Transcript Przygotowanie i realizacja planu finansowego dla biblioteki. Koszty osobowe, rzeczowe i inne. Bogumiła Urban Plan prezentacji  Dlaczego plan finansowy jest niezbędny w bibliotece?  Przygotowanie planu.

Przygotowanie i realizacja planu
finansowego dla biblioteki.
Koszty osobowe, rzeczowe i inne.
Bogumiła Urban
Plan prezentacji
 Dlaczego plan finansowy jest niezbędny w
bibliotece?
 Przygotowanie planu finansowego.
 Zatwierdzenie planu finansowego.
 Realizacja planu finansowego.
 (Ewentualna) korekta planu finansowego.
 Wnioski.
Dlaczego plan finansowy
jest niezbędny w bibliotece?
 Finanse stanowią kościec działania jakiejkolwiek jednostki
organizacyjnej;
 Nowoczesne profesjonalne zarządzanie nie obędzie się bez
prawidłowo skonstruowanego i realizowanego bez zarzutu planu
finansowego. Planowanie jest jedną z podstawowych funkcji
zarządzania (plan strategiczny, plan marketingowy, plan
zatrudnienia, plan szkoleń, plan inwestycyjny);
 W obiektywnej formie wartości liczbowych (finansowych) odbija się
wszelka aktywność biblioteki;
 Narzędzie oceny dyrektora/kierownika biblioteki;
 Narzędzie do konstruowania zestawień finansowych zmiennych w
czasie.
Plan finansowy jako podstawowy
instrument zarządzania
 Dokument obejmujący w formie ilościowej i rzeczowej
spodziewane przychody i koszty danej jednostki. Jest
swego rodzaju prognozą, projektem...Jest planem
działania ujętym w formie finansowej. Stosowane są
terminy biznes plan lub rachunek wyników.
O czy nie będę mówiła:
1. O planach finansowych będących integralną częścią planów
inwestycyjnych (n.p. feasibility study, pre-feasibility study);
2. O planach finansowych będących integralną częścią planów
marketingowych;
3. O analizie finansowej.
Przychody - Koszty = Wynik finansowy
(zysk lub strata)
Styczeń
Luty
Przychody
7
6
50
Koszty
5,5
5
43
Wynik
finansowy
1,5
1
7
...
....
SUMA
Rok budżetowy (rok finansowy)
 Rok finansowy - okres 12 miesięcy, na które
rozłożone są rachunki przedsiębiorstwa.
Sporadycznie rok finansowy może być
okresem dłuższym lub krótszym niż 12 msc.
Od stycznia do grudnia, od października do września.
Leksykon Finanse. Emka, Warszawa 1997, s.200
Przychody w bibliotece
Głównie - Środki finansowe przeznaczane na
działalność biblioteki przez założyciela.




Szkoła wyższa
Samorząd
Kuratorium
.......
W małym stopniu - Wypracowane środki z opłat – są
minimalne, należy uważać, by nie być w sprzeczności z
Ustawą o bibliotekach 27 czerwca 1997, art.14
Koszty w bibliotece
Koszty, o jakich mówimy w bibliotece to głównie koszty
operacyjne (koszty działalności operacyjnej).
 Definicje:
1. Koszty działalności operacyjnej - koszty bezpośrednio
związane z prowadzeniem działalności (...) usługowej
(...).
B. Olzacka, R. Pałczyńska Gościniak
Leksykon zarządzania finansami Gdańsk, 1998, s. 143
2. Koszty operacyjne - koszty ponoszone w związku z
podstawową działalnością firmy.
R. Koch Słownik zarządzania i finansów Kraków 1994, s. 114
Koszty osobowe
 Wynagrodzenie brutto, premie, nagrody, inne.
 Świadczenia na rzecz pracowników: odpisy na zakładowy fundusz
świadczeń społecznych, koszty posiłków, dopłaty do biletów,
ekwiwalenty, szkolenia, nakłady na bhp, podróże służbowe, odprawy
emerytalne, pośmiertne;
 Ubezpieczenia społeczne (ZUS): emerytalne, rentowe, chorobowe,
wypadkowe;
 Pozostałe podatki;
 Odpis na Fundusz Pracy (przeciwdziałanie bezrobociu);
 Odpis na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (w
przypadku niewypłacalności pracodawcy).
Jacek Kulicki Koszty zatrudnienia pracowników, Kraków 2003
Koszty rzeczowe
 Nie jest to termin z ustawy o rachunkowości,
rzadko pojawia się w podręcznikach i
leksykonach. Jest to swego rodzaju skrót
myślowy obejmujący to, co nie jest kosztami
osobowymi i finansowymi.
Przygotowanie
planu finansowego
 Przygotowuje go dyrektor/kierownik
biblioteki w porozumieniu z zwierzchnikiem,
kwestorem (księgową), swoim zespołem i
ewentualnie szefami działów technicznego,
informatycznego lub innych;
 Przygotowania należy zacząć na kilka
miesięcy przed wejściem danego planu
finansowego w życie.
Założenia
do planu finansowego
Dokument zawierający opis poszczególnych kategorii, np.:
„Inwestycje:
1. Sprzęt komputerowy z przeznaczeniem na Bibliotekę Cyfrową - 1pojedynczy zestaw komputerowy Procesor Intel 2,6 GHz
x 2, 2xdysk SCSI 73 GB mirror, Kontroler 2-4 GB RAM UPS 1000W – wg cennika DELL.
