Transcript Leverandøraktivering

Leverandøraktivering
Hvordan sørge for at dine leverandører
sender efaktura og ikke papir
Olav Abel Lindberg
Hva er
leverandøraktivering?
Leverandøraktivering er
nøkkelen til suksess
Leverandører må aktiveres/kobles opp – det skjer ikke av
seg selv!
Leverandøraktivering gjøres av profesjonell aktør.
Basware tilbyr en utprøvd metode for
leverandøraktivering, og kommuniserer aktivt med
leverandørerene for å få dem tilkoblet.
Suksess krever samtidig kundens tilstedeværelse og
formelle krav til leverandørene om elektronisk handel.
Målsetting med
leverandøraktivering
Identifisere leverandørenes mulighet og motivasjon
til å sende elektroniske fakturaer
Øke andelen ekte elektroniske fakturaer
Øke antall leverandører som sender elektroniske fakturaer
Tilby leverandørene en kostnadseffektiv løsning til
å gå over til elektronisk fakturering
Realisere kostnadsbesparelser for både selger og
kjøper
.
Basware efaktura
for å motta 100% efaktura
Basware B2B Cloud
Basware Transactions Service
Supplier Portal
Any-to-any connectivity
E-invoice validation
Document routing
Sender
efaktura
Format conversions
Compliance
Transaction security
Digital signature validation
Sender
Scan & Capture
Electronic archiving
Supplier Activation
efaktura
Mottaker
Leverandørreskontro
Kundereskontro
Sender
Hovedfokus med leverandøraktivering:
Øke andelen av “ekte efaktura”
100 %
Skannede faktura
Andel efaktura
FALLENDE
KOSTNAD PR.
FAKTURA
Med leverandøraktivering
0%
Organisk efaktura vekst
Tid
Leverandøraktivering
som en prosess
De ulike fasene
Prosjektoversikt
Leverandøraktivering tilbys som en gratistjeneste – kunden betaler
kun de direkte kostnadene i tilknytting til prosjektet
Dokumenterbare prosesser og avanserte web baserte verktøy (egen
aktiveringsside) for å håndtere kommunikasjonen med leverandørene
Dedikert prosjektleder
Tilgjengelig i mange språk: EN, DE, ES, PT, NL, FI, SE, NO, DK
7
Leverandøraktiverings-prosjektet
Oppstart og Planlegging
2-3 mnd
• Målsetting
• Policy
• Nåværende status og avtaler
• Implementasjonsguide (supplier kit)
• Leverandøroversikt og segmentering
• Milepæler, aktiviteter og ansvar
Rapportering og Evaluering
Kampanjer
• Framdrift
• Målinger
• Evaluering
• Vurdere tiltak ifht resultater
• Input til planlegging neste iterasjon
• Definere innhold
• Utarbeidelse av materiell
• Gjennomføring
• Oppfølging
Leverandøroppfølging
• Leverandøravtaler og betingelser
• Strategiske leverandører
• Eksisterende efakturaleverandører
• Nye leverandører
• Avtaleinngåelser
8
1. Definere målsetning og
strategi
1. Hvor er vi i dag med hensyn til efaktura andel?
2. Hvor mange leverandører har vi, og hvordan fordeler de
seg på fakturavolum?
3. Hvilke krav stiller vi til innhold i en faktura?
4. Hvor strenge/tøffe skal vi være ovenfor leverandørene
med krav om efaktura? Skal Basware kjøre
leverandøraktivering så må mottaker være tøffe ovenfor
sine leverandører!
5. Har vi interne ressurser som kan gjøre mye av jobben?
Eller bør vi kjøpe dette eksternt fra Basware?
2. Definere prosjekt og
deltakere
1. Hvem er ansvarlig for prosjektet hos kunden
2. Hvem er ansvarlig for prosjektet hos Basware
3. Andre prosjektdeltakere
4. Lengde på prosjektet
5. Prosjektmål: Hvor mange faktura skal være elektroniske
innen x.x.xxxx, og hvor mange leverandører skal sende
3. Segmentering av
leverandørmassen
1. Leverandører som allerede er i stand til å sende
efaktura via andre operatører, Peppol eller Basware
direkte
2. Leverandører som ikke kan sende men som
representerer en stor del av fakturamengden.
3. Leverandører som ikke kan sende, og som ikke
representerer en stor del av fakturamengden.
