Transcript Brukerhåndboken

Brukerhåndbok for
fakturatjenesten
Versjon 1.6
29.06.12
Side 1 av 34
Innholdsfortegnelse
1
INNLEDNING ............................................................................................................................... 4
1.1
1.2
1.3
OMFANG - PRODUKTBESKRIVELSE ........................................................................................... 4
HÅNDBOKEN OG IMPLEMENTASJONSGUIDE ............................................................................. 5
FORRETNINGSMODELL OG BANKNETTVERKET ......................................................................... 5
2
BEGREPSDEFINISJONER ......................................................................................................... 6
3
ADRESSERINGSBEGREPER FOR BEDRIFTER ................................................................... 7
4
FAKTURAFORMATENE ............................................................................................................ 7
4.1
KONTROLL MOT FORMAT SCHEMA ........................................................................................... 8
4.2
VEDLEGG ................................................................................................................................. 8
4.3
VALIDERING OG DUPLIKATKONTROLL AV FAKTURAFIL ........................................................... 9
4.3.1 Kontroll av filnavn .............................................................................................................. 9
4.3.2 Kontroll på fakturanivå ...................................................................................................... 9
4.4
KVITTERINGER ...................................................................................................................... 10
4.4.1 Nivå 1 kvittering ............................................................................................................... 11
4.4.2 Nivå 2 kvittering ............................................................................................................... 11
4.4.3 Nivå 3 kvittering ............................................................................................................... 12
4.4.4 Kvittering for EHF............................................................................................................ 12
5
AKSESSPUNKT .......................................................................................................................... 13
5.1
5.2
6
AKSESSPUNKT/PEPPOL INFRASTRUKTUR ............................................................................. 13
AVVIKSHÅNDTERING ............................................................................................................. 13
FUNKSJONER I FAKTURATJENESTEN .............................................................................. 15
6.1
INNLOGGING .......................................................................................................................... 16
6.1.1 Innlogging direkte til fakturatjenesten (url) ..................................................................... 16
6.1.2 Innlogging via Nettbank bedrift ........................................................................................ 16
6.2
ADMINISTRASJON .................................................................................................................. 17
6.2.1 Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten ..................................................... 17
6.3
VALG AV ORGANISASJON ....................................................................................................... 18
6.4
INNGÅENDE FAKTURAFIL TIL FAKTURAMOTTAKER ................................................................ 19
6.4.1 Motta eFaktura fil ............................................................................................................. 19
6.4.2 Motta eFaktura Bedrift i Nettbank bedrift ........................................................................ 19
6.5
VELKOMSTSIDEN I NETTBANKEN MED MOTTATTE FAKTURAER.............................................. 19
6.5.1 Skjermbilde ved inngang................................................................................................... 20
6.5.2 Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling .................................................. 20
6.6
UTGÅENDE FAKTURAFIL FRA FAKTURAUTSTEDER ................................................................. 21
6.6.1 Send fakturafil................................................................................................................... 21
6.6.2 Alternativ filforsendelse: .................................................................................................. 21
6.6.3 Registrering av en enkeltfaktura ....................................................................................... 22
6.6.4 Se sendte enkeltfaktura ..................................................................................................... 24
6.7
SØK BEDRIFTER (HENT AVTALER) .......................................................................................... 25
6.8
ARKIV .................................................................................................................................... 25
7
FILKOMMUNIKASJON DIREKTE TIL NETS ..................................................................... 27
8
TILKNYTTEDE TJENESTER I FAKTURATJENESTEN.................................................... 27
8.1
LANGTIDSARKIV .................................................................................................................... 27
8.2
FAKTURAPRINT ...................................................................................................................... 27
8.3
FAKTURASKANNING .............................................................................................................. 28
8.3.1 Behandling av faktura....................................................................................................... 28
8.3.2 Skanning ........................................................................................................................... 28
9
HVORDAN KOMME I GANG MED FAKTURATJENESTEN ............................................ 30
9.1
9.2
IMPLEMENTERINGSPROSESS ................................................................................................... 30
AVTALEINNGÅELSE ............................................................................................................... 31
Side 2 av 34
9.3
9.4
10
TEST ............................................................................................................................................. 32
10.1
10.2
10.3
11
TEST AV FAKTURAFIL ............................................................................................................ 32
TEST AV FAKTURAPRINT ....................................................................................................... 32
TEST AV FAKTURASKANNING ................................................................................................ 33
PRODUKSJON ............................................................................................................................ 34
11.1
11.2
12
REGISTRERING AV AVTALEN .................................................................................................. 31
FAKTURAHOTELL OG VISNING AV FAKTURADETALJER .......................................................... 31
DRIFTSMØNSTER .................................................................................................................... 34
KUNDESERVICE ..................................................................................................................... 34
AVSLUTNING AV TJENESTEN .............................................................................................. 34
Side 3 av 34
1 Innledning
SpareBank1 satser betydelig på utvikling av effektive løsninger for næringslivet. For
fakturahåndtering er det etablert flere, fleksible løsninger for å kunne møte
bedriftenes behov.
Fakturatjenesten gjør det mulig for en bedrift å sende elektroniske fakturaer til sine
kunder og/eller motta fakturaer elektronisk fra sine leverandører. Generelt kan
fakturaer sender og mottas elektronisk i standardisert format, tilnærmet uavhengig av
hvilket format avsender og/eller mottaker benytter. Tjenesten tilfredsstiller offentlige,
kjente norske krav til standarder og bokføringsprinsipper.
SpareBank 1 tilbyr ulike varianter av kommunikasjon og løsninger for
fakturatjenester. Det er etablert en egen portal med fakturatjenester som kan
benyttes frittstående. Samtidig er samme portal integrert i Nettbank bedrift under
fanen ”Fakturatjenester”. Integrasjonen betyr at kundene slipper flere pålogginger.
Bedrifter kan også etablere direkte kommunikasjon mellom egne interne systemer og
bankenes leverandør Nets. Dette er spesielt praktisk for bedrifter som har egne
fakturaflytløsninger (mottak, attestasjon og anvisning) og filforsendelsessystemer,
som normalt er integrert mot kundereskontro og regnskap.
1.1 Omfang - produktbeskrivelse
Tjenesten er åpen for utveksling av elektroniske fakturaer mellom bedrifter på tvers
av bankforbindelse. Oversikt over hvilke bedrifter som benytter eFaktura B2B kan
lastes ned fra bankenes felles nettside - elektroniskfaktura.com eller hentes via
bankens fakturatjeneste. Faktura sendes også automatisk til utstedere som er
tilknyttet aksesspunkt, se eget punkt om dette. Mottak av faktura sendt fra
aksesspunkt avtales med banken.
Det er mulig å kombinere fakturatjenester med Fakturaskanning og Fakturaprint.
Bedriften får automatisk tilgang til sine mottatte og sendte fakturaer i et arkiv med
arkivperiode på 16 måneder, men det kan også tegnes avtale om Langtidsarkiv i 10
år.
Fakturaprint er automatisk tilknyttet webfakturaløsningen Lag og send enkeltfaktura.
Den enkelte faktura vil da bli sendt elektronisk til mottakere som kan motta
elektronisk og vil gå til print og postal utsendelse for andre fakturamottakere. Unntak
her gjelder faktura som utsteder i EHF formatet (valg mottakertype statlig) – dette
valget gir ingen print av faktura.
Fakturaportalen har et enkelt webgrensesnitt og hjelpetekster er lagt inn i
spørsmålstegnet øverst til høyre i hvert skjermbilde.
Hvordan bedriften kommer i gang med eFaktura B2B er beskrevet i kap. 9.
