Transcript Reporte de avance del proyecto (04-Ene-2012)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
04-01-2012
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte
Miércoles 04 de Enero 2012
Periodo Reportado
Noviembre-Diciembre 2011
Porcentaje de Avance del Proyecto
Proceso
40 trámites
Informe al:
20 trámites prioritarios
30/04
30/05
17/08
21/09
21/10
04/01
30/04
30/05
17/08
21/09
21/10
12/12
10
40.5
57
62.2
69.5
74.6
20
42
48
51
67.8
67.8
Administración de
Recursos Financieros
(24 Trámites)
19.3
50.4
54.5
58.0
75
76.2
23.6
60
65
65
70
70
Administración de
Bienes y Servicios
(6 Trámites)
57.7
68.3
82.5
85.4
86.3
86.7
66.3
70.7
78.8%
82.1
84.5
84.5
29.2
53.1
64.7
68.5
77
79.2
36.6
57.6
63.9
66.0
74.1
74.1
Administración de
Recursos Humanos
(10 Trámites)
Total
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Revisión cargas
académicas y
-Movimientos de
personal académico
Requisitos
Fase 2
Propuesta de Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
Capacitación
Implantación
65%
Solicitud de
constancias
72%
Pago de sueldos y
prestaciones
75%
Préstamo personal
72%
Autorización de
condonación
65%
Solicitud de trámite de
tarjeta “Pagomático”
para pago de nómina
100%
Entrega de la nomina
para pago
100%
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos (Simplificaciones adicionales)
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
72%
Retiro de personal
Elaboración de hojas
de servicio
57%
95%
Nomina Express
Aguinaldo
85%
Cancelación del
impuesto
85%
60%
Pagos en exceso
Retención a terceros
(Elaborar estados de
cuenta)
50%
Consulta de la nomina
50%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Solicitud)
70%
Fondo rotatorio y
Viáticos
(Reposición)
70%
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Comprobación )
70%
Pago directo a
proveedores
70%
Reintegros en
efectivo
70%
Transferencias y
reprogramación
presupuestal
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Autorización de
cuotas para eventos
autofinanciables
-Patronatos y
Fideicomisos
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
60%
Cobro de cuotas y
aranceles
98%
Expedición de
recibos oficiales
Constancia de
sueldos y salarios
Recepción de la
nómina firmada con
cheques cancelados
definitivos
Capacitación
Implantación
88%
55%
100%
Universidad Veracruzana
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Requisitos
Diagrama
Flujo
Requisiciones
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
Capacitación
Implantación
77%
Registro de Bienes
Muebles
92%
Levantamiento
Físico del Inventario
92%
Transferencias de
bienes muebles
92%
Retiro de bienes en
desuso
92%
Mantenimiento de
vehículos
100%
Renta de vehículos y
autobuses
100%
Control y pago de
servicios básicos
45%
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Registro de Bienes Muebles
1
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
Resumen
• Pendiente equipamiento (Terminal portátil e
impresoras de código de barras)
2
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
• Se presentó el prototipo del módulo de
requisiciones. Parte de registro y utilerías se
envió a DSIA. Por enviar las requisiciones
3
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
• Proyecto concluido, pendiente liberación
• Las pruebas en DVLP para reposición de fondo
rotatorio y viáticos no respondió a las
necesidades. Se creará nueva forma.
Vale (Solicitud y Reposición)
• El SIIU realiza pruebas para elaborar forma de
solicitud de cualquier tipo de trámite de pago
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)
directo y se analiza su seguridad para que no
afecte Base de Datos del SIIU.
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y
Reposición)
4
Retiro de personal
• En etapa de análisis y desarrollo los módulos:
Retiro y SAR
Hoja de servicios
• El SIIU desarrolla las pantalla de captura de
información
6
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de
Personal
• Desarrollo de pantallas de captura de nómina de
suplencias y pago de sueldos personal de apoyo
7
Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)
• En desarrollo pantallas para llenado e impresión
de la solicitud en línea y se modificó formato.