Antall faktura pr. leverandør
3. Segmentere leverandørmassen
12
Top 25 – 50 leverandører
(mindre enn 0,5% av leverandørene)
representerer normal 10-30% av
fakturavolumet
Topp 100 leverandører
representerer normal 30-50% av
fakturavolumet
Mer enn 90% av leverandørene sender
mindre enn 10 faktura pr. måned
Antall leverandører
Tier 1 leverandører
kontaktes direkte av
Basware
Tier 2 and 3 leverandører
kontaktes av vår partner
Avancera
13
4. Leverandørlisten
1.
Hvor mange leverandører skal være med i utvalget
2.
Kan mottaker eksportere/sette sammen en komplett liste over
leverandører med følgende innhold pr. leverandør?
1. Selskapsnavn
2. Organisasjonsnummer
3. Adresse
4. Kontaktperson
5. Telefon
6. ePost
7. Antall faktura
Hvis nei, så kan Basware bistå med tjenester som kan fremskaffe
denne informasjonen. Kostnad ligger på mellom 10 og 15 kroner
pr. leverandør.
14
5. Oppsett av
aktiveringsside,
leverandørbrev og epost
1. Basware oppretter en egen aktiveringsside for
mottaker
2. De utarbeides et leverandørbrev som sendes ut pr.
fysisk post til alle utvalgte leverandører
3. Det utarbeides også en egen epost som sendes ut før
direkteoppfølging av leverandører starter
5. Leverandøraktiveringsside
LEVERANDØR
Post og epost
Fakturamottaker
sender ut et brev til
alle leverandører for
å informerer om
overgang til efaktura
Reginstrering
sside på web
Lagring
av
kontaktdata
Reporting
epost
Aktiveringsside
Melding fra
KUNDE til
leverandør
Utsendelse
invitasjons
epost
Valg av
sendemetode
for efaktura
Lagring
av
valgt
metode
BASWARE
Bekreftelse
av valgt
metode
Utsendelse
av epost til
leverandør
Implementering av valgt
sendermetode
KUNDE
16
Informasjonsbrev
Informasjonsbrev sendes ut pr. vanlig post
Sendes ut av kunden
Forklaring av hvorfor kunden går over til
mottak av efaktura
Informasjon om at Basware eller vår partner
Avancera tar kontakt med leverandøren
Kunden må bruke sin “kjøperkraft” og stille
tydelige krav til leverandører om overgang til
efaktura
17
6. Kampanjestart
1. Leverandørbrev sendes ut fysisk til alle utvalgte
leverandører i uke 1 (kunde sender dette selv, evt. så kan
Basware hjelpe til med utsendelsen)
2. Epost sendes ut til de utvalgte leverandørene i uke 2
3. Basware selger begynner å ta kontakt med topp 25 til topp
100 leverandører pr. telefon
4. Basware sin partner Avancera tar kontakt med med
leverandører fra topp 100 og nedover
18
7. Prosjektoppfølging
1. Basware sin prosjektleder oversender første status
mot slutten av uke 2
2. Status rapporteres så hver 14 dag
3. Kunden får online pålogging hos Avancera som gir
oversikt ned på hver enkelt leverandør
19
Hva krever vi av
fakturamottaker
Leverandøraktivering er en gratistjeneste, men:
1.
Leverandørlisten må inneholde minimum 500 leverandører. Jo
flere jo bedre
2.
Leverandørlisten må inneholde nok informasjon, og det er
kundens ansvar. Kan evt. kjøpe tjenester for å få informasjon
via vår partner Avancera
3.
Kunden må sette tydelige krav til sine leverandører om krav
om mottak av efaktura innen en tidsfrist. Dette kravet må stå i
leverandørbrevet, og i all annen kommunikasjon
4.
Kunden betaler selv for produksjon og utsendelse av
leverandørbrevet
5.
Kunden må ha en dedikert prosjektansvarlig/kontaktperson
Suksessfortelling
leverandøraktivering
700 000 innkjøpsfaktura pr. år
33,2 % efaktura penetrasjon i mars 2012 (før prosjektstart med
Basware)
42,2 % efaktura penetrasjon i juni (første runde med aktivering
av tier 2 & 3)
70 000 nye efaktura i pipeline på 3 måneder
400 leverandører som sender efaktura