اإلصالح المؤسساتي في منظمات المجتمع تميز األهلي وفق معايير تقييم األداء والجودة وال ّ إعداد : محمد عبد السالم قرعوني رئيس مختبر المعايير الكهربائية األساسية المخبر.
Download
Report
Transcript اإلصالح المؤسساتي في منظمات المجتمع تميز األهلي وفق معايير تقييم األداء والجودة وال ّ إعداد : محمد عبد السالم قرعوني رئيس مختبر المعايير الكهربائية األساسية المخبر.
اإلصالح المؤسساتي في منظمات المجتمع
تميز
األهلي وفق معايير تقييم األداء والجودة وال ّ
إعداد :محمد عبد السالم قرعوني
رئيس مختبر المعايير الكهربائية األساسية
المخبر الوطني للمعايير و المعايرة
عضو الجمعية العلمية السورية للجودة
الندوة الوطنية للجودة السادسة عشر
دمشق 29 ~ 28تشرين الثاني 2011
المحتويات
مقدمة
أولا :تعاريف و مصطلحات
ثانيا :األهداف اإلستراتيجية للمنظمات األهلية
ثالثا :معايير تقييم األداء المؤسساتي للمنظمات األهلية
رابع ا :نظام تقويم أداء العاملين
خامس ا :تأهيل المنظمات األهلية وفق نظام إدارة الجودة ISO 9001: 2008
سادسا :الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج التميز للمؤسسة األوروبية
إلدارة الجودة ))EFQM
سابعا :خاتمة
ثامن ا :مراجع
مقدمة
اء كانت
لقد باتت الجودة في األداء التزام ا مبدئي ا في هذا العصر في كل مؤسسة ،سو ا
صغيرة أم كبيرة ،عامة أو خاصة أو أهلية ،حيث تفرض نفسها بكافة معاييرها
ومؤسساتها على كل فرد عامل في المؤسسة وفي كل مرحلة من مراحل العمل .حيث
يفترض على القطاع األهلي في ظل الدور الذي مارسه ومازال يمارسه حالي ا واستناد ا
إلى التوقعات المستقبلية أن ينتقل من الممارسات التقليدية أو العفوية إلى الممارسات
المهنية المحترفة شأنه شأن مؤسسات القطاعات األخرى.
يعتبر األداء المؤسساتي مرشدا
الستراتيجية لتطوير أدائها ،وهذا
بتطوير أدائها باستخدام أداة التقييم
مفيدا ودقيقا لكل منظمة أهلية لرسم خطتها
ما حدث بالفعل مع بعض المنظمات التي تقوم
المؤسساتي كمرشد لها في التطوير.
أولا :تعاريف و مصطلحات
المعيار :هو األساس الذي سيتم الحكم على أداء العامل من خالله.
المقيم :الجهة صاحبة الصالحية في الحكم على أداء العامل وفقا لمعيار أو أكثر.
ّ
نظام التقويم :مجموعة من المعايير واإلجراءات التي تسمح بحكم اجمالي على
العامل.
السجل :وثيقة تعطي دليالا موضوعي ا عن عمل منجز أو نتائج حاصلة أو غيرها.
دورية التقييم :الفترة الخاضعة للتقييم دوري ا.
الجودة :مجموعة من الخصائص والمميزات لكيان ما تعبر عن قدرتها على تحقيق
المتطلبات المحددة أو المتوقعة من قبل المستفيد.
القيم والتطبيقات المتعلقة بالصدق واألمانة واإلخالص
النزاهة :منظومة من ّ
والمهنية في العمل.
الشفافية :شفافية المؤسسات التي تدير الشأن العام حيث تعكس ما يحدث ويدور
داخلها بوضوح وتكون الحقائق المتوفرة للبحث والمناقشة.
ثانيا :األهداف اإلستراتيجية للمنظمات األهلية
إن تحقيق رسالة المنظمة األهلية يتطلب تحقيق مجموعة من األهداف اإلستراتيجية:
.1تطوير البنى التنظيمية للمنظمات األهلية:
تحديد وصياغة الرسالة ،واألهداف التنموية ،واألهداف بعيدة المدى
واآلنية،
والنتائج المتوقعة ،واعداد شجرة األهداف واإلطار التخطيطي بما يشمل بعض
مؤشرات األداء.
