Transcript Prezentacja nr 4 - Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie

Praktyczne aspekty zarządzania
dokumentacją elektroniczną
w nowoczesnym
urzędzie.
Na podstawie doświadczeń Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Krakowie
Kraków, 4 lutego 2014 r.
Wdrożenie – cel, założenia
Pojęcia systemu „EZD” nie należy ograniczać wyłącznie do
nazwy systemu teleinformatycznego.
Wdrożenie systemu „EZD” to żmudny proces, w którym
zmieniają się sposób organizacji pracy w jednostce,
procedury postępowania z dokumentacją oraz
wprowadzone są w życie stosowne dokumenty
i zarządzenia.
W takim kontekście, organizacyjnym, nie tylko
technicznym, trzeba mówić o wdrożeniu systemu „EZD”
jako sposobie dokumentowania przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw.
Dlaczego wdrażamy systemy Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją?
• ponieważ prawo już nie przeszkadza, nowa IK ale nie
tylko;
• ponieważ EZD to praca u podstaw, fundament
e-administracji;
• bo systemy EZD przynoszą korzyści i oszczędności dla
organizacji.
Celami strategicznymi wdrożenia systemu EZD są:
•
•
•
usprawnienie funkcjonowania i procesów zarządzania w administracji.
podniesienie jakości obsługi obywateli i klientów administracji;
wyposażenie administracji w nowoczesne narzędzie i procedury
umożliwiające dostosowanie urzędu do nowoczesnych wymagań i trendów
w zakresie elektronicznej komunikacji;
Główne cele wdrożenia to:
•
•
•
•
•
transparentność z punktu widzenia klienta oraz kadry kierowniczej;
oszczędność czasu i środków finansowych (redukcja dokumentu
papierowego, wysyłka via ePUAP, redukcja czynności archiwizacyjnych);
uporządkowanie i elektronizacja procedur;
umożliwienie elektronicznej komunikacji z klientami administracji;
wdrożenie, a następnie utrzymanie i rozwój EZD PUW w jednostce jako
podstawowego systemu do załatwiania i rozstrzygania spraw w postaci
elektronicznej, zintegrowanego z platformą ePUAP.
Założenia wdrożenia:
• System EZD opracowany i rozwijany przez PUW, wdrażany
w jednostce, funkcjonujący w innych urzędach administracji
rządowej będzie systemem jednolitym.
• System EZD będzie wdrażany w jednostce przez Zespół,
koordynatorów oraz pracowników przy wsparciu Zespołu z jednostki
wdrażającej.
• Opracowane i wdrożone procedury będą obowiązywały wszystkich
pracowników jednostki.
• Wdrożenie systemu EZD nie gwarantuje sukcesu, jeśli jednostka nie
będzie konsekwentnie z niego korzystać – np. realizować procesy
obiegu dokumentów także poza systemem. Jeśli choć jedna osoba
nie będzie stosować obowiązujących procedur (a bywa, że jest nią
sam kierownik), sensowność całego rozwiązania stanie pod
znakiem zapytania.
• Wszystkie dokumenty w systemie będą dekretowane elektronicznie.
Statystyki okresu pilotażowego w Małopolskim
Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie:
1. Korespondencja przychodząca: 117354 przesyłek
2. Pisma w składzie chronologicznym: ponad 35000 (ok. 5 mb.)
3. Korespondencja wychodząca: 22968 przesyłek
4. Liczba wdrożonych stanowisk EZD: 1000 stanowisk
5. Liczba dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym: 29306
6. Liczba założonych spraw: 21197
7. Liczba dokumentów przesyłanych przez ePUAP: 4442
8. Liczba dokumentów w rejestrze pism wewnętrznych: 8679
Gdzie pojawiły się największe problemy?
1.
Uzgodnienie
nowych,
jednolitych
procedur
funkcjonowania
– zmiana dotychczasowego myślenia o dokumentacji i sprawach.
2.
Zmiana
dotychczasowych
przyzwyczajeń
pracowników
– gromadzenie dokumentacji.
3.
Interpretacja wyrażenia „pisemne załatwienie”.
4.
Tak trudno zrezygnować z papieru.
5.
Dlaczego nie mogę założyć sobie sprawy na wszystko?
6.
Dlaczego nie zawsze jest pełny skan dokumentu przychodzącego? Składy
chronologiczne i konieczność wypożyczania dokumentów.
7.
Czy ja muszę drukować koperty? Jeśli tak, to chcę drukować
i ZPO.
Przygotowanie procedur wewnętrznych uszczegóławiających
proces zarządzania dokumentacją w podmiocie z uwzględnieniem
m.in.:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Procesów „obiegu dokumentacji” (w postaci papierowej i elektronicznej)
– w postaci opisów lub schematów,
Zasad funkcjonowania punktów kancelaryjnych,
Zasad funkcjonowania i obsługi składu chronologicznego,
Postępowania w trakcie awarii (systemu, serwerów, prądu itp.),
kto dzieli dokumenty na dot. spraw papierowych i elektronicznych,
Zasady obiegu korespondencji wewnętrznej,
drukowanie naturalnych dokumentów elektronicznych, które wpływają do
urzędu,
utworzenie składu informatycznych nośników danych (§ 47 ust. 1 pkt 2 IK)
uwierzytelnianie
podpisów
na
wydrukowanych
dokumentach
elektronicznych (§ 47 ust. 4 IK),
wykonanie wydruku UPO (§ 47 ust. 5 IK).
Zagadnienia problematyczne podczas wdrażania systemu EZD:
Po co wdrażać EZD skoro w zdecydowanej większości przypadków dokumenty
wszczynające i załatwiające sprawę w urzędzie są w postaci papierowej ?


