Transcript Resmi Yazışma Kuralları Sunusu - Menderes İlçe Milli Eğitim

MENDERES İLÇE
MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA
KURALLARI
13.04.2015
1
Tanımlar
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi
b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları,gönderdikleri veya sakladıkları
belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri
c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle
iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları bilgileri,
13.04.2015
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
2
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin
üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı,
gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim
teknolojisi ürünlerini,
e) Elektronik belge: Elektronik ortamda
oluşturulan, gönderilen ve saklanan
her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya
konulacağını gösteren Kodlara ait listeyi,
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ
kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak
düzenlenen alanı,
13.04.2015
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
3
g)Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza
sahibine bağlı olan,sadece imza sahibinin
tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza
oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli
elektronik sertifikaya dayanarak imza
sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik
veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp
yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik
imzayı,
ifade eder.
13.04.2015
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
4
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
 BAŞLIK
 SAYI
 İDARİ BİRİM KOD NUMARASI (Haberleşme)STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT
NUMARASI
 KONU
 TARİH
 GÖNDERİLEN MAKAM
 İLGİ
 METİN
 İMZA
 EK
 DAĞITIM
 PARAF
13.04.2015
5
BAŞLIK
• Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve
• Kağıda ortalanarak yazılmalıdır.
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
13.04.2015
6
• Başlık, kağıdın üst kenarından
iki aralık aşağıda ve orta
bölümünde bulunur.
• İlk sıraya T.C. kısaltması, bir
aralık altına ortalanarak
kuruluşun yasal adı büyük
harflerle, bunun bir aralık altına
da yine ortalanarak birimin adı
küçük harflerle yazılır.
13.04.2015
7
2 KOL
ARALIĞI
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
13.04.2015
8
T.C.
MENDERES
KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
13.04.2015
9
T.C.
İÇİŞLERİ BAKANLIĞI
Arşatırma Geliştirme Daire
Başkanlığı
13.04.2015
10
TC
MENDERES
KAYMAKAMLIĞI
İlçe Malmüdürlüğü
13.04.2015
11
BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ
ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN
SOL KENARINDAN, 19
KARAKTER İÇERİDEN
BAŞLANARAK (2,5 cm)
Sayı YAZILIR
VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ
KONUR.
13.04.2015
12
T.C.
MENDERES KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
2 ARALIK
Sayı :
19 VURUŞ(2,5 Cm)
13.04.2015
13
İDARİ BİRİM KOD NUMARASI VERİLİR,
KOD NUMARASINDAN SONRA ( - )
İŞARETİ KONULARAK
STANDART DOSYA NUMARASI,
SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ
KONULARAK
KAYIT NUMARASI YAZILIR.
GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI
VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ
KONULARAK YAZILIR.
13.04.2015
14
• KAYIT NUMARASI, YAZININ
EVRAK KAYIT DEFTERİNDE
KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.
13.04.2015
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
15
T.C.
MENDERES KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : 80194253 - 903.01- 3333
EVRAK KAYIT NUMARASI
HABERLEŞME KOD I
(idari Birim Kodu)
STANDART DOSYA NUMARASI
13.04.2015
16
GENEL EVRAK NUMARASI
DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ
ORTA KISMINA GELECEK
ŞEKİLDE BASILMAZ VE
YAZILMAZ.
13.04.2015
17
13.04.2015
18
Konu sayının bir aralık altına “Konu”
yan başlığından sonra, başlık
bölümündeki “T.C.” kısaltmasının
hizasını geçmeyecek biçimde
yazılmalıdır.
13.04.2015
19
Konu sonunda;
“Hk”, “Dair”, “Ait “
GİBİ KISALTMALAR
YAPILMAZ.
13.04.2015
20
*Konu bölümü kesinlikle başlık
bölümündeki T.C. kısaltması hizasını
geçmemelidir.
*İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu:
sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın
hizasından başlatılır.
*Yazının konusu anlamlı ve özlü bir
şekilde ifade edilmelidir.
