Transcript Offentlig upphandling

Offentlig upphandling
Utbildning för Tekniska förvaltningen i Hudiksvall
19 november 2013
Välkomna!
1
Tekniska förvaltningen i Hudiksvall
• Mål
– Insikt om vad bra offentliga affärer är
– Kunskap om regler som styr offentlig upphandling
– Kunskap om våra olika roller och ansvarsfördelning i
upphandlingsprocessen
• Upplägg
– Varför och hur
– Vad är det verkliga behovet , vad behöver vi anskaffa?
– Hur får vi bra leverantörer?
– Hur gör vi jobbet?
– Hur agerar vi när vi köper för relativt lågt läge?
2
Inköp Gävleborgs uppdrag
Offentlig
Hitta avtalsinformation
upphandling
Michael Kazmierczak
- en
möjlighet
Chef
för staben
Cilla
Larsdotter
att
göra affärer
Informatör
______________________________________
_______________________________
Förnamn Efternamn,
Inköp Gävleborg
3
Uppdrag upphandling!
Inköp Gävleborg är upphandlande myndighet och
genomför upphandlingar enligt Lagen om offentlig
upphandling (LOU) samt ger stöd och rådgivning åt
kommunernas förvaltningar och bolag.
Områden som inte omfattas av Inköp Gävleborgs förbundsordning:
• Byggentreprenader
• Tjänsteupphandling inom utbildning, hälso- och sjukvård, socialtjänst
samt kultur, fritids- och idrottsverksamhet
• Viss direktupphandling.
Kommunalförbundet kan vara kommunerna behjälpliga även med de
undantagna områdena, men beslut inom dessa fattas inte av
kommunalförbundet.
2009-03-17
4
Kommunalförbundet Inköp Gävleborg
• 10 medlemskommuner
• Ca 45 offentliga kunder
• Styrs av en politisk direktion
• 29 + 5 anställda
• Kompetensbaserad organisation
• Lokala kontor
• Innovationsupphandling
• Utför upphandlingar till ett värde
av ca 2,5 miljard per år
• 1 800 aktiva avtal
• 9 av 10 upphandlingar samordnade
• 372 upphandlingar gjordes 2012.
5
Exempel på varor och tjänster
som upphandlas…
Fastighetstjänster, fordon, maskiner, mark, väg och
anläggning, livsmedel, kontorsmaterial, IT, konsulter, hotell
och konferens m.m…
6
Roller och ansvar i upphandlingsprocessen
• Svara mot ställda krav
• Branschkunskap
• Sakkunskaper
• Affärsmässighet
• Följer LOU
• Ställer krav på
produkt och tjänst
• Sakkunskaper
• Vad ska utvärderas
och testas
• Referensgruppen
mycket viktig
Beställare
Inköp Gävleborg
•
•
•
•
Affärsmässighet
LOU
Kommersiella villkor
Branschkunskap
Var hittar jag information om avtal?
www.inkopgavleborg.se
8
Avtalen är sökbara
Alla avtal är sökbara via avtalsdatabas och inköpssystem
• Leverantör
• Nyckelord
• Områden.
Koll på nya avtal med RSS-flöden
Tips! Högerklicka
på skrivbordet och
skapa en gadget!
10
Koll på nya avtal med RSS-flöden - gadget
2009-03-17
11
Nyhetsbrev och kundtjänst
Kundtjänst
Telefon: 010-471 30 01
E-post: [email protected]
Öppettider:
Må-fre kl.9-12 och 13-15
www.inkopgavleborg.se
12
När du inte hittar avtalet på hemsidan
• Kontakta kundtjänst och be dem hjälpa dig att hitta avtalet.
• Alternativ om det inte finns något avtal och en upphandling
måste göras:
1. Direktupphandling genom Inköp Gävleborgs kundtjänst
2. Du gör direktupphandlingen själv med stöd av Inköp
Gävleborgs upphandlingssystem
3. Du gör direktupphandlingen helt själv
4. Samordnad upphandling
- Anmodan på Inköp Gävleborgs hemsida
- Anmodan via inköpssystemet
Offentlig
upphandling
i- praktiken
en möjlighet
att
göra
affärer
Mikael Hjelm
_______________________________
_______________________________
Upphandlare
Förnamn Efternamn,
Inköp Gävleborg
14
Grundprinciper
i EG-rätten
•
•
•
•
•
Icke diskriminering
Likabehandling
Ömsesidigt erkännande
Proportionalitet
Transparens.
