Transcript Reporte de avance del proyecto (06-Jun-2012)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del Proyecto
11 de Junio de 2012
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Universidad Veracruzana
Fecha de Reporte
Lunes 11 de Junio de 2012
Periodo Reportado
Mayo-Junio 2012
Porcentaje de Avance del Proyecto
Proceso
40 trámites
20 trámites prioritarios
82%
77.4%
Administración de Recursos Financieros
(24 Trámites)
74.3%
72%
Administración de Bienes y Servicios
(6 Trámites)
91.3%
90%
83%
80 %
Administración de Recursos Humanos
(10 Trámites)
Total
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
-Revisión cargas
académicas y
-Movimientos de
personal académico
Solicitud de
constancias
Pago de sueldos y
prestaciones
Préstamo personal
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Universidad Veracruzana
Fase 3
Desarrollo
Proyecto
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIUDSIA
Fase 4
Implementación
Pruebas
Capacitación
60%
82%
80%
89.5%
Autorización de
condonación
100%
Solicitud tarjeta
“Pagomático”
Entrega de la
nomina para pago
Implantación
100%
95%
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos (Simplificaciones adicionales)
Trámites prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Retiro de personal
Elaboración de hojas
de servicio
Requisitos
Fase 2
Propuesta de Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
75.5%
76%
Desarrollo
USIIU-DSIA
Pruebas
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Fase 3
Desarrollo
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIUDSIA
(1) Transferencias y
reprogramación
presupuestal
Fase 4
Implementación
Pruebas
90%
(3) Solicitud: Fondo
Rotatorio, Viáticos y
Vale
70%
(2) Reposición:
Fondo Rotatorio y
Viáticos
70%
(3) Comprobación:
Fondo Rotatorio,
Viáticos y Vale
70%
(1) Pago Directo a
Proveedores
70%
Reintegros en
efectivo
70%
Capacitación
Implantación
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Universidad Veracruzana
Fase 3
Implementación
Programa
Trabajo
Autorización de
cuotas para eventos
autofinanciables
60%
Patronatos y
Fideicomisos
60%
Desarrollo
USIIU-DSIA
Fase 3
Implementación
Pruebas
Capacitación
Cobro de cuotas y
aranceles
100%
Expedición de
recibos oficiales
Constancia de
sueldos y salarios
Recepción de la
nómina firmada con
cheques cancelados
definitivos
Implantación
93%
55%
100%
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Requisiciones
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Universidad Veracruzana
Fase 3
Desarrollo
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIUDSIA
Fase 4
Implementación
Pruebas
90%
Registro de Bienes
Muebles
92%
Levantamiento
Físico del Inventario
92%
Transferencias de
bienes muebles
92%
Retiro de bienes en
desuso
92%
Mantenimiento de
vehículos
92%
Renta de vehículos y
autobuses
92%
Capacitación
Implantación
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
Trámites
prioritarios
Fase 1
Situación Actual
(Diagnóstico)
Diagrama
Flujo
Control y pago de
servicios básicos
Seguridad
Contratada
Requisitos
Fase 2
Propuesta de
Mejora
Diagrama
Flujo
Proyecto
Universidad Veracruzana
Fase 3
Desarrollo
Programa
Trabajo
Desarrollo
USIIUDSIA
Fase 4
Implementación
Pruebas
90%
90%
Capacitación
Implantación
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Registro de Bienes Muebles
Transferencias de bienes muebles
1
Retiro de bienes en desuso
Levantamiento Físico del Inventario
2
3
Requisición (Gestores y Beneficiarios)
Transferencias y Reprogramaciones
Presupuestales
Resumen
• Se tuvo la capacitación del manejo de la terminal portátil, el 30 de
abril. Posteriormente se le solicito al proveedor los requerimientos
operativos de entradas y salidas de datos para la conciliación en el
SIIU.
