Transcript الشروط الواجب توافرها في نظام المعلومات والمؤسسة - PNU

‫مكم ‪2236‬‬
‫المحاضرة األولى‬
‫‪‬‬
‫مفاهيم عامة (مجتمع المعلومات – البيانات – المعلومات – معالجة البيانات)‬
‫‪‬‬
‫تعريف نظم المعلومات‬
‫‪‬‬
‫أسباب تبني نظم المعلومات المبنية على الحاسب اآللي في المكتبات و مراكز‬
‫المعلومات‬
‫‪‬‬
‫مزايا استخدام الحاسبات اآللية في مجال المكتبات ومراكز المعلومات‬
‫‪‬‬
‫البدائل المتاحة لنظم المعلومات المعتمدة على الحاسب اآللي‬
‫‪‬‬
‫مشاكل وعيوب كل بديل‬
‫‪‬‬
‫الشروط الواجب توافرها في نظام المعلومات والمؤسسة المقدمة له‬
‫‪ ‬مجتمع المعلومات‪:‬‬
‫" هو المجتمع الذي يعتمد في تطوره بصفة رئيسية على المعلومات والحاسبات اآللية وشبكات االتصال”‬
‫أي أن المعلومات هي أساس لهذا المجتمع‬
‫‪‬‬
‫البيانات‪:‬هي حقائق مجردة لوحدها ليس لها معنى‪ ،‬أما إذا تم معالجتها أو تصنيفها أو ترتيبها‬
‫بصورة ما فإنها تصبح معلومة مفيدة‪.‬‬
‫‪‬‬
‫المعلومات‪:‬‬
‫‪‬‬
‫بيانات تم معالجتها حسابيا و منطقيا او ترتيبها و فرزها ‪.‬‬
‫‪‬‬
‫المعلومات هي نتيجة تنظيم أو ترتيب أو جدوة أو تحويل هذه البيانات ‪-‬بواسطة النظام‪ -‬الى مجموعات‬
‫مختارة من البيانات مجمعة بطريقة معينة مما يزيد من قيمتها بالنسبة للمستفيد أو المستخدم‬
‫‪‬‬
‫معالجة البيانات =‬
‫تحويل البيانات إلى معلومات‬
‫‪‬‬
‫” نظام المعلومات هو أجراء منظم لتجميع وتجهيز واختزان واسترجاع‬
‫المعلومات الموثقة الرضاء حاجات متنوعة ” تعريف بوركو‬
‫‪‬‬
‫نظم المعلومات المرتبطة بالحاسب األلي هي تلك النظم التي تستخدم أجهزة‬
‫وبرمجيات الحاسب اآللي وقواعد البيانات واإلجراءات واألفراد لتجميع وتحويل‬
‫وإرسال المعلومات في المنشأة أو المؤسسة بغرض حل المشاكل الروتينة أو دعم‬
‫متخذ القرار بالبدائل الالزمة لمواجهة األزمات الطارئة وغير المتوقعة‬
‫‪.1‬‬
‫الرغبة في تقديم خدمات معلومات أفضل لمجتمع المكتبة أو مركز المعلومات‬
‫من خالل االستفادة من التطبيقات الحديثة للحاسبات اآللية والتي دخلت في‬
‫معظم مجاالت المكتبات والمعلومات على اختالفها كاالعارة و الفهرسة وتداول‬
‫المعلومات ومصادرها‪.‬‬
‫‪.2‬‬
‫مواجهة الزيادة الهائلة في المعلومات ومصادرها‪.‬‬
‫‪.3‬‬
‫إتاحة المعلومات ومصادر المعلومات الموجودة في صور مقروءة الكترونيا‬
‫كأقراص الليزر لمجتمع المستفيدين وهي التي تتميز بحداثتها وسهولة البحث‬
‫فيها‪.‬‬
‫‪.4‬‬
‫تحقيق المزيد من التفرغ لالختصاصيين في مجال المعلومات لتقديم خدمات‬
‫المعلومات المتطورة والمتخصصة للمستفيدين من خالل التحرر من األعباء‬
‫الروتينة التقليدية كالتسجيل واإلعارة وغيرها‪.‬‬
‫‪.1‬‬
‫رفع مستويات األداء في المكتبات ومراكز المعلومات كنتيجة لتطوير أداء‬
‫الوظائف وخدمات المعلومات المقدمة‬
‫‪.2‬‬
‫تطوير التعاون بين المكتبات ومراكز المعلومات وفروعها وبين بعضها البعض‬
‫وكذالك ربطها بقواعد البيانات على المستويات المحلية والعالمية‬
‫‪ ‬شراء حزم برامج جاهزة (‪ )Software packages‬بحيث تضم‬
‫تطبيقات الحاسب اآللي في مجال المكتبات والمعلومات‬
‫‪ ‬االشتراك مع مكتبات ومراكز معلومات أخرى من خالل شبكة تعاون‬
‫‪Network‬‬
