Transcript MESLEKİ YAZIŞMALAR DERSİ 07.11.2015 MESLEKİ YAZIŞMALAR KAYNAKLAR - YAZIŞMA TEKNİKLERİ Örnekler ve Uygulamalar Hakan Koç, Menekşe Tarhan Öztoprak - Örnekleriyle Mesleki Yazışma Teknikleri Hasan TUTAR DEVAMSIZLIK ORANI : 07.11.2015 12

MESLEKİ YAZIŞMALAR DERSİ
07.11.2015
1
MESLEKİ YAZIŞMALAR
KAYNAKLAR
- YAZIŞMA TEKNİKLERİ
Örnekler ve Uygulamalar
Hakan Koç, Menekşe Tarhan Öztoprak
- Örnekleriyle Mesleki Yazışma Teknikleri
Hasan TUTAR
DEVAMSIZLIK ORANI :
07.11.2015
12 SAAT
2
Ders Konularının Haftalık Dağılımı
1 Genel olarak iletişim kavramı, sözlü ve yazılı iletişim,
iletişim araçları, örgütsel iletişim
2 Yazışma ilkeleri ve kuralları, yazışmanın önemi, yazılı
iletişimin özellikleri, yazı yazma süreci, yazışmalarda
içerik yönünden düzenleme, yazışmalarda anlatım
yönünden düzenleme-örnekler
3 Yazışmalarda dil bilgisi ve imla yönünden düzenleme, dil
ve
anlatım bozuklukları, yazı düzeltme işaretleri ve
anlamları
4
5
6
7
8
Kısaltmalar, yazışmalarda etkinliğin arttırılması
Resmi yazılar, resmi yazılarda şekli kurallar, kağıt
Resmi yazı çeşitleri ve örnekler
Resmi yazı çeşitleri ve örnekler
I.VİZE
07.11.2015
kullanımı
3
Ders Konularının Haftalık Dağılımı
9 İş (Ticari) Yazışmalar, şekli kurallar, kağıt
boyutları ayarlama
10
İş (Ticari)Yazışmalar ve çeşitleri ve örnekler
11İş (Ticari)Yazışmalar ve çeşitleri ve örnekler
12
Özel yazılar, çeşitleri ve örnekler
13
Özel yazılar, çeşitleri ve örnekler
14
II.VİZE
15
Raporlama, rapor yazma teknikleri, raporların
şekil ve içerik yönü
16
Yazışmalarla ilgili örnekler, genel tekrar ve
uygulamalar
07.11.2015
4
I. İLETİŞİM KAVRAMI



İletişim; bilgi, fikir ve duyguların bir
kimseden diğerine geçme sürecidir.
İletişim bilgi, fikir ve duyguların bir kimseden
diğerine veya bir gruptan diğerine geçme
süreci olduğuna göre, bilgi, fikir ve duyguların
doğru olarak aktarılması için düzgün bir
iletişim sürecinin kurulması gereklidir.
Organizasyonlar için ise iletişim, yöneticinin iş
yaptırmak için kullandığı temel bir araçtır.
07.11.2015
5

Genel olarak iletişimin tanımı;
İletilmek istenen mesajların ilgili herkes
tarafından tamamen anlaşılabilmesi amacıyla
bilgi, duygu, düşünce ve kanaatlerin sözlü,
sözsüz(beden dili), yazılı ve görsel araçlarla
karşılıklı olarak alınıp verilmesidir. ( takas
edilmesidir.)
07.11.2015
6
İletişim süreci
Kaynak
(Verici)
Mesaj
Alıcı
Feedback
(Geri besleme-Geri dönüşüm)
07.11.2015
7
İletişim Süreci
Gönderici
Kodlama
(Algı)
Kanal
Çözümleme
(Algı
Alıcı
Geri Besleme
07.11.2015
8

İletişim süreci, göndericinin göndereceği
mesajı düzenleyip ne şekilde göndermeyi
(kodlamayı) düşünmesi ile başlar. Alıcının
öncelikle gönderilecek mesajı algılayacak,
başka bir ifadeyle kodlanacak mesajı
çözümleyecek güçte olması gerekir.
Gönderilen mesaj kanaldan geçtikten sonra
alıcı, kaynağın gönderdiği mesajı algılar
(Çözümler) bir fikir haline dönüştürür ve
iletişim tamamlanmış olur. İletişimin tam ve
doğru olup olmadığının anlaşılması ise, geri
besleme ile gerçekleşir.
07.11.2015
9
İletişimin Temel Özellikleri
a)
İletişim İnsan davranışlarının bir
ürünüdür:
Toplumların varlığı, grupların devamlılığı için
gerekli olan değişkenlerin başında iletişim
görülmüştür. İletişim amacı, kişisel olmaktan
çıkar ve birey içine girdiği çevre ve grubun
amaçları doğrultusunda iletişim faaliyetlerine
katılır.
07.11.2015
10
b)

İletişim dinamik bir olgudur
Kültürel yapıdaki değişmeye paralel olarak
iletişim de değişmektedir. Çevresel olguların
ortaya çıkması, yeni deneyimlerin, yeni
kelimelerin ortaya çıkmasına yol açmaktadır.
Bilgi işlem sistemleri, raporlama ve bilgileri
aktarma araçları sürekli olarak iletişimi
geliştirir. Günümüzde işletmeler, iletişimin
ekonomikliliğini, mesajın anlaşılırlığını artırıcı
yöntemler geliştirmektedir.
07.11.2015
11
c) İletişim Belirli Kalıplara bağlıdır.

İletişim ilişkisi belirli kalıplar içerisinde
gerçekleştirilir. İletişim kalıpları, genel kültürel
yapıya göre gruplar oluştururlar ve kişilerin
kabul etmeleri oranında devamlılık kazanırlar.
İletişim genelde yaş, cinsiyet, eğitim seviyesi,
kültürel ve sosyal yaşam düzeyi, bulunulan
çevre, ekonomik durum, dil gibi bazı kalıplar
çerçevesinde yürütülmektedir.
07.11.2015
12
Göndericinin Mesajı hazırlarken bazı hususlara
dikkat etmesi gerekmektedir.