.2تطوير وتطبيق الشفافية والمهنية داخل المنظمات األهلية:
سيادة القانون واللوائح التنظيمية للعمل األهلي ،والرقابة المهنية الداخلية
والخارجية ،واألنظمة المالية واإلدارية ،وتطبيق المساءلة والرقابة والمحاسبة.
.3العمل على إنعاش وتشجيع العمل التطوعي وتطوير مفاهيمه وأسسه وتأصيل قيمه.
تابع -األهداف الستراتيجية للمنظمات األهلية
.4المساهمة في وضع وتحديد األوليات الوطنية في القطاعات التنموية المختلفة من خالل
تحديد استراتجيات وخطط العمل ،واألنشطة المطلوبة وارتباطها بخطة التنمية الشاملة.
.5تأمين أقصى قدر من التنسيق والتعاون ما بين المنظمات األهلية والقطاعين العام
والخاص.
.6تطبيق معايير تقييم األداء المؤسساتي ،ومعايير التميز ،ومتطلبات أداء العاملين.
.7تحقيق متطلبات المواصفة القياسية الدولية لنظام ادارة الجودة ISO 9001 : 2008
ثالث ا :معايير تقييم األداء المؤسساتي للمنظمات األهلية
يعرف األداء المؤسساتي للمنظمات األهلية بأنه ” :جميع الممارسات والجهود
ّ
التي تبذلها المنظمة بقصد تحقيق أهداف محددة ومرسومة مسبقا ” وقد
حدَّ دت الممارسات التي ُتق ّيم في أربعة معايير،
وهي:
.1الحكم الداخلي الجيد ( الديمقراطي ) الرشيد في ممارسة صنع القرار والقيادة
وما يتميز به من مشاركة وشفافية ومساءلة وتداول المسؤوليات القيادية
وغيرها.
.2التخطيط للمشروعات التنموية وادارتها وتنفيذها وتقييمها فضالا عن العالقة
والشراكة مع مؤسسات المجتمع األخرى من قطاع خاص أو أهلي.
.3اإلدارة العامة متضمن اة التخطيط ،والتنظيم ،وادارة الموارد البشرية ،والمتطوعين
وادارة المعلومات.
.4اإلدارة المالية وتتضمن المحاسبة المالية ،والمساءلة ،والتخطيط المالي
والستدامة المالية.
رابعا اً :نظام تقويم أداء العاملين
يعمل على مبدأ التغذية الراجعة بغية رفع أداء المؤسسة ودعم استقرارها والمساهمة في
عملية صنع القرار،
يجب أن يتمتع بالشفافية والمرونة والصالبة ،وذلك بدللة أهداف أو غايات التقويم
مستند ا بذلك إلى مبادئ تعددية معايير وجهات التقويم.
-1-4أهداف نظام التقويم
رفع مردود العمل في المؤسسة و تحسين أدائه بصورة عامة.
اعطاء مؤشرات أداء متنوعة لكافة جوانب العامل وفرق العمل.
السماح باكتشاف مواطن الخلل والقوة.
خلق أجواء منافسة شريفة.
العدالة والدقة في التعويضات والمكافئات.
رابعا اً :نظام تقويم أداء العاملين
تابع – أهداف نظام التقويم
تحديد األفراد المحتمل ترقيتهم.
توفير نظام اتصال ذي اتجاهين.
تحديد التجاهات التدريبية.
تقديم تغذية راجعة للعاملين عن مستوى أدائهم.
المساعدة في تخطيط المسار الوظيفي.
المساعدة في تخطيط القوى البشرية.
رابع ا :نظام تقويم أداء العاملين
-2-4طرق تقيم األداء
الترتيب الرقمي أو الرمزي.
التوزيع اإلجباري.
الترتيب العام.
المقارنات الزوجية.
األحداث الحرجة.
الطريقة المشتركة.