sposób załatwiania spraw w urzędzie nie jest zależny od drogi wpływu dokumentu do
urzędu oraz sposobu, w jaki doręcza się stronie/klientowi pismo załatwiające sprawę,
w urzędach, w których system EZD jest wspierającym, akceptowanie dokumentów
może
odbywać się na postaci elektronicznej (czyli ich przygotowywanie,
wprowadzone zmiany). Po uzgodnieniu ostatecznej treści dokumentu do podpisu
odręcznego trafia już ostateczna wersja dokumentu.
§ 58 ust. 3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:
1. w postaci papierowej albo
2. w postaci elektronicznej.


dekretacja w systemie EZD wszystkich dokumentów zapobiega „przetrzymywaniu”
dokumentów i wpływa na sprawne przekazywanie ich na stanowiska pracy właściwe
do ich załatwienia,
system EZD umożliwia generowanie różnych raportów m.in. dot. bieżącego stanu
załatwiania spraw, w tym spraw, które są „przeterminowane”.
 Czy w związku z funkcjonowaniem składu chronologicznego należy drukować
wpływające do jednostki naturalne dokumenty elektroniczne?
W systemie EZD nie drukuje się dokumentów elektronicznych, w tym wiadomości
poczty elektronicznej.
 Przez jaki okres należy przechowywać w składzie chronologicznym dokumenty
w pełni odwzorowane cyfrowo w systemie EZD?
Nie ma aktualnie przepisów umożliwiających brakowanie dokumentu papierowego po
wykonaniu jego pełnego odwzorowania cyfrowego.
 Co konkretnie należy zrobić w przypadku gdy strona nie odbierze decyzji w
postaci elektronicznej?
Jak stanowi art. 46 §3 kodeksu postępowania administracyjnego trzeba wysłać „w
formie innej niż forma dokumentu elektronicznego”.
Czy oznacza to że nieodebraną elektroniczną decyzję trzeba wydrukować i
podpisać wydruk „za zgodność” z decyzją elektroniczną?
 Jak doręczać elektronicznie pisma do innych urzędów administracji publicznej?
Art. 46 § 6. KPA Doręczenie dokumentu w formie dokumentu elektronicznego do
podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3,
następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w
tej ustawie.
Wnioski z pilotażu oraz dotychczasowego
wdrożenia:
1. System EZD PUW pozwala na sprawne funkcjonowanie urzędu.
2. Wielkość urzędu nie pozostaje bez znaczenia i ma bezpośredni
wpływ na funkcjonalności systemu.
3. Rozwój systemu usprawnia pracę i wpływa na postrzeganie go jako
przyjazny i profesjonalny system zarządzania dokumentacją.
4. Szkolenia bieżące – podstawa dobrego działania systemu oraz
organizacji.
5. Konieczne jest wsparcie przez wszystkie zespoły wdrażające,
Podlaskiego zespołu EZD.
Dziękuję za uwagę
Monika Mroczko
Biuro Informatyki
Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie
[email protected]