Transcript maitrise de la sous traitance en maintenance

Evaluation des prestataires
Conférence de Beaune - 07/10/2004
Pierre-Olivier BONNAUD
Points abordés







2
Quelques définitions
Le processus de sélection du prestataire
La rémunération du prestataire et
l’intéressement
La réversibilité
Le démarrage du contrat
Le suivi du contrat
La situation de la certification
Conférence de Beaune - AFIM
Quelques définitions
Coût Global de Maintenance (CGM)

C’est la somme:
–
–
–
–
4
Coût d’intervention maintenance (CIM)
Coût de défaillance maintenance (CDM)
Coût des stocks maintenance (CSM)
Amortissement des surinvestissements de
maintenance (ASM)
Conférence de Beaune - AFIM
Activités de la fonction maintenance

Gestion long terme
–
–
–
–
–
–
–
–

Gestion moyen terme
–
–
–
–
–
5
Politique de renouvellement ou de rénovation
Indicateurs de performance maintenance globale
Choix du recours à la sous-traitance
Compétences du personnel
Evolution des procédures organisationnelles
Budget maintenance
Plan de progrès
Moyens de traitement des informations (GMAO)
Visualisation prévisionnelle de la charge
Décisions de priorités
Maîtrise des délais de réalisation
Analyse des indicateurs de performance et décision d’actions
Suivi budgétaire
Conférence de Beaune - AFIM
Activités de la fonction maintenance

Réflexion long terme
–
–
–
–
–

Réflexion moyen terme
–
–
–
–
–
–
6
Maintenance prise en compte à l’investissement
Cahier des charges maintenance pour l’achat de pièces de rechange et de
prestation
Intervention de maintenance assurée par la production
Veille technologique en maintenance prédictive
Veille technologique en mode opératoire d’intervention
Politique de maintenance des matériels
Préparation des interventions A
Définition des stocks de pièces de rechange « assurance »
Déclenchement des interventions de maintenance préventive
Tenue de la documentation maintenance
Réception maintenance des nouveaux investissements
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Activités de la fonction maintenance

Réalisation
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
7
Affectation des moyens aux besoins: priorités quotidiennes
Suivi d’avancement et réception des interventions
Préparation des interventions de niveau B
Comptes rendus d’intervention
Liaison quotidienne avec les utilisateurs des matériels
Administration du personnel
Réalisation du préventif
Réalisation des dépannages
Réalisation des réparations
Réalisation des modifications maintenance
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Activités de la fonction maintenance

Gestion des pièces de rechange
–
–
–
–
–
–
–
–
–
8
Règles d’approvisionnement et de réapprovisionnement
Règles de gestion des stocks
Identification des stocks
Tenue des mouvements de stocks
Optimisation des magasins
Réception des pièces de rechange
Inventaire des stocks
Analyse des fournisseurs
Tableau de bord
Conférence de Beaune - AFIM
Obligation de moyen /
Obligation de résultat
Les différents types de sous-traitance

Obligation de moyen
–
–

Obligation de résultat
–
–
–
10
Le prestataire se doit de mettre en œuvre les moyens
contractuels en qualité et en quantité
Garantie des moyens mis en oeuvre
Le prestataire se doit d’atteindre le résultat défini
contractuellement
Il définit ce qu’il doit faire et le mode opératoire
Garantie sur le résultat obtenu
Conférence de Beaune - AFIM
Avantages et inconvénients de la prestation
de résultat pour le donneur d’ordre

Avantages:
–
–
–
11
le paiement d’une prestation dont le montant est variable
(intéressement) en fonction du résultat atteint, donc une
garantie sur l’obtention du résultat défini,
un allègement des activités de suivi des travaux réalisés qui
ne concernent plus que la réception des résultats,
le recours à des prestataires de qualité sachant s’engager
sur un résultat à atteindre compte tenu de leur expérience.
Conférence de Beaune - AFIM
Avantages et inconvénients de la prestation
de résultat pour le donneur d’ordre