Side 4 av 34
1.2 Håndboken og implementasjonsguide
Denne håndboken er gjeldende for alle bedrifter som avtaler en fakturatjeneste med
SpareBank 1 og som bruker tjenestene. En del informasjon gjelder direkte for
eFaktura Privat (B2C) og har sammenheng med at en bedrift kan sende en fakturafil
som splittes hos bankens leverandør til de ulike elementene eFaktura B2B, eFaktura
B2C og print.
Håndboken er både en kortfattet produktbeskrivelse av SpareBank1’s
fakturatjenester samt løsningsbeskrivelser for bl.a. kommunikasjon og validering. Det
nevnes også ulike tilleggsopsjoner som en bedrift kan velge å ta i bruk.
BSK implementasjonsguide for e2b eFaktura format v.3.3 er et supplement til denne
brukerhåndboken og finnes på www.bsk.no. BSK implementasjonsguide gir også en
del veiledende retningslinjer for bruk av format og for utveksling.
SpareBank 1 benytter Nets som samarbeidspartner og leverandør for SpareBank1bankenes fakturatjenester. Det betyr at de tilknyttede tjenestene som print,
fakturaskanning og langtidsarkiv, utføres av Nets på vegne av banken. Disse
tjenestene faktureres kunden direkte fra Nets på vegne av banken.
1.3 Forretningsmodell og banknettverket
Banker med konsesjon i Norge har etablert felles grunnlag for eFaktura som
kundetjeneste. Dette omfatter både faktura fra bedrift til privatpersoner (B2C) og
mellom bedrifter (B2B). Den operasjonelle infrastrukturen som bankene har felles, er
avtaledatabaser og koblingspunkt med definerte standarder på utveksling og
formater. BSK (Bankenes standardiseringskontor) ivaretar standardiseringsarbeidet
på vegne av alle bankene, se også downloads under www.bsk.no.
I bankenes samarbeid, som ofte benevnes ”banknettverket”, er det også en felles
nettside www.elektroniskfaktura.com samt at det for eFaktura Privat (B2C) brukes
nettsiden www.efaktura.com.
Bankene tilbyr ulike varianter av fakturatjenester, som både kan være integrert i
portaler, nettbanker og med direkte forsendelser. Bankenes forretningsmodell vises
med modellen under:
Side 5 av 34
Dette innbærer at kunder med en avtale om eFaktura B2B kan sende og/eller motta
eFaktura til/fra bedriftskunder som har en avtale om tjenesten med en
samarbeidsbank. En fakturamottaker med avtale om tjenesten vil automatisk kunne
motta eFaktura fra alle fakturautstedere tilknyttet løsningen og kan ikke reservere
seg fra å motta eFaktura fra utvalgte leverandører. Likeså kan en fakturautsteder
sende eFaktura til alle fakturamottakere knyttet mot løsningen.
Banken har også aksesspunkt som er knyttet til tjenestene. Dette kommer i tillegg til
fakturaformidling mellom bankene. Det medfører at en fakturautsteder automatisk får
rutet sine fakturaer til mottakere henholdsvis knyttet til en bank eller aksesspunkter.
Banken regulerer ikke det kommersielle forholdet mellom leverandør og kunde.
Banken forutsetter at utveksling av elektronisk faktura avtales direkte mellom
partene.
2 Begrepsdefinisjoner
eFaktura Privat
Eksisterende bankfelles eFaktura tjeneste, som benyttes av bedrifter
og privatpersoner.
Benevnes ofte som eFaktura B2C.
eFaktura B2B
eFaktura tjeneste i Norge, som benyttes av bedrifter ved utveksling
av elektroniske fakturaer.
eFaktura
En elektronisk faktura
En faktura
Manuell registrering av en elektronisk enkeltfaktura i SpareBank1’s
kundeportal (webfaktura)
Fakturautsteder
En bedrift er knyttet opp mot bankens eFaktura tjeneste, der
bedriften sender inn elektroniske fakturaer til bankens eFaktura
B2B/B2C tjeneste for videre distribusjon (både elektronisk og på
papir).
Fakturamottaker
En bedrift som er knyttet opp mot bankens eFaktura B2B tjeneste,
og som ønsker å motta fakturaer elektronisk fra sine leverandører.
Forbruker
En privatkunde som i dag mottar fakturaer fra
bedrifter/organisasjoner/offentlige institusjoner.
Fakturaarkiv
En tjeneste som håndterer elektronisk mottak, lagring og
presentasjon av fakturadetaljer. Hovedfunksjon til fakturaarkivet er å
arkivere fakturahistorikken for fakturautsteder og fakturamottaker, og
gjøre denne tilgjengelig ved hjelp av søke- og filtreringsfunksjoner
Fakturahotell
Arkiv av faktura og samtidig en tjeneste som håndterer elektronisk
mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer.
Arkiv
En tjeneste som både er obligatorisk og fritt tilgjengelig korttidsarkiv
samt 10 års langtidsarkiv av faktura i pdf-format.
Enett/GIS
filpostkasse i Nets
Aksesspunkt
Aksesspunkt er en transportformidler av filer fra en utsteder til
en mottaker. Aksesspunktet må innordne seg etter
Side 6 av 34
retningslinjene gitt av EU-prosjektet PEPPOL og den regionale
myndighet (DIFI).
SMP
Service Metadata Provider, adresseregister for å finne hvilket
aksesspunkt en mottaker tilhører. I Norge kalles registeret
ELMA og utvikles og driftes av DIFI.
SML
Service Metadata Locator, europeisk tjeneste for å finne
hvilken tjeneste provider en bestemt mottaker har. Utvikles og
driftes av EU
Dokument (type)
Dokumenter som kan formidles i infrastrukturen. Under denne
avtalen er det tilrettelagt for EHF-faktura, kreditnota og purring,
samt PEPPOL BIS-faktura.
PEPPOL BIS
Format basert på UBL 2.0 definert av CEN. Benyttes av
utenlandske utstedere.
3
Adresseringsbegreper for bedrifter
For å sikre utvekslingen av fakturaer mellom fakturautsteder og mottaker, kreves at
begge parter er registrert i bankenes avtalebase. Bankene har sidestilt eFakturaID og
organisasjonsnummer som adresseringsbegrep. eFakturaID vil bli benyttet for
utveksling mellom bankene.
eFakturaID:
eFaktura Id består av
 BIC nummer (Bank Identier Code)
 IBAN nummer (International Bank Account Number)
Organisasjonsnummer:
Staten krever adressering med organisasjonsnummer og dette må alltid oppgis med
faktura til statlig mottaker (organisasjonsnummer oppgis i PartyID som et alternativ til
eFakturaID(BIC-IBAN)).
4 Fakturaformatene
eFaktura B2B tjenesten har implementert støtte for følgende standard
fakturaformater:




e2b versjon 3.2
e2b versjon 3.3 med bransjetillegg
EHF, statens format for faktura og kreditnota
Agressoformat – for eFaktura B2C.
I tillegg er det muligheter for kundetilpassede formater.
For fakturautsteder
Side 7 av 34
Som fakturautsteder må bedriften velge hvilket av disse filformatene som bedriften
skal benytte. Dette er et viktig punkt som fakturautsteder må avklare med sin
programvareleverandør. Uansett hvilket format som velges, vil utsteder kunne sende
inn sine fakturaer elektronisk på fil for validering og distribusjon til bedriftens
fakturamottakere.
For fakturamottaker
Fakturamottakere velger hvilket filformat som skal benyttes for å håndtere mottak av
elektroniske fakturaer. Dette må stemme med det (de) formater som bedriftens
programvareleverandør har tilrettelagt, for hvis bedriften skal benytte integrerte
løsninger.
For bedrifter som er både fakturautsteder/-mottaker
For disse bedriftene gjelder det samme som beskrevet ovenfor. Bedriften velger selv
hvilket format de ønsker å sende ut/motta elektroniske fakturaer på. Bedriften kan ha
ulike format for henholdsvis utgående og innkommende fakturaer.
