Spotkanie informacyjne Lubuski e-Urząd Sebastian Białas Project Manager System eDOKweb – spotkanie informacyjne Agenda System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Przykład wykorzystania Platformy Korzyści z wdrożenia Dalsze.
Download
Report
Transcript Spotkanie informacyjne Lubuski e-Urząd Sebastian Białas Project Manager System eDOKweb – spotkanie informacyjne Agenda System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Przykład wykorzystania Platformy Korzyści z wdrożenia Dalsze.
Spotkanie informacyjne
Lubuski e-Urząd
Sebastian Białas
Project Manager
System eDOKweb – spotkanie informacyjne
Agenda
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej
Przykład wykorzystania Platformy
Korzyści z wdrożenia
Dalsze działania
2
Elektroniczny Obieg Dokumentów
eDOKweb
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
eDOKweb
SERWER BAZY
DANYCH
SERWER
APLIKACJI
LINUX
WINDOWS
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Kalendarze
•
•
•
•
Poczta E-mail oraz Wnioski Elektroniczne
Planowania zadań, spotkań
Informowanie o swojej nieobecności innych
pracowników
Możliwość wprowadzania przez Kierownika
wpisów do kalendarza pracownika
Planowanie zadań dla pracownika.
•
•
•
Możliwość korzystania z wbudowanego do
aplikacji klienta poczty e-mail i faksu.
Możliwość obsługi wniosków elektronicznych
przychodzących ze skrzynki podawczej.
Integracja z ePUAP, SEKAP, ESP i EBOI.
Szablony pism
•
•
•
•
Tworzenie szablonów pism wychodzących
Dodawanie znaczników treści
Rozbudowany edytor wewnętrzny aplikacji
Integracja z MS Word, MS Excel.
Obsługa skanera oraz drukarki
•
•
•
•
•
Wbudowana obsługa skanera
Drukowanie treści pism
Drukowanie kopert
Generowanie raportów
Wydruk ZPO
Podpis elektroniczny
•
•
•
•
Podpisywanie dokumentów
Weryfikacja podpisu
Profil Zaufany ePUAP
Obsługa podpisu kwalifikowanego oraz
niekwalifikowanego
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Dekretacje
•
•
•
•
Podstawowe typy dekretacji
Możliwość definiowania dodatkowych typów dekretacji
Historia ostatnio wykonanych dekretacji wraz ze
zdjęciem pracownika
Możliwość wykorzystania mechanizmu Workflow
Pełnomocnictwa oraz Praca w imieniu
•
•
•
Praca w imieniu innego pracownika bez konieczności •
logowania się na konto tego użytkownika
Udzielanie pełnomocnictwa przez użytkownika bądź
administratora systemu
•
Logi pełnomocnika – historia operacji podczas pracy w •
imieniu innego użytkownika
Praca w grupach
•
•
Możliwość pracy nad sprawą przez kilku
pracowników
Odbieranie dysponowania po zakończeniu
pracy przez dysponenta sprawy
Integracja z domeną oraz kontrola haseł
Po zalogowaniu na konto w domenie użytkownik
jest automatycznie logowany w systemie
eDOKweb.
Okresowa zmiana hasła
Wyższy stopień złożoności hasła.
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Przekazywanie zakończonych spraw do archiwum zakładowego
•
Definiowanie spisów zdawczo-odbiorczych
•
Pełna automatyzacja procesu
Kontrola poprawności / kompletności
•
wraz ze sprawą przekazywane są wszystkie dokumenty dołączane do sprawy
Ułatwienia weryfikacji kompletności
Wypożyczanie sprawy z archiwum
•
Wsparcie procesu wypożyczania spraw na podstawie wniosków
Brakowanie dokumentów
Przekazywanie spraw do Archiwum Państwowego
•
Automatyzacja procesu poprzez przygotowanie kompletnej paczki dla Archiwum
Państwowego
Pełna zgodność z przepisami prawa
•
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym
•
Instrukcja archiwalna
•
Wytyczne NDAP
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Edytor procesów Workflow
•
Projektowanie poszczególnych kroków automatycznej dekretacji.
•
Pobranie struktury organizacyjnej Urzędu – przypisanie pracowników do procesu
•
Możliwość dowolnego definiowania kroków procesu
•
Pełna integracja z systemem eDOKweb
System eDOKweb
•
Przypisanie procesu Workflow
do rodzaju sprawy z RWA
•
Powiązanie sprawy z Workflow.