Inconvénients:
–
–
–
–
12
le risque de perdre la maîtrise du mode opératoire, voire de
sa connaissance.
la nécessité de définir parfaitement les résultats à atteindre,
et ceci, sous une forme quantifiable et vérifiable sans
ambiguïté,
la difficulté de changer d’objectifs de performances pendant
la relation donneur d’ordre – prestataire,
les risques encourus si le prestataire n’a pas les qualités
requises.
Conférence de Beaune - AFIM
Avantages et inconvénients de la prestation
de résultat pour le prestataire

Avantages:
–
–
–
13
La fourniture des prestations avec une valeur ajoutée plus
élevée, car il fournit des prestations de gestion et réflexion
moyen terme,
La réalisation d’une prestation bien définie et quantifiée en
terme de résultat à atteindre,
La reconnaissance comme prestataire expert dans son
métier.
Conférence de Beaune - AFIM
Avantages et inconvénients de la prestation
de résultat pour le prestataire

Inconvénients:
–
une prise de risque car l’obtention des résultats dépend:


–
14
de l'état réel de départ des installations. Si le prestataire
maîtrise parfaitement ses modes opératoires standards, il
n’empêche que le mode opératoire à appliquer sur le cas
concret du donneur d’ordre dépend, en partie, de ce que dit
celui-ci sur la situation de départ,
du comportement des utilisateurs des prestations. Ceux ci ont
un impact sur la prestation en respectant les conditions
prévues contractuellement.
un coût plus élevé pour l’établissement de sa proposition.
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Le processus de sélection
Le processus de sélection

Les étapes:
–
Présélection:


–
–
16
Cahier des charges de consultation
Evaluation et présélection
Sélection finale
Contrat de maintenance
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Objectif de la présélection

Les objectifs:
–
–
–
17
Consulter tous les prestataires sans a priori: des
idées nouvelles peuvent en sortir,
Eviter de traiter le détail sans traiter l’essentiel,
Retenir les 2 prestataires qui présentent la
meilleure garantie et avec qui il sera ensuite
mené les négociations finales.
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La présélection:
le cahier des charges
Le cahier des charges de présélection

Composition:
–
Objectifs attendus


–
Le descriptif technique « basique »







19
Résultat attendu
Objectif du recours à un prestataire
Matériel concerné
Activités à effectuer par le prestataire (matrice de répartition des
activités)
Les contraintes du donneur d’ordre à respecter
Les obligations du donneur d’ordre
Les moyens du prestataire
Les obligations du prestataire
Les procédures organisationnelles
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Le cahier des charges de présélection

Composition (suite):
–
Le descriptif technique « optionnel » avec pour chaque
option:


–
Le chapitre commercial



20
Le pourquoi de l’option,
Les obligations des partenaires.
Type de rémunération possible
Possibilités d’intéressement
Conditions de révision de prix
Conférence de Beaune - AFIM
Le cahier des charges de présélection

Composition (suite):
–
Le chapitre juridique






–
21
Les règles de sécurité
Les règles sociales
Les règles de protection de l’environnement
Les assurances
Les conditions suspensives
Les litiges
La structure des réponses (structuration pour évaluation
des offres): les paragraphes doivent correspondre à des
questions dont les réponses serviront à évaluer les offres.
Conférence de Beaune - AFIM
Le cahier des charges de présélection

Composition (suite):
–
Le nom des interlocuteurs chargés de répondre
aux questions
–
Les annexes




22
Elles explicitent les chapitres.
Listes de matériels.
Procédures organisationnelles.
Ne pas trop en mettre pour ne pas disperser les
réponses.
Conférence de Beaune - AFIM
La présélection:
L’évaluation des offres
L’évaluation des offres

Les critères d’évaluation:
–
Coût:





–
Flexibilité:


–
Répartition des effectifs (national, régional, local)
Procédure de gestion des répartitions des effectifs
Délai:



24
Prix forfaitaire
Partie variable s’il y en a
Formule d’intéressement
Expérience d’intéressement
Formule de révision
Procédure de maîtrise prévisionnelle de la charge
Procédure de distribution des travaux
Procédure de gestion des travaux
Conférence de Beaune - AFIM
L’évaluation des offres

Les critères d’évaluation:
–
Qualité:







–
Réactivité



25
Références similaires
Expérience du personnel
Ancienneté du personnel
Temps consacré à la formation
Procédures AQ ou certifications
Moyens matériels prévus
Taux d’accident du travail
Effectifs mobilisables sur travaux non prévus
Moyens matériels mobilisables sur travaux non prévus
Moyens matériels pour localiser le personnel
Conférence de Beaune - AFIM
L’évaluation des offres

