Transcript Wykład 10
Systemy WorkFlow
Termin
WorkFlow
(WF)
(przepływ
dokumentów, przepływ pracy) określa grupę
zaawansowanych
aplikacji
informatycznych
wspomagających zarządzanie organizacjami w
zakresie
dostarczania
użytkownikom
potrzebnych im informacji oraz odwzorowywania
i sterowania procesami.
Podział systemów WF
Aplikacje wyspecjalizowane
Aplikacje uniwersalne
Właściwe aplikacje WorkFlow
Rozwinięte aplikacje WorkFlow
Aplikacje wyspecjalizowane
Aplikacje
wyspecjalizowane
są
wykorzystywane
w
obsłudze
procesu
dokumentowania
(gospodarowania
dokumentami)
w
określonej
dziedzinie
przedmiotowej.
Systemy
wyspecjalizowane
mogą
wspomagać pracę z rysunkami i dokumentami
technicznymi oraz produkcyjnymi, tworzyć
centralną bazę dokumentów z mechanizmami
zarządzania ich stanami i wersjami (np.
informowanie o użyciu nieaktualnych wersji
dokumentów).
Aplikacje uniwersalne
•
•
•
•
Aplikacje uniwersalne służą do obsługi
dowolnych obszarów dziedzinowych organizacji.
Podstawowe zadania tego typu systemów:
konwertowanie dokumentów tradycyjnych do
wersji elektronicznych,
tworzenie dokumentów w różnych środowiskach
programowych,
archiwizowanie
różnego
typu
dokumentów
(rysunków, projektów, map, plików tekstowych)
wyszukiwanie, grupowanie
i udostępnianie
dokumentów upoważnionym użytkownikom
•
•
•
•
•
•
•
Typowe moduły systemów uniwersalnych:
Skanowanie
Archiwizowanie
Automatyczne
rozpoznawanie
treści
dokumentów
Wyszukiwanie na podstawie złożonych zapytań
Prezentacja (w oparciu o własne lub zewnętrzne
przeglądanie dokumentów różnych typów)
Dostęp do dokumentów przy użyciu sieci
komputerowych
Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów.
Właściwe aplikacje WorkFlow
Właściwe
aplikacje
WorkFlow
realizują
funkcje wcześniejszych typów, ale również
realizują
ideę
sterowanie
przepływem
dokumentów dotyczących pracy.
Plany
przepływu
dokumentów
są
wprowadzane
(programowane)
przez
użytkowników
lub
są
automatycznie
rozpoznawane przez system (w oparciu o
dotychczasową praktykę).
Praktyka
ukształtowała
dwa
rodzaje
architektury
aplikacji
WF
–
Workflow
Management
Coalition
(WfMC)
i
Object
Management Group (OMG).
Cechy właściwych aplikacji WF
•
•
•
•
Nadzorowanie i raportowanie stanu realizacji
zadań (w odniesieniu do zapisanych planów)
W przypadku wystąpienia zakłóceń w realizacji
przebiegu
dokumentów
możliwe
jest
automatyczne
uruchomienie
dodatkowych
aplikacji (np. ERP)
Odtwarzanie i analizowanie form i treści aktów
komunikowania się użytkowników (zewnętrznych
i wewnętrznych) wraz z historią dokumentów i
procesów
Obsługa pracy grupowej współdziałających
podmiotów bez względu na ich fizyczną
lokalizację
Podstawowe funkcje aplikacji WF
•
•
•
•
•
•
Odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy,
wraz z określeniem dla każdej komórki jej
kompetencji i zasobów
Definiowanie modeli procesów (przebiegu pracy)
Rozdzielanie pracy z możliwością sekwencyjnej i
współbieżnej realizacji zadań
Łączenie pracy i synchronizacja wykonywanych
zadań
Warunkowe wykonywanie wyróżnionych etapów
Dołączanie
informacji
(dokumentów
elektronicznych) do przebiegu procesów
•
•
•
•
Przypisywanie zasobów lub wyspecjalizowanych
aplikacji oraz warunków wykonywania zadań do
podprocesów
Wywoływanie aplikacji zewnętrznych
Możliwość elastycznej konfiguracji w celu
przystosowania systemu do zmian zachodzących
w organizacji
Otwarta architektura, zapewniająca możliwość
integracji z dowolnymi bazami danych i
aplikacjami.
