Transcript Reporte de avance del proyecto (21-Oct-2011)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
21-10-2011
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte
Miércoles 25 de Octubre 2011
Periodo Reportado
Octubre 2011
Avances del Proyecto
Proceso
40 trámites
Informe al:
Administración de
Recursos Humanos
(10 Trámites)
Administración de
Recursos Financieros
(24 Trámites)
Administración de Bienes
y Servicios
(6 Trámites)
Total
20 trámites prioritarios
30/04
30/05
17/08
21/09
21/10
30/04
30/05
17/08
17/081
21/10
10%
40.5%
57%
62.2%
69.5%
20%
42.%
48%
51%
67.8%
19.3%
50.4%
54.5%
58.0%
75%
23.6%
60%
65%
65%
70%
57.7%
68.3%
82.5%
85.4%
86.3%
66.3%
70.7%
78.8%
82.1%
86%
29.2%
53.1%
64.7%
68.5%
77%
36.6%
57.6%
63.9%
66.0%
76.9%
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Revisión cargas
académicas y
-Movimientos de
personal académico
Requisitos
Fase 2
Propuesta de Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
65%
Pago de sueldos y
prestaciones
65%
Préstamo personal
72%
Autorización de
condonación
65%
Entrega de la nomina
para pago
Pruebas
Capacitación
Implantación
65%
Solicitud de
constancias
Solicitud de trámite de
tarjeta “Pagomático”
para pago de nómina
Desarrollo
USIIU-DSIA
90%
95%
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos (Simplificaciones adicionales)
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Fase 2
Propuesta de Mejora
Requisitos
Diagrama
Flujo
Proyecto
Retiro de personal
72%
Elaboración de hojas
de servicio
65%
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Pruebas
95%
Nomina Express
65%
Aguinaldo
Cancelación del
impuesto
85%
65%
Pagos en exceso
Retención a terceros
(Elaborar estados de
cuenta)
50%
Consulta de la nomina
50%
Historial de la nomina
Desarrollo
USIIU-DSIA
50%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Solicitud)
70%
Fondo rotatorio y
Viáticos
(Reposición)
70%
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Comprobación )
70%
Pago directo a
proveedores
70%
Reintegros en
efectivo
70%
Transferencias y
reprogramación
presupuestal
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Autorización de
cuotas para eventos
autofinanciables
-Patronatos y
Fideicomisos
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Capacitación
Implantación
90%
Expedición de
recibos oficiales
Recepción de la
nómina firmada con
cheques cancelados
definitivos
Pruebas
60%
Cobro de cuotas y
aranceles
Constancia de
sueldos y salarios
Desarrollo
USIIU-DSIA
70%
55%
95%
Universidad Veracruzana
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Requisitos
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
Capacitación
Implantación
72.2%
Requisiciones
Registro de Bienes
Muebles
92%
Levantamiento
Físico del Inventario
92%
Transferencias de
bienes muebles
92%
Retiro de bienes en
desuso
92%
Mantenimiento de
vehículos
100%
Renta de vehículos y
autobuses
100%
Control y pago de
servicios básicos
45%
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Resumen
Registro de Bienes Muebles
1
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
2
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
3
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y
Reposición)
4
Vale (Solicitud y Reposición)
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)
• Pendiente equipamiento (Terminal portátil e
impresoras de código de barras)
• Se corrigen aspectos operativos detectados en
la Prueba piloto.
• Se han realizado 4 reuniones de trabajo
(23,24,26 de Agosto y 5 de Septiembre ), con la
USIIU y DSIA para analizar la propuesta
• Pendiente programa de desarrollo
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
Retiro de personal
• En desarrollo los módulos: Retiro y SAR
Hoja de servicios
• Definiendo con USIIU, pantalla de captura de
información
6
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de
Personal
• Desarrollo de pantallas de captura de la nomina
de suplencias
7
Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)
• Para las solicitudes en línea, el equipo de
trabajo presentará las formas para su desarrollo
5
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Resumen
8
Autorización de Condonación
• El equipo esta definiendo las formas para el
llenado en línea
9
Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
• En proceso la presentación de la propuesta al
SIIU y DGTI, elaboración de programa de Trabajo
10
Movimientos de personal académico (vía SISPER)
11
Revisión de Cargas Académicas
12
Patronatos y Fideicomisos
• Solicitudes en línea, en proceso elaboración de
un programa de trabajo
13
Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)
• Se definen las formas para para el llenado en
línea
14
Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y
Beneficiarios)
• Solo falta por incorporar 7 centros de cobro,
(total de centros incorporados 58)
15
Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
• Actualmente las Entidades Académicas o
Dependencias solicitan el documento por medio
de correo electrónico a la Dirección de Egresos.