التقييم باألهداف أو النتائج.
التقييم الذاتي.
رابعا اً :نظام تقويم أداء العاملين
-3-4تقييم األداء:
فهو يمثل للمؤسسة المعيار الذي يوضح ما إذا كان الموظف يؤدي مهام ومسؤوليات الوظيفة
التي يقوم بأعبائها على الوجه المطلوب أم ل.
كما يحدد تقييم األداء تلك الفئة من العاملين الذين ل يحققون للمؤسسة األهداف المنشودة
من توظيفهم.
يشكل تقييم األداء بالنسبة للعامل تعبيرا عن إمكانية الستمرار والترقي في المؤسسة ،وعليه:
أن يتم تقييم جميع العاملين بالمؤسسة على اختالف مستويات المسؤولية مرة واحدة
بالعام على األقل.
يعد لهذا الغرض نماذج تقييم مرنة وواضحة تم ّكن الشخص الذي يجري التقييم من
ّ
إعطاء صورة واضحة و دقيقة عن أداء العاملين قيد التقييم.
الحتفاظ بصورة من كل تقييم في ملف العامل.
يعتبر التقييم هو العامل األساسي في اتخاذ أي قرار لصالح العامل أو ضده.
رابعا اً :نظام تقويم أداء العاملين
تابع -تقييم األداء
أن يتم التقييم من قبل الرئيس المباشر ويعتمد من قبل المدير التنفيذي.
تكوين لجنة داخلية في كل قسم يرأسها المدير التنفيذي لمراجعة جميع التقييمات
والتأكد من دقتها و صحتها.
بعد مراجعة التقييمات ،وبناء على نتائجها ،يتم تصنيف العاملين إلى خمسة فئات
رئيسية :ممتاز – جيد جداا – جيد – متوسط – ضعيف.
يعتد بالتقييمات الشفوية إذا كانت متناقضة مع ما هو وارد في نموذج التقييم
ل ّ
الموظف المعتمد والمحفوظ في ملفه.
إذا اتضح في وقت لحق للتقييم عدم دقة التقييم ،فسوف يحاسب المسئولون عن
إجراءه محاسبة شديدة.
اطالع كل عامل على تقييمه بعد اعتماده و شرح نقاط القوة و الضعف لديه.
رابعا :نظام تقويم أداء العاملين
-4-4قياس الحالة اآلنية لوضع العاملين:
وهو التعبير عن استجابة المؤسسة ألهداف وغايات نظام التقويم وذلك بقياس الوضع
اآلني للعاملين و العمل في لحظة ما.
يشكل هذا القياس المداخل الضرورية لنظام التقويم وتمثل مخارجه المشهد اآلني
لوضع منظومة المؤسسة بهدف مقارنته مع أهدافه من أجل المساعدة في عملية اتخاذ
القرار.
رابع ا :نظام تقويم أداء العاملين
-5-4تحسين أداء العاملين
لما كان الهدف األساسي من عملية التقويم
والتقصير وأماكن القوة والنجاح لدى العامل ثم
وتصحيح الحالة األولى ودعم و ترميم الحالة
نظام التقويم المؤشرات المناسبة التي تصب في
هو وضع اليد على مواضع الضعف
دراسة هذه األوضاع وتحليلها لمعالجة
الثانية ،فإنه من الطبيعي أن يتضمن
اتجاه أداء العاملين.
يتوجب على نظام التقويم أن يتضمن مجموعة مؤشرات تعكس قدرة العامل على تقديم
مقترحات جديدة ب ّناءة تتعلق مباشرة بالعمل الموكل إليه.
رابعا :نظام تقويم أداء العاملين:
-6-4تحفيز العاملين باتجاه العمل الجماعي:
إن نجاح أي عمل يقوم به نشاط ما ،مرهون حتما بدرجة تضافر و
تكامل الكفاءات الفردية الموجودة في النشاط ،ومهما كانت الكفاءات
الفردية عالية فإن ضعف تآزرها يؤدي إلى خلل باألعمال الموكلة لها
كنشاط و تراجع بالكفاءات الفردية نفسها .لذا فإن تقويم مدى تعاون
العاملين يعكس تفهمهم وايمانهم بأهمية التعاون إلنجاح عملهم والتقدم
به.