‫‪ ‬استخدام نظم نجحت في مكتبات أو مراكز معلومات أخرى بعد ادخال‬
‫التعديالت عليها احيانا لتناسب الظروف الخاصة بالبيئة الجديدة‬
‫‪ ‬بناء نظام خاص لمالئمة احتياجات المكتبة أو مركز المعلومات‬
‫شراء حزم برامج )أنظمة) جاهزة (‪)Software packages‬‬
‫تعريف الطريقة‬
‫النظام الجاهز هو نظام صممته وطورته وبرمجته واختبرته ثم عرضته للبيع للمكتبات شركة من‬
‫الشركات المتخصصة في بيع او تأجير نظم الحواسيب اإللكترونية للمكتبات‬
‫يعتبررررررررر أك ررررررررر ‪ .1‬تكلفتها البسيطة في الغالب حيث‬
‫البدائل المتاحة‬
‫•يمكن الحصول على خصم كبير في األسعار للمكتبات ومراكز المعلومات‪ ,‬بل إن بعض‬
‫للمكتبات رواجرا‬
‫المؤسسات المنتجة توفر امكانيات التدريب‬
‫بسبب‬
‫• أسعار خاصة للمؤسسات التي تستخدم نفس لبرامج على مستوى المؤسسة بفروعها‬
‫•يمكن التعاقد مع بعض الشركات لتوفير النسخ المعدلة من البرامج عند ظهورها بأسعار‬
‫معقولة‬
‫‪ .2‬كما يمتاز هذا الخيار بسرعة توفيرة لتلك التطبيقات في المكتبة‬
‫عيررررررروب هررررررر ا بعض النظم الجاهزة غير مرنة وغير قابلة للتعديل ‪.‬‬
‫البديل‬
‫االشتراك مع مكتبات ومراكز معلومات أخرى من خالل شبكة تعاون ‪Network‬‬
‫تعريف الطريقة النظام في هذه الطريقة تقوم هيئة مشرفة مثل ‪OCLC‬‬
‫او شركة تجارية بتوفير النظام المبني على الحاسب اآللي بناء على خطة مشاركة معينة ‪ .‬واالشتراك‬
‫في هذا النظام يتم بواسطة دفع اشتراكات عضوية او تكاليف خدمات مثل الفهرسة ‪ ،‬االقتناء ‪ ،‬وغير‬
‫ذلك من الخدمات‪.‬‬
‫مميرررررزات هررررر ا ‪ .1‬يمتاز هذا الخيار باالنخفاض النسبي لتكلفته حيث تتوزع تكلفة الخدمات المقدمة على جميع‬
‫البديل‬
‫المشتركين في الشبكة إضافة ال مكانية االستغناء عن التزويد ببعض المصار المكررة أو التي‬
‫تستخدم بشكل بسيط‬
‫‪ .2‬يمكن االستفادة من هذه الخدمة بسرعة بجرد االشتراك وتوفير تجهيزات االتصال‬
‫‪ .3‬كما يمتاز هذا الخيار بأنه يترك للمشترك حرية قطع االشتراك وعدم تجديدة إذا لم يض عن‬
‫الخدمات المقدمة له دون خسائر كبيرة‬
‫‪ .4‬كما ينمي االنتماء لمثل هذه الشبكات برامج التعاون بين المشاركين‬
‫االشتراك مع مكتبات ومراكز معلومات أخرى من خالل شبكة تعاون ‪Network‬‬
‫عيررررررروب هررررررر ا ‪ .1‬أنه كأي نظام تعاوني ينظر لمصلحة األغلبية أو الجماعة والتي هي بالتأكيد ليست موائمة بشكل‬
‫البديل‬
‫كامل لمصلحة واحتياجات أي فرد منها منفردا مع صعوبة ادخال التعديالت على أنظمتها‬
‫‪ .2‬كما تشعر المكتبة أو مركز المعلومات أحيانا بعدم الثقة في االعتماد على مثل تلك الشبكات في‬
‫توفير خدمات المعلومات والوصول للمصادر غير المتوفرة داخل نفس المكتبة أو المركزالنها‬
‫جهة خارجية ال سلطة لها عليها‬
‫‪ .3‬بينما ترى بعض المكتبات والمراكز الكبيرة في التعاون إلتاحة مصادر المعلومات كاإلعارة بين‬
‫المكتبات أنه ال يقوم على أسس عادلة من وجهة نظرها ‪ ,‬حيث تستفيد المكتبات والمراكز‬
‫األصغر من تلك الخدمات بصورة أكبر‬
‫تبني نظم جاهزة مع إدخال التعديالت المواءمة عليها‬
‫تعريف الطريقة‬
‫حسب هذه الطريقة تقوم المكتبة او مركز المعلومات بنسخ او تعديل نظام مكتبي مبني على‬
‫الحاسوب تستخدمه مكتبة أخرى مشابهة ‪.‬‬