13.04.2015
21
13.04.2015
22
*Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi
ile bunların bulundukları yeri belirtir.
*Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan
kağıdı ortalayacak biçimde yazılır.
* Yazının gönderileceği makamın resmi adı
kısaltma yapılmadan büyük harflerle,
*Yazı bir alt makama gönderiliyorsa
parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.
13.04.2015
23
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : 46664299 -663.05./4444
Konu: İnceleme
06/05/2013
2-4 ARALIK
İZMİR MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE
(Eğitim Denetmenleri Başkanlığı)
13.04.2015
24
*Resmi görevli olmayan kişilere
yazılan yazılarda; “ Sayın ”
kelimesinden sonra ad küçük, soyadı
BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı
adın hizasında ve alt satırda yer
alacaktır..
13.04.2015
25
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : 30169645-399.01-5555
Konu : Hizmet İçi Eğitim
06/05/2013
Sayın Doç. Dr. Ayşe KALMAZ
Kaledere Mah. Vizyon Cad. NO: 18
60100 TOKAT
13.04.2015
26
Resmi görevli kişilere yazılan
yazılarda da ad küçük, soyadı
büyük yazılır. Unvan ise yine
küçük harflerle yazılır.
13.04.2015
27
T.C.
MENDERES KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı:………………………………… …
Konu :………………………………..
…/01/2011
Sayın: Akif KALAYCI
Devlet Hastanesi Müdürü
MENDERES
13.04.2015
28
Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa
yazının gideceği yerin adresi küçük
harflerle ve başlığın ilk satırının
hizasında, iki aralık bırakılarak
ayrıca belirtilir.
13.04.2015
29
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07
Konu : Hizmet İçi Eğitim
.../01/2011
TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA
Prof.Dr.Nusret Fişek Cad. 1451 Sok.
No:5 Alsancak İZMİR
13.04.2015
30
İLGİ,
YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR
YAZIYA EK YA DA KARŞILIK
OLDUĞUNU YA DA BAZI
BELGELERE BAŞVURULMASI
GEREKTİĞİNİ BELİRTEN
BÖLÜMDÜR.
13.04.2015
31
Gönderilen makamdan sonra üç
aralık verilerek kağıdın sol
kenarından 2,5 cm (Yazı alanı)
içerden başlanır ve İlgi sözcüğü
küçük harflerle yazılır. İlgi
sözcüğünden sonra ( : ) işareti
konulur.
13.04.2015
32
• Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi
olarak gösterilebilir.
• İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan
hallerde kurum veya kuruluş isminin
anlaşılabilirliğinin bozulmaması
kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. )
şekillerde kısaltmalar yapılabilir.
13.04.2015
33
• Fax ile gelen yazı üzerinde
işlem yapılmış ve bu işleme
Fax’la cevap verilmeyecek ise
ilgide belirtilen yazının Fax’la
geldiği ve fax referans
numarasının belirtilmesi
gerekir.
13.04.2015
34
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07
Konu : Hizmet İçi Eğitim
.../01/2013
SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE
( Eğitim Şube Müdürlüğü )
İlgi : a) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2010
tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı.
b) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel
Müdürlüğünün 11/07/2012 tarihli ve 10220172-453.0114567 sayılı yazısı.
13.04.2015
35
ÖNCEKİ
ÖRNEK-1
İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD0000713800-236 sayılı yazı.
13.04.2015
36
ŞİMDİKİ
ÖRNEK-2
İlgi : Menderes Kaymakamlığının 05/02/2013
tarihli ve
72131250-542-1234 sayılı yazısı.
13.04.2015
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
37
İlginin birden fazla olması halinde ;
a,b,c,d gibi küçük harfler kullanılır.
İlgiyi belirleyen harften sonra
parantez kapatma işareti konulur ve
bir karakter boşluk bıraktıktan sonra
ilginin içeriğine geçilir,
13.04.2015
38
İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler
yanlarına
ayraç işareti konularak kullanılır.
