Transcript Reporte de avance del proyecto (25-Abr-2012)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
25-04-2012
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte
Miércoles 04 de Enero 2012
Periodo Reportado
Noviembre-Diciembre 2011
Porcentaje de Avance del Proyecto
Proceso
40 trámites
Informe al:
20 trámites prioritarios
30/04
30/05
17/08
21/09
21/10
04/12
30/04
30/05
17/08
21/09
21/10
04/12
10
40.5
57
62.2
69.5
74.6
20
42
48
51
67.8
67.8
Administración de
Recursos Financieros
(24 Trámites)
19.3
50.4
54.5
58.0
75
76.2
23.6
60
65
65
70
70
Administración de
Bienes y Servicios
(6 Trámites)
57.7
68.3
82.5
85.4
86.3
86.7
66.3
70.7
78.8%
82.1
84.5
84.5
29.2
53.1
64.7
68.5
77
79.2
36.6
57.6
63.9
66.0
74.1
74.1
Administración de
Recursos Humanos
(10 Trámites)
Total
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Situación Actual
Propuesta de
Desarrollo
Trámites
(Diagnóstico)
Mejora
prioritarios
Desarrollo
Diagrama
Flujo
-Revisión cargas
académicas y
-Movimientos de
personal
académico
Requisitos
Diagrama
Flujo
Proyecto
Programa
Trabajo
USIIUDSIA
Universidad Veracruzana
Fase 4
Implementación
Pruebas
Implantación
60%
Solicitud de
constancias
80%
Pago de sueldos
y prestaciones
80%
Préstamo
personal
80%
Autorización de
condonación
80%
Solicitud tarjeta
“Pagomático”
Entrega de la
nomina para
pago
Capacitación
100%
90%
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Desarrollo
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIUDSIA
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Solicitud)
70%
Fondo rotatorio y
Viáticos
(Reposición)
70%
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Comprobación )
70%
Pago directo a
proveedores
70%
Reintegros en
efectivo
70%
Transferencias y
reprogramación
presupuestal
Universidad Veracruzana
Fase 4
Implementación
Pruebas
Capacitación
90%
Implantación
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Autorización de
cuotas para
eventos
autofinanciables
-Patronatos y
Fideicomisos
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Universidad Veracruzana
Fase 3
Desarrollo
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Fase 4
Implementación
Pruebas
Capacitación
60%
Cobro de cuotas y
aranceles
98%
Expedición de
recibos oficiales
Constancia de
sueldos y salarios
Recepción de la
nómina firmada
con cheques
cancelados
definitivos
Implantación
88%
55%
100%
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisiciones
Registro de
Bienes Muebles
Levantamiento
Físico del
Inventario
Transferencias de
bienes muebles
Retiro de bienes
en desuso
Mantenimiento
de vehículos
Renta de
vehículos y
autobuses
Control y pago
de servicios
básicos
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Universidad Veracruzana
Fase 3
Desarrollo
Programa
Trabajo
Fase 4
Implementación
Desarrollo
USIIUDSIA
Pruebas
85%
90%
90%
90%
90%
90%
90%
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Registro de Bienes Muebles
Transferencias de bienes muebles
1
Retiro de bienes en desuso
Levantamiento Físico del Inventario
Resumen
• Se adquirieron las terminales portátiles y las
impresoras de código de barras, quedan
pendientes las computadoras.
• Habrá una capacitación interna, referente al
manejo de las terminales portátiles e
impresoras de código de barras, que será
impartida por el proveedor de los mismos.
Participará personal del Depto. de Control de
Inventarios, del SIIU y de la DSIA, el día 30 de
abril del presente año.
• Pendiente capacitación hacia las regiones. Se
cuenta con el manual de capacitación solo falta
establecer las fechas de la misma, para
determinar la implementación.
2
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
• La DRM y la USII llevan a cabo pruebas de la 1era
versión del sistema para la captura de requisición
web, antes de realizar la 1era prueba piloto con
las dependencias.
3
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
• Proyecto concluido, pendiente liberación
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y
Reposición)
4
Vale (Solicitud y Reposición)
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Resumen
• Las pruebas en DVLP para reposición de fondo
rotatorio y viáticos no respondió a las
necesidades. Se creará nueva forma.
• El SIIU realiza pruebas para elaborar forma de
solicitud de cualquier tipo de trámite de pago
directo y se analiza su seguridad para que no
afecte Base de Datos del SIIU.
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
5
6
Retiro de personal
• En desarrollo los módulos: Retiro y SAR
Hoja de servicios
• Se desarrollaron 2 pantallas de captura y dos
reportes y 5 pantallas para captura de catálogo
auxiliares, las dos pantallas de captura están en
producción y se están definiendo dos reportes
mas.
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de
Personal
• Desarrollo de pantallas de captura de la nomina
de suplencias desde el departamento de control
de personal administrativo
• Así mismo se están desarrollando mejoras al
sistema de la nómina referentes a Nomina
express, Aguinaldo, Cancelación del impuesto,
Pagos en exceso, Retención a terceros
(Elaboración de estados de cuenta), Consulta de
información de nominas, Historial de la nómina.
