Transcript III FPS Sylwester

PODSTAWOWE BAZY DANYCH
W ARCHIWACH
PAŃSTWOWYCH:
Nowy Sącz 2012, Sylwester Rękas
SEZAM
IZA
PRADZIAD
ELA
oraz w wersji testowej ZoSIA
Baza danych SEZAM jest bazą podstawową, w obecnej
wersji zawiera informacje o narodowym zasobie
archiwalnym
przechowywanym
w
archiwach
państwowych (z wyjątkiem archiwów państwowych
w Lublinie i Poznaniu oraz ich oddziałów), a także
w 23 współpracujących instytucjach krajowych
i polonijnych.
Baza ta – scalona z dostępną bazą IZA i zawierająca
dane z bazy ELA (jak też i reszta baz) jest dostępna na
stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych:
www.archiwa.gov.pl
Dane tych baz są raz w roku aktualizowane - wszystkie
archiwa przesyłają aktualne dane do NDAP.
Jeżeli wybierzemy z listy dane archiwum
(przykładowo
Archiwum
Państwowe
w Krakowie Oddział w Nowym Sączu - nr 31)
i klikniemy na pole „szukaj” bez określenia
w polach do wyszukiwania nazwy zespołu/zbioru
archiwalnego, to wtedy rozwinie się lista
wszystkich
zespołów/zbiorów
archiwalnych
przechowywanych w tym Oddziale.
Jeżeli obok nazwy danego zespołu/zbioru
archiwalnego
znajduje
się
ikonka
symbolizująca tekst, oznacza to, że dany
zespół/zbiór archiwalny posiada również
dokładną pomoc archiwalną jaką jest
inwentarz archiwalny wpisany w bazie IZA
scaloną z bazą SEZAM. Wystarczy wtedy
kliknąć pole „więcej” aby przejść do bazy
inwentarza archiwalnego IZA, która jest
pomocą
na
poziomie
poszczególnych
jednostek archiwalnych – jest opisana ich
zawartość, sygnatury, itp.
Jeżeli nie wybierzemy z listy żadnego konkretnego
archiwum a w polu do wyszukiwania nazwy
zespołu/zbioru archiwalnego
wpiszemy fragment
nazwy np. miejscowości „Muszyn” baza przeszuka nam
wszystkie zespoły/zbiory archiwalne we wszystkich
archiwach państwowych oraz innych jednostkach
krajowych i polonijnych używających bazę SEZAM
i IZA. Następnie pokaże listę zespołów/zbiorów
archiwalnych z różnych archiwów, w których występują
zespoły archiwalne zawierające w swojej nazwie
fragment poszukiwanego przez nas słowa. W podanym
przykładzie
baza
wykazała
między
innymi
zespoły/zbiory archiwalne w Archiwum Państwowym
w Krakowie – nr 29 oraz w jego Oddziale w Nowym
Sączu – nr 31.
Baza SEZAM jest bazą na poziomie nazwy zespołu, jego
rozmiaru (metry bieżące oraz ilość jednostek
archiwalnych). Zawiera dane o granicach chronologicznych
zespołu/zboru archiwalnego, rodzaju języka i pomocy
archiwalnej, dostępności, itp.
Te zespoły/ zbiory archiwalne, które nie są zintegrowane
z bazą IZA, posiadają dość często krótką informację
o dziejach twórcy zespołu/zbioru archiwalnego oraz krótką
informację o jego zawartości. Ponadto, do niektórych
zespołów dołączone są informacje z bazy ELA czyli
określenie jednostek archiwalnych, w których znajdują się
zapisy
ewidencji
ludności.
Dokładne
informacje
o tych jednostkach archiwalnych uzyskamy po kliknięciu
w pole „SPISY LUDNOŚCI”.
Zespoły/zbory archiwalne posiadające
dokładnie
opracowane
inwentarze,
zatwierdzone przez komisję metodyczną
danego archiwum, posiadają także
w bazie wstępy do inwentarzy, w których
dokładnie
scharakteryzowano
dzieje
twórcy zespołu/zbioru archiwalnego, jego
zawartość
oraz
wybrane
metody
porządkowania przez archiwistów.