Dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych struktura, postępowanie i przekazywanie do archiwów państwowych SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU ELEKTRONICZNEGO Warszawa 8 maja, 15 maja 2007 Na podstawie.
Download ReportTranscript Dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych struktura, postępowanie i przekazywanie do archiwów państwowych SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU ELEKTRONICZNEGO Warszawa 8 maja, 15 maja 2007 Na podstawie.
Slide 1
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 2
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 3
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 4
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 5
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 6
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 7
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 8
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 9
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 10
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 11
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 12
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 13
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 14
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 15
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 16
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 17
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 18
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 19
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 20
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 21
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 22
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 23
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 24
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 25
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 26
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 27
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 28
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 29
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 30
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 31
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 32
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 33
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 34
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 35
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 36
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 37
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 38
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 39
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 40
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 41
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 42
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 43
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 44
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 45
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 46
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 47
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 48
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 49
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 50
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 51
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 52
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 53
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 54
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 55
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 56
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 57
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 58
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 59
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 60
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 61
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 62
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 63
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 64
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 65
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 66
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 67
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 68
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 69
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
e-mail
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał, w urzędzie
B -, a w urzędzie C . I choć
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
znak sprawy
ZNA-060-1-06
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 2
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 3
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 4
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 5
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 6
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 7
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 8
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 9
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 10
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 11
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 12
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 13
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 14
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 15
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 16
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 17
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 18
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 19
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 20
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 21
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 22
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 23
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 24
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 25
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 26
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 27
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 28
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 29
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 30
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 31
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 32
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 33
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 34
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 35
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 36
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 37
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 38
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 39
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 40
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 41
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 42
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 43
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 44
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 45
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 46
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 47
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 48
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 49
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 50
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 51
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 52
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 53
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 54
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 55
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 56
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 57
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 58
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 59
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 60
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 61
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 62
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 63
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 64
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 65
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 66
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 67
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 68
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]
Slide 69
Dokumenty elektroniczne
w podmiotach publicznych
struktura, postępowanie i przekazywanie do
archiwów państwowych
SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU
ELEKTRONICZNEGO
Warszawa 8 maja, 15 maja 2007
Na podstawie materiałów własnych z:
FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r.
II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW
INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC
INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007
Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila
Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji)
oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej)
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)
Zamiast wstępu
źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna
(wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)
Trzy nowe rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
Wstęp: kilka myśli ogólnych
• Każdy dokument papierowy da się zamienić na
elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na
papierowy
• Załatwiając sprawy w systemie informatycznym,
podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która
odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet
jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje)
• Jeśli do załatwiana spraw używany jest system
informatyczny, to tylko w systemie informatycznym
będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw
• W jednym i tym samym systemie informatycznym nie
da się przechować dokumentów elektronicznych
w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania
dokumentów pomiędzy systemami wraz z
zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.
Plan szkolenia
• geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej
sfery publicznej
• dlaczego potrzebne jest skanowanie?
• podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to
obowiązuje
• co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu
ustawy archiwalnej
• o zasadach postępowania
• krótki przegląd niezbędnych elementów struktury
• wypracowana praktyka przekazania dokumentów do
archiwum państwowego
– struktura paczki archiwalnej
– eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego
• o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu
dokumentów w podmiotach publicznych
• praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie
z NASK)
nagłówek pisma MSWiA DP-0231157/06 z 7 czerwca 2006…
I rozdzielnik tego pisma
Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron
Pismo było
kserowane
i przesyłane
dalej…
Magazyn CXO - 26 lutego 2007
• „Działalność
reklamowa należy do najmniej
ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako
jedyny awansował do kategorii małego
ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę
wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w
stosunku do poprzedniego półrocza.”
Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007
źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html
sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat
(w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału
do przemyślenia…
Jak łatwo kliknąć „drukuj”…
• Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną
ilością dokumentów papierowych (a także same coraz
więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze
współczesnych technologii po to aby... nie drukować?
• Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która
znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie
dokumentów papierowych jest skwapliwie
wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol
„drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać
z współczesnego kserografu…
Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było
je powielać używając maszyn do pisania i tzw.
przebitki?
Aksjomat?
• Wyżej pokazany sposób komunikowania
się administracji jest tak oczywisty,
że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak
jakiegokolwiek sensu jego opisywania.
Zasady funkcjonowania biurowości zostały
już dawno rozpoznane i są szczegółowo
opisane w instrukcjach kancelaryjnych
poszczególnych podmiotów publicznych.