Stylesheet
Banknettverket har etablert et standard ”stylesheet” som kan brukes som
visningsmal. Dette kan benyttes for faktura formidlet i e2b-formatet og kan får direkte
fra banken eller lastes ned fra elektroniskfaktura.com. I visningsmalen vil alle felter
fra xml’en (fakturafilen) bli presentert for mottaker. En fakturautsteder kan henvise til
denne visningsmalen i sin fakturafil for å tydeliggjøre en visningsmulighet for alle
mottakere.
For EHF er det definert et eget stylesheet, som finnes på Difi’s hjemmeside.
4.1 Kontroll mot format schema
Alle filer som kommer inn til bankens leverandør Nets og som distribueres fra Nets,
sjekkes mot sitt formats schema. Det oppfordres til å laste ned siste versjon av
implementeringsguide før implementeringsarbeidet starter.
Utsteders filer skal være testet ok mot schema før fil kan sendes inn til test. Dette
kan også inngå som del av test- og implementeringsprosessen.
4.2 Vedlegg
Det er mulighet for fakturautsteder å sende vedlegg til faktura som distribueres til
fakturamottaker i avtalt format mellom bedrifter tilknyttet banker i Nets.
Vedleggsalternativer i løsningen er:
 faktura med tilhørende vedleggsformat
 embedded, dvs. innbakt i fakturafil
 url med lenke til arkiv
 pdf fra arkiv(gjelder kun fakturamottaker og krever egen avtale)
Vedlegg blir viruskontrollert og avvist dersom virus oppdages. Fakturaen vil bli
behandlet selv om vedlegg avvises. Vedlegget kan ha maks størrelse på 200MB.
Detaljer om bruk av vedlegg er ytterligere beskrevet i vedleggsappendix til bankenes
felles implementasjonsguide, som kan lastes ned fra www.elektroniskfaktura.com
eller www.bsk.no
Side 8 av 34
4.3 Validering og duplikatkontroll av fakturafil
Validering og duplikatkontroll har en viktig funksjon for å sikre kvaliteten på
distribusjon av fakturaer. Disse funksjonene er implementert i eFaktura B2B på
fakturanivå. Fakturautsteder vil kun motta feilmeldinger dersom feil avdekkes under
validering og duplikatkontroll.
Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt kalenderår, kan man inngå avtale om
duplikatkontroll kun innenfor ett kalenderår. Alle innsendte fakturaer vil dermed bare
bli sjekket for duplikat mot fakturaer fra samme år.
Duplikatkontroll kan avvike for tredjepart når det gjelder å utstede like
fakturanummer-serier pr klient.
Se kap. 4,4 for mer informasjon om kvitteringsmeldinger.
4.3.1 Kontroll av filnavn
Når en fakturautsteder sender inn en fakturafil til eFaktura B2B tjenesten, så vil
denne kontrolleres på filnavn. Dersom utsteder har sendt inn en fil pålydende samme
navn som en tidligere innsendt fil, vil den nye filen avvises. Det genereres en
kvitteringsfil som gjøres tilgjengelig for fakturautsteder og som refererer til opprinnelig
mottatt filnavn.
Kvitteringer er tilgjengelig i 25 virkedager. Oppbygging av filnavn avtales ved test.
4.3.2 Kontroll på fakturanivå
Duplikat kontrollen på fakturanivå baserer seg på at 5 spesifikke felter i fakturaen
valideres. Disse er:





Fakturautsteders organisasjonsnummer
fakturautsteders IBAN
Fakturanummer
Fakturatype
Fakturastatus (original, purring, kopi, kreditnota eller eFaktura m/AvtaleGiro)
Forutsatt at man finner en eksisterende faktura (fra første kjøring) med lik org.nr. og
fakturanr., så er den kontrollerte faktura et duplikat når den er:



En vanlig faktura som ikke er en kopi.
En kreditnota som ikke er en kopi.
En purring og første eksisterende faktura er en kreditnota.
Faktura som er merket med kopi eller test vil ikke bli behandlet som et duplikat.
Dersom duplikatkontrollen avdekker feil, vil fakturafilen avvises, kvitteringsmelding
genereres og gjøres tilgjengelig for fakturautsteder i bankens kundeportal.
Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt kalenderår, kan man inngå avtale om
duplikatkontroll innenfor ett kalenderår, se eget felt i avtaleskjema.
Side 9 av 34
4.4 Kvitteringer
Alle kvitteringene fra en mottatt fakturafil, vil bli samlet og returnert i en samlet
kvitteringsfil. Hvis bankens leverandør Nets mottar 2 filer fra samme utsteder vil
denne dermed motta 2 kvitteringsfiler selv om disse to filene er sendt inn til Nets
nesten samtidig.
Det vil kun sendes én feilkvittering per faktura, men denne kan inneholde flere
meldinger avhengig av hva som er validert feil. Feilene sorteres i følgende hierarki:
1. Validering 1: skjemavalidering. Er det en skjemafeil, vil de 2 neste
valideringene ikke gjennomføres. Da vil altså kun skjemafeilen rapporteres.
2. Validering 2: Mandatory felter og noe validering av innhold i felter. Er det
feil på validering 2 vil alle feil på validering 2 rapporteres. Validering 3 vil
ikke gjennomføres.
3. Validering 3: Utsjekk avtaler. Er det feil på denne valideringen, vil den
relevante meldingen angis. Er det flere feil knyttet til avtale vil alle disse gis.
Hierarkiet innebærer at hvis det finnes en feil på validering 1 og 3 vil kun feilen på det
høyeste nivået oppdages. Hvis det imidlertid finnes flere feil i validering 1, vil alle
disse bli rapportert.
Forsendelsesrapport:
I tillegg til xml-kvittering er det mulig å motta en forsendelsesrapport pr e-post. Den
vil ha en referanse til innsendt fakturafil, oppsummere behandling av fakturaene og
ev inneholde et vedlegg i excel over avviste fakturaer. Bedriften oppgir på
”Registreringsskjema for elektronisk fakturatjeneste” hvem som skal motta rapporten.
Eksempel på tekst i e-post:
-----Original Message----From: [email protected] [mailto:[email protected]]
Sent: 8. september 2011 14:24
To: [email protected]
Subject: Filforsendelse 1234567 (ref 1_677511)
Forsendelse Rapport
Forsendelseid, deres ref:
1234567
Forsendelseid, vår ref:
8912345
Innlest dato/tid:
04.09.2009 11:26
Antall fakturaer totalt:
1
Kanal
B2B
Antall fakturaer til denne kanalen
1
Antall godkjente fakturaer:
0
Antall avviste fakturaer:
1
Antall eFaktura B2B videresendt til annen utvekslingssentral: 0
Eventuelle avviste fakturaer er spesifisert med feilårsak i vedlagt excel fil. Ved antall linjer over
65 000 vil rapporten fordeles over flere arkfaner
Side 10 av 34
4.4.1 Nivå 1 kvittering
Formatene har definert 2.nivå-kvitteringer, dvs. kvittering pr faktura. Kvitteringen er
en bekreftelse på at forsendelsen/filen er mottatt og at mottaker har overtatt ansvaret
for forsendelsen/filen. På bakgrunn av dette er det definert en generell 1. nivå
kvittering som benyttes for alle formater og filer som er sendt inn via enett/GIS. Filer
som sender inn via bankens kundeportal, vil pt ikke få noen 1. Nivå kvittering.
Kvitteringen bekrefter at fakturafilen er mottatt og vil bli behandlet i henhold til den
avtalen som er inngått med utsteder. Det sendes 1 kvittering pr mottatt fil.
Kvitteringen sendes umiddelbart etter at filen er mottatt og lest i mottakssystemet for
eFaktura B2B.
