Transcript Reporte de avance del proyecto (30-Abr-2011)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte
Lunes 02 de Mayo 2011
Periodo Reportado
Abril 2011
Proceso
Avances del Proyecto
(40 trámites)
Avances de los
Trámites Prioritarios
Administración de Recursos
Humanos (5 Trámites)
10%
20%
Administración de Recursos
Financieros (11 Trámites)
19.3%
23.6%
57.7%
66.3%
29.2%
36.6%
Administración de Bienes y
Servicios (4 Trámites)
Total
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Revisión Cargas
académicas
Movimientos de
Personal Académico
Préstamo Personal
(Gestor y
Beneficiario)
Autorización de
Condonación
14%
6%
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
SIIU-DGTI
Pruebas
Capacitación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Revisión Cargas académicas
Movimientos de Personal Académico
Préstamo Personal (Gestor y Beneficiario)
Autorización de Condonación
20%
Fase 3
Implementación
3.7%
2.5%
1.2%
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Fondo Rotatorio,
Viáticos y Vale
(Solicitud)
15%
Fondo rotatorio,
Viáticos y Vale
(Comprobación )
17.2%
Transferencias y
Reprogramación
Presupuestal (*)
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
SIIU-DGTI
46.7%
Fondo Rotatorio y
Viáticos
(Reposición)
Pago directo a
proveedores
(Gestor y
Beneficiarios)
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
0%
87%
Pruebas
Capacitación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale
(Solicitud)
15%
Fondo rotatorio, Viáticos y Vale
(Comprobación )
17.2%
Transferencias y Reprogramación
Presupuestal
Fase 3
Implementación
46.7%
Fondo Rotatorio y Viáticos
(Reposición)
Pago directo a proveedores
(Gestor y Beneficiarios)
Fase 2
Propuesta de Mejora
0%
87%
Universidad Veracruzana
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Desarrollo
SIIU-DGTI
Pruebas
85%75%
Requisiciones
Registro de Bienes
Muebles
40%
Levantamiento
Físico del Inventario
15%
45%
15%
Capacitación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites prioritarios
Requisiciones
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2
Propuesta de Mejora
75%
29.2%
85%
Registro de Bienes Muebles
Levantamiento Físico del Inventario
Fase 3
Implementación
30%
Universidad Veracruzana
Los trámites: Transferencias y Reprogramación Presupuestal y el Registro de Bienes Muebles se
encuentran en la Fase 3 (Pruebas), pronto a concluirse.
En los trámites de Fondo Rotatorio, Viáticos y Vales, en su modalidad de solicitud, se encuentra
en desarrollo la propuesta de simplificación.
En el trámite de requisiciones se ha hecho un paro técnico por problemas detectados en su
desarrollo.
Basados en las reuniones con la Dirección de Recursos Materiales, SIIU y la DGTI, se ha
evaluado que la mejor alternativa de automatización es que el front office (lo que ve el usuario)
se desarrolle en ambiente web y el back office(lo que ve el operativo) se quede en SIIU.
Se creó un sitio de colaboración con apoyo de la DGTI, donde los comandos informan
periódicamente sus avances
Se está analizando el uso del programa BizAgi para hacer los diagramas de flujo, con la ventaja
de que una vez terminado éste, ya no es necesario documentar los procedimientos operativos
porque el mismo genera la documentación correspondiente
Universidad Veracruzana
Problemas
SAF
Algunos de los comandos no se han integrado adecuadamente con todos involucrados en el trámite para que
se trabaje de manera transversal.
No se cuenta con los programas de trabajo de algunos comandos por lo que se desconoce los tiempos
dedicados al análisis y propuestas de mejora.
Se ha observado que algunas propuestas se están planteando en función a las necesidades internas
(operativas) , por lo que se solicita el apoyo de los Directores para recalcar a los comandos que la
simplificación se dirige principalmente al usuario.
El desarrollo del trámite de Requisiciones en línea ha sufrido un paro debido a que se ha tenido que
replantear la estructura del catálogo de bienes, así como el registro de la requisición. La Dirección del SIIU ha
hecho una nueva propuesta, misma que está analizando la Dirección de Recursos Materiales.
SIIU
Las propuestas que se presenten al SIIU para su implementación deberán estar perfectamente definidas y
será responsabilidad del responsable del trámite darle seguimiento al desarrollo para evitar tiempos
perdidos.
Para evitar saturación de tiempos en el área SIIU-DGTI, será necesarios priorizar los trámites que se van a
desarrollar.
Universidad Veracruzana
Mayo
Reunión de trabajo entre el SIIU, DGTI y DRM para determinar Calendario de Trabajo.
Llevar a cabo reuniones con SIIU-DGTI para desarrollar todas las propuestas aprobadas
En los trámites: Transferencias y Reprogramación Presupuestal y el Registro de Bienes Muebles
continuar y concluir la etapa de prueba e iniciar en su caso la capacitación.
Consultar con DGTI si el programa BizAgi se comprará para su uso institucional
Dar seguimiento con mayor periodicidad a los trabajos realizados por los comandos
Nuevo
Trámites y Servicios
Administrativos