5
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Resumen
8
Autorización de Condonación
• El equipo esta definiendo las formas para el
llenado en línea
9
Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
• Solicitudes en línea, mediante correo
electrónico, en proceso propuesta al SIIU y DGTI
10
Movimientos de personal académico (vía SISPER)
11
Revisión de Cargas Académicas
12
Patronatos y Fideicomisos
• Solicitudes en línea, mediante correo
electrónico, en proceso propuesta al SIIU y DGTI
13
Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)
• En desarrollo pantallas de captura, impresión
de solicitudes y elaboración de constancias para
el llenado en línea
14
Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y
Beneficiarios)
• Están incorporados todos los centros de cobro
Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
• Actualmente las Entidades Académicas o
Dependencias solicitan el documento por medio
de correo electrónico a la Dirección de Egresos.
Se realizan pruebas para que la emisión la haga
cada Región a través de la Vicerrectoría.
15
• Son parte de la planificación del proceso de
docencia y programación académica.
• Se revisa el módulo de plazas y efectúan
reuniones de trabajo (presentar propuestas de
actualización acorde a normas de ingreso y
permanencia)
Universidad Veracruzana
Prioridad
16
17
18
19
Trámite
Resumen
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para
Pago de Nómina
• Concluido documento informativo relacionado
con el pago por depósito en cuenta bancaria
Entrega de la Nómina para Pago
• Incluye devolución de nómina firmada, consulta
de la nómina y cancelación de cheques por
sistema;
reposición
de
cheques;
desconcentración de pagos a Vicerrectorías.
• Pendiente
la
descentralización
a
las
Vicerrectorías
Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y
Beneficiarios)
Recepción de la Nómina Firmada con Cheques
Cancelados Definitivos
20
Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)
21
Entrega de cheques en caja
22
Mantenimiento de Vehículos
23
Renta de Vehículos
24
Renta de Autobuses
25
Control y pago de Servicios Básicos
• En proceso (Se esta analizando la propuesta por
parte de Contabilidad y DGTI)
• Forman parte de la prioridad 17 (Entrega de la
nomina)
• Se concluyó la simplificación
• En proceso fase 2 (Propuesta de simplificación)
del procedimiento de simplificación
Universidad Veracruzana
Otras simplificaciones adicionales de los procesos de ARH y ARF
Prioridad
17
4
Trámite
Resumen
Nomina express
• Pendiente la descentralización a las Vicerrectorías
Aguinaldo
• Ya opera en el sistema de nomina
Cancelación del impuesto
• Ya opera en el sistema de nomina
Pagos en exceso
• El módulo de control de pagos en exceso del
sistema de la nómina se encuentra en propuesta
del proyecto
Retención a terceros (Elaboración de estados de
cuenta)
• En etapa de definición
Consulta de información de nominas
• Ya opera en el sistema de nomina
Reintegros en efectivo
• Integrada en la prioridad 4 (propuesta de Fondo
Rotatorio, Viáticos, Vales y Pago a proveedores)
Universidad Veracruzana
Problemas
SAF
SIIU
Efectuar un análisis a los procesos para detectar otras necesidades de simplificación. Recordar que la
descentralización es transferir a las Vicerrectorías los procesos y procedimientos
Proyectos no contemplados en el Proyecto de Simplificación Administrativa, pero necesarios, impactan en el
desarrollo su automatización
La ampliación de mejoras no contempladas inicialmente en la propuesta de automatización, se reflejan en la
ampliación del tiempo de respuesta
Universidad Veracruzana
Seguimiento
Enero
En proceso
Continuar presentando propuestas de simplificación
En proceso
Avanzar con la USIIU y la DSIA, en el desarrollo de las requisiciones en línea
Seguir adelante con los desarrollos en nóminas
En proceso
Dar seguimiento a las propuestas de los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación
del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA
En proceso
Continuar con los trámites que aún no han presentado su propuesta de simplificación
En proceso
Continuar el desarrollo de formas par el área de Egresos
Universidad Veracruzana
Trámites del Proyecto de Simplificación
40
100%
Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA
35
88%
Propuestas de simplificación que no requieren automatización
1
2%
Propuestas de simplificación por presentar
4
10%
Mejoras adicionales al Proyecto de Simplificación
12
100%
Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA
5
42%
Propuestas de simplificación que no requieren automatización
3
25%
Propuestas de simplificación por presentar
4
33%
Total de propuestas de simplificación
52
100%
Propuestas en poder de la USIIU y DSIA
40
77%
Propuestas que no requieren automatización
4
8%
Propuestas pendientes de presentar a la USIIU y DSIA
8
15%
Universidad Veracruzana