Les critères d’évaluation:
–
Autres:



NB: les critères sont à sélectionner compte tenu de l’objet de la
sous-traitance:
–
–
26
Reprise du personnel
Expérience GMAO
Prestation limitée,
Contrat de maintenance.
Conférence de Beaune - AFIM
L’évaluation des offres

Comment noter l’offre dans chacun des critères:
–
Coûts:



–
Flexibilité:

–
Existence et facilité de compréhension des procédures
Qualité:


27
Valeur de la part forfaitaire et sa définition
Valeur de la part variable et son contenu,
Intérêt de la formule d’intéressement
Choix des références: nom – coordonnées
Information complète transmise
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L’évaluation des offres
–
Délai:

–
Réactivité:

–
Pertinence par rapport aux objectifs du donneur d’ordre.
Points forts:

28
Information complète transmise
Options:

–
Existence et facilité de compréhension des informations
Autres:

–
Existence et facilité de compréhension des procédures
Ils sont cités, justifiés et vérifiables facilement par le donneur d’ordre
Conférence de Beaune - AFIM
La sélection finale
La sélection finale

Pour les 2 prestataires présélectionnés:
–
Visite des références citées


–
Interview du responsable de chantier proposé:



–
30
Expérience
Comportement
Connaissances
Réalisation de chantiers tests

–
Points forts et points faibles
Similitude par rapport aux besoins du donneur d’ordre
Préparations, qualité du travail, rangement, comportement
sécurité, protection de l’environnement, compte rendu
d’intervention.
Remise du projet de contrat et négociation contractuelle
Conférence de Beaune - AFIM
Le contrat de maintenance
Le contrat de maintenance

Son objectif:
–
Revoir les modalités de la rémunération de la
prestation en coordination avec les Achats
–
Mettre en forme:



32
Ce qui doit être fait
Ce qui éventuellement se traitera devant les tribunaux
Le mode de rémunération de la prestation
Conférence de Beaune - AFIM
Le contrat de maintenance

C’est une reprise du cahier des charges de
présélection en incluant:
–
–
–
Les accords aux dérogations
Les conditions de paiement: du ressort des
achats
La partie juridique détaillée: du ressort du juriste:



33
Les assurances
Les conditions suspensives
Les litiges
Conférence de Beaune - AFIM
Les différents types de
rémunération d’un prestataire
Les types de rémunération d’un
prestataire

FORFAIT
–
–
–
Montant fixe au départ
Interventions définies pour un montant précis,
donc parfaitement définissables.
Attention:


–
35
Aux avenants dus aux imprécisions
Aux imprévus
Utilisable pour des prestations limitées dont l’état
initial et l’état final sont parfaitement connus
Conférence de Beaune - AFIM
Les types de rémunération d’un
prestataire

MONTANT VARIABLE
–
Quantité variable à un prix défini
–
–
Rémunération aux bordereaux (mini forfait)
En « régie »: temps prévu ou temps passé
–
Attention:

36
Le prix de l’heure du prestataire est un coût complet
comprenant la marge.
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Les types de rémunération d’un
prestataire

PARTIE FIXE – PARTIE VARIABLE (COST & FEE)
–
Une partie fixe (fee) qui prend en compte les frais fixes de
l’intervention



–
Une partie variable (cost) qui prend en compte le coût
variable de la prestation


37
Encadrement
Matériel, outillage,
Marge, etc.
Masse salariale,
Frais de déplacement, etc.
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Les types de rémunération d’un
prestataire

PARTIE FIXE – PARTIE VARIABLE (COST & FEE)
– Nécessite une définition de la plage des heures
«cost» et un suivi des heures par intervention
–
38
Intérêt = limiter le CIM en garantissant au
prestataire un chiffre d’affaire
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L’intéressement
Objectif de l’intéressement

Ce dispositif souvent appelé "intéressement" ou "bonus malus" a pour objectif de:
–
–

40
motiver le prestataire sur l’évolution positive d’indicateurs de
performance concernant la prestation (application d’une clause de
bonus),
sanctionner les défaillances du prestataire lorsque celles-ci lui sont
intégralement imputables.
Ce dispositif, apte à moduler la valeur économique du contrat,
doit cependant rester dans les limites acceptables
juridiquement c'est à dire ne pas être considéré comme une
clause léonine: le montant du bonus – malus ne peut excéder
15% du montant de base.
Conférence de Beaune - AFIM
Quelle formule d’intéressement?