Alıcının bilgi ve tecrübe alanına giren
semboller kullanılmalıdır.
Gönderici soyut ifade ve sembollerden çok
somut semboller kullanılmalıdır.
Semboller, alıcının daha önce alışmış olduğu
anlamda kullanılmalıdır.
Alıcının anlamaması muhtemel olan temel
kelimeler açıklanmalıdır.
07.11.2015
13
İletişim Kanalları
A. Biçimsel (Resmi) İletişim
Kanalları
1. Dikey İletişim
a) Aşağıya doğru iletişim
b) Yukarıya doğru iletişim
2. Yatay İletişim
3. Çapraz İletişim
07.11.2015
14
B. Biçimsel Olmayan (Doğal)
İletişim kanalları
a)
b)
a)
b)
c)
d)
Dedikodu
Söylenti
İLETİŞİM BİÇİMLERİ
Sözlü iletişim
Yazılı İletişim
Sözsüz iletişim (Beden dili)
Elektronik iletişim
07.11.2015
15
İLETİŞİM ARAÇLARI
A.YAZILI İLETİŞİM ARAÇLARI
1.Gazete
a) Ulusal ve Yerel Gazeteler
b) İşletme Gazetesi
2. Dergi
3. Bülten
4. Kitap
5. İlan Panoları
6. Broşür ve El Kitapları
7. Mektuplar
8. Yıllıklar
07.11.2015
16
B. GÖRSEL VE İŞİTSEL (ELEKTRONİK)
İLETİŞİM ARAÇLARI
1. Bilgisayar
2. Televizyon ve Radyo
3. Telefon, Faks, ve telsiz
07.11.2015
17
İletişim Ortamı Oluştururken
Şunlara Dikkat Edilmelidir
-
-
Güvenirlilik
Alıcılar
Alıcılar ile olan ilişkiler
Formalite (Resmiyet)
Amaca Uygunluk
Gizlilik
Maliyet
Hız (zaman)
07.11.2015
18
İLETİŞİME ENGEL OLAN
ETMENLER
1)
2)
3)
4)
5)
Kişisel Faktörler
Fiziksel Faktörler
Semantik Faktörler
Zaman Baskısı
Algılamada seçicilik
07.11.2015
19
Bir Yönetici Bir personeline uygun bulmadığı bir durumunu
ve davranışını iletmek ister şu iletişim yollarını seçmelidir
1.
2.
3.
4.
5.
Sözlü olarak yaptığınızı beğenmedim diyerek
uyarıda bulunabilir.
Yüz ifadeleri ile işi beğenmediğini gösterebilir.
Kızgınlığını özel olarak belirterek yaptığı hatanın
farkında olmasını sağlayabilir.
Ücret artışından faydalanmasını engelleyerek
kendine çeki düzen vermesini sağlayabilir.
Diğer yollar başarılı olmadığı taktirde en son olarak
yazılı uygulamaya başvurarak uyarıda bulunabilir.
07.11.2015
20
KİTLE İLETİŞİMİ
Radyo, basın yayın, sinema ve televizyon gibi
daha gelişmiş araçlarla çok geniş kitlelere
yönelik iletişime kitle iletişim denilmektedir.
07.11.2015
21
Kitle İletişiminin İşlevleri
a)
b)
c)
Kamuoyunun oluşturulması ve aydınlatılması
işlevi
Halkın eğitilmesi ve toplumsal değişimin
sağlanması
Halkan eğlence ihtiyaçlarının karşılanması
07.11.2015
22
KİTLE İLETİŞİMİNİN YASAL
BOYUTU
-
-
Kitle iletişimi yaparken yasalar çerçevesinde
hareket edilmelidir. Özel hayatın gizliliği ve
korunması ile ilgili maddeler göz önünde
bulundurulmalıdır. Bu maddeler;
Madde 20. Özel hayatın gizliliği
Madde 21. Konut dokunulmazlığı
Madde 22. Haberleşme özgürlüğü ve gizliliği
07.11.2015
23
YAZIŞMA İLKELERİ
VE KURALLARI
Günümüzde yaşamın her alanında gerekli bir
faktör olan yazı ve yazışma belli kurallar ve
tekniklerle yazılmaya ve yapılmaya başlanmıştır. Bu
sayede yapılan yazışmalarda ortak bir dil kullanımı
yaygınlaşmıştır.
Gerek kamu sektörlerinde gerekse özel
sektörlerde çeşitli yazışmalar yapılmaktadır. Yapılan
bu yazışmalarda çeşitli kurallar uygulanmaktadır. Bu
sayede yazışmalarda bir birlik kurulmaktadır.
07.11.2015
24
Yazışmanın Önemi
Yazı, insanların duygu, düşünce ve isteklerini
anlatabilmeleri için başvurdukları belli semboller,
işaretlerdir. Bu işaretlerin yer aldığı belgeleri de
mektup, dergi, kitap, gazete gibi sınıflandırmak
mümkündür.
Yazışmalar sayesinde insanlar arasındaki iletişim
kayıt altına alınmış olur ve bunun sayesinde yıllar
sonra bile, yapılan iletişimle ilgili bilgi sahibi olunur.
Kültür ve geçmişe ait bilgiler ancak yazılı iletişim
sayesinde nesiller arasına geçiş yapabilmektedir.
07.11.2015
25
İş hayatında yapılan iletişimin yazılı olması
büyük önem taşımaktadır. Çünkü, yapılan
iletişim sonrasında ortaya çıkan anlaşmaların
daha sonra taraflarca unutulması ve inkar
edilmesi riskini yazılı iletişim ortadan
kaldırmaktadır.
Teknolojik gelişmeler; sözlü, görsel ve
işitsel iletişim araçları konusunda ne kadar
yenilikler ve kolaylıklar sağlarsa sağlasın,
insanlar aralarındaki ilişkileri çeşitli
sebeplerden dolayı yazılı olarak yapmak
ihtiyacı hissetmektedirler.
07.11.2015
26
Yazışmaların önem ve yararları
a) Kanıt niteliği taşıması,
b) Yapılan işlerde düzen oluşturması,
c) Okuyucunun önemsendiğini hissettirmesi,
d) Sonradan tekrar yararlanılabilir olması,
e) Örgütte bütün birimler ve çalışanlar arasında
standardizasyon oluşturması
yönüyle önem taşımaktadır.
07.11.2015
27
Yazılı iletişimin önemi gittikçe artmaktadır. Bunun
nedeni;
1.
Bilgi birikimi ve bu alanda artan uzmanlaşma
2.
Bilimin her alanında araştırma faaliyetlerinin artan
önemi,
3.
Örgütsel iş yapılarında yaşanan büyük ölçekli
gelişmeler,
4.
Modern iş yöntemlerinde komite ve kurmay
yapıların gelişmesi,
5.
Yönetimin profesyonel bir uğraş alanı olarak
gelişmesi
6.
Ekonomik yapı içerisinde bilgiye duyulan ihtiyacın
artması.
07.11.2015
28
Yazılı İletişim ile Sözlü İletişim
Arasındaki Farklar
1) Yazılı iletişimde sözlü iletişimde olduğu gibi
seslendirmenin, tavır, jest ve mimiğin sağlayacağı
etkiler söz konusu değildir. Bu nedenle yazı dilinin
etkileyici biçimde kullanılması gerekmektedir.
2) Sözlü iletişimde yapılan dil yanlışları, söyleyiş
bozuklukları dışında pek fark edilmez. Dinleyicinin
ilgisi, daha çok anlama yönelik olduğu için, dil
yanlışları göze batmayabilir.Yazılı iletişimde dilin
dil bilgisi kurallarına göre doğru kullanımı çok
önemlidir. “Söz uçar, yazı kalır”
07.11.2015
29
3)Yazılı iletişimde, söylemek istediklerimiz
yazıya dönüştürülüp kağıda döküleceği için bir
takım biçimsel kurallara uymak gerekir.
4) Yazılı iletişimde planlama, sözlü iletişime
oranla daha çok önem taşır. Konuşma öncesi
hazırlık yapmış ve konuşmamızı yazmış olsak
da, konuşma sırasında aklımıza gelen bir
bilgiyi, yeni bir düşünceyi aktarabilir;
dinleyicinin ilgisine göre konuşmamızın
planını değiştirebiliriz.
07.11.2015
30
Yazılı İletişimin Olumlu ve Olumsuz Yönleri
- Yazılı iletişim, sözlü mesajlara göre, daha
dikkatli ve özenli hazırlanmalarıdır. Yazılı
mesajlarda, mesajların kontrol edilebilmesi ve
insanların genellikle okuduklarını
duyduklarından daha iyi anlamaları, yazılı
mesajların avantajlarındandır.
- Yazılı iletişim yönteminin dezavantajları ise,
yazı materyalini saklamanın güçlüğü ve
okuyucu için anlaşılamayan ifadeleri açıklama
imkanının bulunmayışıdır.
07.11.2015
31
-
-
-
“Hız ve anında sonuca gitme” sözel anlatımın
avantajları olmasına rağmen, kalıcılığının
olmaması ve yanlış anlaşılması gibi
dezavantajları vardır.
Yazılı iletişimin bir başka dezavantajı, sözel
iletişim için son derece önemli olan kişisel
temas, resmi ve formel olan yazılı iletişimde
yoktur.
Yazılı iletişimin diğer bir dezavantajı, alıcının
mesajı okuduğu zaman aklına gelen soruları