Po co więc się tym zajmować?
wstydliwa przeszkoda
• Uważam, że największą przeszkodą na drodze
do informatyzacji polskiej administracji
publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej
opisanego, nieefektywnego systemu obiegu
dokumentów jako niepodważalnego
aksjomatu. Niska świadomość i słabe
zrozumienie technologii informatycznych
w instytucjach publicznych przekładają się na
brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie brak skutecznych działań.[1]
CORDIS focus Newsletter, nr 270,
wrzesień 2006
• [1] W wyniku finansowanego przez UE badania
dotyczącego zastosowania e-administracji
zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie
istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste
rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od
nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak
elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak
zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą
zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego
działania na skalę całej UE i systematycznej analizy
konkretnych warunków rozwoju e-administracji
Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006)
350
8000
7000
300
6000
250
razem
e-mail**
faks
5000
4000
3000
200
150
100
2000
1000
50
0
0
ogółem
od MKiDN
*Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania
obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg
tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została
załatwiona
** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza
oficjalnym pismem lub faksem
Statystyka pism przychodzących do Departamentu
Informatyzacji MSWiA
(od początku roku 2007)
3000
2500
2000
1500
razem
faks
1000
500
0
* statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem.
** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych
komórek organizacyjnych.
Tu nie chodzi o papier…
• Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego
powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje)
• Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają
z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się
czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk
nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu)
ważniejszy od pierwowzoru.
• Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną
skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń
dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny
i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy
załatwiane były sprawniej...
…tu chodzi o sprawny proces
• …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie
realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną
nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli
doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie
... drukowany po to aby mógł być odręcznie
zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej,
zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki
aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu
żadnego sensu.
• Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji
nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację
pomiędzy podmiotami ale także (a może przede
wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?
Obyśmy nie zgubili celu
• Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów
realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja
tych podmiotów.
• Przez informatyzację rozumiem także (a może przede
wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu
dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie
wprowadzanie dodatkowego obiegu obok
istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim
podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy)
• I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej
prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument
elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe
jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować
i wydawać na to poważnych środków publicznych)
Czy tak naprawdę chcemy
informatyzacji?
• Ciągle jeszcze większość osób z którymi
rozmawiam na temat informatyzacji nie
zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK
NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego
modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe
argumenty (bariery prawne, organizacyjne,
finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd,
nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność
wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po
najmocniejszy argument „bo tak!”)
Nie tylko elektroniczna skrzynka
podawcza…
Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej:
Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka
(konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006,
Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji,
Warszawa, 6 grudnia 2006)
Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy
Ale...
• Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i
prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też
oczywiste (bo wynika z przepisów prawa)
• Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y
automatycznie uzupełniane przez działający w tle
system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że
znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki
podawcze
• Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych
rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej
do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie
elektronicznej oraz jaka część dokumentacji
wytworzonej przez urząd będzie w formie
elektronicznej
dlaczego skanowanie?
• załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista
usług opisanych w założeniach „Wrota Polski”
zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702
jest dostępna
• załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do
taniego podpisu elektronicznego (albo nawet
darmowego)
• załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów
napływających do urzędu to dokumenty
elektroniczne trafiające doń przez
elektroniczne skrzynki podawcze
dlaczego skanowanie? - 2
• pytania brzmią (przy powyższych założeniach):
nie
nie
nie
nie
– czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania
się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest
dostępna usługa elektroniczna?
– czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania
się z drugim podmiotem publicznym za pomocą
papieru?
konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów
pismo MSWiA będzie musiało być w formie
elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało
być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je
elektronicznie podpisze?
– czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów
papierowych do 50%?
– czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy
zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z
dokumentami elektronicznymi?
INFO-FESTIWAL 2006
zatem...
• czy aby móc zarządzać obiegiem
dokumentów będziemy drukować
dokumenty elektroniczne i pakować je
do teczek?
• czy też raczej będziemy skanować
napływające papiery aby można było
je w systemie informatycznym
przeczytać i obsłużyć?
INFO-FESTIWAL 2006
Kogo obowiązują rozporządzenia
• Czy mnie to obowiązuje?
– TAK jeśli:
• „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie
załatwianie spraw realizuję za pomocą
dokumentów elektronicznych i to one (zamiast
papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze
mnie działalności
– NIE jeśli
• jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma)
lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki
aktowe etc.)
Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?
Co to jest dokument elektroniczny
o który tu chodzi
•
Aby X był zgodnym z ustawą*
dokumentem elektronicznym to:
1.
2.
3.
4.
Musi być to zbiór danych
Musi być odrębną całością znaczeniową
Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną
Musi być zapisany na informatycznym
nośniku danych
*zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2
Kiedy X nie jest dokumentem
elektronicznym
•
•
•
•
•
Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych.
Kiedy jest to sam nośnik.
Kiedy dane nie są „odrębną całością
znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo
dobranych plików danych, albo pojedynczy
plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości.
Kiedy dane nie są uporządkowane wg
określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby
dane były zapisane w strukturze, która nie
została określona i nie można się tego
dowiedzieć.
Kiedy dane nie są zapisane na
informatycznym nośniku danych (???)