ÖRNEK-2
İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı,
b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı,
c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,
13.04.2015
39
• İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı”
ifadeleri kullanılır.
• İlgi tarih sırasına göre yazılır.
13.04.2015
40
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
İl Kültür Müdürlüğü
Sayı : B.104.KM.4.10.0010Konu: Hizmet İçi Eğitim
.../01/2013
ANTALYA SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE
( Eğitim Şube Müdürlüğü )
İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları
Kanununun 64’üncü maddesi
b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans
No’lu fax’ı
c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız
13.04.2015
41
13.04.2015
42
METİN
• “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya
kadar süren kısımdır.
İlginin son satırından sonra 2 aralık,
ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3
aralık bırakılarak başlanır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25
cm içerisinden başlanır.
13.04.2015
43
T.C.
İZMİR VALİLİĞİ
İl Kültür Müdürlüğü
Sayı : B104IKM41000010-.....
Konu: Hizmet İçi Eğitim
.../01/2013
ANTALYA MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE
(Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü )
İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık)
3,5 CM
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
13.04.2015
44
METİNLERDE UYULACAK
KURALLAR
• Şekil Yönünden
• İçerik Yönünden
• Metin yönünden
13.04.2015
45
ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK
KURALLAR
13.04.2015
46
• Metin bölümü maddeler halinde
yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı
hizada bulunmalıdır.
• Sayı ve harflerden sonra ( - )
işareti konularak satıra
başlanmalıdır.
13.04.2015
47
• Yazılar kağıdın bir yüzüne
okunaklı olarak yazılmalı,
kazıntı, silinti ve düzeltmeler
olmamalıdır.
• Paragraf başı, satır başı ve
sonları aynı hizada olmalıdır.
13.04.2015
48
• Zorunlu haller dışında yazı metni tek
sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci
sayfanın bitirilmemesine özen
gösterilmelidir.
• Metin içinde geçen sayılar rakamla ya
da yazı ile yazılmalıdır.
• Metinde kullanılan noktalama
işaretlerinden sonra bir vuruşluk
boşluk bırakılmalıdır.
13.04.2015
49
İÇERİK YÖNÜNDEN
UYULACAK
KURALLAR
13.04.2015
50
• Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan
İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer
alan yazım kurallarına uygun, duru
bir Türkçe ve kısa cümlelerle
yazılmalıdır.
• Metinde zorunlu haller ve teknik
terimler dışında yabancı kelimelere
yer verilmemelidir.
• Kısaltma yapılmamalıdır.
13.04.2015
51
METNİN SONUNDA
UYGULANACAK
KURALLAR
13.04.2015
52
Alt makama yazılan yazılar
“ Rica ederim”
Üst ve aynı düzey makamlara yazılan
yazılar
“Arz ederim”
Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar.
“Arz ve rica ederim”
ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.
13.04.2015
53
13.04.2015
54
İMZA
• Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık
bırakılır.
• İmzalayacak olan makam sahibinin adı,
soyadı ve ünvanı yazı alanının en
sağına yazılır.
• İmza ad ve soyadın üzerine atılır.
• Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle
yazılır.
• Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük
harflerle yazılır.
13.04.2015
55
Akademik kariyer unvanları ismin
sol başına küçük harflerle
kısaltılarak yazılabilir
13.04.2015
56
Yazıyı imzalayacak olan makam
yazının gideceği makama göre
kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri
Yönergesi ” ne veya yetkili
makamlarca verilen imza yetkisine
uyularak seçilir.
13.04.2015
57
• Yazıyı makam sahibi yerine başka bir
yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı
altına ortalanarak yazılacak ve bunun
altına da gene ortalanarak makam
unvanı yazılır.
• Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı
ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam
"Başbakan Vekili", “Bakan Vekili”, “Müsteşar
Vekili”, "Vali Vekili", “Belediye Başkanı Vekili” veya
"Rektör Vekili" biçiminde ikinci satıra yazılır.
Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer
verilmez (Örnek 10).
