Transcript Sekretariat jako nowoczesne biuro

Sekretariat
jako nowoczesne biuro
WOM Gorzów Wlkp.
Halina Sobczyńska
2011
Cele kursu
• Doskonalenie wiedzy na temat prowadzenia
nowoczesnego sekretariatu
• Uświadomienie konieczności dobrej organizacji
pracy
2
Sekretariat jako nowoczesne biuro
• skuteczna komunikacja z otoczeniem
• tworzenie wizerunku firmy poprzez
przestrzeganie odpowiednich zasad w:
- przyjmowaniu interesantów.
- przyjmowaniu gości
- działaniach marketingowych
- prowadzeniu korespondencji
- organizowaniu zebrań
3
Podstawowe czynności biurowe
• Praca koncepcyjna
• Czynności manipulacyjne
• Czynności kancelaryjne
• Czynności archiwistyczne
4
CZYNNIKI WPŁYWAJACE NA EFEKT
ROZMÓW BEZPOŚREDNICH
1. WYGLĄD ZEWNĘTRZNY
Wyglądając dobrze, jesteśmy pewni siebie i wzbudzamy
szacunek otoczenia.
Wygląd i ubiór sekretarki powinien wzbudzać zaufanie,
nie powinien peszyć przychodzących interesantów.
2. ORGANIZACJA STANOWISKA PRACY
Wpływ na psychikę klienta.
Wyposażenie sekretariatu i zagospodarowanie jego wnętrza
ma sygnalizować ład i porządek, oraz dbałość interesy klienta.
5
3. KULTURA OSOBISTA
Kultura słowa, piękna polszczyzna nie zaśmiecona
potocznymi wyrażeniami.
Znajomość różnych dziedzin życia gospodarczego
i społecznego.
Rozmowy grzecznościowe nie powinny dotyczyć
spraw osobistych.
Znajomość repertuaru kina i teatru i innych placówek
kultury
Znajomość zasad savoir vivre i podstawowych zasad
komunikacji niewerbalnej.
Oddzielenie osoby rozmówcy od problemu.
6
4. UMIEJĘTNOŚĆ SŁUCHANIA
•
•
•
•
•
•
•
Nie przerywanie rozmówcy.
Wyrażanie aktywności słuchania gestami.
Wyrażanie zainteresowania rozmową.
Nie prowadzenie własnego monologu.
Zadawanie otwartych pytań.
Oddzielenie spraw prywatnych od służbowych.
Powstrzymanie się od oceniania i osądzania.
7
5, SPOSÓB UDZIELANIA INFORMACJI
• Powinien być adekwatny do wagi jej treści i charakteru.
• Należy dostosować sposób udzielania informacji
do cech psychofizycznych i nastawienia odbiorcy.
• Jednoznaczny charakter informacji, aby odbiorca nie
mógł jej dowolnie interpretować.
•
Powinna być zgodna z interesami firmy i własnymi
kompetencjami.
•
Nie należy udzielać informacji dotyczących spraw
personalnych, aby nie naruszać dóbr osobistych osób
o których rozmawiamy.
• Podawanie najpierw przyczyny odmowy, a potem
samej odmowy.
8
Zadania sekretarza szkoły:
Do obowiązków sekretarza szkoły należy:
1. prowadzenie sekretariatu oraz załatwianie spraw
bieżących zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
2. przechowywanie dokumentacji wg obowiązujących
przepisów,
3. prowadzenie korespondencji szkolnej (pisanie pism),
4. powielanie pism oraz materiałów dydaktycznych,
9
5. sporządzanie sprawozdań,
6. nadzór nad zaopatrzeniem szkoły w materiały
biurowe i szkolne,
7. prowadzenie dokumentacji dotyczącej spraw
uczniowskich,
8. sporządzanie klasowych list uczniów,
9. ewidencjonowanie przyjęć, pobytu i opuszczania
szkoły przez uczniów,
10. prowadzenie księgi roczników i księgi ewidencji
uczniów,
11. prowadzenie adnotacji o spełnianiu obowiązku
szkolnego przez uczniów,
12. przekazywanie kart zdrowia oraz dokumentów do
innych szkół,
10
13. czuwanie nad systematycznym przesyłaniem ze
szkół ponad podstawowych potwierdzeń o
kontynuowaniu nauki przez absolwentów naszej
szkoły,
14. prowadzenie zapisów uczniów ,
15. prowadzenie archiwum szkolnego,
16. wydawanie duplikatów dokumentów szkolnych,
17. załatwianie innych spraw zleconych przez
dyrektora szkoły.