كما يحفز العاملين باتجاه تغلب عليه سمة العمل الجماعي ليكون الغرض
هو النجاح الجماعي وليس الفردي دون إغفال دور المبادرة والجهود
الفردية تاركين الباب مفتوحا أمام كل إغناء أو إضافة فردية.
رابعا :نظام تقويم أداء العاملين
-7-4تحليل القدرات الكامنة للعاملين
إن تحديد مواضع الضعف والقوة لدى العامل بواسطة نظام تقويم متعدد
المعايير ،سوف يلفت النتباه حتم ا إلى قدرات كامنة أو غير مستثمرة
بالشكل األمثل ،وذلك بالعتماد على مجموعة مؤشرات منها ما يسمح
بقياس قدرة العامل على تطوير معارفه النظرية والعملية ،منها:
القيام بأعمال مختلفة ومتنوعة :
إمكانية العامل على التخطيط والتنظيم والمساعدة في اتخاذ القرار
السليم.
رابعا :نظام تقويم أداء العاملين
-8-4معايير التقييم:
تشكل المعايير األساس الذي يتم من خالله الحكم على أداء العاملين
يعبر المعيار عن مفاهيم محددة وواضحة ،ويجب أن يتمتع
حيث ّ
بالموضوعية ،والصرامة العلمية ،والواقعية .نبين في ما يلي بعض
معايير التقييم وهي:
تابع -نظام تقويم أداء العاملين
-8-4معايير التقييم:
معايير التقييم
معايير تقويم خاصة
بالرؤساء ،ومعايير
مساهمة العامل في أداء
المؤسسة
معايير انتماء والتزام
العامل بالمؤسسة
اللتزام بأنظمة وتعليماتالمؤسسة.
التعاون والعالقات معاآلخرين.
معايير تثمين القيمة الذاتية
للعامل
القدرات الكامنة والمهارات. البحث عن التحسين ونقلالمعرفة.
معايير متعلقة بإنتاجية
العامل
العمل المسند للعامل. تنفيذ العمل المكلف به العامل. -أعمال دائمة مكلف بهاالعامل.
نظام تقويم أداء العاملين- تابع
: معايير التقييم-8-4
Job Description Card
بطاقة السجل الوظيفي
Job title:
اسم العمل
Reports to:
موجه إلى
المؤهالت وبرامج التدريب
1- Qualifications and training programs:
المعرفة والخبرة المطلوبة
2- Expertise and Experience Required:
المسؤوليات
3- Responsibilities :
التخويل والصالحيات
4- Authority:
الكفاءة
5- Competency:
Approved by
Director,
Signature
Date
رابعا :نظام تقويم أداء العاملين
-9-4مشاكل تقييم األداء:
هناك العديد من المشاكل التي يمكن أن تمنع و تعيق خطط التقويم من أن
تحقق أهدافها بفاعلية و هي تشمل اآلتي:
عدم وضوح الهدف من نظام تقويم األداء.
سرية التقويم.
المقوم.
عدم موضوعية
ّ
أثر الهالة.
التساهل أو التشدد .
الميل نحو المركزية أو الوسطية.
المحاباة الشخصية.
اعتبار التقويم ج أز من العملية النضباطية.
إهدار الكثير من الوقت في عملية التقويم.
خامس ا :تأهيل المنظمات األهلية وفق نظام ادارة الجودة ISO
9001:2008
إن مفهوم الجودة في المنظمات األهلية له معنيان مترابطان أحدهما واقعي واألخر
معنوي ،فالجودة بمعناها الواقعي تعني التزام المنظمة األهلية بإنجاز معايير ومتطلبات
حقيقية في كل مناحي العمل بحيث تكون هذه المعايير وفق مواصفات ومعايير دولية
متعارف عليها.
أما الجودة في معناها المعنوي فتأكد على مشاعر و أحاسيس و مدى رضى زبائن و
عمالء المؤسسة الداخليين و الخارجيين المتلقين للخدمات المقدمة.