13.04.2015
58
ÖRNEK
İmza
Dr. Mehmet Emin BAKAY
İlçe Milli Eğitim Şube Müdürü
13.04.2015
59
ÖRNEK
İmza
Adı Soyadı
Vali a.
Vali Yardımcısı
13.04.2015
60
ÖRNEK-2
İmza
Dr.Önder KABAKÇI
Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü
13.04.2015
61
• Yazıyı makam sahibi yerine yetki
devredilen kişi imzaladığında,
imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra,
yetki devredenin makamı ikinci satıra,
imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü
satıra yazılır.
13.04.2015
İmza
Ali DOĞAN
Vali a.
Vali Yardımcısı
62
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması
durumunda
üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda
bulunur.
ÖRNEK-4
İmza
Abdullah ADEMOĞLU
Personel Şube Müdürü
13.04.2015
İmza
Süleyman ÇÜRÜKSU
Kültür Müdürü
63
Yazının ikiden fazla yetkili tarafından
imzalanması durumunda ise
üst makam sahibinin adı soyadı ve
imzası solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa
sıralanırlar.
ÖRNEK-4
İmza
Ahmet TAKATUKA
İl Kültür Müdürü
13.04.2015
İmza
Ali İVELİOĞLU
Personel Şube Müdürü
İmza
Mualla NEALA
Şef
64
13.04.2015
65
ONAY
• Bir yazının üst makamın onayına sunulması
halinde imza bölümünün dört aralık altına ve
kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır.
• OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır.
• İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra
onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle
yazılarak altına da unvanı ortalanır.
13.04.2015
66
İmza
Abdulkadir KAÇAN
İlçe Milli Eğitim Müdürü
OLUR
01/01/2013
Tahsin KURTBEYOĞLU
Kaymakam
13.04.2015
67
ÖRNEK-1
OLUR
11/01/2011
İmza
Mualla NEALA
Vali a.
Vali Yardımcısı
13.04.2015
68
Onaylanmak üzere
ilgili makamlara sunulacak
yazıların yetkili bir makam
tarafından teklifi,
onaylayacak makam tarafından da
onaylanması gerekmektedir.
Teklif eden makam ile onay veren
makam arasında makam
bulunması halinde onay nasıl
hazırlanmalıdır?
13.04.2015
69
Bu durumda ilk teklif edenin imzasından
sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol
tarafına 12 karakter içeriden
başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun
Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da
onayda yer alan esaslara uygun olarak
imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık
boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “
ONAY ” bölümü açılır.
13.04.2015
70
ÖRNEK-2
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa;
İmza
Ahmet TAKATUKA
Milli Eğitim Müdürü
Uygun görüşle arz ederim
12/01/2011
İmza
Nedim KATMEROĞLU
Vali Yardımcısı
OLUR
13/01/2011
İmza
Mustafa Cahit KIRAÇ
İzmir Valisi
13.04.2015
71
13.04.2015
72
EKLER
• İmza bölümünden sonra uygun satır
aralığı bırakılarak yazı alanının
soluna konulan “ EK / EKLER”
ifadesinin altına yazılır.
EK :
Yönetmelik (4 sayfa)
13.04.2015
73
ÖRNEK-2
Ek adedi birden fazla
ise
EKLER :
1- Yazı örneği (5 sayfa)
2- Yönetmelik (3 Adet)
13.04.2015
74
• Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar
uzun olursa liste olarak yazıya
iliştirilmelidir.
• Birden fazla kurumu ilgilendiren
yazışmalarda, eklerin bazılarının
gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde
ibare var ise o kuruluşun hizasına
“ek konulmadı ” veya
“....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin
yazılması gerekir.
13.04.2015
75
ÖRNEK-3
EKLER :
1- 2005/9 nolu genelge (2 sayfa)
2- Döküman ( 4 sayfa)
DAĞITIM:
...Kaymakamlığı
...İlçe Milli eğitim Müdürlüğü(ek konulmadı)
...Müdürlüğü (Ek konulmadı)
13.04.2015
76
EKLER :
1-Yazı(3 sayfa)
2-Yönetmelik(8sayfa)
3-Disket(1 Adet)
13.04.2015
77
13.04.2015
78
PARAF - PARAPHE
• Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan
ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli
tarafından paraf edilir.
• Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
• Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır.
13.04.2015
79
• Gizli yazılarda yazıyı yazan
memurun da parafı bulunmalıdır.
• Unvan ve isimlerin alt - alta
yazılmalarına dikkat edilmelidir.
13.04.2015
80
ÖRNEK
12/01/2011 Memur :E.ŞALLI (Paraf)
12/01/2011 Şef :H.AVŞAR
12/01/2011 Md.Yrd :Dr.C.ARKIN (Paraf)
13.04.2015
81
13.04.2015
82
• Eklerden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna
“DAĞITIM” yazılır.
ÖRNEK-1
EK :
Yazı Örneği (2 sayfa)
DAĞITIM:
19 Belediye Başkanlığı
13.04.2015
83
• Yazının gereğini yerine getirme
durumunda olanlar “Gereği”
kısmına, yazının içeriğinden
bilgilendirilmesi istenenler ise
“Bilgi” kısmına protokol sırasıyla
yazılır.
ÖRNEK-2
DAĞITIM:
Gereği:
…Kaymakamlığı,
13.04.2015
Bilgi:
İzmir Valiliği
84
DAĞITIM :
Gereği :
Eğitim Şube Müdürlüğü
13.04.2015
Bilgi :
İstatistik Şube
Müdürlüğü
85
DAĞITIM:
Şube Müdürlükleri
Mer.Yat.Ted.Kurm.
Halk Sağ.Lab.Md.
19 İlçe Sağ.Grup Başk.
13.04.2015
86
KOORDİNASYON
• Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden
sonra bir satır aralığı bırakılarak
“Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil
olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf
bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
13.04.2015
87
ÖRNEK
11/03/2005 Mem.:E.ŞALLI (Paraf)
11/03/2005 Şube Md. :Ş.SON (Paraf)
Koordinasyon:
11/03/2005 Şube Md. H.AVŞAR (Paraf)
11/03/2005 Md.Yard. :A.ASYA (Paraf)
13.04.2015
88
13.04.2015
89
ADRES
• Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı
gönderen kurum ve kuruluşun adresi,
telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim
bilgileri yazılır.
• İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile
ayrılır.
• Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı
soyadı ve ünvanı da yazılabilir.
13.04.2015
90
ÖRNEK
Adres : Yeni Mahalle 2422 Sokak Yenimahalle İO Binası Yanı
Kepez/ANTALYA Telefon: (0242)3263464 Fax.(0242)3264555 e-posta:
mehmet—[email protected] ağ:www.kepezmem.gov.tr
Not:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.
13.04.2015
91
13.04.2015
92
13.04.2015
93
Gizlilik derecesi, yazının
gizlilik durumunu belirten
bölümdür.
13.04.2015
94
GİZLİ YAZILAR
• Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına
büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.
GİZLİLİK DERECELERİ
çok gizli
gizli
özel
hizmete özel
şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine
göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
13.04.2015
95
13.04.2015
96
Acelelik derecesi
zarfın sağ üst
köşesine kırmızı
mürekkep ile
damgalanır.
13.04.2015
97
Zarfın ortasına gideceği
makam ve adresi posta
koduyla birlikte açıkça
yazılır.
13.04.2015
98
Zarfların sol üst köşelerine
gönderen makamların
kaşeleri basılır ve yazının
sayısı yazılır.
13.04.2015
99
13.04.2015
100
• Gizlilik derecesi çok olan yazılar
çift zarf ile gönderilir.
• İç zarfa yazı konularak zarf
yapıştırılır.
• Zarfın kapanma yerlerine
hazırlayanın parafları atılır ve
şeffaf bant ile örtülecek şekilde
kapatılır.
13.04.2015
101
• Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye
gönderen makamın kaşesi ve
evrakın numarası yazılır.