sorma şansı olmadığı için, haber akışının
etkinliği azalabilir.
07.11.2015
32
İletişimin Fonksiyonları
1) İletişimin bilgi sağlama işlevi
2) İletişimin ikna etme ve etkileme işlevi
3) İletişimin emir verme ve öğretme işlevi
4) İletişimin birleştirme işlevi
07.11.2015
33
Yazılı İletişimin etkinliği için,
uyulması için gereken kurallar
1. Mecaz, istiare ve teşbih sanatlarına fazla yer
verilmemelidir.
2. Kısa kelimeler, uzun kelimelere, kısa cümleler
uzun cümlelere tercih edilmelidir.
3. Anlama katkısı olmayan kelime, cümlede
bulunmamalıdır.
4. Cümleler hedefe göre kurulmalı, jargondan
uzak durulmalıdır.
5. Olumlu anlamları olan sözcükler seçilmelidir.
07.11.2015
34
Düzgün ve etkili yazmada kullanılacak sözcüklerin
seçiminde belli ilkeler vardır. Bu ilkeler;
a. Genel anlamlı sözcükler değil, özel anlamlı sözcükler seçilmeli
b. Somut ve soyut sözcükler yazının türüne göre belirlenmeli,
olabildiğince soyut sözcüklerden uzak durulmalı,
c. Sözcüklerin seçiminde, anlatılmak istenen anlama sözcüğün
uygunluğu göz önünde bulundurulmalı,
d. Sözcüklerin temel ve yan anlamları göz önünde
bulundurulmalı,
e. Eş anlamlı sözcükler, gerekmedikçe art arda kullanılmamalı,
f. Argodan, kaba sözlerden ve jargondan uzak durulmalıdır.
g. Sözcüklerin yapı özelliklerine, kök-ek bileşmelerine dikkat
edilmelidir.
h. Zorunlu olmadıkça yabancı sözcükler kullanılmamalı.,
I. Sözcüklerin yazımında ortak dile uyulmalı, sözcük seçiminde
okuyucunun düzeyi göz önünde bulundurulmalıdır.
07.11.2015
35
İyi Yazının Koşulları
•
•
•
•
•
•
İyi gözlemci olmak,
Çok okumak
Düşünmeye önem vermek
Zengin ve sağlam bir dil hazinesine sahip
olmak
Duygular ve hayaller geliştirmek
Konuyu iyi anlamak, ne istediğini iyi
düşünmek.
07.11.2015
36
Yazı Çeşitleri
-
Tanımlama
-
Açıklama
-
Tartışma
-
Anlatma
07.11.2015
37
Yazı Yazma Süreci
I. SEÇENEK
Ön Hazırlık Aşaması
(Müsveddeyi Hazırlama
Süreci)
Müsveddeyi Temize
Çekme Süreci
Kontrol Etme
Temize Çekilen Yazıyı
Düzeltme Süreci
Hazırlanmış Yazının Son
Hali
07.11.2015
II. SEÇENEK
Ön Hazırlık Aşaması
Müsveddeyi Yazma
Kontrol Etme
Yazının Son Hali
38
Yazışmalarda İçerik Yönünden Düzenleme
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dil Bilgisi Kurallarına Uymak
Doğruluk
Özlülük (Kısalık)
Açıklık
Bütünlük ve Eksiksiz Yazma
Canlı ve Somut Yazma
Okuyucuyu Düşünerek Yazma
Saygılı Bir Dil Kullanma (Nezaket)
Plan Oluşturulması
Doğallık
İçtenlik
07.11.2015
39
Yazışmalarda Anlatım Yönünden Düzenleme
A. Başlama (Giriş)
B. Konuyu İşleme (Gelişme)
C. Konuyu bitirme ve İsteği Belirtme (Sonuç)
07.11.2015
40
Yazışmalarda Dil Bilgisi ve İmla Yönünden Düzenleme
A. Noktalama İşaretleri
1. Nokta(.)
- Bitmiş cümle sonlarında
- Küçük harfle yapılan kısaltmalardan sonra
- Bir yazının alt bölümlerini gösteren rakam ve
harflerden sonra
- Tarih yazımında gün, ay ve yıl arasında
- Saat gösteren sayılarda dakikalar arasında
- Sayılarda binler basamakları arasına
- Sayılardan sonra “inci/nci” ekinin yerine
- Matematikte çarpı işareti yerine.
07.11.2015
41
2. İki Nokta (:)
- Bir cümleden ya da kelimeden sonra açıklama yapılacaksa iki
nokta konur.
- Örneklerle açıklanacak kuralların sonuna konur.
- Birkaç ihtimalin, birkaç örneğin sıralanacağını anlatmak için
kullanılır.
- Matematikte bölme işlemini belirtmek için.
3. Virgül(,)
- Cümlede eş görevli sözcükler arasında
- Uzun cümlelerde özneden sonra
- Hitaptan sonra konur
- Tırnak içinde olmayan alıntı cümlelerden sonra
- Cümlede özel olarak vurgulanması gereken öğelerden sonra
- Yazılarda yer adlarını tarihten ayırmak için konur
- Uzun cümlelerde yüklemden uzak düşmüş olan öğeleri
belirtmek için konur.
07.11.2015
42
4.Noktalı Virgül (;)
- Anlam yönünden birbirine bağlı cümlecikler arasına
- Kendilerinden önceki cümleyle ilgi kuran, ancak, fakat, ama,
çünkü, yalnız, lakin, vb. bağlaçlarla bağlandığında, birinci
cümleden sonra
- Cümle içinde virgüllerle ayrılmış tür veya takımları
birbirinden ayırmak için konur.
5. Soru İşareti (?)
Soru bildiren cümlelerin ve sözlerin sonuna
6. Tırnak İşareti(“….”)
- Başka bir kimseden veya yazıdan olduğu gibi aktarılan yazı
ya da sözlerin başına ve sonuna konur
- Okuyanın ilgisini çekmek için, özel olarak belirtilmek istenen
sözler tırnak içine alınır
-Bazı özel isimler cümle içerisinde tırnak içinde yazılır
07.11.2015
43
7. Üç Nokta (…)
- Bir cümlede örnekler sayıldıktan sonra
- Herhangi bir nedenle bitmemiş cümlelerden sonra
- Bir yazıda söylenmek istenen sözler yerine
8. Ünlem İşareti
- Ünlem anlamı veren cümle ve sözcüklerin sonuna
- Küçümsemek, alay bildirmek için ilgili sözcük ya da
cümleden sonra
- Gerektiğinde yazı başlıklarında ve kitap adlarında
da kullanılır.
07.11.2015
44
Dil ve Anlatım Bozuklukları
1.
2.
3.
4.
5.
Yapısı Yanlış Olan Kelimeler
(Sınav sonucunu öğrenince sevinçle boynuma sardı(sarıldı)
Birbiriyle Karıştırılan Kelimeler
(Verilen konferans öğrenciler üzerinde müspet tepki
yaptı(etki)
Yanlış anlamda kullanılan kelimeler
(Çok çalışmasına karşılık başarılı olamadı(karşın, rağmen)
Yazım Yanlışları
(M.Kemal Atatürk 1881 de selanikte doğdu(1881’de
Selanik’te)
Gereksiz Kelimeler
(Ülkemizin yarınki geleceğini düşünmeliyiz. (Ülkemizin
geleceğini düşünmeliyiz)
07.11.2015
45
6. Gereksiz Tekrarlamalar
(Durak yerlerine tabela takılacaktır. Duraklara
tabela takılacak.)
7.
Gereksiz Yardımcı Fiiller
(İsteklilerin başvuruda bulunması…(başvurması)
8. Çelişen Kelimeler
(Bundan aşağı yukarı tam bir asır önce yaşadı (tam
veya aşağı yukarı çıkarılmalı)
9. Tamlama Yanlışları
(Çalışmaktan kitap okumasını unuttuk. (okumayı)
07.11.2015
46
Cümle Bozuklukları
a)
b)
c)
d)
e)
Eksiklikten Kaynaklanan Bozukluklar (Cümlede herhangi bir
ögenin eksikliğinden kaynaklanır.)
Fazlalıktan kaynaklanan bozukluklar (Cümlede bazı sözcük ya da
sözcüklerin gereksiz kullanılması durumunda ortaya çıkan
bozukluktur.)
Sıra yanlışlığından kaynaklanan bozukluklar (Önce gelmesi
gereken ögenin sonra, sonra gelmesi gereken ögenin önce gelmesi
durumunda da anlam bozuk olur.)
Uyumsuzluktan kaynaklanan bozukluklar ( Cümledeki unsurların
birbiriyle uyum halinde olmamaları anlam bozukluklarına yol açar.
Örneğin “İşçilerin yaşam koşullarının artırılması gerekir.”
başlangıçta bir hata yok gibi gözükse de , cümlede yanlışlıkla,
“Yaşam koşulları” nın iyileştirilmesi “artırılmak” olarak ifade
edilmiştir.
Bileşik cümlelerde yüklem arasındaki uyumsuzluklar (Temel
cümlenin yüklemi ile yan cümlenin yüklemi öznesine göre çatı
yönüyle uyum içinde olmalıdır. “Her ne kadar iyi hazırlanılmışsa da
istenilen sonucu alamadı.” yerine “Her ne kadar iyi hazırlanılmışsa
da, istenilen sonuç alınamadı” biçiminde olmalıdır.
07.11.2015
47
Yazı Düzeltme İşaretleri
07.11.2015
48
Kısaltmalar

















