planları işte bu
faaliyet sonuçlarından hangilerinin nasıl ne zaman ölçüleceğini
açıklayan Proseslere ek dokümanlardır.
Proses örneği
Proses planı örneği
Master Plan
• Master plan KYS ile ilgili olarak Müşteri
memnuniyetinin ölçülmesi (Anket) Müşteri Geri
Bildirimlerinin alınması (Öneri, İstek, Memnuniyet
Kutuları) ve benzeri faaliyetlerin ne şekilde
yapılacağının planlandığı ve detaylı olarak açıklandığı
dokümandır.
Master Plan
Hedef - Anket Bildirim Formu (00.00.FR.22)
Anket Formu (00.00.FR.32)
Anket Analiz Formu (00.00.FR.24)
Öneri, İstek ve Memnuniyet Formu (00.00.FR.14)
Öneri, İstek ve Memnuniyet Değerlendirme Formu (00.00.FR.16)
YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı)
• Kurum içerisinde yürütülen KYS Kapsamındaki
faaliyetler yılda iki defa (Temmuz, Ocak)
Yapılan ve KYS’ye dahil tüm birimlerinin
katılımının sağlandığı bir toplantıda
değerlendirilir.
• Toplantıda Proseslerin performans sonuçları,
• KYS kapsamında yürütülen faaliyetler,
• İyileştirme önerileri,
YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı)
• Geçmiş dönem faaliyetlerinin
değerlendirilmesi,
• Gelecek döneme ilişkin faaliyetlerin
planlanması ve gerekli kararların alınması,
Konularında çalışmalar yürütülür. Gerekli
görüldüğünde bazı çalışmaları yürütmesi için
komisyonlar oluşturulur.
YGG (Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı)
• YGG Toplantısında yer alan gündem maddeleri
şu üst başlıklar halindedir:
Önceki Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısından devam eden etkinlikler,
2012 yılı Kuruluş İçi Kalite Tetkik sonuçlarının görüşülmesi,
Müşteri memnuniyeti ve müşteri geri beslemesi sonuçları, (Anket Analizleri,
Öneri, İstek ve Memnuniyetler) Yapılan iyileştirmeler.
Birimlerin Hedef gerçekleşmelerinin değerlendirilmesi,
Birimlerin performans gerçekleşmelerinin değerlendirilmesi (proses ölçüm
sonuçları)
Hizmet ve etkinliklerin gerçekleştirmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların
analizi,
Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin gerçekleşmeleri,
Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değişiklikler ve iyileştirme için öneriler.
YGG Sonuç Raporu
Teşekkür Ederiz…
www.sakarya.edu.tr