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Resumen
8
Autorización de Condonación
• Para este tramite únicamente se modificó el
formato de solicitud y se eliminaron algunos
requisitos.
9
Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
• Solicitudes en línea, mediante correo
electrónico, en proceso propuesta al SIIU y DGTI
10
Movimientos de personal académico (vía SISPER)
11
Revisión de Cargas Académicas
12
Patronatos y Fideicomisos
• Solicitudes en línea, mediante correo
electrónico, en proceso propuesta al SIIU y DGTI
13
Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)
• En desarrollo las pantallas para la captura,
impresión de solicitudes y elaboración de
constancias.
14
Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y
Beneficiarios)
• Están incorporados todos los centros de cobro
Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
• Actualmente las Entidades Académicas o
Dependencias solicitan el documento por medio
de correo electrónico a la Dirección de Egresos.
Se realizan pruebas para que la emisión la haga
cada Región a través de la Vicerrectoría.
15
• Parte de la planificación del proceso de
docencia y programación académica.
• Se realizan reuniones de trabajo para presentar
propuestas de actualización de acuerdo a las
normas de ingreso y permanencia
Universidad Veracruzana
Prioridad
16
17
18
19
Trámite
Resumen
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para
Pago de Nómina
• El documento informativo para este trámite se
encuentra para consulta en la página de la UV.
Entrega de la Nómina para Pago
• Incluye devolución de nómina firmada, consulta
de la nómina y cancelación de cheques por
sistema;
reposición
de
cheques;
desconcentración de pagos a Vicerrectorías.
• En etapa de prueba en vicerrectorías y algunas
dependencias de la región Xalapa.
Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y
Beneficiarios)
Recepción de la Nómina Firmada con Cheques
Cancelados Definitivos
20
Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)
21
Entrega de cheques en caja
22
Mantenimiento de Vehículos
23
Renta de Vehículos
24
Renta de Autobuses
• En proceso (Se esta analizando la propuesta por
parte de Contabilidad y DGTI)
• Forman parte de la prioridad 17 (Entrega de la
nomina)
• Procesos terminados en fase 3 preparados para
la fase de capacitación e implementación hacia
las vicerrectorías en el desarrollo de proceso de
Descentralización .
• Se trabaja en un proyecto de calendarización
probable de visitas a las Regiones.
• Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se
están elaborando políticas sobre los servicios
que atiende el Departamento de Servicios
Universidad Veracruzana
Otras simplificaciones adicionales de los procesos de ARH y ARF
Prioridad
17
4
Trámite
Resumen
Nomina express
• Pendiente la descentralización a las Vicerrectorías
Aguinaldo
• Ya opera en el sistema de nomina
Cancelación del impuesto
• Ya opera en el sistema de nomina
Pagos en exceso
• El módulo de control de pagos en exceso del
sistema de la nómina se encuentra en propuesta
del proyecto
Retención a terceros (Elaboración de estados de
cuenta)
• En etapa de definición
Consulta de información de nominas
• Ya opera en el sistema de nomina
Reintegros en efectivo
• Integrada en la prioridad 4 (propuesta de Fondo
Rotatorio, Viáticos, Vales y Pago a proveedores)
Universidad Veracruzana
Problemas
SAF
SIIU
Efectuar un análisis a los procesos para detectar otras necesidades de simplificación. Recordar que la
descentralización es transferir a las Vicerrectorías los procesos y procedimientos
Proyectos no contemplados en el Proyecto de Simplificación Administrativa, pero necesarios, impactan en el
desarrollo su automatización
La ampliación de mejoras no contempladas inicialmente en la propuesta de automatización, se reflejan en la
ampliación del tiempo de respuesta
Universidad Veracruzana
Seguimiento
Enero
En proceso
Continuar presentando propuestas de simplificación
En proceso
Avanzar con la USIIU y la DSIA, en el desarrollo de las requisiciones en línea
Seguir adelante con los desarrollos en nóminas
En proceso
Dar seguimiento a las propuestas de los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación
del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA
En proceso
Continuar con los trámites que aún no han presentado su propuesta de simplificación
En proceso
Continuar el desarrollo de formas par el área de Egresos
Universidad Veracruzana
Trámites del Proyecto de Simplificación
40
100%
Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA
35
88%
Propuestas de simplificación que no requieren automatización
1
2%
Propuestas de simplificación por presentar
4
10%
Mejoras adicionales al Proyecto de Simplificación
12
100%
Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA
5
42%
Propuestas de simplificación que no requieren automatización
3
25%
Propuestas de simplificación por presentar
4
33%
Total de propuestas de simplificación
52
100%
Propuestas en poder de la USIIU y DSIA
40
77%
Propuestas que no requieren automatización
4
8%
Propuestas pendientes de presentar a la USIIU y DSIA
8
15%
Universidad Veracruzana