AA
AB
Age.
AGİK
Alb.
APS
As.
AT
Av.
B
bkn.
Bl.
BM
Bn.
Bşk.
C.
Cad.
07.11.2015

















CMUK
çev.
DDY
DHM
DİE
DMO
Doç.
Dr.
DPT
Ecz.
Ens.
Fak.
GAP
GB
GSMH
Hst.
hzl.
49















KDV
KHK
KİT
KKK
KPDS
Kur.
mad.
mah.
Md.
Mec.
MGK
MKEMakine
MKYK Merkez
MPM
Mür.

















07.11.2015
Nu.
Opr.
Ort.
Öl.
ör.
öz.
S.
s.
sa
Sb.
SEKA
Sn.
sn.
Ş.
Şb.
T.
t.
50










TBB
TCK
TED
TM
TOBB
TODAİE
TÖMER
TSE
TUS
TÜBİTAK -












07.11.2015
TÜTAV
Uzm.
vb.
vd.
ve diğ.
Yard.
Yay.
YÖK
YSK
yy.
ZF
zf.
-
51
Kısaltmalar

















AA Anadolu Ajansı
AB Avrupa Birliği
Age. Adı geçen eser
AGİK Avrupa Güvenlik İşbirliği
Konferansı
Alb. Albay
APS Acele Posta Servisi
As. Asker, Askeri, askerlik
AT
Avrupa Topluluğu
Av. Avukat
B
Bay
bkn. Bakınız
Bl.
Bölük, bölüm
BM Birleşmiş Milletler
Bn. Bayan
Bşk. Başkan
C.
Cilt
Cad. cadde
07.11.2015

















CMUK Ceza Muhakemeleri Usul Kanunu
çev. Çeviren, çevirmen
DDY Devlet Deniz Yolları
DHM Devlet Hava Meydanları
DİE Devlet İstatistik Enstitüsü
DMO Devlet Malzeme Ofisi
Doç. Doçent
Dr.
Doktor
DPT Devlet Planlama Teşkilatı
Ecz. Eczacı
Ens. Enstitü
Fak. Fakülte
GAP Güneydoğu Anadolu Projesi
GB Gümrük Birliği
GSMH Gayrisafi Milli Hasıla
Hst. Hastane
hzl. Hazırlayan
52















KDVKatma Değer Vergisi
KHKKanun Hükmünde
Kararname
KİT Kamu İktisadi Teşekkülü
KKKKara kuvvetleri Komutanlığı
KPDS
Kamu Personeli Dil
Sınavı
Kur. Kurmay
mad. Madde
mah. Mahalle/Mahkeme.
Md. Müdür/Müdürlüğü
Mec. Mecaz.
MGK
Mill Güvenlik
Kurulu
MKEMakine Kimya Endüstrisi
MKYK Merkez Karar Yönetim
Kurulu
MPM
Milli Prodüktivite
Merkezi
Mür. Müracaat
07.11.2015

















Nu. Numara/No
Opr. Operatör
Ort. Ortaklık, ortakları
Öl. Ölüm, ölümü, ölüm tarihi
ör. Örnek.
öz. Özel
S. Sayı
s.
sayfa
sa saat
Sb. Subay
SEKA
Selüloz ve Kağıt
Sanayi Kurumu
Sn. Sayın
sn. saniye
Ş. Şirket
Şb. Şube
T. Türkçe
t.
ton
53










TBB Türkiye Barolar Birliği
TCK Türk Ceza Kanunu
TED Türk Eğitim Derneği
TM Türk Malı
TOBB
Türkiye Odalar ve
Borsalar Birliği
TODAİE - Türkiye ve Orta
Doğu Amme İdaresi Enstitüsü
TÖMER Türkçe Öğretim Merkezi
TSE Türk Standartları Enstitüsü
TUS Tıpta Uzmanlık Sınavı
TÜBİTAK - Türkiye Bilimsel ve
Teknik Araştırma Kurumu
07.11.2015












TÜTAV - Türk Tanıtma Vakfı
Uzm.
Uzman
vb. ve başkaları, ve benzeri
vd. ve devamı
ve diğ.
Ve diğerleri
Yard.Yardımcı
Yay. Yayın
YÖKYüksek Öğretim Kurulu
YSK Yüksek Seçim Kurulu
yy. Yüzyıl
ZF Ziraat Fakültesi
zf. zarf
54
Örgütsel Yazışmaların Şekil Yönü
1. Okuyucu ile birlikte ilk adımı atmak
2. Okuyucuya önemli veya ilginç gelecek bir şey
söylemek,
3. Okuyucuyu, yazının konusu ve amacı hakkında
bilgilendirerek, uyum sağlamasına olanak vermek.
4. İnandırma için, yazının devamını okumaya
özendirecek şekilde düzenlemek.
5. Olumlu düşünceler, hoşa giden ifadeler kullanmak.
07.11.2015
55
YAZIŞMA TÜRLERİ
YAZIŞMA
RESMİ YAZILAR
07.11.2015
TİCARİ (İŞ) YAZILARI
ÖZEL YAZILAR
56
07.11.2015
57
RESMİ YAZIŞMALAR
Kamu kurum ve kuruluşlarında, tüzel
kişiliğe sahip kurumların birbirlerine ve
kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazıların
tümüne resmi yazılar denir.
Resmi yazışmalar ile ilgili olarak T.C.
Başbakanlık İdaresi Geliştirme Başkanlığı
B.02.0.PPG.0.12-383-3036 sayı ve
17/02/1994 tarihli bir genelge yayımlayarak
resmi yazışma kurallarını belirleyen esasları
anlatmıştır.
07.11.2015
58
Resmi Yazışma
Resmi yazışma; birimler, kurumlar,
işletmeler arasında yapılabildiği gibi kuruluşlar
ve kurumlarla kişiler arasında da yapılabilir.
Resmi yazışmaların diğer yazışmalara göre en
önemli ve belirgin özelliği yukarıdan aşağıya
belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde
uygulanma zorunluluğu olmasıdır.
07.11.2015
59
Resmi Yazışmalarda Şekli Kurallar
Şekli kurallardaki amaç; bütün kuruluşlarda
şekilsel olarak birliği yani standardı
sağlamaktır. Ancak resmi yazışmalarda ve iş
yazışmalarında uygulanan şekil esaslarında
bazı farklılıklar bulunmaktadır.
07.11.2015
60
Resmi yazılarda uyulması gereken
ana bölümler
a) Kağıt boyutları
b) Başlık
c) Sayı
d) Tarih
e) Konu
f) Gönderilen Makam (Adres)
g) İlgi
h) Metin
ı) Paragraf
j) İmza
07.11.2015
k) Onay
l) Ekler
m) Dağıtım
n) Parafe
o) Koordinasyon
p) Gizlilik ve İvedilik
dereceleri
r) Sayfa numarası
s) Devam işareti
t) Aslına Uygunluk Onayı
61
Bilgisayar ile yazımda kullanılan Kenar Boşlukları
Üstten 4 cm
Soldan
4 cm
07.11.2015
Sağdan
2,5 cm
Alttan 2,5 cm
62
1. Başlık
Başlık yazıyı gönderen kuruluşa ait ad, sembol,
adres. Kısaltma vb. nin belirtilmesine yarayan
bölümdür.
Resmi yazılarda başlıklar matbu (basılı)
olur ve kağıdın üst kenarından 4 cm’ lik
boşluktan sonra koyu yazılır ve ortalanır.
Başlığın ilk satırında (Türkiye
Cumhuriyeti) T.C. kısaltması, ikinci satırında
ise kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun
bir satır altına ise gene ortalanarak ana
kuruluşun /birimin adı küçük harflerle yazılır.
07.11.2015
63
Başlık (Örnek)
T.C.
BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
GAZİANTEP VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
07.11.2015
64
Başlık (Örnek)
T.C.
ANKARA VALİLİĞİ
İl Sağlık Müdürlüğü
T.C.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
Gaziantep Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğü
07.11.2015
65
2. SAYI
Kurumlar yazışmalar sırasında gelen ve giden
yazıları belli bir dosya tasnif sistemine göre
kayıt ve dosyalamak zorundadırlar. Tüm resmi
yazılar verilen sayı numarası ile tasnif edilirler.
Dosya planına göre verilen kayıt ve dosya
numarasıdır. Başlığın sol satırından iki aralık
aşağıda ve kağıdın soluna yaslı büyük harflerle
SAYI yazılarak, önüne (:) işareti konur.
07.11.2015
66
İlk önce kod numarası daha sonra (-) işareti
konularak kayıt numarası yazılır. Kayıt
numarası, yazının evrak kayıt defterinde aldığı
numaradır.
Gelen evrak numarası damga veya yazı ile
kayıt numarasından sonra (/)işaret konularak ,
sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer
almalıdır.
07.11.2015
67
Sayı örneği
SAYI : B.02.0.TFB-13-615-652/821
SAYI : B.30.2.GÜN.0.00.01.00/Ü-23-8241
SAYI : B.30.2.GÜN.0.F8.00.00/338
T.C.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
Gaziantep Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğü
SAYI: B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
07.11.2015
.../…/…..
68
3. TARİH
Resmi yazılarda yazının gönderildiği zamanı
belirlemek için başlığın iki satır altında sayının
hizasından sağa yaslı olarak yazılır. Tarihte
gün/ay/yıl aralarına nokta konularak yazılır.
Merkez teşkilatında, merkezin bulunduğu
şehrin bilinmesi ve yazının en altında adres
bölümünde yer aldığı için, taşra, yurt dışı ve
merkez taşrada bulunan teşkilatlarda ise şehir
adı başlıkta yer aldığı için tarih bölümünde
şehir adına yer verilmemektedir.
07.11.2015
69
Tarih (Örnek)
T.C.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
Gaziantep Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğü
SAYI : B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
KONU :
07.11.2015
15.04.2007
70
4. KONU
Resmi yazılarda yazılan yazının ana
fikrinin kısaca özetlendiği bölüm olan konu
sayının bir satır altında sola yaslı ve büyük
harfle yazılır.
Konu bölümünün satırları sayfanın ortasını
geçmemelidir. Eğer konu bölümü uzun ise, bir
alt satırdan, ilk satırın başladığı satırdan
hizalanarak yazılır.
07.11.2015
71
Konu (Örnek)
T.C.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
Gaziantep Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğü
SAYI : B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
KONU : Hizmet İçi Eğitim Programı
07.11.2015
15.04.2007
72
5. Gönderilen Makam (ADRES)
Yazının gideceği adres başka bir deyişle
gönderilecek makam, konu bölümünün 2 ile 4
satır altından sayfayı ortalayacak şekilde yazılır.
Yazı kişilere gönderiliyorsa, “Sayın”
kelimesinden sonra varsa unvanı küçük harflerle,
adı küçük harflerle ve soyadı büyük harflerle
yazılır. Altında ise adres satırı ile birlikte ortalanır
veya sola yaslanır.
07.11.2015
73
Yazının gönderileceği kurum veya kuruluş
başbakanlık, devlet bakanlığı veya diğer
bakanlıkların bağlı ya da ilgili kuruluşları ise
ilk satıra bağlı veya ilgili olduğu Bakanlığın
adı büyük harflerle yazılacak, alt satırda ise
hangi kurum veya kuruluşa ait olduğu parantez
içinde küçük harfle belirtilecektir.
07.11.2015
74
Adres (Örnek)
T.C.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
SAYI : B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
KONU : Hizmet İçi Eğitim Programı
15.04.2007
SERMAYE PİYASASI KURULU BAŞKANLIĞI’NA
07.11.2015
75

