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AFIM Bourgogne
Mercredi 18 octobre 2006
Contrats de maintenance
- Cahier des charges-type -
J.C. Francastel
1
AFIM Bourgogne
Mercredi 18 octobre 2006
Maître Sylvain Martin
- Avocat en droit des affaires e-mail : [email protected]
Jean-Claude Francastel
- AFIM e-mail : [email protected]
J.C. Francastel
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Sujet de l’exposé
 Présentation du cahier des charges-type du
GT Afim/CQM/FFIE/SERCE
 Analyses complémentaires et exemples
 Conseils pour réussir un « bon contrat »
pour les deux parties
J.C. Francastel
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Plan de l’exposé
1.
Rappel des fonctionnalités et des enjeux
spécifiques à la maintenance
2.
Préparer (ou se préparer à recevoir) un cahier des
charges de marché de maintenance.
Savoir faire des choix (ex: entre obligation de
moyens ou engagement de résultats)
3.
Assurer la prestation et contrôler les performances
4.
Garantir la bonne exécution du contrat et prévenir
le contentieux par une bonne gestion juridique
J.C. Francastel
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Journée d’information et de débats
Club Automation
Mardi 13 juin 2006
Première partie :
Rappel des fonctionnalités et des
enjeux spécifiques à la
maintenance
J.C. Francastel
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1.1. Les fonctionnalités essentielles de maintenance :
A/ La sûreté de fonctionnement
Disponibilité
Sécurité
Fiabilité
Maintenabilité
Sûreté de fonctionnement
Longévité
Performances
Requises
J.C. Francastel
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1.1 Les fonctions essentielles de maintenance
B/ Le management de la maintenance
Interface avec SGED
Interfaces Paie
Interfaces Comptabilité
Données de base
Améliorations
Modifications
Stratégie
Plan de maintenance
Ordonnancement
Lancement
Réalisation
des Travaux
Gestion des Matériels
Pièces de Rechange
& Outillages
Données de
Fonctionnement
Retour d'expérience
Banque de données
Indicateurs et
tableaux de bord
J.C. Francastel
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1.1 Les fonctions essentielles de maintenance
C/ Le cycle de vie
Coût
du démantèlement
Coût d'e xploitation
dont m aintenance
(Routine )
Coût d'e xploitation
dont m aintenance
(Obsoles ce nce)
Coût
Coût des mises au point
Mise en exploitation
Coût des investissements initiaux
Nouvel
investis sem ent
Temps
Cycle de vie (Life Cycle)
J.C. Francastel
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1.1 Les fonctions essentielles de maintenance
D/ Les performances attendues
 Les performances quantitatives
- La disponibilité du bien confié
(indisponibilité coûts indirects)
- La productivité des moyens mis en œuvre
(unités d'œuvre prévues / réelles)
 Les performances qualitatives
- La sécurité des personnes et la protection de l'environnement
- Accidents (TF – TG)
- Incidents" ("presque accidents")
- La qualité des services procurés
- Gestion des « anomalies »
- Plans de progrès
J.C. Francastel
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1.1
Les fonctions essentielles de maintenance
E/ Le compromis permanent coût / performances
Performances
{ Productivité
{ Disponibilité
{ Qualité
{ Sécurité
Obje ctif de
Pe rformances
Pe
rf
or
m
an
ce
s
Tendance contrôlée
(formules incitativ e s)
Po
Pe rformances
contractuelles Pc
Co û t
Tendance contrôlée
(formules incitativ e s)
Cc
Co
Coût
Prix contractue l
J.C. Francastel
Prix obje ctif
10
1.2
Les nouveaux acteurs contractuels
A/ L’évolution des relations : de la relation traditionnelle…
Limites contractuelles
Attitudes du prestataire
Attitudes du client
Interprétations restrictives
Interprétations restrictives
Abus de position dominante
Zone de conflit
J.C. Francastel
11
1.2
Les nouveaux acteurs contractuels
B/ L’évolution des relations : … à la relation « évoluée »
Limites contractuelles
Attitudes du prestataire
Attitudes du client
Intégration des objectifs
du prestataire
Intégration des objectifs
du client
Partenariat
Transparence
Loyauté
Qualité totale
J.C. Francastel
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L’évolution du marché de la maintenance industrielle
D= Valeur ajoutée (méthodologique) :
Qualité – Sécurité
Disponibilité - Productivité
Retour d’expérience
Données de l’Observatoire BIPE/AFIM
35,0%
29,00 €
30,0%
27,00 €
Marché global
(France)
25,00 €
20,0%
23,00 €
15,0%
21,00 €
10,0%
19,00 €
5,0%
17,00 €
0,0%
15,00 €
1988
1990
1992
1994
J.C. Francastel
1996
1998
2000
2002
2004
(P) 2006
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Marché global (G€)
Marché accessible (%)
25,0%
1.3
Les contours formels de la relation
A/ Les logiques de base
La protection de l'homme (cf. Code civil Article 16)
Relation triangulaire préjudiciable à l’employé =
Délit de « marchandage »
Flexibilité  Précarité de l’emploi
Règles de protection sociale (« Travail clandestin »)
Le contractant (Spécialiste) a une obligation de
conseil et de mise en garde (Réciprocité)
La concurrence : Règles nationales (CMP) et
internationales (Europe, OMC) = à chacun les
mêmes chances d'accès à un marché mondialisé
S. Martin
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AFIM Bourgogne
Mercredi 18 octobre 2006
Deuxième partie :
- Préparer (ou se préparer à
recevoir) un cahier des charges
de marché de maintenance
- Savoir faire des choix (ex: choisir
entre obligations de moyens et engagement
de résultat(s)
J.C. Francastel
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2.1 Expression / Connaissance des besoins :
Une étape déterminante
 Les enjeux respectifs
 Convergence des intérêts des "parties"
 La démarche pré-contractuelle :
Inventaire - Diagnostic
Expression des besoins
Identification - Présélection (connaissance) des candidats
 Les prestations et performances souhaitées
 Les contraintes : réglementaires, normatives,
d’exploitation…
 Engagements de résultats ou obligation de moyens ?
 Les écueils à surmonter - Précautions élémentaires Le « bon contrat »
J.C. Francastel
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2.1 Expression / Connaissance du besoin
A/ Les enjeux du donneur d’ordres
Réduction des coûts indirects