Kvitteringen vil utebli hvis en teknisk feil har oppstått mellom
fakturautsteder/datamottaker og enett/GIS, slik at bankens leverandør Nets ikke har
mottatt filen eller hvis det oppstår en feil mellom enett/GIS og mottakssystemet for
eFaktura B2B. Det anbefales at bedriften har et program eller en rutine for å
kontrollere at antall kvitteringer mottatt er lik antall filer avsendt.
Kvitteringen inneholder følgende element:
 interchangeId. En verdi som settes i Nets.
 FileName. Filnavnet som filen har når mottakssystemet for eFaktura
B2B får denne.
 size. Antall bytes
 receivedTime. Dato og klokkeslett som mottakssystemet for eFaktura
B2B mottok denne
 sender. eNett brukernavn
4.4.2 Nivå 2 kvittering
Fakturautsteder eller dennes dataavsender får alltid kvittering og må sjekke om
denne kun bekrefter at mottatte fakturaer er ok eller om det er en kvittering som har
en feilmelding. Kvitteringsløsningen tar utgangspunkt i standard dokumentasjon av
kvitteringsløsning for e2b 3.3 – se www.e2b.no.
Løsningen totalt sett er beskrevet i standard dokumentasjonen. Beskrivelsen under
begrenser seg til spesifikke valg bankene gjennom BSK har gjort i forholdt til den
generelle løsningen.
Oppbygging:
I hht dokumentasjonen for e2b 3.3 kan en kvittering bestå av en
 Utveksling (interchange)
 Konvolutt (envelope)
 Kvitteringsmelding (ApplicationResponse)
 kvittering (DocumentResponse)
Bankenes løsning benytter ikke konvolutt, Kvitteringsfilen inneholder en
o utveksling
o kvitteringsmelding som angir antall kvitteringsdokumenter
o Kvittering pr innsendt faktura som angir om fakturaen er validert ok eller ikke.
ntallet er lik antall fakturaer som ble mottatt i filen.
Side 11 av 34
Hvis bankens leverandør Nets ikke kan lese filen og dermed verken kan telle antall
fakturaer i filen eller validere disse, vil kvitteringen bestå av en kvitteringsmelding og
en kvittering. I kvitteringsmeldingen vil antall fakturaer bli oppgitt til 1. Kvitteringen vil
inneholde en kvittering, men vil ikke angi mottaker, avsender eller fakturanummer.
Navnet på fila inn vil bli angitt som referanse til hva som det kvitteres for.
4.4.3 Nivå 3 kvittering
Hvis fakturaen går til en bank som har en annen teknisk leverandør enn
utstederbanken, vil fakturautsteder først få en 2.nivå kvittering som sier at fakturaen
er ok behandlet her og sendt videre. Da vil responskoden være 02.
Når så fakturaen er ferdig validert hos mottaker-sentralen og utstederbanken har fått
kvittering, vil denne videresendes til utsteder i en kvittering med samme oppbygging
som beskrevet i kap 5.4.2. (response code 01 eller 99). Hvis fakturaen er validert feil,
vil feilteksten være identisk med den utstederbanken har fått fra mottakersentralen.
4.4.4 Kvittering for EHF
Difi har pr juni 2012 ikke innført kvittering på innsendt EHF fakturafil.
Banken har derfor valgt å innføre en kvittering for å kvalitetssikre filutvekslingen med
fakturautsteder eller dennes dataavsender.
Kvittering på EHF formatet er basert på UBL 2.0 og kvitteringen er også hentet fra
dette formatet. Det sendes kvittering for både avviste og godkjente dokumenter.
Det benyttes verdier hentet fra ResponseCode i BII CodeList, som er et vedlegg til
EHF implementeringsveilederen fra Difi:
DocumentTypeCode:1 Document approved
DocumentTypeCode:2 Document rejected
DocumentTypeCode:3 Document ID already exists
Tagget i fil:
<ResponseCode
xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents2">3</ResponseCode>
<Description
xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents2">Document ID already exists</Description>
<Description> vil inneholde Document rejected: + avvisningstekst. Disse
avvisningstekstene kan brukes for alle formater de er ikke EHF spesifikke.
Avvisningstekster oppgis fra Nets i testfasen.
Fakturaen kvitteringen gjelder identifiseres ved
<cac:DocumentReference> <cbc:ID>TOSL108</cbc:ID>, som er fakturanummeret.
For dokumenter som sendes til aksesspunkt vil det ikke kvitteres etter distribusjon fra
Nets da det ikke er innført kvitteringer mellom aksesspunkt, som gjør det mulig å
forfølge dokumentet til endepunktet.
Side 12 av 34
5 Aksesspunkt
5.1 Aksesspunkt/PEPPOL infrastruktur
Et aksesspunkt er en formidler av elektroniske dokumenter, og kan sammenlignes
med et elektronisk postkontor. Utstedere og mottakere av elektroniske fakturaer må
selv inngå avtale med aksesspunktene. Nets er aksesspunkt på vegne av SpareBank
1 og vil sende og motta dokumenter i PEPPOL infrastruktur.
Det tilbys ikke testing med mottaker i PEPPOL infrastruktur.
Slik fungerer det:
1. Leverandøren sender elektronisk faktura på EHF til aksesspunkt 1, som
leverandøren har avtale med.
2. Aksesspunkt 1 slår opp i registeret over fakturamottakere og finner ut at
mottakeren av fakturaen har avtale med aksesspunkt 2.
3. Aksesspunkt A sender faktura til aksesspunkt 2
4. Aksesspunkt B sender faktura elektronisk til kjøper.
Illustrasjon:
5.2 Avvikshåndtering
Infrastrukturen har i prinsippet ingen negative kvitteringer, slik at alt som mottas må
godtas og formidles videre til mottakers postkasse.

Mottakere som er registrert i ELMA (SMP) må kunne håndtere både BIS og
EHF format, dvs faktura både fra utsteder utenfor(BIS) og innenfor
Norge(EHF). En faktura i BIS format vil kunne avvike fra påkrevde felter i
EHF, men må likevel kunne mottas til behandling.
Side 13 av 34

I PEPPOL infrastruktur er det ikke tillatt for mottakers aksesspunkt å avvise
mottatt dokument. Bankens aksesspunkt vil distribuere mottatt dokument i
avtalt postkasse til mottaker, som må behandle dokumentet manuelt eller ta
kontakt med utsteder.

Endringer av opplysninger i ELMA, f.eks. ny dokumenttype, varsles Banken
via e-post til ”bankens e-post adresse. Alle eksisterende kunder i B2B må
inngå spesifikk avtale om å motta fra PEPPOL. Banken sørger for innmelding
i ELMA.

Dersom mottakers aksesspunkt er nede vil Bankens aksesspunkt sende
dokumentet en gang pr time i tre påfølgende døgn, og vil deretter kvittere og
settes til status avvist dersom dokumentet ikke kan formidles.

Dersom ELMA(statens offentlig mottakerregister for eFaktura Bedrift) ikke er
tilgjengelig, vil kvittering for mottatt forsendelse sendes først når ELMA er
tilgjengelig igjen.
Mer informasjon om Difi, Aksesspunkt og e-faktura krav kan hentes fra
www.anskaffelser.no
Side 14 av 34
6 Funksjoner i fakturatjenesten
Fakturatjenestene inneholder funksjonalitet for å sende eller motta fakturafil, lage og
sende enkeltfaktura, mottak av enkeltfaktura i nettbanken, tilgang til arkiv og
administrasjon av brukere. Detaljer for hver funksjon er spesifisert i kap.9.
