Transcript Reporte de avance del proyecto (15-Ago-2011)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
22-08-2011
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte
Periodo Reportado
Lunes 22 de Agosto2011
Junio-Agosto 2011
Avances del Proyecto
Proceso
40 trámites
Informe al:
20 trámites prioritarios
30/04/11
30/05/11
17/08/11
30/04/11
30/05/11
17/08/11
10%
40.5%
57%
20%
42.%
48%
Administración de
Recursos Financieros
(24 Trámites)
19.3%
50.4%
54.5%
23.6%
60%
65%
Administración de Bienes
y Servicios
(6 Trámites)
57.7%
68.3%
82.5%
66.3%
70.7%
78.8%
29.2%
53.1%
64.7%
36.6%
57.6%
63.9%
Administración de
Recursos Humanos
(10 Trámites)
Total
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Revisión cargas
académicas y
-Movimientos de
personal académico
Requisitos
Diagrama
Flujo
Proyecto
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
30%
60%
Autorización de
condonación
60%
Entrega de la nomina
para pago
Programa
Trabajo
60%
Préstamo personal
Solicitud de trámite de
tarjeta “Pagomático”
para pago de nómina
Fase 3
Implementación
30%
Solicitud de
constancias
Pago de sueldos y
prestaciones
Fase 2
Propuesta de Mejora
90%
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Solicitud)
65%
Fondo rotatorio y
Viáticos
(Reposición)
65%
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Comprobación )
65%
Pago directo a
proveedores
65%
Transferencias y
reprogramación
presupuestal
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
-Autorización de
cuotas para eventos
autofinanciables
-Patronatos y
Fideicomisos
Cobro de cuotas y
aranceles
Expedición de
recibos oficiales
Constancia de
sueldos y salarios
Recepción de la
nómina firmada con
cheques cancelados
definitivos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
51%
40%
40%
40%
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisiciones
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
67.6%
Registro de Bienes
Muebles
90%
Levantamiento
Físico del Inventario
90%
Transferencias de
bienes muebles
90%
Retiro de bienes en
desuso
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Registro de Bienes Muebles
1
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
2
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
3
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y
Reposición)
4
Vale (Solicitud y Reposición)
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
5
Retiro de personal
6
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de
Personal
7
Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)
8
Autorización de Condonación
Resumen
• Se realizan ajustes finales.
• Prueba final de funcionalidad jueves 25 de
Agosto.
• Liberación al día siguiente.
• Inicio del programa de capacitación
• Se corrigen aspectos operativos detectados en
la Prueba piloto.
• Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de
simplificación el 11 de Agosto
• Se crearon los grupos de trabajo
• Se llevó a cabo la primera reunión de trabajo el
Miércoles 23 de Agosto para evaluar alcance
• Próxima reunión Miércoles 30 de Agosto
• En proceso su propuesta de simplificación
• Se presentarán propuestas al USIIU y DSIA la
próxima semana
Universidad Veracruzana
Prioridad
9
10
trámite
Resumen
Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
Movimientos de personal académico (vía SISPER)
Revisión de Cargas Académicas
11
• En proceso su propuesta
Patronatos y Fideicomisos
12
13
14
15
Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)
• Se presentará propuesta al USIIU y DSIA la
próxima semana
Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y
Beneficiarios)
Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
• En proceso su propuesta
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para
Pago de Nómina
16
17
Entrega de la Nómina para Pago
• Su propuesta está terminada y no requiere de
servicios de automatización.
• Es un documento que da a conocer cómo hacer
una solicitud guía operativa
• Determinar fecha de comunicación
• En etapa de prueba final la cancelación de
cheques y entrega de la nómina
Universidad Veracruzana
Prioridad
18
19
Trámite
Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y
Beneficiarios)
Recepción de la Nómina Firmada con Cheques
Cancelados Definitivos
Resumen
• En proceso su propuesta
20
Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)
21
Entrega de cheques en caja
22
Mantenimiento de Vehículos
• En revisión la propuesta de simplificación
23
Renta de Vehículos
• En proceso su propuesta
24
Renta de Autobuses
25
Control y pago de Servicios Básicos
• Aún no se inicia
Universidad Veracruzana
Problemas
SAF
El sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado
SIIU
Emitir una circular que permita a la USIIU y a la DSIA atender prioritariamente el Proyecto de Simplificación
Administrativa y que cualquier otra solicitud, será presentada previamente a la SAF para su autorización, si
es que procede.
Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas
que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio
Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas
que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio
Universidad Veracruzana
Seguimiento
Agosto-Septiembre
En proceso
Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento.
En proceso
Concluir la etapa de prueba de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de
capacitación, basado en un programa
En proceso
Dar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo
por parte de la USIIU y DSIA
En proceso
Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación
Universidad Veracruzana
TRÁMITES PRESENTADOS A LA USIIU Y DSIA
3%
40%
1
16
23
Trámites propuestos
Trámites por proponer
Trámites cuya propuesta es documental
57%
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA
Prioridad
Registro de Bienes Muebles
Transferencias de bienes muebles
No. De trámites (*)
1
1
Retiro de bienes en desuso
1
1
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
2
2
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales
3
2
SUMA
7
Trámites presentados a la USIIU y/o DSIA
Prioridad
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Vale (Solicitud y Reposición)
No. De trámites (*)
3
1
2
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios
4
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
2
SUMA
11
* Gestores y Beneficiarios
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA
Préstamo personal (Gestor y Beneficiario)
Autorización de condonación
Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario)
Prioridad
No. De trámites (*)
7
2
8
1
13
2
SUMA
5
* Gestores y Beneficiarios
Total de trámites del Proyecto de Simplificación
40
100%
Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA
23
58%
Universidad Veracruzana
Universidad Veracruzana
Firma autógrafa
La legislación Mexicana no ha definido el concepto de firma autógrafa. La costumbre la se identifica
como un signo del puño y letra de una persona
Una firma electrónica es una cierta tecnología que permite la identificación de una persona en el
contexto de un ambiente de medios electrónicos
La UNAM ha desarrollado y opera en la actualidad una Infraestructura de Clave Pública ICP
basada en el concepto técnico-jurídico de la firma electrónica avanzada.
La UNAM estableció una ICP en su interior. Esta ICP prevé la existencia de:
• Una autoridad certificadora que expide certificados digitales a los miembros de la comunidad
universitaria;
• Una autoridad registradora encargada de llevar el registro electrónico de los certificados digitales
expedidos por las autoridades certificadoras;
• Agentes certificadores, los cuales son miembros de la comunidad universitaria acreditados por
la agencia registradora y están encargados de identificar a los titulares solicitantes de
certificados digitales
Universidad Veracruzana
Centros
de
servicio
Políticas
Creador de
la clave del
firmante
Función de
certificación
Software
El que confía
en la validez
de la firma
Procesos
Servidores
La función de certificación, en ocasiones, la puede realizar la parte o
entidad que confía en la validez de la firma