Slide 1

‫مسار الوثيقة االدارية‬
‫ومعالجتها‬
‫د‪.‬عماد بشير‬
‫كلية االعالم والتوثيق‬
‫الجامعة اللبنانية‬
‫المصدر‪ :‬موقع مركز الرائد للتدريب والتطوير )‪)www.al-raeed.net/training‬‬
‫اإلعالمي‬


Slide 2

‫الوثيقة‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫من المصطلحات الشائعة االستخدام‬
‫إختلف الباحثون والمتخصصون في تحديد ماهيتها‬
‫تعددت المصطلحات المرادفة لها في االنتاج الفكري‬
‫الوثائق‬
‫االرشيف‬
‫السجالت‬
‫المحفوظات‬


Slide 3

‫تعريف الوثيقة‬
‫• ” كل مدون أو وسيط يحتوي على بيانات أو معلومات أو‬
‫حقائق‪ ،‬وهي في نظر القانونيين‪ ،‬كل مدون يثبت أو يمنع حقا‬
‫خاصا أو عاما‪ ،‬وهي في نظر االداريين‪ ،‬كل مدون رسمي‬
‫يحتوي على معلومات تنظيمية أو تنفيذية‪ ،‬وهي في نظر‬
‫المؤرخين‪ ،‬كل مدون يحتوي على معلومات ذات قيمة‬
‫تاريخية‪ ،‬إقتصادية كانت أم سياسية‪ ،‬أم إجتماعية أم غيرها“‬


Slide 4

‫الوثيقة االدارية‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫تعرف أحيانا بالوثيقة االرشيفية‬
‫تشمل جميع االوراق او الوسائط الناتجة عن العمل اليومي‬
‫للمؤسسات الرسمية ‪:‬‬
‫عامة حكومية (وزارة‪ ،‬مجلس وطني‪ ،‬مؤسسة‬
‫حكومية‪...‬الخ)‬
‫خاصة (منظمات‪ ،‬إتحادات‪ ،‬شركات‪ ،‬مصارف‪...‬الخ)‬


Slide 5

‫الوثيقة االدارية‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫هي المرآة الصادقة لعمل ونشاط الدولة والمؤسسة الخاصة‬
‫هي المدون الرسمي الذي يعكس تاريخ الدولة والمؤسسة في‬
‫مختلف الجوانب االجتماعية واالقتصادية والسياسية‪ ....‬الخ‬
‫هي الذاكرة الفعلية للدولة والمؤسسة‬
‫الدول تمتلك مراكز وثائق وطنية‬
‫تمر الوثيقة االدارية بدورة عمل تبدأ من إنتاجها وتنتهي‬
‫بإتالفها أو حفظها الى ما ال نهاية‬


Slide 6

‫مرحلة التكوين‬
‫• مرحلة التكوين ‪ :‬تتكون الوثائق نتيجة الممارسات االدارية‬
‫‪ (1‬أنواعها ‪ :‬القرارات‪ ،‬المراسيم‪ ،‬التقارير‪ ،‬التعاميم‪،‬‬
‫المذكرات‪ ،‬محاضر الجلسات واالجتماعات‪....‬الخ‬
‫‪ (2‬أشكالها ‪ :‬الورقي‪ ،‬السمعي‪ ،‬البصري‪ ،‬السمعي البصري‪،‬‬
‫االلكتروني والرقمي‪...‬الخ‬


Slide 7

‫مرحلة االستخدام‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫يستفاد من الوثائق في تنظيم االعمال واالجراءات في مدة‬
‫نشاطها‬
‫تخضع الوثائق في مدة إستخدامها الى تنظيم محدد‬
‫لتحقيق االستخدام ال بد من تحقيق ما يلي‪:‬‬
‫ماهية الوثيقة‪ ،‬غرض الوثيقة وأهدافها‪ ،‬طبيعة إستعمالها‪،‬‬
‫شكلها‪ ،‬تاريخ الوثيقة ورقمها‪ ،‬مكان حفظها‪ ،‬موضوعها‪،‬‬
‫وعمر الوثيقة الزمني‬


Slide 8

‫مرحلة التقويم‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫تعد إجراءات التقويم من االجراءات المعقدة‬
‫غير مقننة وفقا لمعايير محددة‬
‫نجد إختالفات بين الدول والمؤسسات في هذا الصدد‬
‫تقويم الوثائق يعني تحديد أهميتها لجهة الحفظ ولجهة اإلتالف‬


Slide 9

‫مرحلة الحفظ‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫تعتبر هذه المرحلة من أهم مراحل دورة العمل للوثيقة‬
‫وهي ترتكز على نظام للترتيب والتصنيف‬
‫وهي تتطلب شروط حفظ مرتبطة بسالمة الوثيقة وأمنها‬
‫من االمور الرئيسية في هذه المرحلة وجود لوائح وجداول‬
‫تحدد العمر الزمني للوثائق وأسلوب حفظها‬
‫وتعد هذه اللوائح والجداول سلفا وفقا إلجراءات واعتبارات‬
‫تتعلق بقيمة الوثائق ونشاطها والغرض منها‬