Fakturatjenesten i portalen/valg fakturatjenesten i nettbank bedrift har følgende
hovedmeny:
 Administrasjon
o Roller og rettighetskontroll/styring
 Inngående faktura på fil og enkeltvis i nettbank bedrift
o Skanning er en tilleggstjeneste av inngående fakturaer. Skannende
fakturaer vil også komme som inngående fakturaer. Med
fakturaskanning sendes papirfakturaer fra avsender til bankens
underleverandør Nets, og bedriften mottar alle fakturaer elektronisk.
 Utgående faktura på fil og enkeltvis
o Mulighet for å sende med vedlegg
o Print er en tilleggstjeneste i tilknytning til utgående faktura. Print som
utkanal vil fremkomme under arkiv. Når fakturamottaker ikke har
avtale om mottak av elektronisk faktura kan tjenesten fakturaprint
benyttes for å oppnå full effekt av tjenesten
 Søkemulighet for å finne mottakere og leverandører
 Arkiv
o Obligatorisk 16 måneders arkiv i 16 måneder fritt tilgjengelig
o Valgfritt 10 års elektronisk fakturaarkiv for inngående og utgående
fakturaer i hht regnskapslovgivning (tilleggstjeneste)
Fakturaportalen kan leveres som en frittstående modul. I tillegg er fakturaportalen
integrert i Nettbank bedrift, slik at alle bedriftskunder i Sparebank 1 enkelt har tilgang
til fakturatjenesten.
Bedriften avtaler hvilke tjenester som er aktuelle for sin virksomhet, se mer om
avtaleinngåelse i kap. 9. Administrasjonsmodulen og det elektroniske korttidsarkivet,
kan ikke velges bort. Identifisering, tilgang og rettigheter styres ved bruk av BankID.
Alle fakturaer sendes kryptert.
Løsningen kan håndtere alle inn- og utgående faktura for bedriften samt et
elektronisk fakturaarkiv. Med bruk av tjenestene skanning og print, kan
fakturahåndteringen bli helt elektronisk for bedriften fra første dag.
Side 15 av 34
6.1 Innlogging
Alle brukere må ha en godkjent BankID for å kunne logge seg inn i fakturatjenesten.
Både PersonBankID og AnsattBankID kan brukes. Bedriften må ha en administrator
som koordinerer innmelding og vedlikehold av brukertilgang.
Det er to muligheter for innlogging til tjenesten, enten ved at bedriften har fått
tilgang til en url med fakturatjenesten eller direkte gjennom menyvalg i
nettbank bedrift.
6.1.1 Innlogging direkte til fakturatjenesten (url)
Adresse til innlogging (url’en) oppgis i test av Nets.
6.1.2 Innlogging via Nettbank bedrift
Bildet under viser flik med Fakturatjenester i nettbankens menylinje, der
kunden kan gå inn blant annet for å lage og sende fakturaer enkeltvis samt
benytte øvrige fakturatjenester som arkivet.
Samtidig viser tjenesten Motta eFaktura bedrift, der bedrifter kan motta
fakturaer enkeltvis samt benytte betalingsfunksjonaliteten i nettbanken.
Først velges Fakturatjenesten fra nettbanken:
Side 16 av 34
Etter innlogging fremkommer forside for fakturatjenesten i nytt bilde. Forsiden viser
hvilke bedrifter brukeren har tilgang til. Eksempel skjermbilde ”Fakturatjenester”:
6.2 Administrasjon
6.2.1 Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten
Bedriftens administrator går inn under Administrasjon for å gi både seg selv og andre
nødvendige rettigheter. Administrasjonsansvarlig i bedriften må meldes inn som
overordnet administrator. Navn, e-post og personnummer påføres bankens avtaleog registreringsskjema.
Rollene i fakturatjenesten er innsyn, registrer, admin og sperret. En bruker kan
inneha flere roller å ha tilgang til å registrere faktura på vegne av flere bedrifter.
Alle brukere må ha en gyldig BankID.
Eksempel skjermbilde ”Roller og rettigheter”:
Side 17 av 34
6.3 Valg av organisasjon
Dersom bruker har tilgang til flere bedrifter vil det i første bilde fremkomme en
oversikt over alle tilgjengelige bedrifter. For behandling av fakturafil, registrering av
enkeltfaktura eller spørring i arkiv må man velge bedrift for å komme videre.
Etter at fakturafil er behandlet kan faktura bli avvist i eFaktura mottakssystem.
Avviste fakturaer vil bli listet opp på denne forsiden og må behandles på nytt.
Eksempel skjermbilde ”velg organisasjon”:
Side 18 av 34
6.4 Inngående fakturafil til fakturamottaker
6.4.1 Motta eFaktura fil
Inngående faktura inneholder en oversikt over fakturafiler som ligger klare til
nedlasting. Filene sorteres etter dato der nyeste dato ligger øverst. Fakturamottaker
velger hvilken fil som skal lastes ned og filen blir merket etter at den er hentet/lastet
ned. Fakturamottaker er selv ansvarlig for videre behandling og lagring av filer i sitt
interne system.
Kopi av fakturafil kan sendes til tredjepart/regnskapskontor om bedriften ønsker det.
Mottaker påføres bankens avtale- og registreringsskjema.
Fakturafilene er tilgjengelige i fakturatjenesten i 25 virkedager. Backup av filene kan
bestilles i inntil 30 virkedager etter utleggelsesdato.
Eksempel skjermbilde ”Hent fakturafil”:
6.4.2 Motta eFaktura Bedrift i Nettbank bedrift
Bedriften kan også motta alle sine fakturaer elektronisk i nettbank bedrift. Der vises
fakturaene enkeltvis og de kan også direkte betales via denne funksjonen.
6.5 Velkomstsiden i nettbanken med mottatte fakturaer
Side 19 av 34
6.5.1 Skjermbilde ved inngang
6.5.2 Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling
Side 20 av 34
6.6 Utgående fakturafil fra fakturautsteder
Utgående faktura inneholder en funksjon for å sende fakturafil. Ved innsendelse av
fakturafil foretas en duplikatkontroll. Se nærmere beskrivelse i kap. 5.3.
Kvitteringsfiler sendes kun ved feilsituasjoner og det betyr at man aktivt må følge opp
dette i fakturatjenesten. Kvitteringsfiler er beskrevet kap 5,4.
Under menyvalg utgående faktura finnes funksjonalitet for:
 ”Send fakturafil”
 ”Lag og send en enkeltfaktura”
 ”Se sendte enkeltfaktura”
 ”Hent avtaler” (Søk opp bedrifter som kan sende og motta elektronisk faktura)
6.6.1 Send fakturafil
Bedriften velger filtype/format, henter fil fra eget område og klikker på ”send
fakturafil”. Fakturafil blir kontrollert mot avtaleregister som sjekker bedriftens avtale
med banken samtidig som det skjer en kontroll av om avsender har tillatelse til å
sende fil på vegne av bedriften. Det returneres en kvitteringsfil bare hvis fakturafil
inneholder feil og kvitteringene må hentes ut for korrigering av feil og ev resending av
fakturafil.
I tillegg foretas kontroll av filnavn og duplikatkontroll på den enkelte faktura. Se
nærmere beskrivelse i kap. 4.3.
Eksempel skjermbilde ”Send fakturafil”:
6.6.2 Alternativ filforsendelse:
Dersom bedriften har direkte oppkobling mot Nets via enett/GIS fra før kan løsningen
gjenbrukes for eFaktura B2B. Ta kontakt med banken for nærmere informasjon, se
også kap. 7.
Side 21 av 34
6.6.3 Registrering av en enkeltfaktura
Alle bedrifter registrert med nettbank bedrift, gis fri tilgang til denne tjenesten
gjennom nettbanken. Alternativt kan bedrifter gis tilgang til fakturatjenesten gjennom
portalen via en url. Bedriften benytter tjenesten til å lage og sende fakturaer
enkeltvis. Fakturaer kan sendes til bedrifter, offentlige kunder og til privatkunder. Alle
privatkunder vil i dag motta fakturaene som printede fakturaer i vanlig post.