Sûreté de fonctionnement
Disponibilité du patrimoine
Qualité des services procurés
Sécurité (Biens, personnes, environnement)
Réduction des coûts directs




Interventions "juste à temps"
Méthodologies et réactivité adaptées
Productivité des moyens mis en œuvre
« Juste coût » (cadre professionnel et flexible)
Réduire les coûts fixes
 Structurels
Peu flexibles - Réputés incompressibles (sinon drastiques et douloureux)
Modulation des coûts variables
 Flexibles
 Maintenance « juste à temps »
 Gisements d’économies (conjoncturelles)
J.C. Francastel
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2.1 Expression / Connaissance du besoin
B/ Les enjeux du prestataire
Les enjeux du prestataire
Sa part de marché
Sa marge = Frais généraux + Profit
Son image de marque
La durabilité de ses relations contractuelles
J.C. Francastel
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2.1 Expression / Connaissance du besoin
C/ La convergence des intérêts des parties
Les solutions (offre de maintenance) :
Participation aux risques
(recherche de l’optimum coût / performances)
Engagements de résultats
Disponibilité du bien confié
Qualité du service rendu
Productivité des moyens mis en œuvre (prix de revient)
Sécurité – Hygiène - Protection de l’environnement
J.C. Francastel
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2.1 Expression / Connaissance du besoin
D/ La démarche pré-contractuelle
D1. La situation de départ
 Le bien existant
 Les données d’exploitation
 Les données de maintenance
 Le personnel organique et ses fonctions
 Les moyens internes matériels
 Les coûts directs de maintenance (budget)
 Les coûts d'exploitation (indirects = non maintenance)
 Durée de vie des équipements (prévisionnelle)
J.C. Francastel
20
2.1
Expression / Connaissance du besoin
D/ La démarche pré-contractuelle
D2. Les Prestations souhaitées
Le bien à maintenir
La nature des prestations attendues
La complémentarité de compétences
Les performances attendues
Le périmètre limitatif
(explicites et implicites)
(Limites ou exclusions ?)
J.C. Francastel
21
2.2
Expression / Connaissance du besoin
D/ La démarche pré-contractuelle
D3. Les contraintes
Réglementaires
 Etablissement classé
 Equipements soumis
(sous pression, corrosion, environnement,
manutention, véhicules …)
Normatives
Directives européennes
Normes spécifiques
Contraintes d’exploitation
 Hygiène / Sécurité / Environnement
 Les états du bien
J.C. Francastel
22
2.2
Expression / Connaissance du besoin
D/ La démarche pré-contractuelle
D4. Moyens ? Résultat(s) ?
 Questions :
Apporter le meilleur soin à la prestation ? (1)
Ou Atteindre un résultat ?
(2)
Ou Atteindre des résultats ?
(3)
(1)
(2)
(3)
Obligation de moyens
Obligation de résultat
Engagement de résultats
La charge de la preuve :
(1)
Donneur d’ordres
(2)
Prestataire
(3)
MO & Prestataire
S. Martin
23
2.2
Expression / Connaissance du besoin
D/ La démarche pré-contractuelle
D4. Moyens ? Résultat(s) ?
Obligation de moyens
Le donneur d’ordres doit faire la preuve de la
faute du Prestataire si le résultat n’est pas atteint
Engagement de résultats
Le Prestataire doit faire la preuve que s’il n’a pas
atteint le(s) résultat(s) c’est pour des raisons qui
lui sont étrangères (faute d’utilisation, force
majeure …)
S. Martin
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2.3 Les écueils à surmonter
Conservatisme des donneurs d’ordre
Incertitudes du cahier des charges
Offre mal identifiée et conservatrice
Dépendance du Client
Investissements immatériels insuffisants
J.C. Francastel
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2.4
Les qualités d’un « bon contrat »
 Acte formel