Se realizan pruebas para que la emisión la haga
cada Región a través de la Vicerrectoría.
16
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para
Pago de Nómina
• En revisión documento informativo relacionado
con el pago por depósito en cuenta bancaria
• Parte de la planificación del proceso de
docencia y programación académica.
• Se realizan reuniones de trabajo para presentar
propuestas de actualización de acuerdo a las
normas de ingreso y permanencia
Universidad Veracruzana
Prioridad
17
18
19
Trámite
Entrega de la Nómina para Pago
Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y
Beneficiarios)
Recepción de la Nómina Firmada con Cheques
Cancelados Definitivos
20
Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)
21
Entrega de cheques en caja
22
Mantenimiento de Vehículos
23
Renta de Vehículos
24
Renta de Autobuses
25
Control y pago de Servicios Básicos
Resumen
• Incluye devolución de nómina firmada, consulta
de la nómina y cancelación de cheques por
sistema;
reposición
de
cheques;
desconcentración de pagos a Vicerrectorías.
• En etapa de prueba en vicerrectorías y algunas
dependencias de la región Xalapa
• En proceso (Se esta analizando la propuesta por
parte de Contabilidad y DGTI)
• Forman parte de la prioridad 17 (Entrega de la
nomina)
• Se concluyó la simplificación
• En proceso fase 2 (Propuesta de simplificación)
del procedimiento de simplificación
Universidad Veracruzana
Otras simplificaciones adicionales de los procesos de ARH y ARF
Prioridad
17
4
Trámite
Resumen
Nomina express
• En etapa de ajustes al sistema de nómina para
asegurar su funcionalidad en la descentralización
a las Vicerrectorías
Aguinaldo
• Se analiza el proceso en el sistema de nomina
para eliminar las causas de posibles errores
Cancelación del impuesto
• En etapa de desarrollo por la DSIA
Pagos en exceso
• El módulo de control de pagos en exceso del
Sistema de la Nómina se encuentra en etapa de
definición
Retención a terceros (Elaboración de estados de
cuenta)
• El módulo de control de pagos en exceso dentro
del Sistema de la Nómina se encuentra en etapa
de definición
Consulta de información de nominas
• En etapa de definición
Historial de la nomina
• En etapa de definición
Reintegros en efectivo
• Integrada en la prioridad 4 (propuesta de Fondo
Rotatorio, Viáticos, Vales y Pago a proveedores)
Universidad Veracruzana
Problemas
SAF
SIIU
Efectuar un análisis a los procesos para detectar otras necesidades de simplificación. Recordar que la
descentralización es transferir a las Vicerrectorías los procesos y procedimientos
Proyectos no contemplados en el Proyecto de Simplificación Administrativa, pero necesarios, impactan en el
desarrollo su automatización
La ampliación de mejoras no contempladas inicialmente en la propuesta de automatización, se reflejan en la
ampliación del tiempo de respuesta
Universidad Veracruzana
Seguimiento
Octubre
En proceso
Continuar presentando propuestas de simplificación
En proceso
Avanzar con la USIIU y la DSIA, en el desarrollo de las requisiciones en línea
Seguir adelante con los desarrollos en nóminas
En proceso
Dar seguimiento a las propuestas de los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación
del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA
En proceso
Continuar con los trámites que aún no han presentado su propuesta de simplificación
Universidad Veracruzana
Trámites del Proyecto de Simplificación
40
100%
Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA
35
88%
Propuestas de simplificación que no requieren automatización
1
2%
Propuestas de simplificación por presentar
4
10%
Mejoras adicionales al Proyecto de Simplificación
12
100%
Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA
5
42%
Propuestas de simplificación que no requieren automatización
3
25%
Propuestas de simplificación por presentar
4
33%
Total de propuestas de simplificación
52
100%
Propuestas en poder de la USIIU y DSIA
40
77%
Propuestas que no requieren automatización
4
8%
Propuestas pendientes de presentar a la USIIU y DSIA
8
15%
Universidad Veracruzana