Denne tjenesten er et alternativ for bedrifter som ikke har mulighet til å sende
fakturafiler eller som ikke har oppdatert programvare for å sende fakturaer for
eksempel til statlig virksomhet i EHF-formatet. Fakturaen vil bli sendt elektronisk til
fakturamottaker dersom denne har avtale om elektronisk mottak med sin bank,
alternativt vil fakturaen bli printet og sendt fakturamottaker pr post. Faktura kan lages
både i norsk og utenlandsk valuta.
Avtalen etableres automatisk første gang bedriften registrerer og sender en faktura
dvs. ved første gangs bruk. Priser for tjenesten står i bankens prisliste og er en del
av avtaleaksepten.
Fakturamottaker kan lagres i et eget mottakerregister og informasjon om mottaker vil
vises automatisk i skjermbildet neste gang man velger å lage en faktura til kjent
mottaker. Det er også mulig å mellomlagre siste påbegynte faktura ved å klikke på
”Lagre påbegynt faktura”. Senere hentes faktura opp igjen ved å klikke på ”Hent sist
påbegynt faktura” og man fortsetter registreringen. Utfylling av artikler står nærmere
beskrevet i hjelpeteksten.
Faktura til staten
Lag og send enkeltfaktura er tilpasset krav til staten og påkrevde felter vil
fremkomme i fakturamal ved valg mottakertype ”statlig”.
Eksempel på skjermbilde ”lag og send en faktura” til statlig mottaker:
Side 22 av 34
Eksempel på skjermbilde ”lag og send en faktura” til bedrift:
Utfylling til bedrifter vil i tillegg til lovfestede felter foreløpig kreve informasjon om
mottakers eFakturaID, som er sammensatt at feltene BIC og IBAN (løsning er per
januar 2012 ikke oppdatert med organisasjonsnummer som adressering).
Når bedriften velger å sende en faktura til en privatperson, vil fakturamalen endres
slik at feltene for mottakers BIC og IBAN bortfaller og feltet for ”organisasjonsnr”
endres til ”kundenr.”.
Når feltene er utfylt velger man ”Neste steg” og får opp et nytt skjermbilde som viser
den fakturaen man har laget. Ved feil i utfylling vil en feilmelding gi beskrivelse av
hvilket felt som er feil eller mangler informasjon. Informasjonen verifiseres av bruker
og bekreftes ved å klikke på ”Send faktura”.
Side 23 av 34
Eksempel:
6.6.4 Se sendte enkeltfaktura
Etter registrering av enkeltfaktura kan man hente ut en oversikt over sendte faktura.
Fakturaen legges ut fortløpende fra nyeste dato og kan ikke søkes på i dette bildet.
Detaljert søk på faktura gjøres i arkiv. Dette skjermbilde brukes også dersom man vil
sende kopi, purring eller kreditnota på tidligere sendt faktura.
Eksempel skjermbilde ”Se sendte fakturaer”::
Dersom man ønsker å lage en kopi eller purring av tidligere sendt faktura klikker man
på ”Kopi” eller ”Purring” og informasjon om faktura kommer frem i et nytt skjermbilde.
For kopi av faktura kan ikke innhold endres, men ved purring kan man legge til et
purregebyr om ønskelig. Ved ønske om å lage kreditnota går man til ”Se sendte
enkeltfaktura”, finner ønsket faktura og klikker på ”Ny Enkeltfaktura” og velger
fakturatype kreditnota.
Side 24 av 34
6.7 Søk bedrifter (hent avtaler)
Det er etablert en funksjon for å søke opp andre bedrifter som kan sende og motta
elektroniske fakturaer. Denne funksjonen står foreløpig under Utgående faktura
under valget ”Hent avtaler”. Det er mulig å laste ned lister i regneark.
Det er mulig å søke på navn eller organisasjonsnummer. Tilsvarende oversikter
finnes på nettsiden www.elektroniskfaktura.com og kan også lastes ned derfra.
Eksempel på skjermbilde ”hent avtaler”:
6.8 Arkiv
Fakturautsteder og fakturamottaker har mulighet for å se sine sendte og mottatte
fakturaer ved bruk av arkivtjenesten. Hver enkelt faktura vil automatisk bli lagret i 16
måneder. Det er mulig å velge fakturahotell i pdf-format eller html-format etter avtale
med banken. Tjenesten støtter 16 måneders arkiv for:
 Inngående faktura
 Utgående faktura
Søkekriteriene er en oversikt over alle fakturaer, der siste sendte faktura ligger øverst
i oversikten. Det gis muligheter for søk i detaljer på forfallsdato, fakturadato, KID,
fakturanummer, eFaktura referanse, utsteders referanse, mottakers IBAN og
fakturatype.
Eksempel på søkekriterier i arkiv:
Side 25 av 34
Banken tilbyr langtidsarkiv der fakturaene lages i pdf-format i 10 år i pdf-format. Se
nærmere beskrivelse i kap. 9.1.
Korttidsarkiv og langtidsarkivet er identisk med de samme søkekriterier. Det er kun
lagringstiden som endres. Det kan ta noe lengre tid for å hente opp langtidslagrede
fakturaer.
Eksempel på arkiv for utgående faktura:
Side 26 av 34
7 Filkommunikasjon direkte til Nets
Filtjenestene kan integreres direkte i bedriftens programvare for inn- og utgående
fakturaer.
Bedriften eller dennes medhjelper kan da sende eller hente fakturafiler for
fakturatjenesten direkte til/fra bankens leverandør Nets via enett/GIS eller velge
alternative kommunikasjonsløsninger. Fakturautsteder/-mottaker må klarlegge
hvilken kommunikasjonsløsning som ønskes for eventuell direkte kommunikasjon
med Nets. Bedriften kan velge mellom en fast linje (FTP) eller oppringt linje (HTTPS).
Hvis bedriften har avtalt tilknytning via enett/GIS og allerede er tilknyttet Nets
gjennom enett/GIS (FTP eller https), vil bedriften kunne gjenbruke denne
kommunikasjonsløsningen.
Følgende alternativer kommunikasjonsløsninger er tilgjengelig uavhengig av format:



FTP over FrameRelay (TCP/IP)
CD eller FTP via VPN (TCP/IP)
Https (Internett)
For kvitteringer gjelder samme regler og funksjonalitet som beskrevet i kap.5.
8 Tilknyttede tjenester i fakturatjenesten
Fakturatjenesten gir muligheter for å kombinere tilknyttede tjenester som
fakturamottaker og/eller -utsteder kan velge etter sine behov. Disse er:



Langtidsarkiv av faktura i 10 år
Print av faktura til fakturamottaker som ikke kan motta fakturafil
Skanning av faktura
8.1 Langtidsarkiv
Ved kjøp av tilknyttet tjeneste - Langtidsarkiv vil bedriften ha tilgang til sine fakturaer i
10 år. Arkivet støtter alle formelle krav i hht. Norsk regnskapslovgivning. Både inn- og
utgående fakturaer vil bli lagret i arkivet, inkludert eventuelt skannede fakturaer.
Faktura lagres i pdf-format.
Fakturaene vises under funksjonen for ”Arkiv” i fakturatjenesten.
8.2 Fakturaprint
Ved kjøp av tilknyttet tjeneste - Fakturaprint vil bedriften kunne få printet sine
fakturaer i Nets når mottaker ikke kan håndtere fakturaer elektronisk via eFaktura
B2B.