•
Możliwość definiowania listy zadań
dla danego kroku
•
Możliwość uzupełnienia procesu
o formularze elektroniczne
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Kalendarz
Dekretacje
Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej
Obsługa E-mail oraz FAX
Archiwum zakładowe
Skanowanie i drukowanie dokumentów
Pełnomocnictwa i praca w imieniu
Praca w grupach
Workflow oraz WTD
Przekazywanie dokumentów do Archiwum Państwowego
Wewnętrzna baza korespondentów, słownik adresów oparty o Teryt
Terminy rozpatrywania spraw – powiadamianie o upływającym terminie sprawy
Tworzenie treści pism wychodzących w oparciu o zdefiniowane szablony
• Możliwość pracy z elektronicznymi formularzami dla pracowników,
• Tworzenie treści w oparciu o inteligentne szablony,
• Możliwość wykorzystania danych z zewnętrznych systemów
Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej
Przykład wdrożenia
JST
JST
JST
JO JST
JO JST
Korzyści z wdrożenia RPKE
Regionalna Platforma
Komunikacji Elektronicznej
•
•
•
•
•
•
•
Jedno miejsce kontaktu z interesantami
Regionalny katalog usług
Profil Zaufany ePUAP
Płatności elektroniczne
Komunikacja JST <> JST
Zgodność z przepisami
Bezpieczeństwo (SSL, podpis elektroniczny)
Obieg dokumentów
dla Jednostek Organizacyjnych
•
•
•
•
•
•
•
Nie wymaga infrastruktury
Szybki dostęp z każdego miejsca
Komunikacji z RPUE
Wymaga łącza internetowego
Komunikacja JO <> JST
Zgodność z przepisami
Bezpieczeństwo
Przykład:
Obsługa deklaracji elektronicznych
Przykład: Przyjmowanie deklaracji elektronicznych
Regionalna Platforma
Komunikacji Elektronicznej
JST
JST
JST
Korzyści wynikające z realizacji projektu
Korzyści z wdrożenia
Dla Kierownictwa:
•
•
•
•
•
•
•
Większa kontrola nad zadaniami pracowników urzędu.
Zwiększenie wydajności i szybkości procedowania spraw.
Lepsza organizacja pracy.
Możliwość monitorowania stanu prac.
Możliwość przejmowania dysponowania.
Kontrola terminowości załatwianych spraw.
Szybkie raportowanie bez angażowania pracowników.
Korzyści z wdrożenia
Dla Pracowników:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Uporządkowanie dokumentów
Łatwy i szybki dostęp do pism i spraw
Szybkie tworzenie raportów
Błyskawiczne dekretacje
Szybkie tworzenie pism dzięki wykorzystaniu szablonów
Automatyczne nadawanie numerów i znaków
System podpowiedzi (np. rodzaje pism możliwych do zarejestrowania w danej
sprawie)
Wyszukiwanie dokumentów bez odchodzenia od biurka
Automatyczne dekretacje (WorkFlow)
Korzyści z wdrożenia
Dla Województwa i jego Mieszkańców:
•
•
•
•
•
•
•
Spójny system eFormularzy dla wszystkich jednostek,
Integracja jednostek na poziomie regionalnym,
Możliwość włączenia do systemu jednostek organizacyjnych,
Możliwość bez kosztowego i błyskawicznego przekazywania dokumentów
pomiędzy jednostkami w całym województwie (JST oraz JO),
Łatwy dostęp do eUsług z każdego miejsca – spójny bez względu na jednostkę
Możliwość monitorowania przebiegu realizacji spraw
Możliwość wykorzystania płatności elektronicznych
Co dalej…?
System jest cały czas rozwijany…
Rozwój własny Wykonawcy
Rozwój na podstawie sugestii Klientów
Rowzwój wynikający ze zmian prawnych
Co dalej…?
Przykłady zmian w systemie…
Dla Zarządu i Kierownictwa jednostki
•
Nowy proces akceptacji dokumentów
•
Dedykowane skrzynki dekretacji / akceptacji
•
Nowe funkcje kalendarzy
Dla Kancelarii
•
Usprawnienie procesu rejestracji korespondencji
•
Nowy sposób wysyłki dokumentów
•
Szybka rejestracja ZPO
Dla użytkowników
•
Optymalizacja interfejsu
•
Nowe funkcje usprawniające działanie
•
Optymalizacja szybkości działania
Sebastian Białas
kom. +48 504 142 717
tel. + 48 22 290 88 00
[email protected]
Dziękujemy!
21