Transcript Reporte de avance del proyecto (21-Sep-2011)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
21-09-2011
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte
Periodo Reportado
Miércoles 21 de Septiembre 2011
Junio-Septiembre 2011
Avances del Proyecto
Proceso
40 trámites
Informe al:
20 trámites prioritarios
30/04/11
30/05/11
17/08/11
21/09/11
30/04/11
30/05/11
17/08/11
17/08/11
Administración de
Recursos Humanos
(10 Trámites)
10%
40.5%
57%
62.2%
20%
42.%
48%
51%
Administración de
Recursos
Financieros
(24 Trámites)
19.3%
50.4%
54.5%
58.0%
23.6%
60%
65%
65%
Administración de
Bienes y Servicios
(6 Trámites)
57.7%
68.3%
82.5%
85.4%
66.3%
70.7%
78.8%
82.1%
29.2%
53.1%
64.7%
68.5%
36.6%
57.6%
63.9%
66.0%
Total
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Revisión cargas
académicas y
-Movimientos de
personal académico
Requisitos
Fase 2
Propuesta de Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
65%
Pago de sueldos y
prestaciones
65%
Préstamo personal
65%
Autorización de
condonación
65%
Entrega de la nomina
para pago
Pruebas
30%
Solicitud de
constancias
Solicitud de trámite de
tarjeta “Pagomático”
para pago de nómina
Desarrollo
USIIU-DSIA
90%
92%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Solicitud)
65%
Fondo rotatorio y
Viáticos
(Reposición)
65%
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Comprobación )
65%
Pago directo a
proveedores
65%
Transferencias y
reprogramación
presupuestal
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
-Autorización de
cuotas para eventos
autofinanciables
-Patronatos y
Fideicomisos
55%
Cobro de cuotas y
aranceles
55%
Expedición de
recibos oficiales
55%
Constancia de
sueldos y salarios
55%
Recepción de la
nómina firmada con
cheques cancelados
definitivos
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
92%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisiciones
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
72.2%
Registro de Bienes
Muebles
92%
Levantamiento
Físico del Inventario
92%
Transferencias de
bienes muebles
92%
Retiro de bienes en
desuso
92%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Registro de Bienes Muebles
1
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
2
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
3
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y
Reposición)
4
Vale (Solicitud y Reposición)
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Resumen
• Liberados desde el punto de vista informático
• Elaborado el programa de capacitación e
implementación. Falta aprobación.
• Pendiente equipamiento (Terminal portátil e
impresoras de código de barras)
• Se corrigen aspectos operativos detectados en
la Prueba piloto.
• Se han realizado 4 reuniones de trabajo
(23,24,26 de Agosto y 5 de Septiembre ), con la
USIIU y DSIA para analizar la propuesta
• Pendiente programa de desarrollo
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
5
Retiro de personal (Hoja de servicios)
6
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de
Personal
7
Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)
8
Autorización de Condonación
• Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de
simplificación el 31 de Agosto
• Se crearon los grupos de trabajo
• Se han llevado a cabo 3 reuniones de trabajo 5,7,
Y 8 de Septiembre) con la USIIU y DSAI para
analizar las propuestas de simplificación y definir
el alcance
• Pendiente elaborar programa de trabajo
tomando en cuenta la priorización establecida
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
9
Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
10
Movimientos de personal académico (vía SISPER)
11
Revisión de Cargas Académicas
Resumen
• En proceso
trabajo
elaboración de un programa de
• En proceso análisis normativo
12
Patronatos y Fideicomisos
• En proceso elaboración de un programa de
trabajo
13
Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)
• Idem. Prioridades 5,6,7 y 8
Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y
Beneficiarios)
Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
• En proceso
trabajo
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para
Pago de Nómina
16
• Su propuesta está terminada y no requiere de
servicios de automatización.
• Es un documento que da a conocer cómo hacer
una solicitud guía operativa
• Determinar fecha de comunicación
17
• Se amplía el alcance incluyendo devolución,
cancelación, reposición de cheques y
desconcentración de pagos a Vicerrectorías. Se
inició en Xalapa
14
15
Entrega de la Nómina para Pago
elaboración de un programa de
Universidad Veracruzana
Prioridad
18
19
20
Trámite
Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y
Beneficiarios)
Recepción de la Nómina Firmada con Cheques
Cancelados Definitivos
Resumen
• Idem. Prioridades 5,6,7 y 8
• En proceso su propuesta
Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)
• Forman parte de la prioridad 17
21
Entrega de cheques en caja
22
Mantenimiento de Vehículos
• En revisión la propuesta de simplificación
23
Renta de Vehículos
• En proceso su propuesta
24
Renta de Autobuses
25
Control y pago de Servicios Básicos
• Aún no se inicia
Universidad Veracruzana
Problemas
SAF
El sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado
La firma electrónica debe ser un proyecto prioritario. Incide el las propuestas de simplificación
La armonización contable es un proyecto que impacta en los proyectos de simplificación administrativa
Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas
que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio
SIIU
Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas
que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio
La Disponibilidad Financiera y la Reserva del Presupuesto en el POA , son proyectos planteados que deben
ser atendidos e interrelacionados con Egresos y Requisiciones.