•
Sekretarz szkoły podlega bezpośrednio
dyrektorowi szkoły.
11
• Jeżeli sekretarz szkoły pełni w ramach swoich
obowiązków pełni funkcję kasjera to do jego
obowiązków należy:
1. przechowywanie dokumentów kasowych,
2. właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki, czeków ,
3. dokonywanie operacji gotówkowych na podstawie dowodów
przychodowych i rozchodowych podpisanych przez osoby
upoważnione przejrzanych pod względem merytorycznym
formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty,
4. dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków podjętych
z rachunków bankowych,
5. odprowadzanie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania ,
a najdalej w dniu następnym,
6. niezwłoczne zawiadamianie dyrektora i księgowego o brakach
gotówkowych oraz ewentualnych włamaniach do kasy.
W powierzonym zakresie pełnienia obowiązków ,kasjer ponosi
12
odpowiedzialność materialną
Prace kancelaryjne
i archiwizacyjne
powinny być wykonywane w oparciu
o obowiązującą podstawę prawną.
13
ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 18 stycznia 2011 r.w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwów zakładowych
(Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.)
14
§ 1. 1. Rozporządzenie określa:
1) instrukcję kancelaryjną,
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentacji w formie jednolitych
rzeczowych wykazów akt,
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych, zwaną dalej
"instrukcją archiwalną",
15
§ 2. Określenia użyte
w rozporządzeniu oznaczają:
1) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową,
fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową,
multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy
rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg
jej załatwiania i rozstrzygania;
2) archiwista - realizującego zadania archiwum zakładowego
pracownika podmiotu;
3) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą
komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do
wykonywania jej zadań;
4) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część
podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro,
referat lub samodzielne stanowisko pracy;
16
5) metadane — zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie
powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją,
ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i
długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;
6) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny będący
kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej
niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i
jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do
pierwowzoru;
13) system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego
zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim
czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu
załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów
elektronicznych;
17
4) system tradycyjny — system wykonywania
czynności kancelaryjnych, dokumentowania
przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i
tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej,
z możliwością korzystania z narzędzi
informatycznych do wspomagania procesu obiegu
dokumentacji w tej postaci;
15) teczka aktowa — materiał biurowy używany w
systemie tradycyjnym do przechowywania
dokumentacji w postaci nieelektronicznej.
18
§ 4. 1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego
napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na
podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie,
rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo
jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt
spraw.
4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu
o kryteria rzeczowe
2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na
końcowym etapie podziału w wykazie akt.
19
§ 1.1. Instrukcja kancelaryjna
• określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje
postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją,
jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:
• kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów
wykonywania czynności kancelaryjnych jest
podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu
załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.
• § 5.1. Dokumentacja tworząca akta spraw to
dokumentacja, która została przyporządkowana do
sprawy i otrzymała znak sprawy.
20
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
załącznik 1 do rozporządzenia
SPIS TREŚCI:
•
•
•
•
•
•
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Czynności kancelaryjne w systemie EZD
Rozdział 3
Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
Rozdział 4
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania
działalności podmiotu lub jego reorganizacji
21
Na opis klasy w wykazie akt
składają się:
1) symbol klasyfikacyjny,
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy
zagadnienia;
3) w przypadku klas końcowych — kategoria
archiwalna,
Znak sprawy
jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej
sprawy.
22
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się
rozpoczęła.
Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności,
o której mowa w ust. 3, i oddziela kropką w następujący sposób:
ABC.123.77.2011 , gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą
w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach
symbolu klasyfikacyjne
4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku
sprawy
23
oznaczenie
symbol kolejny
komórki
klasyfika numer
organizacyjnej
cyjny
sprawy
cztery
cyfry roku
kalendarzo
wego
SP1
442
15
2011
ZSTIO
44
12
2011
24
• Załącznik nr 2 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
ORGANÓW GMINY) I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH
ORAZ URZĘDÓW OBSŁUGUJĄCYCH TE ORGANY I
ZWIĄZKI
SPIS KLAS PIERWSZEGO RZĘDU 0-8
klasa
Tematyka spraw
0
ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA
1
ZARZĄDZANIE URZĘDAMI OBSŁUGUJĄCYMI ORGANY GMINY I
ZWIĄZKI MIĘDZYGMINNE
2
SPRAWY KADROWE I ADMINISTRACYJNE PROWADZONE PRZEZ GMINĘ
I JEJ JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
3
FINANSE GMINY ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA URZĘDÓW I
JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY
4
KULTURA, OCHRONA ZABYTKÓW, KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I
WYPOCZYNEK ORAZ SYSTEM OŚWIATY
25
klasa
Tematyka spraw
5
WYBORY, REFERENDA,SPISY POWSZECHNE, SPRAWY
SPOŁECZNE I OBYWATELSKIE, OBSŁUGA LUDNOŚCI I JEJ
BEZPIECZEŃSTWO
6
KSTAŁTOWANIE I OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODAROWANIE
ZASOBAMI PRZYRODY I ZIEMI, GEODEZJA I KARTOGRAFIA
ORAZ PLANOWANIE PRZESTRZENNE,BUDOWNICTWO I
GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
7
GOSPODARKA KOMUNALNA, DROGOWNICTWO ISYSTEM
KOMUNIKACYJNY, WSPIERANIE GOSPODARKI, RYNKU PRACY
ORAZ OCHRONA PRAW KONSUMENCKICH
8
OCHRONA ZDROWIA I POMOC SPOŁECZNA
26
Symbole klasyfikacyjne
I
II
III
Hasło klasyfikacyjne
IV
Oznaczenie
kategorii
archiwalnej
Uszczegółowie
nie hasła
klasyfikacyjne
go
System oświaty
44
Wyjaśnienia, interpretacje, opinie,
akty prawne dotyczące zagadnień
z zakresu systemu oświaty
440
Programy oświatowe oraz
sprawozdawczość w tym zakresie
441
A
A
System oświaty publicznej
442
4420
Ustalanie sieci przedszkoli
publicznych
A
4421
Ustalanie sieci szkół publicznych
oraz granic ich obwodów
A
4422
Uzyskiwanie zezwoleń na założenie
szkoły lub placówki publicznej
A
4423
Nadawanie i cofanie uprawnień
szkoły publicznej dla szkół
niepublicznych
A
27
§ 7. Określenia użyte
w instrukcji
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
akceptacja
dekretacja
komórka merytoryczna
naturalny dokument elektroniczny
pieczęć wpływu
punkt kancelaryjny
rejestr przesyłek wpływających,
rejestr przesyłek wychodzących
rejestr pism wewnętrznych
spis spraw
28
EZD
Elektroniczne
Zarządzanie
Dokumentacją
29
Przepisy ogólne
• Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie
tradycyjnym lub w systemie EZD.
• Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego
sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu
tradycyjnego jest niedopuszczalne
• Kierownik podmiotu wyznacza koordynatora
czynności kancelaryjnych. /archiwista/
30
§ 7. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie
do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia
1 stycznia 2011 r.
§ 6.1. Dokumentacja nietworząca akt spraw
to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy,
a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w
szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie
stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały
wykorzystane;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki,
gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią
załącznik do pisma;
31
4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki,
faktury, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do
realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań,
w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie
dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków
komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych,
wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów
bibliotecznych.
32
Archiwizacja dokumentów
33
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
ZAŁĄCZNIK Nr 6
SPIS TREŚCI:
•
•
•
•
•
Rozdział 1
Rozdział 2
Rozdział 3
Rozdział 4
Rozdział 5
• Rozdział 6
• Rozdział 7
• Rozdział 8
• Rozdział 9
• Rozdział 10
• Rozdział 11
Przepisy ogólne
Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Lokal archiwum zakładowego
Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej
dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum
zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum
zakładowym
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum
zakładowym
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum
państwowego
34
Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Organizacja i zadania archiwum
zakładowego
Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną
lub samodzielnym stanowiskiem pracy.
Do zadań archiwum zakładowego należy:
•
•
przejmowanie dokumentacji
przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji
oraz prowadzenie jej ewidencji,
• przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
• porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej
w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
35
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
w przypadku wznowienia sprawy
• poszukiwanie w dokumentacji informacji
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz
udział w jej komisyjnym brakowaniu,
• przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i
udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum
państwowego,
• sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum
zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum
zakładowym,
• doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie
właściwego postępowania z dokumentacją
36
• Instrukcja archiwalna
• Kategorie archiwalne akt
37
DZIĘKUJĘ PAŃSTWU
ZA UWAGĘ