تابع -تأهيل المنظمات األهلية وفق نظام ادارة الجودة ISO 9001:2008
إن تطبيق متطلبات المواصفة القياسية الدولية ISO 9001:2008يم ّكن المنظمة
من:
الخروج بخطة بناء قدارت شاملة لإلدارة العليا والعاملين فيها. وضع أساس لنظام مالي يعتمد السياسات واإلجراءات المكتوبة والموثقة ويعالجتبويب الحسابات.
توثيق البيانات واعتماد مراكز التكلفة كأساس لتسجيل الحركات المالية. تعزيز إجراءات الرقابة الداخلية. وضع مواصفات لنماذج محوسبة تالئم متطلبات المنظمة. -تصميم نظام إداري يعالج كافة اإلجراءات والعمليات التي تقوم بها المنظمة .
-وضع خطة استراتيجية للمؤسسة.
ميز
سادسا :الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج الت ّ
للمؤسسة األوروبية إلدارة الجودة )(EFQM
التميز للمؤسسة األوروبية إلدارة
تعتبر الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج
ّ
الجودة ) (EFQMمن أهم األدوات المساعدة في تطوير المؤسسات وتحسين
أدائها وزيادة قدرتها التنافسية.
المم ّكنات
النتائج
العاملين
نتائج العاملين
نتائج
األداء
المفتاحية
نتائج الزبائن
العمليات
السياسة
واالستراتيجيات
الشراكات
والموارد
نتائج المجتمع
التعلّم واإلبداع واالبتكار
القيادة
ميز
تابع -الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج الت ّ
للمؤسسة األوروبية إلدارة الجودة )(EFQM
فوائد الجائزة:
وسيلة تحفيز بغرض تعميم أفضل الممارسات في مجالت األعمال المختلفة.
المساعدة في تحقيق األهداف والخطط الستراتيجية.
أداة للتقييم الذاتي والتطوير المستمر في المؤسسة وقياس مستواها بالمقارنة
المتميزة في العالم.
مع مثيالتها من المؤسسات
ّ
تنمية ثقافة العمل الجماعي وتعزيز رضا العاملين في المؤسسة.
تحسين مستوى رضا المتعاملين.
فرصة لحصول المؤسسة على تقرير فني يوضح نقاط القوة وفرص التحسين.
مقارنة نتائج األداء مع نتائج أداء المؤسسات األخرى مما يدفع المؤسسة للتّعلم
واإلبداع ومراجعة سياستها واستراتيجيتها.
التميز للمؤسسة
تابع -الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج
ّ
األوروبية إلدارة الجودة )(EFQM
بعض المنظمات العربية األهلية التي تطبق معايير األداء المؤسساتي والتم ّيز وفق
المواصفة القياسية ()EFQM
الكويت
البحرين
السعودية
األردن
اإلمارات
العربية المتحدة
8
7
6
5
4عدد المنظمات
3
2
1
0
التميز
تابع -الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج
ّ
للمؤسسة األوروبية إلدارة الجودة )(EFQM
مسح إحصائي لبعض المؤسسات والمنظمات األهلية العربية التي تطبق معايير تقييم
األداء المؤسساتي ومعايير الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج التم ّيز
للمؤسسة األوروبية إلدارة الجودة ):(EFQM
المملكة العربية السعودية
جمعية إنسان لرعاية األيتام ( الرياض ) – جمعية البر الخيرية ( الرياض ) –
ميزة
جمعية اإلبصار الخيرية – جمعية األطفال المعوقين والتربية والبرامج المت ّ
التميز في مجال اإلعاقة البصرية
التميز للمعوقين – جمعية حماية البيئة – جائزة
ّ
و ّ
– مؤسسة كافل لرعاية األيتام ( مكة المكرمة).