15
Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt
diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Även om den upphandlande
myndigheten inte förväntar sig några utländska anbud får den vid utformningen av
förfrågningsunderlaget inte införa krav som enbart svenska företag känner till eller kan utföra.
Den upphandlande myndigheten får heller inte exempelvis ge ett lokalt företag företräde med
anledning av dess geografiska läge.
Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika
förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle.
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en
medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.
Proportionalitetsprincipen innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen
måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De krav
som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera
alternativ bör det alternativ väljas som är minst ingripande eller belastande för leverantörerna.
Principen om transparens innebär en skyldighet för den upphandlande myndigheten att skapa
öppenhet genom att lämna information om upphandlingen och hur den kommer att
genomföras. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste
förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska
upphandlas. Därmed blir det förutsebart för leverantörerna vad som är av störst vikt vid valet av
leverantör.
LOU
• LOU (Lag om offentlig upphandling)
• Undantag för försörjningssektorerna, försvars- och
säkerhetsområdet
17
Upphandlingsprocessen
18
Upphandlingsförfaranden
Förfarande
Annonseringstid
Minimitid för
anbud
Tröskelvärde
Direktupphandling
Annons/Riktad
Skälig tid
284.631 kr
(15% av tröskelvärdet)
Förenklat
förfarande
>10 dagar
Skälig tid
> Direktupphandling
< Öppet förfarande
Öppet förfarande
52 dagar
40 – 52 dagar
1.897.540 kr
19
Ett upphandlingsexempel
…av en arbetsmaskin med förare
20
Förfrågningsunderlag
Kravspecifikation tas fram av Beställaren i samråd
med Inköp Gävleborg
• Steg 1 - Kvalificering av anbudsgivaren
• Steg 2 - Prövning av skallkrav
• Steg 3 - Utvärdering
21
Kvalificeringskrav på anbudsgivaren
• Stabil ekonomi
• Skuldfri
• Ingen ekonomisk brottshistorik
• Har betalat skatter och avgifter
• Teknisk och yrkesmässig kapacitet
22
Prövning av skallkrav på tjänsten
(eller varan)
• Modell
Hjullastare med förare
• Storlek
Maskinvikt mellan 7,0 och 13,0 ton (ME-klassning 22.15.14)
• Utrustning
Schaktskopa, planeringsskopa, asfaltskärare
23
Utvärdering
Ekonomiskt mest fördelaktiga
Lägst pris
24
Ekonomiskt mest fördelaktiga
• Pris
• Miljö
Miljöklass (Steg 1-3 avgaskrav)
EU-reglerna (för arbetsmaskiner)
finns i direktiv 97/68/EG och
förordning 1998:1709
• Service
Inställelsetid
• Andra utvärderingskriterier…
25
Absolut utvärderingsmodell
Påslag
Avdrag (mervärde)
26
Utvärdering genom avdrag
Ju högre uppfyllnad av kriterier desto större avdrag
Avdraget är enbart fiktivt
anbudspris
avdrag
27
Utvärdering av två anbud
Traktor o co
Grävskopan.se
Pris: 750 kr/timme
Pris: 650 kr/timme
Miljö: Steg 3
Miljö: Steg 2
Service (inställelse): 2 timmar
Service (inställelse): 3,5 timmar
28
Miljö
Klassning
Avdrag
Steg 3 eller bättre
Steg 2
Steg 1 eller sämre
250 kr/tim
100 kr/tim
0 kr/tim
29
Service
Inställelse
Avdrag
0-1 timme
> 1-3 timmar
> 3 timmar
100 kr/tim
50 kr/tim
0 kr/tim
30
Utvärdering
Traktor o co
Pris: 750 kr/timme
Steg 3 eller bättre
Steg 2
Steg 1 eller sämre
250 kr/tim
100 kr/tim
0 kr/tim
Miljö: Steg 3
Service: 2 timmar
0-1 timme
> 1-3 timmar
> 3 timmar
100 kr/tim
50 kr/tim
0 kr/tim
750 kr – 250 kr – 50 kr = 450 kr i utvärderingspris
31
Utvärdering
Grävskopan.se
Pris: 650 kr/timme
Steg 3 eller bättre
Steg 2
Steg 1 eller sämre
250 kr/tim
100 kr/tim
0 kr/tim
Miljö: Steg 2
Service: 3,5 timmar
0-1 timme
> 1-3 timmar
> 3 timmar
100 kr/tim
50 kr/tim
0 kr/tim
650 kr – 100 kr – 0 kr = 550 kr i utvärderingspris
32
Traktor o co
750 kr  450 kr
Grävskopan.se
650 kr  550 kr
33
Frågor?