Les modalités d’intéressement dépendent:
–
–
Des objectifs du contrat
Du respect des contraintes par le prestataire

Encore faut-il être capable de quantifier les objectifs et le non respect
des contraintes

Points importants:
–
–
–
une organisation de contrôle régulière, rigoureuse, objective et rationnelle.
la maîtrise par le prestataire de l’ensemble des paramètres nécessaire à
l’atteinte du résultat en question.
Des formules d’intéressement:



41
parfaitement quantifiables
claires et simples,
réellement adaptées et cohérentes avec le résultat à atteindre
Conférence de Beaune - AFIM
Quelle formule d’intéressement?

Des formules souvent usitées:
–
Sécurité:



–
Qualité:


–
Réactivité sur évènements imprévus
Idées de progrès:

42
Respect des délais sur interventions programmables
Réactivité:

–
Retouches suite à intervention
Résultat d’audit
Délais:

–
Taux de fréquence
Taux de gravité
Ratio d’interventions arrêtées pour non respect des règles de sécurité
De 50 à 100% du gain annuel des améliorations préconisées
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Les clauses de réversibilité
Maintien du savoir-faire: la réversibilité

Principe:
–

Comment:
–
–
44
Permettre au donneur d’ordre de reprendre ou de faire
reprendre l’exécution des prestations à tout moment du
contrat
Des clauses de réversibilité définies dans le contrat
Un dispositif de contrôle régulier de la faisabilité de la
réversibilité: audits
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Maintien du savoir-faire: la réversibilité

Clauses de réversibilité dans les contrats:
–
état des lieux contradictoires des installations et services
rendus:



–
–
45
pour les installations: dates de mise en service et rénovation,
durée de vie prévisionnelle,
pour les services aux occupants: inventaire des services
rendus,
pour les utilités: descriptif des utilités livrées.
modalités sur le devenir du personnel du prestataire en cas
d'arrêt du contrat,
modalités de reprise des éventuels investissements en
équipements effectués par le prestataire,
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Maintien du savoir-faire: la réversibilité

Clauses de réversibilité dans les contrats (suite)
–
–
–
46
modalités de transmission des procédures, et informations
à un nouveau prestataire,
modalités de reprise des contrats de sous-traitance,
garantie de continuité des performances avec pénalités
spécifiques en période de suspension de contrat ou de fin
de contrat.
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Démarrage d’un contrat de
maintenance
Le démarrage d’un contrat de
maintenance

Quelques phases indispensables:
–
Sensibiliser sur le contrat de maintenance tous les
partenaires:



–
–
–
–
48
Utilisateur du matériel
Gestionnaire maintenance
Prestataire maintenance
Former le prestataire aux procédures organisationnelles.
Former le prestataire à la GMAO.
Mettre en œuvre la structure de communication interne
avec un responsable désigné et procédure de
remplacement (1 prestataire + 1 donneur d’ordre).
Mettre en œuvre le tableau de bord se suivi du contrat
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Le démarrage d’un contrat de
maintenance

Quelques phases indispensables (suite):
–
–

A retenir
–
–
49
Définir des réunions contractuelles lors desquelles sont
identifiées des actions de progrès.
Rédiger le plan de prévention.
Le démarrage de contrat s’étale généralement sur une
période de 2 à 3 mois.
Rémunérer le prestataire pour cette phase de démarrage
en lien avec des jalons (rémunération uniquement si
atteinte du résultat escompté) => planning => réception
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Suivi du contrat de maintenance
Le suivi du contrat

La maîtrise de la performance des activités
externalisées nécessite:
–
–
–
–
51
le suivi des résultats réellement obtenus grâce aux
tableaux de bord de mesure des performances de la
prestation,
l’analyse des résultats obtenus pour définir les progrès
potentiels existants et déterminer les actions de progrès
correspondantes,
la mise en œuvre d’une structure de pilotage, de
communication et de dialogue entre le donneur d’ordre et
son prestataire,
le maintien du savoir-faire au donneur d’ordre.
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Tableaux de bord