Kişilere Gönderilen Yazılarda Adres Bölümü
SAYI
KONU
: B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
: Hizmet İçi Eğitim Programı
15.04.2007
Sayın Doç. Dr. Mahmut ÖZTÜRK
İzmir Caddesi No: 25/6
06100 Yenişehir / ANKARA
07.11.2015
76
6. İLGİ
Resmi yazılarda daha önce yazılmış bir yazıya ek
ya da karşılık olduğu durumlarda ilgi yazılır. İlgi
bölümü gönderilecek makam bölümünden üç satır
sonra sola yaslı ve büyük harflerle yazılır. İlgi
yazılırken, ilgi kelimesinin altı boş bırakılır.
İlgi bir satırı geçerse, (İLGİ) ibaresinin altı boş
bırakılmak ve ilk satırın hizasından başlayarak ikinci
satır yazılır. İlgi’nin birden fazla olması halinde
a,b,c,d, gibi küçük harfler kullanılarak ve ilgiyi
belirleyen harften sonra parantez kapama işareti
konulup, bir karakter boşluk bırakıldıktan sonra
ilginin içeriği yazılır.
07.11.2015
77
İlgi (Örnek)
T.C.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
SAYI
KONU
: B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
: Hizmet İçi Eğitim Programı
15.04.2007
SERMAYE PİYASASI KURULU BAŞKANLIĞI’NA
İLGİ : 26.10.2006 tarih ve 197. Eğt.Bş.250/115 sayılı yazınız.
07.11.2015
78
İlgi (Örnek-2)
T.C.
BAŞBAKANLIK
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
SAYI
KONU
: B.02.0.PPG.0.12-383-3036
: Resmi Yazışma Kuralları
17.02.1994
İLGİ :a) 02.10.1980 gün ve ÖYGM 383-10322 (1980/56) sayılı,
b) 13.04.1981 gün ve ÖYGM 383-04990 (1981/28) sayılı,
c) 23.09.1981 gün ve ÖYGM 383-10985 (1981/67) sayılı,
d) 30.11.1981 gün ve OMBD-5105-00854 (1981/83) sayılı,
e) 21.12.1981 gün ve OMBD-5105-00901 (1981/92) sayılı,
genelgeler.
07.11.2015
79
7. METİN
Metin bölümü, aktarılmak istenen konu ya da
düşüncenin yer aldığı kısımdır. Metin bölümü
gönderilecek makamdan (adres) üç satır sonra, ilgi
bölümü varsa, ilgiden iki satır sonra yazılır.
Yazılar kağıdın yalnız bir yüzüne okunaklı olarak
yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır.
Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya
sığdırılmaya çalışılmalıdır. Tek satırla ikinci sayfanın
bitirilmemesine özen gösterilmelidir.
Metin bölümünün üç bölümden oluşması, ilk
bölümde ilgileri ile birlikte konunun açıklanması,
ikinci bölümde görüşle birlikte karşı görüşün
belirtilmesi, sonuçta kesin önerinin yer alması genel
kural olmakla birlikte, gerekmesi halinde değişik
düzenlemeler de yapılabilmektedir.
07.11.2015
80
Metin Bitirilişindeki İfadeler Nasıl
Olmalıdır?
A. Üst Makamlara Yazarken;
- Bilgilerinize arz olunur.
- Bilgilerinize arz ederiz.
- Arz ederim.
- Arz olunur.
- İzninize (olurlarınıza, tensiplerinize) sunulur.
07.11.2015
81
B. Aynı seviyedeki makamlara yazarken;
- Bilgilerinize arz ederim.
- Bilgilerinize sunulur.
C. Eşit ve alt seviyedeki makamlara aynı anda
yazarken;
- Bilgilerinize arz ve rica ederim.
- Bilgilerinize sunulur.
07.11.2015
82
D. Alt Makamlara Yazarken;
- Bilgilerinizi rica ederim.
- Gereğini rica ederim.
- Gereği için bilgilerini rica ederim.
- Bilgileriniz rica olunur.
07.11.2015
83
8. Paragraf
Paragraf, bir düşünce ya da konuyu belirten
bölümdür. Paragrafta ilk satır, soldan 1 cm
içeriden diğer satırlar ise sola yaslı olarak
yazılır. Paragraflar arasında ise yalnızca 2
satırlık boşluk bırakılır.
07.11.2015
84
9. İmza
İmza bölümü, yazıyı imzalayacak olanı belirleyen
bölümdür. İmza bölümü yazının uzunluğuna göre metnin
bitiminden 2 ile 4 satır aralık verildikten sonra sağa yaslı
olarak düzenlenir.
İmza bölümünde; imzalayanın adı küçük, soyadı
büyük harflerle unvanlar ad ve soyadın altına orta kısma
gelecek şekilde ayarlanarak küçük harflerle ve
kısaltılmadan yazılır. Akademik kariyer unvanları ismin
sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir.
Hazırlanan yazıyı makam sahibi yerine başka bir
yetkili imzalayacaksa ad ve soyadın altına ortalanarak
ilgili makamın adına imza atıldığı (Bakan a., Genel
Müdür a. , Dekan a. gibi) belirtilmelidir.
07.11.2015
85
İmza (Örnek)
………………………….. Sekreterlerin söz konusu sertifika
programına katılması hususunda gerekli ilgiyi göstereceğiniz
ümidiyle saygılar sunarım.
İmza
Prof. Dr. Mustafa TOPRAK
Dekan
07.11.2015
86
İmza (Örnek)
İmza
Ahmet SOYLU
Bakan a.
Müsteşar
07.11.2015
İmza
Emine SAİMOĞLU
Yönetim Kurulu Başkanı
Genel Müdür
87
10. Onay
Resmi yazışmalarda, yazının üst makamın onayına
sunulması halinde imza bölümünün 4 satır altında ve kağıdı
ortalayarak büyük harflerle “OLUR” yazılır. Altına sırasıyla
tarih, imza, ad soyad ve makamı yazılır.
Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların
yetkili bir makam tarafından teklifi, bağlı ise ilgili makam
tarafından sunulması ve onaylayacak makam tarafından da
onaylanması gerekmektedir. Bu durumda ilk teklif eden imza,
yetkili makam bölümünün dört satır altında ve kağıdın soluna
yaslı olarak küçük harflerle “Uygun Görüşle Arz Ederim”
yazılarak, altına, onayda yer alan esaslara uygun olarak imza
bölümü düzenlemesi yapılır. Bunun dört satır altına ise kağıt
ortalanarak “ONAY” bölümü açılır.
07.11.2015
88
İMZA HİYERARŞİSİ
İmza
Prof. Dr. Erhan EKİNCİ
Rektör
İmza
Prof. Dr. Tuncay EGE
Rektör Yrd.
İmza
Prof. Dr. İsmail H. ÖZSABUNCUOĞLU
Rektör Yrd.
İmza
Prof.Dr.Melda ÇARPINLIOĞLU
Üye
İmza
Prof.Dr. Hasan KAHRAMAN
Üye
İmza
Prof.Dr.Şükrü AYNACIOĞLU
Üye
İmza
Prof. Dr.Tokay GEDİKOĞLU
Üye
İmza
Prof.Dr. Şükrü KARATAŞ
Üye
İmza
Prof.Dr. Osman ERKMEN
Üye
İmza
Prof. Dr. Erdem GÜMÜŞBURUN
Üye