Fakturautsteder sender inn sine fakturaer elektronisk på fil slik at de blir skrevet ut,
lagt i konvolutter og deretter sendt med porto til fakturamottaker. Tjenesten
Fakturaprint leveres enten som en enkel standardløsning eller en mer kundetilpasset
løsning. Standard løsning innebærer valg av en fakturamal som er tilpasset et
Side 27 av 34
generelt behov for informasjon på fakturaen, mens kundetilpasset er en spesifikk mal
for en bedrift som ønsker en faktura med særpreg. I tillegg skilles løsningene på
eksempelvis valg av konvolutt, logo i farger eller sort/hvitt og utsendelse med A- eller
B-post.
For fakturaer som kommer i retur, tilbyr Nets både fysisk og elektronisk behandling.
Fysisk returpost innebærer retur av de fysiske konvoluttene i en samlekonvolutt. Ved
elektronisk returpost sendes det en elektronisk melding med informasjon om
konvolutten som er returnert, konvolutten blir deretter makulert.
Fakturaer som skal distribueres elektronisk eller postalt kan sendes inn i samme
filforsendelse. Dette gir fakturautsteder muligheten til å nå ut til alle sine kunder
uavhengig av om de har nettbank (eFaktura B2C), eller ønsker å motta fakturaene
sine postalt.
Det må gjennomføres en test før produksjonssetting, se beskrivelse i pkt. 10.
8.3 Fakturaskanning
Ved kjøp av tilknyttet tjeneste - Fakturaskanning vil bedriften få skannet og tolket
papirbasert faktura og vil motta disse på fil for fakturabehandling i egne systemer.
Bedriften får en egen postadresse til Nets for alle sine inngående
leverandørfakturaer. Dersom kunden ønsker en annen løsning for leveranse av
fakturaer til Nets må dette avtales direkte med Nets.
Daglig mottas post til Nets som vil håndtere sortering og preparering av fakturaene
før datafangst. Rutinen for fakturaer vil være som følger:
Konvolutter mottas, åpnes og innholdet klargjøres for maskinell behandling.
Annen post enn fakturaer som ikke skal behandles, makuleres eller returbehandles
etter fastlagte rutiner og avtaler, dette gjelder gjerne reklame og administrativ post.
8.3.1 Behandling av faktura
Faktura og vedlegg klargjøres for skanning i den rekkefølge de mottas.
Ødelagte fakturaer og vedlegg repareres dersom dette er mulig og legges til
skanning. Faktura skannes og påføres arkivnøkler og fakturainformasjon på image
og fil overføres til kunde. Filen gjenfinnes under funksjonen for ”Inngående faktura” i
fakturatjenesten.
8.3.2 Skanning
I produksjon blir en side skannet, datafanget og tolket ut ifra de feltene som avtales.
Nets har i sin løsning for inngående fakturaer en basis pakke for felter som skal
tolkes. I tillegg til denne kan det legges til ytterligere felter etter avtale.
Basispakke for fakturaskanning:
Felt
Kommentar
Kontonummer
Konto til utsteder
Fakturanummer
Hvis fakturanummer ikke finnes legges fakturadato i dette feltet
Utstedelsesdato
Hvis det ikke finnes registreres ”dagens dato”
Forfallsdato
Kunde velger antall dager som registreres hvis denne ikke
Side 28 av 34
Beløp
KID-nummer
Organisasjonsnummer
Fakturatype
Merverdi avgift
finnes.
Settes til 0,- dersom det mangler. Settes til – hvis det er
kreditnota
Registrerer 999999999 hvis det ikke finnes.
Original / purring / kredit
Registreres som Original dersom ikke systemet tolker det som
noe annet.
Settes som 0 eller % som er på faktura
Det er i tillegg mulig å bestille ekstra felter dersom man har behov for skanning av
ytterligere felter. Ekstrafelter som kan bestilles pr faktura:
Felt
Prosjektnummer
Referanse
Ordrenummer
Selskapskode
Valuta
Beløp
Forklaring
Deres referanse
Avtales på forhånd og har faste verdier. Stort sett ved flere
selskap eller juridiske enheter
Settes til NOK dersom dette ikke finnes.
Settes til 0,- dersom det mangler
Ønskede felter krysses av på ”Registreringsskjema for elektronisk fakturatjeneste”.
Fakturaer lagres hos Nets i 30 dager, etter denne tiden makuleres de.
Dersom kunden ønsker å lagre fakturaene lenger enn 30 dager eller ønsker
fakturaene returnert må det avtales særskilt. Kontakt banken for nærmere
informasjon.
Det må gjennomføres en test før produksjonssetting, se beskrivelse i kap. 10.
Side 29 av 34
9 Hvordan komme i gang med fakturatjenesten
For å ta i bruk fakturatjenesten må følgende steg gjennomføres.:
Bedriften
ønsker å ta i
bruk eFaktura
B2B.
Bedriften
kontakter
banken
og
leverandøren
av sitt
økonomisyste
m
Bedriften
integrerer og
tilpasser for de
valgte tjenestene
i sitt
økonomisystem.
Hvis bedriften har
print, velges
fakturamal.
Bedriften
velger
ønskede
tjenester
og
underskriver
avtalen med
banken
1
Avtale og registrering
2
Banken fyller ut
avtaleskjemaet
i samarbeid
med bedriften
Banken
oversender
Avtaleskjema
til Nets for
registrering
Bedriften kan, avhengig av
valg i avtalen:
•Motta B2B fakturaer
•Sende B2B fakturaer
•Sende B2C fakturaer
•Print utgående fakturaer
•Motta skannede fakturaer
•Oppbevare fakturaene i 10 år
3
Implementering og test
4
5
Nets
oversender
implementeringsog
testinformasjon
til
bedriften/banken
Bedriften og
Nets
gjennomfører
test og utsjekk
av printmal
hvis avtale om
print foreligger
6
Bedriften og
Nets
godkjenner
testen og
bedriften
settes i
produksjon
Produksjon
7
Nets følger
opp
bedriften
ved første
utstedelse/
mottak av
eFaktura
Bedriften avtaler tjenester med banken.
1. Banken sender Avtale- og registreringsskjema til Nets for registrering.
2. Bedriften implementerer eventuell ny programpakke for eFaktura på ønsket
format og gjør klart for testing mot Nets. Ved valg av Fakturaprint må
fakturamal avtales mellom bedriften og Nets, enten standard eller
kundetilpasset.
3. Nets avtaler gjennomføring av test med bedriften, samt oppretter
kommunikasjon hvis bedriften skal sende/motta fakturafiler til/fra direkte til
Nets via enett/GIS.
4. Test av valgt format for fakturafiler gjennomføres mellom bedriften og Nets.
Gjelder også utsjekk av faktura med ønsket printmal.
5. Bedriften og Nets godkjenner testen.
6. Nets tilrettelegger for produksjonssetting og avtaler første produksjonsdag
med bedriften.
Dersom fakturautsteder også ønsker å ta i bruk eFaktura B2C tjenesten, reguleres
disse rutiner/prosessene særskilt for denne tjenesten. For mer informasjon om disse
så henvises det til en hver tid gjeldende versjon av eFaktura Brukerhåndbok
Utsteder. Denne kan lastes ned fra www.efaktura.no
9.1 Implementeringsprosess
Tre praktiske steg må gjennomføres før tjenesten kan tas i bruk:
A) Oppsett av kommunikasjon mot Nets
- SFTP (eller FTP) benyttes som kommunikasjonform
- Filnavnene må navngis på avtalt format
Side 30 av 34
- Bruk fakturaportal
B) Innsending av forsendelse på avtalt format i test miljø
- Utsteder – det sendes inn en fil som blir validerer at fungerer
- Mottaker – Nets sender filer til bedriftens miljø som blir verifisert at
mottakerbedrifter kan motta.