2. Regały na książki do wypożyczalni – 10 sztuk;
3. Regały metalowe (7 półek na regale) – 11 sztuk do archiwum (5 sztuk – szerokie ok.130 cm, 6 sztuk wąskie ok. 95 cm.);
4. Szafka – wrzutnia na książki na korytarzu – 1 sztuka;
5. Gabloty na nowości na korytarzu – 2 sztuki;
Zasoby biblioteczne (rubryka Książki, druki, prenumerata):
1. Książki – przyjęto na podstawie ubiegłego roku, pomniejszone o koszty biblioteki cyfrowej. Przez pierwsze miesiące (za
wyjątkiem października z powodu stropu) zwiększono kwoty, bo zapotrzebowanie na początku roku akademickiego
jest bardzo duże. Podstawą kalkulacji jest założenie kwotę 2,8 zł. na 1 studenta w ciągu 1 miesiąca z
przeznaczeniem na zakup książek.
2. Czasopisma – przyjęto na podstawie prenumeraty za rok ubiegły z rezerwą na ewentualną konieczność zamówienia
nowych tytułów;
3. Bazy danych – prenumerowane bazy: Lex dla Banków Prestige oraz Emerald, ProQuest
4. Multimedia – kategoria ta obejmuje kasety audio (głównie do nauki języków), kasety video i płyty CD.
5. Pozostałe materiały – uwzględniono paski zabezpieczające do nowo zakupionych książek, tonery, dyskietki i płyty CD,
oznaczenia w bibliotece, 2 pendrivy, dekoracje, podpórki do książek.”
BIBLIOTEKA
Plan finansow y na rok akadem icki 2008/9
KOSZTY (w yszczególnienie)
Wyposażenie
BIBLIOTEKA
CYFROWA Zestaw komputerow y Procesor Intel 2,6 GHz
x 2, 2xdysk SCSI 73 GB mirror, Kontroler 2-4 GB RAM
Regały na książki (łącznie 10 sztuk)
Regały metalow e do archiw um (łącznie 11 sztuk)
Wrzutnia na książki na korytarz
Gabloty na korytarze - 2 sztuki
Przystaw ka do biurka
Obudow a parapetów w czytelni
Żaluzje do czytelni
Drukarka do w ypożyczalni
Malow anie pomieszczeń
Zużycie m ateriałów i energii:
Materiały Biurow e:
Materiały biurow e:
Papier do drukarek i kserokopiarek
Środki Czystości
Książki, druki, prenum erata
Książki do biblioteki
Czasopisma
Multimedia
Bazy danych
Pozostałe m ateriały
Paski zabezpieczające do systemu bramek
Tonery
Przenośny dysk - pendrive
Podpórki do książek
Oznaczenia w Bibliotece (antyramy, plexi)
Dekoracje (kw iaty, donice, dekoracje św iąteczne)
Usługi obce
Poczta + kurier
Pozostałe Usługi
BIBLIOTEKA
CYFROWA-Program dLibra (licencja, instalacja, szkolenia,
serw is)
Usługi introligatorskie
Napraw a sprzętu
Wynagrodzenia z um ów zlecenia
Pozostałe koszty
Podróże służbow e
Reprezentacja
Promocja biblioteczna
Gadżety od NORTE i kalendarze
Roll-up
Rozw ój kadry adm inistracyjnej
Udział w konferencjach, szkoleniach, targach - ogólnie
Kurs kancelaryjno-archiw alny I stopnia
Warsztaty w
z formatu
zapisu
rekordów
bibliograficznych
Szkolenie
Bibliotece
Narodow
ej Wprow
adzenie do formatu MARC
21
RAZEM KOSZTY
X
XI
XII
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
Zatwierdzenie
planu finansowego
 Zatwierdzenie planu finansowego poprzedzają
negocjacje, rozmowa z mocodawcą (kanclerz?,
kwestor?, dziekan?, dyrektor?). Zadaniem dyrektora
biblioteki jest obronić wszystkie zaplanowane
pozycje budżetowe.
 Dwie tendencje:
- planować więcej, bo „i tak obetną”.
- planować rzetelnie.
Realizacja
planu finansowego
 Rubrykę Wykonanie uzupełnia się co miesiąc i liczy % wykonania.
Styczeń
Książki
Czasopisma
Luty
Plan
Wykonanie
%
Plan
Wykonanie
%
18000
15000
83%
18000
18500
103%
Korekta
planu finansowego
 Jeżeli zaistnieje sytuacja znaczących zmian
(zarówno wzrostu, jak i spadku) w
zaplanowanych poziomach kosztów
(przychodów) należy przygotować korektę planu
finansowego, która uwzględnia nową sytuację.
Propozycja zmian do korekty budżetu 2005/2006 - Biblioteka
Było
Książki
Prenumetara
Remont sali nr 125 (wypożyczalnia)
Pomniejszyć o: Jest
Wnioski
 Planowanie finansowe stanowi (powinno
stanowić?) podstawę zarządzania biblioteką.
 Kompetencje z zakresu finansów
dyrektora/kierownika biblioteki wpływają na jej
funkcjonowanie.
 Konstrukcja i realizacja dobrego planu finansowego
może nie jest łatwa, ale jest w możliwościach
większości z nas;
 Planowanie finansowe jest korzystne dla biblioteki.
Serdeczne podziękowania
dla Miłki i Jej Zespołu
oraz dla wszystkich Państwa.
Bogumiła Urban