İmza
Prof.Dr. Servet ÖZGÜR
Üye
İmza
Prof. Dr. Savaş UÇKUN
Üye
07.11.2015
89
Onay (Örnek )
İmza
Hasan ÇAĞLAYAN
Genel Müdür
Uygun Görüşle Arz Ederim
15.04.2007
İmza
Hüseyin YÜCEDAĞ
Müsteşar
OLUR
15.04.2007
İmza
Prof. Dr. Mehmet YILMAZ
Bakan
07.11.2015
90
11. EKLER
Ekler, yazıları tamamlayıcı belgeleri
gerektiğinde bunların sayılarını ya da
niteliklerini gösteren bölüm olup, imza
bölümünün bitiminden itibaren 2 satır sonra
sola yaslı büyük harflerle “EKLER” sözcüğü
yazılıp (:) işareti konulduktan sonra altı çizilir.
Yazıda birden fazla ek bulunuyorsa EK-1,
EK-2 gibi alt maddelerle yazılır. Ek adedi
boşluğa sığmayacak kadar uzunsa o zaman ek
listesi yazıya bağlanmalıdır.
07.11.2015
91
Ekler (Örnek)
EKLER:
EK-1 Sertifika Eğitimi Programı
EK-2 Başvuru Formu
07.11.2015
92
12. DAĞITIM
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderileceği
yerlerin belirtildiği bölümdür. Ekten itibaren iki satır sonra
satırbaşı hizasında büyük harflerle DAĞITIM yazılıp (:) işareti
konularak altı çizilir. Bu bölüm yazının gönderildiği yerleri
belirtmek üzere protokol sırası esas alınarak düzenlenir. Bu
bölüm ekten itibaren 2 satır sonra sola yaslı ve büyük harf
olarak yazılır.
Yazı ile fiilen ilgili olup, işi yerine getirme durumunda
olanlar “gereği” kısmına, gönderilen yazı ve onunla ilgili
olarak meydana gelecek çalışmalar hakkında yalnız bilgi
edinmeleri istenen kuruluş ya da birimler “bilgi” kısmına
protokol sırasıyla yazılır.
Gereği kısmı dağıtım başlığının altına, bilgi kısmı gereği
kısmı ile aynı hizaya yazılarak altları çizilmelidir.
07.11.2015
93
Dağıtım (Örnek)
DAĞITIM:
Gereği
:
Daire Başkanlarına
Şube Müdürlerine
07.11.2015
Bilgi :
Genel Sekreterliğe
94
Dağıtım (Örnek)
DAĞITIM :
Gereği :
-Başbakanlığa
-Devlet Bakanı
Ve Başbakan Yard.
(Bağlı ve İlgili Kuruluşlar)
-Bakanlıklara
-Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına
-Milli Güvenlik Kurulu
Genel Sekreterliğine
-Başbakanlık ve Bağlı ve
İlgili Kuruluşlara
07.11.2015
Bilgi :
-Cumhurbaşkanlığı Genel Sekr.
-T.B.M.M. Genel Sekreterliğine
95
13. PARAFE
İkinci kopyaya açılan ve yazıyı
hazırlayandan başlayarak, aşama sırasına göre
imzalayacak makama kadar bütün ilgili ara
kademe yöneticilerini belirten bloktur.
Paraflayacak kişinin unvanı kısaltılarak
yazılıp (:) işareti konulduktan sonra büyük
harfle isminin ilk harfi ve soyadı yazılır. El
yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. Gizli
yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı
bulunmalıdır. Unvan ve isimlerin alt alta
yazılmalarına dikkat edilmelidir.
07.11.2015
96
Parafe (Örnek)
Şube Müd.
: A.BÜYÜKBURÇ
Tarih
Paraf
Daire Başk.
: A.BATTAL
Tarih
Paraf
Genel Müd.
: B.USTALAR
Tarih
Paraf
Müst.Yard.
: N.UZUNER
Tarih
Paraf
07.11.2015
97
14. KOORDİNASYON
Birimlerde hazırlanan yazılar başka bir
birimin görüş ve iş birliğini gerektiriyorsa
paraf bölümünün en alt kısmından itibaren bir
ara verilip, satır başından itibaren küçük
harflerle koordinasyon yazılıp altı çizilir ve
altına iş birliğine dahil olan personelin unvanı,
adı ve soyadı paraf bölümündeki şekle uygun
olarak yazılır.
07.11.2015
98
15. GİZLİLİK DERECELERİ
Gizlilik derecesi yazının gizlilik durumunu
belirten bölümdür. Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa,
kağıdın üst ve alt ortasına gizlilik derecesini gösteren
kırmızı damga vurulur.
Gizlilik dereceleri, görev alanı ve hizmet
özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir ve
ancak gerekmesi halinde kullanılır.
Gereğinden fazla verilecek gizlilik dereceleri
işlemin gecikmesine sebep olacağı gibi, gizlilik
derecelerinin güvenliğinin kaybolmasına da neden
olmaktadır. Yazı içinde bulunan bilgilerin gerektirdiği
en küçük gizlilik derecesi verilmelidir.
07.11.2015
99
Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik
derecesi ile cevap verilmelidir.
Gizlilik derecesi yazının çıktığı bölüm/birim’ in yetkili
amirince belirlenmektedir.
Gizlilik dereceleri
- Çok Gizli
- Gizli
- Özel
- Kişiye Özel
- Hizmete Özel
07.11.2015
100
16. ACELELİK (İVEDİLİK) DERECESİ
Acelelik derecesi öncelik verilmesi gereken
yazıların belirtildiği bölüm olup, tarih
blokunun üstüne kırmızı damga ve büyük
harflerle yazılan bir uyarıdır.
ACELELİK DERECELERİ
- Çok Acele (2 – 4 saat)
- Acele
(8-16 saat)
- Normal (1-3 gün)
07.11.2015
101
17. SAYFA NUMARASI
Birden çok sayfalı yazılarda ilk sayfaya
numara konulmaz. Sayfa numarası diğer
sayfaların üst ortasına (- -) işaretleri arasına
rakamla yazılır. Üstten bırakılan 2,5 cm lik
boşluğa üst bilgi olarak sayfa numarası eklenir.
07.11.2015
102
18. DEVAM İŞARETİ
Devam işareti, birden çok sayfası bulunan
yazılarda yazının bitmediğini belirten işarettir.
Devam işareti (./..) sayfanın sonunda sağa yaslı
olarak konulur.
07.11.2015
103
19. ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan çoğaltma gerekiyorsa, yazıyı
aynen yazdıktan veya fotokopi ile çoğalttıktan
sonra sayfanın alt ortasına “Aslının Aynıdır”
yazılır, imzalanır ve mühürlenir.
07.11.2015
104
Aslına Uygunluk Onayı (Örnek)
Aslı Gibidir.
23.02.2007
Aslının Aynıdır.
23.02.2007
07.11.2015
105
RESMİ YAZIŞMALARDA ŞEKLİ ŞARTLAR
07.11.2015
106
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
RESMİ YAZI ÇEŞİTLERİ
Resmi yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre genel
olarak 12 grupta incelenebilir.
Dilekçe
Rapor
Tutanak(Zabıt)
Form Yazıları
Sözleşme