Slide 10

‫مرحلة التحويل‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫هذا يعني تحويل الوثائق من مكان الى آخر‬
‫من الحفظ المؤقت الى الحفظ الدائم‬
‫ويتم ذلك وفقا لما هو محدد في لوائح الحفظ وجداوله‬
‫يتم التحويل من االدارة المنتجة للوثيقة الى المكان النهائي‬
‫للحفظ المعروف بالمحفوظات‬


Slide 11

‫مرحلة االتالف‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫من المراحل المهمة في دورة الوثائق‬
‫تتلف الوثائق غير المرغوب فيها تالفيا للتكديس والتراكم‬
‫الحذر والدقة عنوانان مهمان في هذه المرحلة‬
‫يتم االتالف بإشراف الجهاز المركزي للمحفوظات‬
‫طبقا لنموذج خاص معد مسبقا ويحتوي على وصف شامل‬
‫للوثائق المطلوب إتالفها‬
‫يحتوي النموذج على أسلوب االتالف وتاريخ التنفيذ وتوقيع‬
‫المنفذ‬


Slide 12

‫أعمار الوثائق‬
‫• للوثائق رحلة عمرية تبدأ منذ مولدها وحتى حفظها الى‬
‫االستغناء عنها‬
‫• يعتبر المتخصصون أن للوثيقة حياة خاصة بها يحددونها‬
‫بثالثة أعمار‪:‬‬
‫‪ (1‬العمر االداري الجاري‬
‫‪ (2‬العمر الوسيط‬
‫‪ (3‬العمر التاريخي الالنهائي‬


Slide 13

‫العمر االداري الجاري‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫•‬

‫هناك من المتخصصين من يسمي هذه المرحلة بـ“ مرحلة‬
‫الوثيقة النشطة“‬
‫وهي المرحلة التي تحتاج فيها الجهة العودة والرجوع الى‬
‫الوثيقة بصفة مستمرة‬
‫تبلغ مدة هذا العمر خمس سنوات تقريبا وهو يعود للوائح‬
‫المعتمدة من الجهة المنشأة للوثيقة‬
‫تصل قيمة الوثيقة االولية االساسية في هذا العمر الى أقصاها‬


Slide 14

‫العمر االداري الجاري‬
‫• يكون إستخدام االداريين لها إستخداما جاريا وربما بشكل‬
‫يومي‬
‫• تحفظ الوثائق في هذه المرحلة في المكاتب االدارية التابعة‬
‫للجهة التي أنشأتها‬
‫• يلعب المؤرشف دورا مهما وأساسيا في هذه المرحلة لجهة‬
‫إتالف الوثيقة وتسجيلها وتصنيفها وترتيبها وإستبعادها الى‬
‫أماكن حفظ أخرى‬


Slide 15

‫العمر الوسيط‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫تعرف أيضا بمرحلة الوثيقة نصف النشطة أو نصف الجارية‬
‫تقل الحاجة المستمرة الى الوثيقة في هذه المرحلة‬
‫تنتقل فيه الوثائق الى مكان موقت‬
‫تفرز وتصنف وتفهرس وتوصف وفقا لتصنيف مختلف في‬
‫العادة عن تصنيف المنشأ‬
‫تتعرض للصيانة المستمرة‬
‫يتم الرجوع اليها من وقت آلخر‬


Slide 16

‫العمر الوسيط‬
‫• تبلغ مدة عمر الوثائق خمسة وأربعون عاما تقريبا‬
‫• يتخلص االداريون من هذه الوثائق لهبوط قيمتها االساسية‬
‫االولية الى اقل من تكاليف حفظها‬
‫• ويلعب االرشيفي دورا في هذه المرحلة لناحية الفرز‬
‫واالستبعاد والتحويل الى المحفوظات‬


Slide 17

‫العمر الوسيط‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫بعض المتخصصون يقسم عمر الوثيقة في هذه المرحلة الى ‪:‬‬
‫العمر الوسيط االول (خمس سنوات)‬
‫العمر الوسيط الثاني (عشرون عاما)‬
‫العمرالوسيط الثالث (عشرون عاما)‬


Slide 18

‫العمر التاريخي الالنهائي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬

‫يعرف بمرحلة الوثيقة الهامدة‬
‫ينتهي العمل االداري من الوثيقة‬
‫تصبح القيمة البحثية للوثيقة مهمة جدا‬
‫توضع الوثيقة في خدمة الجمهور‬
‫تستودع الوثيقة في دار الوثائق الوطني أو مؤسسة‬
‫المحفوظات الوطنية‬


Slide 19

‫شكرا النتباهكم‬