اإلمارات العربية المتحدة
التميز في فئة المشاريع البيئية المستقبلية (إنبارك
مجمع الطاقة والبيئة – جائزة
ّ
– دبي) – مؤسسة التنمية األسرية (أبوظبي) – مؤسسة اإلمارات للنفع الجتماعي
– هيئة الهالل األحمر – مؤسسة اتقان (الخليج العربي) – مؤسسة زايد بن
سلطان آل نهيان لألعمال الخيرية واإلنسانية – مؤسسة زايد العليا للرعاية
اإلنسانية وذوي الحتياجات الخاصة شركة أبو ظبي الوطنية للتأمين.
التميز للمؤسسة
تابع -الجائزة الوطنية للجودة وفق معايير نموذج
ّ
األوروبية إلدارة الجودة )(EFQM
مملكة البحرين
المؤسسة الخيرية الملكية – مؤسسة جمعية النور للبر الخيرية – التحاد النسائي البحريني –
صندوق العمل الجتماعي األهلي للمشاريع التنموية – هيئة تنظيم سوق العمل اإللكتروني .
دولة الكويت
منتدى عالم األسرة – منتدى عالم الطفل.
المملكة األردنية الهاشمية
المؤسسة العامة للضمان الجتماعي – السالمة والصحة المهنية – مؤسسة نور الحسين –
التميز في التطوير المؤسسي – جمعية المستشفيات الخاصة – جمعية أعمال المهن اليدوية
شركة
ّ
جمعية التحاد األردني لمنتجات األدوية ومستلزماتها الطبية – الجمعية األردنية لمصدري منتجات
الخضار والفواكه.
سابعا اً :خاتمة
إن تطبيق متطلبات معايير األداء المؤسساتي األربعة استناد ا إلى المعايير التسعة
التميز وأنظمة إدارة الجودة ISO 9001:2008وارتباط ا بمعايير أداء
لجائزة
ّ
العاملين ،يقود إلى الوصول إلى بنية تنظيمية هيكيلية واضحة للمنظمات األهلية
بما يحقق التنمية المستدامة التي تضمن تحقيق األهداف والخطط الستراتيجية
للمنظمات األهلية.
كذلك فإن تحسين اإلنتاجية المؤسساتية يتطلب التطوير المستمر لقدرات العامل
التميز فيه .حيث أن استمرارية التطور والنمو ،تستدعي
وتكريس ثقافة اإلبداع و ّ
وجود آليات محددة وواضحة للقياس والتقييم والمراجعة لمنظومة األداء على أسس
موضوعية .وان ضرورة استمرار عملية التقويم بصفة دورية من أجل الوقوف على
حجم التطوير والتأكيد على تنفيذ الخطط المستهدفة لتحسين األداء.
كما أن الوصول إلى مستويات متقدمة من التنافسية ،ورفع كفاءة المؤسسات
والمنظمات األهلية ،هو توجه ماضون فيه ،وأن الحكومة تعمل جاهدة على تحقيقه،
التميز ونشرها على أسس علمية صحيحة ،باعتبارها ضرورة
من خالل ترسيخ ثقافة
ّ
ل يمكن الستغناء عنها في مسيرة التنمية الشاملة .
ثامنا :مراجع
" المعايير األربعة لتقييم األداء المؤسساتي للمنظمات األهلية" ،السيدة د .لطيفة المناعي – مملكة
البحرين.
" تعريف بالجائزة الوطنية للجودة" ،السيد هاكان كيليتشوأغلو رئيس جمعية الشرق األوسط للجودة -
برنامج الجودة الوطني في سورية.
المواصفة القياسية الدولية لنظام إدارة الجودة . ISO 9001:2008
جائزة التميز لصاحب السمو الملكي األمير خليفة بن سلمان آل خليفة -مملكة البحرين.
المركز الوطني لدعم المنظمات األهلية -مملكة البحرين.
جائزة الملك عبدا لعزيز للجودة – المملكة العربية السعودية.
جائزة أبو ظبي لألداء الحكومي المتميز – اإلمارات العربية المتحدة.
جائزة التميز العلمي – قطر.
William B. “Human Resources and Personnel Management”, by
Werther and Keith Davis-5th ed.
Eade, Oxfam GB - “ Development NGOs, and Civil Society”, by Deborah
2000-2004
شكراً إلصغائكم