• Ortaya gideceği makam
yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka
yüzüne üst ve alt ortalarına
gelecek şekilde kırmızı damga ile
gizlilik derecesi basılır.
• Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ
üst köşeye kırmızı damga ile
basılır.
13.04.2015
102
• Bu zarf, aralarında karbon kağıdı
bulunan 2 suret evrak senedi ikinci
zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılır.
• Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı
yazılır.
• İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi
bulunmaz. Sadece acelelik derecesi
kırmızı damga ile basılır.
13.04.2015
103
13.04.2015
104
“Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ
YAZILARIN ALINMASI
• Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde
yer alan “çok gizli” ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili
makama sunar.
• Bu görevli dış zarfın içinde yer alan
evrak senedini imzalayarak bir
nüshasını gönderen makama iade
eder.
13.04.2015
105
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR,
TEKİT YAZISI
• Yazıya cevap verilmesi gereken tarih,
metin içinde belirtilir.
• Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın
sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle
KIRMIZI renkli olarak belirtilir.
• Resmi yazılara uygun sürede cevap
verilmemesi durumunda ilgili kurum ve
kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
13.04.2015
106
13.04.2015
107
SAYFA NUMARASI
• Yazı alanının sağ altına toplam sayfa
sayısının kaçıncısı olduğunu
gösterecek şekilde sayfa numarası
verilir.
ÖRNEK
3/5
13.04.2015
108
ASLINA UYGUNLUK
ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması
gerekiyorsa ;
•
Örneğin uygun bir yerine
“Aslının aynıdır”
İfadesi ile tarihi yazılarak
imzalanır ve mühürlenir.
13.04.2015
109
RESMİ YAZILARIN
GÖNDERİLİŞ VE
ALINIŞLARINDA YAPILACAK
İŞLEMLER
13.04.2015
110
1- KAYIT KAŞESİ
• Gelen evraklar uygun bir kaşe
hazırlanarak kaydedilir.
• Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır.
13.04.2015
111
ÖRNEK
............Okulu Müdürlüğü
KAYIT
HAVALE
TARİH
SAYI
GEREĞİ
BİLGİ
DOSYA NO
EKLER
13.04.2015
112
2- YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
• Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri
zarfın sol üst köşesinde, yazının
gideceği yerin iletişim bilgileri ise
zarfın ortasında yer alır.
• Yazının gizlilik derecesi zarfın üst
ve alt ortasına, yazının ivedilik
derecesi sağ üst köşeye gelecek
biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.
13.04.2015
113
ÖRNEK
T.C.
Kepez Kaymakamlığı
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
GİZLİ
İVEDİ
Posta Kodu:07000
Sayı :5555
İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE
İZMİR
GİZLİ
13.04.2015
114
ÖRNEK- EVRAK SENEDİ
GÖNDEREN
SIRA
NO
ALAN
Belgenin Konusu
(Tarih ve Sayısı)
SENEDİ İADE EDENİN:
Adı ve Soyadı:
Görevi :
İmzası :
13.04.2015
TARİH
Kopya
Adedi
SENEDİ HAZIRLAYAN
Kopya
No
Ekler
Dil
Tarih
Saat
115
13.04.2015
116
• Fax’la gönderilen
yazılara(mesaj) göre hemen
işlem yapılmakla birlikte, söz
konusu yazı ancak teyidinin
yapılmasından sonra resmi
evrak özelliğindedir,
• Fax’ la gönderilen
yazıların(mesaj) beş gün içinde
resmi yazı ile teyidinin yapılması
gerekir.
13.04.2015
117
13.04.2015
118
BELGE BOYUTU
• Resmi yazışmalarda
A4 (210X297 mm)
veya
A5(210X148 mm)
boyutunda kağıt
kullanılmalıdır.
A4
A5
13.04.2015
BEKİR YÜKSEL-Eğitim Müfettişi
119
YAZI TİPİ VE KARAKTER
BOYUTU
Bilgisayarda yazılan yazılarda
“Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter
boyutunun kullanılması
esastır.