Przykładowymi środowiskami narzędziowymi
tego typu aplikacji są: Lotus Domino, Microsoft
Exchange i Novell GroupWise.
W przypadku implementacji tego typu
systemów w aplikacjach ERP (np. SAP R/3,
System 21, GEAC/JBA, BaanIV, MFG/PRO, IFS)
często określa się je jako EDM (Electronic
Document Management).
Rozwinięte aplikacje WorkFlow
Do aplikacji tego typu (nazywanych również
ECM – Enterprise Content Management) należą
systemy
najbardziej
zaawansowane,
o
właściwościach
użytkowych
typów
wcześniejszych
oraz
aplikacje
mające
właściwości
autonomicznego
sterowania
złożonymi procesami.
Są
to
pakiety
o
wysokim
stopniu
zintegrowania i umożliwiają operowanie na treści
(zawartości
informacyjnej)
dokumentów,
umożliwiające współdzielenie zasobów wiedzy z
klientami i partnerami.
Systemy Business Inteligence
Grupa systemów, wspierających w różnym
stopniu procesy informacyjne i decyzyjne,
określana jest jako aplikacje BI (Business
Intelligence). U ich podstaw leżą nowe
technologie informatyczne, metody eksploracji
danych i metody wizualizacji informacji.
Zadaniem systemów BI jest stworzenie
optymalnej platformy informacyjnej, dającej
nowe możliwości analizy danych, do których
dostęp w przeszłości był utrudniony, a
kompleksowa analiza niemożliwa.
Rozwiązania BI wspierają planowanie i
kontrolę procesów ekonomicznych, w tym
analizę rentowności działalności, automatyzują
sprawozdawczość
i
rozbudowaną
analizę
finansową oraz umożliwiają symulacyjne badanie
różnych wariantów działań gospodarczych.
Przedmiotem analiz mogą być dane opisujące
procesy wewnętrzne i zewnętrzne, w zakresie
m.in. technicznego przygotowania produkcji,
marketingu,
zaopatrzenia,
produkcji,
magazynowania, dystrybucji, finansów itd.
Cechy systemów BI
Gromadzenie i eksploracja danych
Szybszy, aniżeli w tradycyjnych systemach,
dostęp
do
wiarygodnych
danych,
przedstawianych
w
różnych
formach
i pobieranych z różnych źródeł
Stosowanie rozbudowanych technik analizy
(drążenie, agregacja, rzutowanie, przecinanie
itd.) danych i różnych poziomów abstrakcji
odwzorowania procesów w celu monitorowania
na
bieżąco
zmieniającej
się
sytuacji
gospodarczej, niezależnie od miejsca pobytu
użytkownika
Wykorzystywanie wiedzy zawartej w zasobach
informacyjnych
przedsiębiorstwa
oraz
doświadczenia i wiedzy uczestników procesów w
celu
lepszego
zrozumienia
dynamiki
i zachodzących zmian
Analiza trendów i relacji oraz ich zmienności,
konsolidacja informacji oraz dystrybuowanie
wiedzy o organizacji
Redukcja
kosztów
(poprzez
zmniejszenie
pracochłonności) tworzenia raportów i analiz
Umożliwienie
szybszego
i
dokładniejszego
adoptowania się organizacji do zachodzących
zmian w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej
Odkrywanie szans i zagrożeń, identyfikowanie
tendencji i wspieranie intuicyjnego wykrywania
zdarzeń istotnych dla realizowanych procesów
Umożliwienie powiązania strategii organizacji z
działaniami operacyjnymi, śledzenia realizacji
planów i prognoz, wyliczania rzeczywistych
kosztów działalności, dostarczania użytkownikom
dokładnych i aktualnych informacji operacyjnych
Stworzenie możliwości definiowania procesów
gospodarczych w aplikacji i automatyzacji
procesów
Systemy CPM
Najnowsze rozwiązania w ramach BI są
określane
mianem
Corporate
Performance
Management
(CPM)
–
kształtowanie
efektywności organizacji.