• Se reprogramo la capacitación a los usuarios en las regiones para el
mes de agosto.
• Se esta gestionando las adecuaciones a la normatividad, en el
estatuto general y en el reglamento para el control patrimonial.
• Se tiene contemplado que en el mes de agosto se liberen los
tramites a las vicerrectorías.
• La DRM y el SIIU llevan a cabo pruebas de la 1era. versión de la
aplicación para la captura de requisición en web, posteriormente se
realizará la 1era. prueba piloto con las dependencias.
• Adicionalmente, y por
la Ley General de Contabilidad
Gubernamental, se integró también la funcionalidad en el sistema
que permite contar con una clave de códigos de Bien con estructura
armonizada.
• Se concluyó el desarrollo del Módulo de Modificaciones
Presupuestales.
• La estructura para la página Web y las políticas han sido revisadas
de manera conjunta con la UOM. Se están elaborando los tutoriales
del Módulo de Modificaciones.
• Una vez terminados los tutoriales, se programará la capacitación
pertinente hacia las regiones.
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Solicitud: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale
Reposición: Fondo Rotatorio y Viáticos
4
Comprobación: Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale
Resumen
• Se mantiene el porcentaje reportado, ya que la adecuación de
formas de banner por parte del SIIU requerirá más tiempo del
estimado, de manera alterna, se desarrollaron estructuras que
permitan presentar los tramites a través de la página WEB de la
SAF., que integra: descripción del trámite, políticas, diagrama de
flujo, formatos, documentos de consulta, atención a usuarios,
calendario y preguntas frecuentes. Las políticas están siendo
revisadas de manera conjunta con la UOM.
Pago directo a proveedores
Retiro de personal
5
Hoja de servicios
6
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de
Personal
• 50% en Producción (registro, modificación y cancelación de
liquidaciones y generación de oficios requeridos para el tramite
y su correspondiente control y trazabilidad.
• En Análisis y Definición el cálculo de la liquidación.
• Modulo del SAR: prueba piloto de algunos procesos.
• 50% en Producción . Están en Etapa de producción 7 objetos
(pantallas de captura y catálogos) para la captura de
información para el historial del trabajador. Próxima
implementación.
• En etapa de análisis y definición: captura y cálculo de periodos
laborados para emisión de hoja de servicios.
• En etapa de prueba la captura de la nomina de suplencias
desde el departamento de control de personal administrativo
• Así mismo se están desarrollando mejoras al sistema de la
nómina referentes a Nomina express, Aguinaldo, Cancelación
del impuesto, Pagos en exceso, Retención a terceros
(Elaboración de estados de cuenta), Consulta de información de
Universidad Veracruzana
Prioridad
trámite
Resumen
Préstamo Personal (Gestores y
Beneficiarios)
• Para las solicitudes en línea, En etapa de prueba (registro autorización y
emisión de la solicitud).
• Ya se implemento formato nuevo y ya no se solicita copia del talón de
cheque.
8
Autorización de Condonación
• Ya que el número de solicitudes de este trámite no es significativo, se
estima que no es necesario poner el trámite en línea.
• La simplificación consistió en modificar el formato y eliminar algunos
requisitos como son la entrega de copia de talón de cheque y el acta de
nacimiento (solo se requiere la primera vez en que se solicita la
condonación)
9
Autorización de Cuotas de Eventos
Autofinanciables
12
Patronatos y Fideicomisos
10
Movimientos de personal académico
(vía SISPER)
11
Revisión de Cargas Académicas
7
13
Solicitud de Constancias (Gestores y
Beneficiarios)
• La estructura que se integrará a la página web se encuentra en revisión
(Ingresos-DGRF)
• Se esta enfocando mas a Programación Académica (Generación de
datos para Banco de Horas)
• En desarrollo las pantallas para la captura, impresión de solicitudes y
elaboración de constancias.