Şartname
Tezkere
Müzekkere
Mazbata
Genelge
Vekaletname
Diğer Resmi Yazılar
07.11.2015
107
1. DİLEKÇE
Kişi veya kuruluşların bir isteğini dile getirmek için kamu
kuruluşlarına veya özel kuruluşlara yazdığı kısa mektuplardır.
Dilekçe konuları çok geniştir. Her şey dilekçe konusu
olabilir. Ancak kanunlara aykırı hususlar, dilekçe konusu
yapılamaz. İsteklerin de akla yatkın olması gerekmektedir.
07.11.2015
108
6 cm
15.03.2007
3 cm
SANKO
Personel Müdürlüğüne
GAZİANTEP
3 cm
1cm
Gaziantep Üniversitesi Gaziantep Meslek Yüksek Okulu Büro Yönetimi ve Sekreterlik
Programı 2006 yılı mezunuyum.
2 cm
1 cm
İşletmenizin İnsan Kaynakları departmanı için aradığınız eleman ilanı şartlarını taşımaktayım
ve bu departmanda çalışmak istiyorum.
2 cm
1 cm
Gereğini bilgilerinize arz ederim.
2 cm
Saygılarımla,
4cm
2,5 cm
4 cm
2 cm
EKLER :
EK-1 Diploma fotokopisi
EK-2 Transkript
EK-3 Adli Sicil Belgesi
EK-4 3 Adet vesikalık fotoğraf
2 cm
Adres : SSK Blokları 16/8
Değirmiçem/GAZİANTEP
0 342 358 69 58
2 cm
E-posta : [email protected].
07.11.2015
Yaşar SÖKMEN
109
2. RAPOR
Bir işi, olayı, durumu incelemekle görevlendirilen kişinin
veya heyetin, inceleme sonucunda üst makamlara sunmak
üzere hazırladığı yazıya rapor denir.
-
Raporlar genel olarak;
Yıllık Faaliyet raporu
Değerlendirme raporu
Araştırma- Geliştirme raporu
Teftiş raporu
Bunların yanında, tespit raporu, hekim raporu, arıza raporu, muayene
raporu, hakem raporu, kaza raporu vb. gibi çeşitli rapor çeşitleri
uygulamada mevcuttur.
07.11.2015
110
3. TUTANAK (ZABIT)
Tutanak, en başta TBMM genel kuruldaki görüşmelerin
saptanması, yargı organlarında, kurum ve işletmelerin kongre,
seminer ve yönetim kurulu toplantılarında düzenlenir. Resmi
ve özel kurumların denetim görevlileri tarafından yasalara,
mevzuata aykırı görülen tutum, davranışların ve olayların
saptanması halinde düzenlenir.
Ayrıca, bir belge, araç gereç ve benzerlerinin teslimi,
bunların devri sırasında da tutanak düzenlenir. Tutanak
mutlaka birden fazla kişi tarafından imzalanmak zorundadır.
07.11.2015
111
TUTANAKTIR
15.03.2007
Haberleşme memuru Ahmet USLU 08.03.2007-13.03.2007 tarihleri
arasında beş (5) gün süre ile hiçbir mazeret beyan etmeden işe gelmemiş ve
sorumluluklarını yerine getirmemiştir.
İmza
Mehmet Ali ÖZTÜRK
Personel Müdürü
07.11.2015
İmza
Asım ERTÜRK
Haberleşme Müdürü
112
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
GAZİANTEP MESLEK YÜKSEK OKULU
BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK PROGRAMI
Toplantı Tutanağı
Toplantı Tarihi
Toplantı Saati
Toplantı Yeri
Toplantı Konusu
: 02.02.2007
: 15.00
: Seminer Salonu
: 2006-2007 Akademik yıl açılış toplantısı
Alınan Kararlar:
1.
2006-2007 Eğitim Öğretim yılı için, Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programında yapılabilecek
değişiklikler ve iyileştirmeler,
2.
Öğretim elemanlarının girecekleri derslerle ilgili ders planının hazırlanması,
3.
Öğrencilerin mezuniyet sonrası özel sektörde istihdam edilebilmeleri için kariyer günlerinin
planlanması,
4.
Bölüm içerisinde hizmet içi eğitim programları düzenlenmesi ve personelin katılımının sağlanması
5.
Öğrencilerin danışmanlık hizmetlerinin daha etkin bir şekilde yürütülmesine karar verilmiştir.
İmza
Öğr. Gör. Ayça L. GÜLEÇ
Bölüm Başkanı
İmza
İmza
Öğr.Gör.Hayrettin TELLİ Öğr. Gör. Dursun KIRMEMİŞ
07.11.2015
İmza
Öğr.Gör.Meryem CERHAL
113
4. FORM YAZILARI
Kamu kurum ve kuruluşlarında veya özel kurumlarda aynı konuda sürekli
olarak yazılan yazılar için oluşturulan yazılara form yazıları denir. Form
yazılarında sonradan doldurulacak yerler boş bırakılır ve gerektiğinde
kullanılmak üzere çoğaltılır.
•
•
•
•
•
Formların önem ve yararları;
Zaman tasarrufu sağlar
Karar vermede kolaylık sağlar
Bilgi ve belgelerin net olmasını sağlar.
Bilgi ve belgelerin düzen içerisinde bulundurulmasını sağlar.
Standardizasyonu ortaya çıkarır.
Formlar kullanım biçimine göre kutu form ve çizgi form olarak ikiye
ayrılır.
Kutu form; cevapların seçenekler halinde sunulduğu formlardır.
Çizgi form; Cevap boşluklarının boş bırakılıp, dolduracak olanın açıkça
yazdığı formlardır.
07.11.2015
114
5. SÖZLEŞME
Sözleşme, iki kişinin (gerçek kişi veya tüzel kişi) bir
hukuki sonucu gerçekleştirmek üzere anlaşması ve anlaştıkları
konu ile ilgili yazdıkları yazıya sözleşme yazısı denir.
Sözleşmeye; kira sözleşmesi, ihale sözleşmesi, telefon
abone sözleşmesi, iş sözleşmesi, şirket sözleşmesi örnek
olarak verilebilir.
Sözleşme hazırlanıp karşılıklı imzalandıktan sonra taraflar
birer örneğini alırlar. Eğer sözleşme noter huzurunda yapılmış
ise, sözleşmenin aslı noterde kalır.
07.11.2015
115
6. ŞARTNAME
Şartname, bir işin yapılmasıyla ilgili işi yaptıran
kişi veya kurum ile işi yapan kişi veya kurum
arasındaki karşılıklı kabul edilen şartların yazıldığı
yazıdır.
Şartname genellikle sözleşme ile birlikte yazılır.
Sözleşmenin hangi şartlarda gerçekleşeceği
şartnamede belirtilir.
07.11.2015
116
HUSUSİ ŞARTLAR
…./…./…….
Pul İmza
Kefil - Borçlu
07.11.2015
Pul İmza
Kiracı
Pul İmza
Kiraya veren
117
7. TEZKERE
Genellikle iki tarafın konu hakkında yeterli bilgi sahibi
olmaları halinde başvurulan bir iletişim yöntemidir. Örneğin,
bir yargı müessesesinin, diğer bir yargı müessesesine bir tanık
veya sanıktan ifade alınması için yazdığı kısa yazıya da
Tezkere adı verilmektedir.
Yazıyı yazan karşı taraf da aynı görevi yürütmektedir. Bir