Systemy tego typu mają za zadanie
zapewnić kadrze zarządzającej łatwy przegląd
sytuacji w całej organizacji.
Podstawowe cechy: ujęcie strategiczne i
operacyjne procesów, rozbudowana analityka
ewidencji
gospodarczej,
pomiar
atrybutów
niemierzalnych wprost, ocena i kształtowanie
ryzyka, rozbudowane funkcje predykcji i
optymalizacji.
Organizacje wirtualne
Pojęcie wirtualnej organizacji gospodarczej
oznacza
zbiór
jednostek
organizacyjnych
przestrzenie rozproszonych (nawet w skali
globalnej),
realizujących
wspólnie
przedsięwzięcia
gospodarcze,
dobieranych
dynamicznie - według kryterium procesowego do realizacji i na czas realizacji określonych
zadań. Podmioty takie mogą być samodzielnymi
jednostkami gospodarczymi i być jednocześnie
ogniwami wielu organizacji gospodarczych.
Organizacja
wirtualna I
{(A,B),C,(D),(F),I}
J
I
A
B
Organizacja
wirtualna II
H
{A,E,F,G,H,(I),J}
C
G
D
E
F
Legenda:
organizacje
globalna sieć komputerowa
serwery sieci
powiązania organizacji w globalnej sieci
Rys. 3 Ogólny model tworzenia organizacji wirtualnych w środowisku globalnej sieci
komputerowej. Źródło: opracowanie własne.
Fig.. 3
Cechy organizacji wirtualnych
zawieranie coraz częściej, szybciej i na coraz
krótsze okresy, nowych umów strategicznych
(również
ponad
granicami
państwowymi,
rynkowymi,
branżowymi,
technologicznymi
i innymi), w celu uzyskania dostępu do rynków
i zasobów, w wyniku których powstają
organizacje-sieci,
wykorzystywanie zasobów firm bazowych
poza nimi (np. w organizacji wirtualnej), gdy ich
użycie jest tam bardziej efektywne aniżeli
w firmach macierzystych,
komponowanie organizacji-sieci w oparciu o
coraz
mniejsze
jednostki
organizacyjne,
reprezentujące proste, elementarne własności i
umiejętności;
organizacje bazowe są skupione na tych
rodzajach działalności, które wykonują najlepiej;
w procesie komponowania organizacji-sieci
odrzucane są te jednostki, własności i zasoby,
które nie podwyższają konkurencyjności i nie
tworzą wartości dodanej w ogólnym łańcuchu
wartości organizacji-sieci,
posiadanie i rozwijanie cech społeczności
międzynarodowych,
zintegrowanych
wokół
wspólnych wizji, wartości i celów,
rozwijanie zdolności działania w rozległych
sieciach powiązań i w środowiskach różnych
kultur i różnych systemów wartości,
posiadanie
zdolności
do
ostrej
walki
konkurencyjnej i w efekcie posiadanie warunków
do globalnego megawspółzawodnictwa.
Pojęcie organizacja wirtualna jest rozumiane
głównie jako byt abstrakcyjny, odwzorowywany
w systemie informacyjnym. Elementami takiej
organizacji mogą być inne organizacje wirtualne
lub organizacje bazowe. Organizacje bazowe są
w pełni realne, jednakże posiadają zredukowane,
w różnym stopniu, atrybuty fizyczne.
W organizacjach bazowych realizowane są
wszystkie funkcje zarządzania oraz pewien
podzbiór
funkcji
rzeczowych
organizacji
wirtualnych, do których dana organizacja
bazowa
w
określonym
okresie
należy.
Organizacja bazowa jest więc całością w sensie
funkcji zarządzania oraz pewnych procesów
realnych i częścią procesów zarządzania i
procesów realnych organizacji wirtualnej.