 Acceptable et accepté bilatéralement
 Contrat
 Outil d'organisation et de gestion (≠ préparation au contentieux)
 Contrat cohérent
 Avec politiques et stratégies des deux entreprises
(complémentarité des parties)
 Information, communication, conseil, prudence, diligence
 Obligations réciproques
 Valeur ajoutée du prestataire de service
 Structures, aptitudes, compétences et expériences
 Donneur d’ordres
 Doit se garder d'ingérence et d'interventionnisme
 Le contrat ne peut être conclu que dans le respect des
 Lois en vigueur
S. Martin
26
2.5







Le cahier des charges-type
Afim / CQM / FFIE / SERCE
Les sources : La norme XP ENV 13269
Un avant-propos
Une introduction
Les qualités d’un « bon contrat »
Une rédaction-type
Les commentaires de l’Afnor
Les commentaires et conseils du GT
Afim/CQM/FFIE/SERCE
J.C. Francastel
27
2.5
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Le cahier des charges-type
Afim / CQM / FFIE / SERCE
Page de garde
Préambule – Objet du contrat
Définitions contractuelles
Etendue des opérations de maintenance
Clauses techniques
Clauses commerciales
Clauses d’organisation
Clauses juridiques
Annexes-type
J.C. Francastel - S. Martin
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Mercredi 18 octobre 2006
Troisième partie :
Assurer la prestation et contrôler les
performances
J.C. Francastel
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3.1La mise en œuvre
A/ L’organisation du prestataire
≠ Suivant
Obligation de moyens
Engagement de résultats
Le choix du chargé d’affaire
La structure du prestataire
Le transfert des pouvoirs
L'apprentissage du site
L'intégration des co et ss-traitants
La mise en confiance du client
J.C. Francastel
30
3.1La mise en œuvre
B/ L'organisation des interfaces
Interfaces techniques (opérationnelles)
Interfaces commerciales
Recours aux services fonctionnels
Le dialogue client / prestataire
J.C. Francastel
31
3.1La mise en œuvre
C/ L’apprentissage du site
La documentation générale
La hiérarchisation des équipements
Les historiques
Les procédures d'exploitation
Les procédures d'intervention
La gestion des pièces de rechange
Les contraintes extra - contractuelles
J.C. Francastel
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3.2 Evaluation des prestations
Contrôle des prestations
 Obligations de moyens
 Engagement de résultats
Réception des prestations
 (Exécution fautive - Charge de la preuve)
 Indicateurs de performance
 Pénalités / intéressement
 Base de données maintenance
Optimisation
 La démarche de progrès
 Les méthodologies d'aide au progrès
 Retour d’expérience
 Analyse de la valeur
J.C. Francastel
33
3.2 Evaluation des prestations
La revue de contrat : un nouveau
métier ?
Les clauses contractuelles sont-elles
respectées ?
Les clauses contractuelles sont-elles
pertinentes ?
Analyse fonctionnelle
Analyse de la valeur
J.C. Francastel
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Mercredi 18 octobre 2006
Quatrième partie :
Garantir la bonne exécution du
contrat et prévenir le contentieux
par une bonne gestion juridique
S. Martin
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RESPONSABILITE ET PENALITES
Responsabilité : 3 conditions à remplir pour être indemnisé
Preuve d’une
FAUTE p.ex.
manquement aux
règles de l’art
Preuve d’un
LIEN DE
CAUSALITE
Preuve d’un
DOMMAGE
p.ex. perte de production
Réparation du
dommage
Pénalité : 1 condition à remplir pour être indemnisé
• OBJECTIF
NON ATTEINT
• RETARD
Preuve du simple
manquement
contractuel
S. Martin
PENALITES
FORFAITAIRE
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LA GESTION PAR LA SUSPENSION DES 0BLIGATIONS
L’exception d’inexécution