başka ifade ile, ifadenin nasıl alınacağı, yazı içerisinde nelerin
bulunacağı ve belgenin nasıl düzenleneceği iki kurum
tarafından da iyi bilinmektedir.
07.11.2015
118
8. MÜZEKKERE
Yargı makamının bir kararın yerine
getirilmesi konusunda, belli bir makama
yazdığı yazılara müzekkere denir. Günümüzde
pek kullanılmayan bu tür yazışma çeşidi,
eskiden resmi dairelerin, üst makamlara (daha
çok bakanlıklara) yazdıkları yazılara denirdi.
07.11.2015
119
15.03.2007
TRAFİK TESCİL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNE
GAZİANTEP
01.03.2007 tarihinde 27 DC 123 plakalı araç trafik kazasına karıştığından dolayı, anılan
Aracın trafik kaydı üzerine (4199 Sayılı Kanunun 28. maddesi ile değişik 2918 S.K’nın 85/2 mad. Uyarınca)
“başkalarına devir ve temlik edilemez, üzerinde bir hak tesis edilemez” şerhi düşülmesi rica olunur.
Ahmet YILMAZ
Cumhuriyet Savcısı
EK: Aracın tescil belgesi sureti
Not: Aynı yasa maddesi uyarınca “şerhin konulduğu tarihten itibaren 1 ay içerisinde şerhin kaldırılmasına
veya devamına ilişkin mahkeme kararı ibraz edilmediği takdirde bu şerh hükümsüz sayılır”.
07.11.2015
120
9. MAZBATA
Resmi merciler tarafından bir olayı
belgelendirmek için yazılan yazılara mazbata
denir.
Mazbata, bir hükmü, bir kararı veya
herhangi bir işin onayını bildiren konularda
yazılır. Genellikle seçilmiş kişilerin
seçildiklerini belgelendirmek için yazılır.
07.11.2015
121
Mazbata (Örnek)
25. DÖNEM MİLLETVEKİLİ TUTANAĞI
10.11.2003
İLİ: …………………….(-) Numaralı Seçim Çevresi
Soyadı ve Adı
Baba Adı
Doğum Yeri
ve Tarihi
Bağlı Olduğu
Siyasi Partinin Adı
2839 sayılı Milletvekili seçimi yasası gereğince çevremizde yapılan seçim sonunda
…………………..’ nın Milletvekili seçilmiş olduğunu gösterir tutanak Kurulumuz
tarafından Yüksek Seçim Kuruluna gönderilerek bir örneği de kendisine verilmiştir.
İmza Mühür
Başkan
Ahmet Yılmaz
Hakim
07.11.2015
İmza
Üye
Hasan Öztürk
Hakim
İmza
Üye
Ahmet Aslan
Hakim
122
10. Genelge
Bir konunun açıklanması, uygulamalarda birliğin
sağlanması, yeni kararların duyurulması ve benzer
amaçlarla üst makamlardan kendi alt birimlerine
yazdıkları yazılara genelge denir.
Genelge, kuruluşlarda görevli tüm çalışanları,
bazen de belli bir kesimi ilgilendiren konularda
hazırlanan, açıklayıcı, uyarıcı, öğretici, bilgi verici
nitelikte bir genel yazıdır. Genelge karşılığında
herhangi bir yanıt istenmez.
07.11.2015
123
11. Vekaletname
Bir kişinin vekil tayin ettiği bir başka
kişinin vekaletini belgelendirmek için noter
tarafından düzenlenip onaylanan belgeye
vekaletname denir. Vekil olan kişi
vekaletnamede yazılı olan işleri vekalet veren
adına ve vekil sıfatıyla yerine getirir.
07.11.2015
124
Kamu kurumlarında bir yöneticinin
yokluğunda yerine bakmak ve yöneticilik
yetkilerini kullanmak üzere görevlendirdiği
kişiyi belirtmek üzere yazılan vekalet
yazılarında noter tasdiki aranmamaktadır.
07.11.2015
125
Kurum içi vekalet örneği
T.C.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
Gaziantep Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğü
SAYI: B.30.GZP.0.00/25-3562
KONU: Vekalet
24.03.2008
REKTÖRLÜK MAKAMINA
26.03.2007-30.03.2007 tarihleri arasında yurtdışında bulunacağımdan dolayı bu tarihler arasındaki
görevimi Yüksek Okul Müdür Yardımcısı Öğr. Gör. Dr. Veli ŞAHAN yürütecektir.
Bu hususta gereğini bilgilerinize arz ederim.
Prof.Dr. Berk TETİK
Müdür
07.11.2015
126
12. Diğer Resmi Yazılar
Resmi yazılar genellikle daha önce belirtilen 11
grupta toplanmaktadır. Ancak Resmi kurumların
kendi aralarında, özel kurumlarla ve kişilerle olan
yazışmalarında bu genel gruplandırmanın dışında bir
çok yazı çeşidi bulunmaktadır.
Diğer resmi yazıları, okulların öğrencilere
verdikleri mezuniyet belgesi, not dökümü
(transkript), başarı belgesi, kurumların çalışanlarına
verdikleri muvaffakat belgesi, izin belgesi,
görevlendirme yazıları, soruşturma yazıları, kişilerin
dilekçelerine cevaben yazılan yazılar gibi birçok
başlık altında toplamak mümkündür. Bu tür resmi
yazılarda uyulması gereken içerik ve şekil şartlar
konusunda hiçbir fark yoktur.
07.11.2015
127
2. İŞ (TİCARİ) YAZIŞMALAR
07.11.2015
128
07.11.2015
129
07.11.2015
130
07.11.2015
131
07.11.2015
132
07.11.2015
133
07.11.2015
134
07.11.2015
135
07.11.2015
136
07.11.2015
137
07.11.2015
138
07.11.2015
139
07.11.2015
140
07.11.2015
141
07.11.2015
142
07.11.2015
143
07.11.2015
144
07.11.2015
145
07.11.2015
146
07.11.2015
147
07.11.2015
148
07.11.2015
149
07.11.2015
150
07.11.2015
151
07.11.2015
152
07.11.2015
153
07.11.2015
154
07.11.2015
155
07.11.2015
156
07.11.2015
157
07.11.2015
158
07.11.2015
159
07.11.2015
160
07.11.2015
161
07.11.2015
162
07.11.2015
163
07.11.2015
164
07.11.2015
165
07.11.2015
166
07.11.2015
167
07.11.2015
168
07.11.2015
169
07.11.2015
170
07.11.2015
171
07.11.2015
172
07.11.2015
173
07.11.2015
174
07.11.2015
175
07.11.2015
176
07.11.2015
177
07.11.2015
178
07.11.2015
179
07.11.2015
180
07.11.2015
181
07.11.2015
182
07.11.2015
183
07.11.2015
184
07.11.2015
185
07.11.2015
186
07.11.2015
187
07.11.2015
188
07.11.2015
189
07.11.2015
190
07.11.2015
191
07.11.2015
192
07.11.2015
193
07.11.2015
194
07.11.2015
195
07.11.2015
196
07.11.2015
197
07.11.2015
198
07.11.2015
199
07.11.2015
200
07.11.2015
201
07.11.2015
202
07.11.2015
203
07.11.2015
204
07.11.2015
205
07.11.2015
206
07.11.2015
207
07.11.2015
208
07.11.2015
209
07.11.2015
210