34
Hur
vi stödjer
Offentlig
köp
av byggupphandling
entreprenader
- en möjlighet
att
göra
affärer
Michael Kazmierczak
_______________________________
_______________________________
Chef för staben
Förnamn
Efternamn,
Daniel
Turås
Inköp Gävleborg
Upphandlare
35
Inköp Gävleborg bistår vid entreprenader
(AB och ABT) och konsulttjänster (ABK)
• Tydliga roller
- Projektledare
- Upphandlare
• Tidplan upprättas
36
Upphandlingsprocessen
Förberedelse
Leverans
Avtal
Tilldelning
Utvärdering
Annonsering
Öppning
Kvalificering
Prövning
37
Utökad kvalitetssäkring
Inköp Gävleborg kan vara en part
• i dialogen med entreprenörerna
• vid förhandlingar
• vid tilläggsbeställningar
• vid uppföljning
38
Hållpunkter
Offentlig för
bra
offentliga
upphandling
affärer
- en möjlighet
att
göra
affärer
Johan Almesjö
_______________________________
_______________________________
Förbundsdirektör
Förnamn Efternamn,
Inköp Gävleborg
39
• Behovet
– Det verkliga behovet - hur tar vi reda på det, hur verifierar vi det - hur
förankrar vi att det vi kommer fram till de facto kommer att upphandlas…?
• Leverantörsdialog
– Möjlighet för lokala - den ekonomiskt bästa affären kontra lokala
möjligheter
• Förfrågningsunderlag
– Hur ser vi på lokala företags möjlighet att vara med, pris kontra lokala
möjligheter
– Hur mycket tid får det ta
– Hur ser tidplanen ut för att lyckas
40
• Utvärdering
– Utvärderingsmodell
– F&S
– Överprövning
• Hur agerar ni när en över prövning görs?
– Medial debatt
• Hur svarar ni upp på detta?
• Uppföljning leverans
– Vem gör vad?
– Häva avtal
• När, på vilka grunder?
– Ny upphandling
• Vad tar ni mer er till nästa gång detta ska upphandlas?
• Direktupphandling
– Hur gå tillväga med ett lägre belopp?
– För vem vill ni göra det möjligt att vara med?
41
Etik och moral
• Resor – betala själv
• Presenter/julgåvor under 1%
av prisbasbelopp
• Brottsbalken 17 kap, 20 kap.
• Du är själv ansvarig!
• Regler och lagar
• www.inkopgavleborg.se
Mutor och
bestickning,
vad säger
lagen?
Evenemang,
presenter
och resor
Policy mot
mutor och
bestickning
Är det
tveksamt?
•
Låt bli…
42
Vart vänder jag mig om
jag har frågor?
www.inkopgavleborg.se
Kundtjänst
E-post: [email protected]
Telefon: 010-471 30 01
Öppettider: Vardagar kl.9-15 (lunch 12-13)
43
Vad tyckte du om den här
utbildningen?
Tack för att du fyller i kursutvärderingen innan du går!
44
Tack för idag!
Den här presentationen kommer inom kort att finnas på
www.inkopgavleborg.se
45