13.04.2015
120
• Rapor, form ve analiz gibi
özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter
boyutu kullanılabilir.
13.04.2015
121
13.04.2015
122
NÜSHA SAYISI
• Resmi yazıların en az (2) iki
nüsha olarak düzenlenmesi
gerekir.
13.04.2015
123
NEDEN F KLAVYE ?
13.04.2015
124
Türkçeye en uygun
STANDART TÜRK KLAVYESİ
( F KLAVYE )’ dir.
1949 yılında F Klavye
Kullanımına başlanılmıştır.
13.04.2015
125
• Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20
sayılı Genelgeleri doğrultusunda F
klavye kullanma mecburiyeti
getirilmiştir.
• Her türlü resmi yazı Standart Türk
Klavyesi ( F klavye) kullanılarak
yazılmalıdır.
13.04.2015
126
F klavye hazırlanırken;
30.000 kelime ve 185.000 harf
incelenmiştir.
Bütün sesli harfler sol elde toplanmış.
Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde
tasarlanmıştır.
Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara
paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır.
Belli bir eğitimden sonra F Klavye ile 10
parmakla bakmadan yazı yazmak
mümkündür.
13.04.2015
127
• Q klavye İngiliz tasarımıdır.
Q Klavyede;
Türkçede çok kullanılan harfler
kenarlarda kalmış ve bunun neticesi
yazım zorlaşmıştır.
• Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma
yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar F
klavye ile birinci olmuşlardır.
Bu nedenle;
• İş yerimize ya da evimize Bilgisayar
alırken klavyenin F klavye olmasına
dikkat etmeliyiz…
13.04.2015
128
Genelde Karşılaşılan
Yazışma Hataları
• Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye
ulaşıncaya kadar yazının dolaşması
zaman kaybına neden oluyor.)
• Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.
13.04.2015
129
• GENEL OLARAK
• Şekil yönünden hatalar yapılıyor
• Türkçe noktalama işaretleri ve imla
kurallarına uyulmuyor
• Metin kısmında devrik yada uzun
cümleler ve gereksiz tekrarlar
kullanılıyor
• İlgilerde tarih sıralamasına uyulmuyor
• Standart dosya planı ve haberleşme
kodu doğru yazılmıyor
13.04.2015
130
• İstatistiki verileri içeren formlar
zamanında gönderilmiyor.
• Aylık çalışmalar hangi şube ile ilgili
ise o şubeye ilgi tutulması gerekiyor.
• Doğum izni ve askerlik izinleri
müracaatlarının onay alınmasını
gerektirmesi nedeniyle başvuru
yazılarının önceden yapılması
gerekiyor.
13.04.2015
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
131
• Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde
ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor.
• Personel ile ilgili yazışmalarda unvan,
sicil numarası ve bayan personelin kızlık
soyadları belirtilmiyor.
13.04.2015
132
• Günlü ve acele yazıların gereği
zamanında yapılmıyor.
13.04.2015
133
• ŞEF VE ŞUBE MÜDÜRLERİNDEN
BEKLENTİLER
• İmzaya gönderilen tüm evrakların
getiren görevli tarafından imza
kartonuna konularak ilgili müdür
yardımcısına verilmesi,
• Cevaplandırılması gereken tüm
yazılara mutlaka ilgi tutulması.
• Günlü ve acele evrakların ilgili
şube görevlilerince takip edilmesi
13.04.2015
134
Bundan böyle yazışma kurallarına dikkat
edilerek hataların en aza indirilmesi ve
zamanla sıfır hata ile çalışılması
13.04.2015
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
135
H.İ.E NEDEN YAPILIR ?
1- Personelin mesleki
bilgi ve beceri açığını kapatmak,
2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki
yanlışları düzeltmek,
3- Hizmette, personel arası
uyumu sağlamak,
4- Yenilikleri aktarmak.
13.04.2015
136
Teşekkürler
Vedat AYDIN
Şube Müdürü
13.04.2015
137