Principe : suspension de l’obligation d’une partie tant que
l’autre partie n’a pas satisfait à son obligation

Dans la relation EDF / Prestataire : EDF peut suspendre
les paiements si réception avec réserves majeures

Dans la relation Prestataire/ sous-traitant : le prestataire
peut répercuter l’attitude de EDF si réserves dues au
sous-traitant


Risque : mauvaise foi de la partie opposant l’exception
Conseil pour gérer ce risque :
- coté fournisseur : éviter toute suspension brutale de la
fourniture (faire relance, puis mise en garde, puis mise
en demeure)
- coté client : mails puis lettres de contestation dûment
motivé(e)s, puis mise en demeure avant de suspendre
le paiement
S. Martin
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REVERSIBILITE
 Informations transférées (savoir-faire)
 Eléments à transférer (pièces de rechanges)
 Plan de mise en œuvre (Modalités opérationnelles,
figurant au PAQ)
 Assistance administrative (Transfert des
autorisations, des contrats …)
 Assistance technique (machines restituées)
 Dispositions financières (gratuit pour rupture du
contrat aux torts du prestataire)
S.Martin
38
Conclusions
Le cahier des charges-type :
Un outil pré-contractuel (client / prestataire)
A vocation contractuelle
Support de consultation
Support d’offre
Incitation des donneurs d’ordres
Offre spontanée
J.C. Francastel
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Bibliographie
 AFIM - Guide national de la maintenance - 2004
 Daniel Bachelier - Contrats de maintenance - Conseils et rédaction - Ed.
dOrganisation - 2004
 Danièle
Véret
- 100 questions pour comprendre
L’externalisation de la maintenance - Ed. Afnor - 2003
et
agir
-
 Jean-Claude Francastel - Externalisation de la maintenance Stratégies - Méthodes et Contrats - Dunod - 2001 (2ème édition - 2005)
 Sylvain Martin – Réglementation de la maintenance in Les Référentiels Dunod
 Claude Mousny - Référentiel Dunod : Pratique de la maintenance
industrielle - Sous-chapitre 2.6.5 - Maintenance et marchés publics
 Le contrat-type de prestations de maintenance
AFIM (www.afim.asso.fr) -CQM (www.club-maintenance.org)
FFIE (www.ffie.fr) - SERSE (www.serce.fr)
J.C. Francastel
40
Normes Afnor et CEN
XP ENV 13269 - Guide de préparation des
contrats de maintenance - 2001 (continuité
des normes FD X-008 - Projet d’externalisation
de la maintenance ; XP X 60-105 - Relations
contractuelles - 1996)







FDX 60-090 / 1995 - Choix des types de contrats
FDX 60-151 / 1995 - Application des normes iso 9000
FDX 60-100 / 1981 - Inventaire de départ
FDX 60-101 / 1981 - Règles d ’appel d’offres (privées)
FDX 60-150 / 94 - Evaluation des prestataires de maintenance
EN 13-306 / 2001 - Terminologie de maintenance
FDX 60-000 / 2002 - Fonctions et concepts de maintenance
J.C. Francastel
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