Universidad Veracruzana
Seguimiento
Agosto-Septiembre
En proceso
Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento.
En proceso
Continuar la etapa de pruebas de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de
capacitación, basado en un programa
Continuar con etapa de capacitación e implementación en nóminas
En proceso
Dar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo
por parte de la USIIU y DSIA
En proceso
Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA
Prioridad
Registro de Bienes Muebles
Transferencias de bienes muebles
No. De trámites (*)
1
1
Retiro de bienes en desuso
1
1
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
2
2
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
3
2
SUMA
7
Trámites presentados a la USIIU y/o DSIA
Prioridad
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Vale (Solicitud y Reposición)
No. De trámites (*)
3
4
2
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios
4
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
2
SUMA
11
* Gestores y Beneficiarios
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA
Prioridad
No. De trámites (*)
Retiro de personal (Hoja de servicios)
5
1
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal
6
2
Préstamo personal (Gestor y Beneficiario)
7
2
Autorización de condonación
8
1
Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario)
13
2
Entrega de la Nómina para Pago
17
2
Constancia de Sueldos y Salarios
18
1
SUMA
11
* Gestores y Beneficiarios
Total de trámites del Proyecto de Simplificación
40
100%
Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA
29
72.5%
Universidad Veracruzana
• Analizar puntualmente a los procesos para conocer si requieren de más
simplificación, antes de descentralizarlos.
DEBILIDADES EN EL
PROYECTO DE
SIMPLIFICACIÓN
ADMINISTRATIVA
• Identificar las causas por las que no se ha entendido el enfoque a procesos y
aplicar nuevas estrategias para lograr su entendimiento.
• Capacitar al personal en temas como la administración de proyectos que incluya
subtemas de planificación, mapeo de procesos, análisis de riesgos y elaboración
de planes de contingencia entre otros.
HALLAZGOS DE
AUDITORÍA
• No se ha logrado que el personal aplique la norma ISO 9001 como una
herramienta cotidiana en su trabajo razón por la cual, al llevarse a cabo el
Proyecto de Simplificación Administrativa, cumplimos con la mejora, y olvidamos
de mantener el Subsistema de Administración Universitaria (SAU) actualizado.
OFICIO No. DPI/379/11
• Se entrega el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad
Veracruzana (SGCUV), antes Sistema Universitario de Gestión por Calidad (SUGC),
mismo que entró en vigor el 1 de Julio del año en curso .
• Adecuar el SAU para integrarlo al Manual de Calidad del SGCUV y cómo tratar
algunos hallazgos detectados en la auditoría SAF-AI-15
Universidad Veracruzana
SISTEMA
HERMES
PIFI
• Hace aproximadamente cinco meses realizamos una prueba piloto de la cual surgieron varias
observaciones para adecuar el sistema a nuestras necesidades
• El 13 de septiembre revisamos las modificaciones y llevaremos a cabo nuevamente una prueba
piloto para verificar su operatividad. De no existir fallos, iniciaríamos la capacitación al personal
responsable de ésta actividad en la SAF.
• En el PIFI 2010-2011, existen dos compromisos que deben cumplirse y que están relacionados
con hacer transversales los procedimientos de Adquisición de Bienes y Servicios y el de
Elaboración del POA. Para lo cual deberá documentarse lo concerniente a las actividades que
llevan a cabo quienes son los responsables en las entidades o dependencias de éstas
actividades.
Universidad Veracruzana
Hallazgos al SAU
Debilidades
Se desatendió el mantenimiento del SAU
Se corre el riesgo de que al descentralizar se transfieran
procesos complejos por centrarse en simplificar trámites
No se ha asegurado el proceso de Gestión del SAU ni se
han mantenido los procesos
Se trabaja por áreas y no por procesos transversales
No está actualizado el Calendario de revisión del SAU.
En la metodología propuesta, faltó capacitación a los
comandos en algunos temas como la administración de
proyectos, riesgos, mapeo
Las áreas no se aseguran de contar con indicadores
para revisar la conveniencia, adecuación y eficacia
continua del SAU
Algunos proyectos de mejora no están tomando en
cuenta los cambios que afectan al SAU
No se observa un análisis de riesgos ni un plan de
contingencia para el proyecto de simplificación
No se ha gestionado el ambiente de trabajo
Analizar idoneidad de los seis procedimientos
En el Proyecto de simplificación no incluyó criterios de
validación y verificación en sus etapas
Existen acciones correctivas cuyo plan de atención está
desactualizado
No existen acciones que anticipen una operación fuera
de control
En el seguimiento al SAU se toman acciones aisladas que no
han sido suficientes es necesario que la Alta Dirección tome
acciones para demostrar eficacia del SAU
Universidad Veracruzana
Universidad Veracruzana
Representante
Sub-Representante
Control de
documentos
ARH
ARF
Responsable de
proceso
Control de
documentos
ABS
Responsable de
proceso
Control de
documentos
Representante de
proceso
Responsable de
proceso
Control de
documentos
Representante de
proceso
Representante de
proceso