Les tableaux de bord sont structurés sur la
hiérarchisation ABC (ou Pareto ou 20-80) lié au
constat que:
–
–
–
52
20% des événements représentent 80% de la situation
totale, et ce sont ces évènements qui nécessitent les efforts
d’analyse (événements A),
30% des évènements représentent 15% de la situation
totale (évènements B),
50% des évènements représentent 5% de la situation totale
(évènements C).
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Tableaux de bord

Les indicateurs de niveau équipement sont ceux qui
sont les plus significatifs car ils permettent
véritablement de mesurer la performance d’un
équipement dans son coût global de maintenance et
dans ses différentes composantes.

Ces tableaux de bord sont à compléter par des
tableaux de bord provisoires ayant pour objectifs:
–
–
53
la mesure des résultats suite au lancement d’actions de
progrès,
l’identification des origines de défaillances, lors d’analyses
causales par exemple.
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Structure de pilotage: l’AO

L'organisation du déroulement du contrat nécessite
une AO (assistance par ordinateur) pour:
–
–

faire circuler l'information: demandes d'intervention et suivi,
tableaux de bord, niveau de stocks, suivi des commandes,
etc.
classer, trier, traiter, archiver les données saisies.
2 solutions sont possibles:
–
–
système AO imposé au prestataire:
système AO choisi par le prestataire:

54
le prestataire est formé au système choisi donc pas de
formation à prévoir en phase de démarrage
Conférence de Beaune - AFIM
Structure de pilotage: les réunions

La coordination entre le donneur d’ordre et son
prestataire se fait lors de réunions définies dans le
contrat. Généralement des fréquences:
–
Hebdomadaires:

–
Mensuelles:




55
planning prévisionnel des interventions et d’identifier les
contraintes prévisionnelles du donneur d’ordre
Examen des tableaux de bord de la prestation,
Définition des faits nécessitant une analyse de progrès,
Décision des projets d'améliorations proposés par le
prestataire,
Définition de la valeur des indicateurs servant au paiement de
l’intéressement
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Structure de pilotage: les réunions

Fréquence des réunions (suite):
–
Trimestrielles:



Lors de chaque réunion, un programme d'actions est
élaboré, comportant:
–
–
–
56
Examen de la tenue des objectifs généraux de la prestation,
Examen des difficultés de déroulement du contrat
le descriptif des actions à mener et leurs enjeux financiers,
le responsable des réflexions à mener,
le délai de résolution au plus tard.
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Structure de pilotage: les audits

La réalisation d'audits qualité a pour objectif
d'identifier les défaillances organisationnelles et
humaines .

Les défaillances peuvent être:
–
–
–
–
57
actions prévues non réalisées,
retard dans la réalisation des actions,
non conformité des actions réalisées
défaut dans la veille réglementaire.
Conférence de Beaune - AFIM
Structure de pilotage: les audits

Une définition du processus d'audit est réalisée et
présenté au prestataire lors de la phase de
démarrage.

Les audits portent sur:
–
–
58
les résultats attendus par le donneur d’ordre,
les procédures mises en œuvre par le prestataire:
transcription du savoir faire, sécurité, formation du
personnel, respect de la législation, documentation,
traçabilité des évènements, etc.
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Evolution de la certification
Evolution de la certification

Sécurité:
–
–

Qualité:
–
60
MASE (pétrochimie et chimie)
Directive UIC
Référentiel ISO 9002
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Synthèse
A ne pas oublier …








62
Prendre son temps.
Préparer le terrain.
Le démarrage du contrat.
La structure de pilotage (tableau de bord, réunions,
pilotage, audits).
La réversibilité.
La gestion de sa maintenance à long terme.
Ne pas laisser le prestataire faire.
Ne pas vivre sous la loi des 2B.
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Pierre-Olivier BONNAUD
–
–
–
Ingénieur Arts & Métiers
GPMG 21
Conseil et assistance technique
(maintenance, investissements)
Site web: www.gpmg21.com
Mail: [email protected]
Tél.: + 33 (0) 6.10.02.35.58
63
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