• En etapa de prueba el registro masivo en el SIIU RH, la emisión de la
constancia de sueldos y el catálogo de constancias.
Universidad Veracruzana
Prioridad
Trámite
Resumen
Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y
Beneficiarios)
• Se han incorporado al SIIU todos los centros de cobro y se
automatizó el proceso de inscripción a Licenciaturas y
Posgrados.
• También se liberó el proceso de cobro de servicios de Oficialía
Mayor, automatizado.
• Además ya se puede hacer el registro contable manual en las
regiones Coatzacoalcos, Poza Rica y Orizaba, a través de la
Vicerrectoría.
• La estructura que se integrará a la página web se encuentra en
revisión (Ingresos-DGRF)
15
Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
• Se concluyeron la pruebas y se prepara la estructura que se
integrará a la página web se encuentra en revisión (IngresosDGRF)
16
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático”
para Pago de Nómina
• El documento informativo para este trámite se encuentra para
consulta en la página de la UV.
Entrega de la Nómina para Pago
• Implementado en vicerrectorías y algunas dependencias de la
región Xalapa.
• Incluye devolución de nómina firmada, consulta de la nómina
y cancelación de cheques por sistema; reposición de cheques;
desconcentración de pagos a Vicerrectorías
Constancia de Sueldos y Salarios
• Se ha realizado el planteamiento al SIIU-Finanzas para la
adecuación del módulo para el cálculo de los impuestos
• La estructura que se integrará a la página web se encuentra en
elaboración (Contabilidad-DGRF)
14
17
18
Universidad Veracruzana
Prioridad
Trámite
Resumen
19
Recepción de la Nómina Firmada con Cheques
Cancelados Definitivos
• Las regiones se encuentran utilizando el bloqueo de los
cheques cancelados, sin embargo la documentación se sigue
concentrando en la Dirección de Contabilidad. En proceso de
revisión.
20
Reposición Cheques
21
Entrega de cheques en caja
• No están considerados por no tener opiniones significativas
Universidad Veracruzana
Prioridad
Trámite
22
Mantenimiento de Vehículos
23
Renta de Vehículos
24
Renta de Autobuses
25
26
Control y pago de Servicios Básicos
Seguridad Contratada
Resumen
• Procesos terminados en fase 3 preparados para la fase de
capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el
desarrollo de proceso de Descentralización .
• Se trabaja en un proyecto de calendarización probable de
visitas a las Regiones.
• Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se están
elaborando políticas sobre los servicios que atiende el
Departamento de Servicios Generales.
• Proyecto de automatización
• Proceso terminados en fase 3 preparados para la fase de
capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el
desarrollo de proceso de Descentralización
• Proceso terminados en fase 3 preparados para fase de
capacitación e implementación hacia las vicerrectorías en el
desarrollo de proceso de Descentralización.
• Para el fortalecimiento de nuestros procesos, se están
elaborando políticas sobre los servicios que atiende el
Departamento de Servicios Generales.
Universidad Veracruzana
Descripción
Problema
Asegurar que el acceso a la página web de trámites y servicios así como sus ligas, se realice sin
problemas en las regiones.
Estrategia
Se van a usar temporalmente formatos semiautomatizados, mismos que se subirán a la página web de
la SAF en una ficha de trámite, la que contendrá toda la información relevante del mismo, a fin de
simplificar al usuario el procedimiento.
Universidad Veracruzana
Junio
Continuar con el SIIU y la DSIA, en el desarrollo de las Requisiciones en línea y Nóminas
Continuar el desarrollo de formas par el área de Egresos
Contar con una versión básica de requisiciones web la siguiente semana, llevar acabo una revisión completa y
solicitar los ajustes que apliquen antes de pasarlo a producción.
Concluir la prueba piloto del trámite de solicitudes de préstamo y liberar.
Concluir el desarrollo del trámite de Solicitud de constancias.
Reiniciar la propuesta de automatización de los trámites de Egresos.