‫مميرررررررزات هررررررر ا ‪ .1‬أن المكتبة ستوفر على نفسها الوقت والجهد والنفقات الخاصة بتصميم وبرمجة واختبار‬
‫البديل‬
‫النظام الن المكتبة األخرى قد قامت بالجهد األساسي في هذا المجال ‪.‬‬
‫‪ .2‬تستطيع المكتبة المستعيرة االستعانة بخبرات المكتبات األخرى واالستفادة منها عند الحاجة ‪.‬‬
‫عيب ه ا البديل‬
‫نظرا ألختالف الظروف والنظم الداخلية بين المكتبات واختالف أسلوب العمل واحتياجات‬
‫المستفيدين فإن مثل هذا الخيار قد يقابله الفشل في بيئته الجديدة التي لم يصمم لها في األساس إذا لم‬
‫تنجح التعديالت التي يتم ادخالها عليه الجراء المواءمة‪.‬‬
‫بناء نظام خاص لمالئمة احتياجات المكتبة أو مركز المعلومات‬
‫تعريف الطريقة‬
‫االتجاه األخير هو أن تقوم المكتبة او مركز المعلومات بتصميم وبرمجة واختبار نظام مبني‬
‫على الحاسوب الستخدامه في عملياتها وخدماتها المختلفة ‪.‬تعتبر هذه الطريقة من أصعب‬
‫الطرق ‪..‬‬
‫مميزات ه ا البديل‬
‫أهم مزايا هذا البديل هو أن النظام سيبني تحت إشارف المكتبة منذ بداياته األولى مما يزيد من‬
‫إمكانية التحقق واالختبار من أنه يغطي كافة االحتياجات والعميات واالنشطة فيها‬
‫عيوب ه ا البديل‬
‫‪ .1‬ستغرق تلك األنظمة وقتا طويال نسبيا العدادها قبل التطبيق إذا ماقورنت بالبدائل السابقة‬
‫‪ .2‬ارتفاع تكاليف ونفقات تصميم واختبار وتشغيل وصيانة النظام‬
‫‪.1‬‬
‫يجب أن توفر المؤسسة معلومات كافية عنها وعن العاملين بها من حيث‬
‫االستقرار المالي للمؤسسة وتقاريرها السنوية (لضمان بقاء المؤسسة لفترة‬
‫مقبولة لتحمل التزاماتها )‬
‫‪.2‬‬
‫يجب عرض مواصفات األجهزة وضمان صيانتها وتشغيلها لفترة مناسبة بعد‬
‫التعاقد على النظام ال تقل عن سنة واحدة‬
‫‪.3‬‬
‫معرفة المواصفات الكاملة عن البيئة المناسبة للنظام من مساحة وطاقة‬
‫كهربائية وتكييف وأية شروط أخرى‬
‫‪.4‬‬
‫كيفية معالجة مشاكل االصالحات الطارئة وتوفير قطع الغيار وسرعة اتمام تلك‬
‫االصالحات مع تحديد الزمن االقصى للفترة التي تستغرقها المؤسسة للبدء في‬
‫اصالح األعطال التي تواجه النظام مع توافر المعلومات عن أسعار تكاليف‬
‫االصالح وساعات العمل للفنيين وقطع الغيار بعد انتهاء فترة التكفل بتشغيل‬
‫وصيانة النظام‬
‫‪.5‬‬
‫تقديم جدول زمني التمام بنود التعاقد وتحديد غرامات التأخير‪.‬‬
‫‪.6‬‬
‫تطوير برامج التطبيق و األنظمة باستمرار وحق المكتبة أو مركز المعلومات‬
‫في إدخال التعديالت والتطويرات على تلك االنظمة‪.‬‬
‫‪.7‬‬
‫توفير التدريب الالزم لعدد متفق عليه من الموظفين على النظام مع توضيح‬
‫تكلفة تدريب أية اعداد إضافية منهم واالطالع على تفاصيل برامج التدريب‬
‫ومحتوياتها والقائمين عليها‪.‬‬
‫‪.8‬‬
‫تقديم العروض الحية لألنظمة والبرامج المستخدمة واإلجابة على األسئلة‬
‫واالستفسارات وتقديم التوضيحات الالزمة‪.‬‬
‫‪.9‬‬
‫ينبغي أن يتميز النظام بقدرة استيعابية أولية تتسع الجتياجات المكتبة االتية وتلك‬
‫في المستقبل القريب دون الحاجة إلى ادخال تعديالت‪.‬‬
‫‪.10‬‬
‫يجب اختبار األنظمة الموائمة لتلك التي يتوقع التعامل و التعاون معها على‬
‫المستويات المحلية والعالمية تالفيا للمشاكل التي تقع إذا لم يلتزم بذالك‪.‬‬