Ale nie o każdy dokument
elektroniczny chodzi
• Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli
„Dokumenty elektroniczne świadczące
o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich,
jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw podlegają
ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą
wykaz rodzajów dokumentów
ewidencjonowanych.”
(rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)
A co z prywatnymi?
• Czy podmioty prywatne mogą spać
spokojnie? Tak ale…
• Zakładając, że przejmujemy innowacje po
USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się
bał…(por. ustawa SOX)
• A tak naprawdę to może po prostu warto
dobrze zarządzać całością dokumentacji
jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat
Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act
(także dla podmiotów prywatnych!)
• Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane
przez najwyższe kierownictwo
• Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów
elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji,
funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania
archiwistów i dokumentację brakowania
• Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych
• Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące
polityki przechowywania danych
• Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych
zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów
(projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco
aktualizować politykę brakowania dokumentów.
• itd.
Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on
Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003
źródło: http://www.law.com/
Co trzeba jeśli mnie obowiązuje?
• uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń
z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych
wymagań:
– mieć system informatyczny do gromadzenia
przechowywania i udostępniania dokumentów
elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy
– mieć spisane aktualne szczegółowe procedury
przechowywania w długim czasie
– przenosić dokumenty na czas do „nowszych
technologii”
– „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu
elektronicznego informacje których „papier”
nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”)
Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej
na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)
Co musi umieć system
• Postępowanie z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się
przy użyciu systemu teleinformatycznego
• Ogólne ważniejsze cechy systemu:
– spełnia minimalne wymagania dla systemów
teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu
RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766)
– spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu
MSWiA o postępowaniu
– sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką
podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów
elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005
nr 200 poz. 1651)
Co musi umieć system (2)
ważniejsze wymagania dla systemu
teleinformatycznego określone w
Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu:
• zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych,
• zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,
• zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;
• umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;
• identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
• zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych
użytkowników do dokumentów i metadanych;
Co musi umieć system (3)
• umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści
dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym
działa system;
• zachowuje dokumenty i metadane w strukturze
określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach
struktury;
• zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw;
• wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem
i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów
w akta spraw na podstawie wykazu akt;
• wspomaga i dokumentuje proces brakowania
dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
• wspomaga czynności związane z przygotowaniem
dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich
metadanych do przekazania do archiwum państwowego.
niezbędne elementy struktury to
tylko niektóre metadane
1. Metadanymi w rozumieniu niniejszego
rozporządzenia jest zestaw logicznie
powiązanych z dokumentem elektronicznym
usystematyzowanych informacji opisujących
ten dokument, ułatwiających jego
wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
2. Niezbędnymi elementami struktury
dokumentów elektronicznych są następujące
metadane: …
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30
października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów
elektronicznych § 2
Przegląd metadanych
zawsze:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów
znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu,
z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji
dokumentu;
tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu
dokumentu;
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie
można udostępnić dokument;
typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk,
obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core
Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja,
faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)
Przegląd metadanych (2)
jeśli jest:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem
i rodzaju tego powiązania;
odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne
określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu
prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania
dokumentem)
Jednak czy samo wymienienie niezbędnych
elementów wystarczy?
Będą jeszcze objaśnienia
• § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do
prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady
prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej ministra
właściwego do spraw informatyzacji.
• Propozycja robocza wypracowana przez
archiwa państwowe jest tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
Co będzie… jeśli nie będzie
• Precyzyjnego określenia niezbędnych
elementów struktury (ogólnego standardu
metadanych)
– Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla
swojej działalności strukturę. Interoperacyjność
systemów nadal będzie… tematem na konferencjach
• Określenia nazw znaczników (tagów) dla
niezbędnych elementów struktury i sposobu ich
zapisu
– Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie
A „twórca” będzie się nazywał
B -
logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne
oznaczanie spowoduje…
Co więcej w codziennej pracy urzędnika
„bezpapierowego”
–
–
–
–
–
–
Twórca (podmiot) - automatycznie
Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie
Tytuł - trzeba wpisać
Data - automatycznie
Identyfikator (dokumentu) - automatycznie
Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję
z wykazu akt
– Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać
z listy)
– Dostęp – trzeba wybrać z listy
– Typ – trzeba wybrać z listy
• Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika
Jak być nie powinno - przykład 1
• źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher:
Society of American Archivists (2004)
• oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty:
„Encoding at the highest level of description in MARC 21:
538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double
density, soft sectored”
• I dalej:
„Give the following characteristics in any appropriate order: make
and model of the computer(s) on which the records are designed
to run, amount of memory required, name of the operating system,
software requirements, kind and characteristics of any required
or recommended peripherals, hardware (internal modifications)"
• Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy
z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co
poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w
oficjalnych inwentarzach... drukowanych
Jak być nie powinno - przykład 2
• źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/
PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA
WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej
• tamże link do Katalogowanie dokumentów
elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000
prezentacja multimedialna) opracowanie:
Jolanta Winnicka
http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
• Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane
PRZYKŁAD 2
Opis dokumentu elektronicznego
wieloczęściowego o dostępie lokalnym
- na jednym poziomie
MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument
elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. –
Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm +
Limited warranties ; 27 s.
Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedialny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation;
8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail;
22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla
instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows
95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows
NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja
dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super
VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na
dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.:
Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit)
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
PRZYKŁAD 3
Opis dokumentu elektronicznego
jednoczęściowego o dostępie zdalnym
kliknijmy tu…
KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543)
De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf
: około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. –
Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu:
http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html
Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De
revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja
elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium
caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów
Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis
treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang.
Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt
Po kliknięciu…
Inne rozwiązanie: The National Archives
www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Dla porównania: The National
Archives (UK)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)
(funkcjonujący prototyp)
https://ade.ap.gov.pl/ndap/
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
Trochę spraw technicznych
• paczka archiwalna –
nieskompresowany plik *.tar
zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2
• folder dokumenty –
folder zawierający
... dokumenty
elektroniczne –
wszelkie jakie są
przekazywane
w paczce –
z nazwami takimi
jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3
• folder metadane – folder
zawierający metadane
do dokumentów
elektronicznych
przekazanych w paczce
– zasada 1 dokument =
jeden odpowiadający mu
plik XML z metadanymi.
Nazwy odpowiadają
nazwom dokumentów
z folderu „dokumenty”
Trochę spraw technicznych - 4
• folder „sprawy” - folder zawierający metadane
opisujące sprawy które „zawierają” przesłane
dokumenty elektroniczne – niezależne od
bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają „w środku”
DS500.tif – skan pisma
wygląda tak:
jak te pliki wyglądają „w środku”
• DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak
W tym między innymi opis elementu „grupowanie”
wyglądał tak:
•
prywatnymi
• Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają
tak
W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
•
Jeśli nie będzie…
• Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na
pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym”
(lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących
dokumentów papierowych wg chronologii wpływu
– Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu
dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same
sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja
obu systemów.
• Archiwum dokumentów elektronicznych
– Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego
w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów.
Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast
dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych
z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji.
A na to znów nie będzie środków.
Załóżmy że… udało się!
• Mamy system informatyczny do realizowania obiegu
dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co
określają wymagania ogólne dla systemów
teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu
systemów.
• Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty
są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są
dołączone do odpowiednich spraw.
• Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do
przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te,
co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej
pierwowzór) jest w systemie informatycznym.
Załóżmy że… udało się! cd.
• Pracownicy na co dzień używają systemu
teleinformatycznego do załatwiania spraw
i tam zapisuje się sposób ich załatwiania.
• Czy można w takim przypadku:
– w ogóle wybrakować papiery przychodzące?
– składować przychodzące dokumenty
w porządku chronologicznym nie tworząc
fizycznych teczek rzeczowych
Ale to już jest temat na oddzielną prezentację
Diagram procesu wprowadzania
materiałów archiwalnych
Przekazywanie: jak to będzie w
praktyce?
1. założenie „superkonta” w systemie
informatycznym do przechowywania
archiwalnych dokumentów elektronicznych
dla administracji publicznej (właściwe
archiwum państwowe)
2. przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w
podmiocie planującym przekazanie
materiałów archiwalnych (w postaci pliku
XML o określonej strukturze). UWAGA! spis
spraw a nie spis teczek!
3. wysłanie spisu w drodze teletransmisji za
pomocą „superkonta” (podmiot
przekazujący)
4. natychmiastowa, automatyczna weryfikacja
spisu przez system (czy zgodny technicznie)
5. merytoryczna weryfikacja spisu przez
archiwum państwowe nadzorujące dany
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
6. powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji
spisu
7. przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do
tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z
nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu
informatycznego (podmiot przekazujący)
8. kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać
zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego
oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
9. eksport danych z nośnika do systemu (archiwum
„techniczne”)
10. techniczne sprawdzenie przez system zgodności
przekazanych materiałów z:
–
–
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a
i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury
dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone
i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w
praktyce?
11. wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez
archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności
przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy
istotnie przekazano materiały archiwalne) maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania
materiałów (właściwe archiwum państwowe)
12. akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów
(właściwe archiwum państwowe)
13. możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych
do archiwum dokumentów elektronicznych z
systemu służącego do postępowania z
dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu
przekazującego. W przypadku pozostawiania w
systemie konieczność oznakowania dokumentów
przekazanych.
(instytucja przekazująca)
Więcej
W tekście załączonym do prezentacji.
Proponowane objaśnienia do niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można
znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
O testowym archiwum dokumentów
elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776
Dziękujemy za uwagę
Kazimierz Schmidt
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki,
[email protected]
Łukasz Żuchowski
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa
[email protected]