C) Oppsett mot produksjonsmiljø
- Peke kommunikasjon mot produksjonsmiljø
- Innhente godkjenning fra Nets
- Sende første fil etter avtale (Nets overvåker)
9.2 Avtaleinngåelse
Avtaleskjema og - vilkår for fakturatjenesten med de tilknyttede tjenestene (print,
skanning og langtidsarkiv) fåes hos banken. De kommersielle vilkårene for bruk av
tjenesten avtales med banken. Dette innebærer også eventuelle spesielle kundekrav
som for eksempel valideringskrav i forhold til valgt format. Det er egne avtalevilkår for
tjenesten eFaktura Privat (B2C) tjeneste.
9.3 Registrering av avtalen
Banken oversender avtalen i ett eksemplar på e-post i pdf-format til Nets for
registrering. Kontaktpunkt i Nets er invoice support. Skjema sendes Anne Rygg
<[email protected]> med kopi til [email protected] av utsteders
programvare
Fakturautsteder/-mottaker må sørge for teknisk tilrettelegging i eget kunde/økonomisystem og at man velger ett av formatene beskrevet i kap.4.
9.4 Fakturahotell og visning av fakturadetaljer
Fakturahotell er arkivet der fakturadetaljene for eFaktura Privat (B2C) lagres, slik at
disse kan fremvises for forbruker (privatkunder) og bedriftens kunder som benytter
nettbank. Fakturautsteder velger selv hvilket fakturahotell som skal benyttes. Dette er
en egen avtale mellom bedriften og fakturahotellet.
eFaktura B2B løsningen innholder et korttidsarkiv (16 måneder) der fakturaene
arkiveres i pdf-format, se også kap. 6. Fakturautsteder får fri tilgang til
korttidsarkivet. En fakturautsteder kan velge å benytte dette arkivet som fakturahotell
også for eFaktura Privat tjenesten. En forutsetning for harmonisering av
filforsendelse for eFaktura B2B og eFaktura Privat (B2C) er at fakturautsteder
benytter bankens korttidsarkiv (eller Bankenes Fakturahotell) for eFaktura Privat.
Banken tilbyr langtidsarkiv (10 år) som en tilknyttet tjeneste både for eFaktura B2B
og eFaktura Privat.
Side 31 av 34
10 Test
Fakturautsteder/-mottaker må gjennomføre test av fakturatjenesten. Gjennomføring
av test beregnes til 2-4 uker avhengig kvalitet på format og hvilke tilknyttede tjenester
bedriften har valgt. Testmiljøet er tilgjengelig mandag-fredag og support på test gis
mellom kl.08.00-16.00 (15.45).
Følgende overordnede områder må testes:
Tjeneste/funksjon
Utgående fakturaer på avtalt format
Inngående fakturaer på avtalt format
Avtaleregister og kobling mot andre
fakturautsteder/-mottakere
Utgående eFaktura Privat*
Arkiv + mal (tilknyttet tjeneste)
Fakturahotell + mal (tilknyttet tjeneste)
Print (tilknyttet tjeneste)
Skanning (tilknyttet tjeneste)
Fakturautsteder Fakturamottaker
Ja
Ja
Anbefalt
Anbefalt
Ja
Ja**
Ja**
Ja**
Nei
Ja**
Ja**
Ja
* Implementering og test av eFaktura Privat er ytterligere beskrevet i Brukerhåndbok eFaktura Utsteder.
** Må testes dersom denne tilknyttede tjenesten er valgt av fakturautsteder/-mottaker.
I løpet av testprosessen vil bedriften være i direkte kontakt med Nets v/Testgruppen.
Velkomstbrev og registrert avtaleskjema sendes til bedriften når test er godkjent.
10.1 Test av fakturafil
Hensikten med testen er å kvalitetssikre at alle avtalte forhold blir ivaretatt samt
forberede bedriften for produksjon.
Den enkelte fakturautsteder/-mottaker må gjennomføre test av eFaktura B2B. Det
forutsettes at bedriften har installert eventuell nødvendig programpakke før test kan
starte mot Nets.
10.2 Test av Fakturaprint
For fakturaprint må mal på faktura avtales. Nets har en standardmal, men bedriften
kan velge en individuell kundetilpasset mal. Dersom bedriftens logo ønskes på
faktura sendes denne på e-post til Testgruppen. Logo vil da følge med på print i
produksjon.
Bedriften må sende inn testfil som verifiseres ved at Nets sender pdf av faktura på epost til bedriften. Bedriften må godkjenne layout. Nets tester format og godkjenner
font på girodel i forhold til OCR-krav. Når partene er tilfreds med testen kan avtalen
produksjonssettes.
Side 32 av 34
Dersom kunden velger kundetilpasset fakturamal må bedriften kontakte banken for
nærmere avklaring og kartlegging av behov. Eget kartleggingsskjema skal fylles ut
og vedlegges ”Registreringsskjema for elektronisk fakturatjeneste”.
10.3 Test av Fakturaskanning
Bedriften sender fakturaer til Nets for skanning i test. Bedriften har besluttet
eventuelle ønskede ekstrafelter på norske og utenlandske faktura som må oppgis i
registreringsskjemaet.
Bedriften plukker ut og sender et representativt utvalg av faktura som de mottar fra
sine leverandører til Nets (norske og evt. utenlandske.) Nets tilrettelegger i systemet
de opplysninger og evt. valg av ekstrafelter som kunden skal ha i sine systemer.
Nets skanner og registrer faktura i henhold til avtalte felter. Det genereres filer for
data knyttet til faktura på ønsket format. Fil oversendes til kunde for kontroll og evt.
test i egne systemer. Kunde godkjenner løsning og avtaler dato for
produksjonssetting.
Det vil oppgis egne kontaktpunkter i Nets i forbindelse med test av fakturaskanning.
Side 33 av 34
11 Produksjon
Når test er gjennomført og godkjent av begge parter kan fakturautsteder/-mottaker
settes i produksjon. Nets sin Testgruppe følger opp fakturautsteder/-mottaker ved
første kjøring i produksjon, med hensikt å sikre kvaliteten på tjenesten gjennom alle
ledd i verdikjeden (inklusive valg av tilknyttede tjenester til eFaktura B2B). Det er
derfor nødvendig at fakturautsteder/-mottaker informerer Nets om når første kjøring
er planlagt.
11.1 Driftsmønster
Innkommende filer vil bli behandlet 2 ganger i timen og kvitteringer på eventuelle feil
vil bli distribuert umiddelbart etter prosessering.
Distribusjon av faktura til utsteder eller mottaker vil skje en gang pr time.
Print og distribusjon av papirfakturaer vil skje senest 48 timer etter mottatt fil.
Overføring til eFaktura B2C samordnes slik at mottatte eFaktura B2C transaksjoner
vil bli tilgjengeliggjort i nettbanken samme dag.
Skannet faktura mottatt til kl. 09.00 vil være tilgjengelig på fil kl.1900.
11.2 Kundeservice
Bankens kundeservice skal ivareta alle henvendelser fra fakturautsteder og mottaker, som gjelder feil, driftsstans eller mangler på tjenesten.
Bankens kundeservice skal også være behjelpelig med å svare på henvendelser
angående funksjonalitet i tjenesten.
Kundestøtte: Telefon bankens tlf nr
E-post: Bankens e-postadresse
12 Avslutning av tjenesten
Dersom en fakturautsteder/-mottaker ønsker å avslutte bruk av eFaktura B2B
tjenesten, må bedriften ta kontakt med sin bank. Banken informerer dette videre til
Nets som fjerner kunden fra avtaleregisteret.
Foretningsmessige forhold knyttet til en oppsigelse er regulert i avtalevilkår mellom
banken og fakturautsteder/-mottaker.
Dersom fakturautsteder/-mottaker benytter eFaktura Privat tjenesten gjelder
eksisterende regelverk i eFaktura Privat avtalen mellom banken og bedriften.
Samtidig må de krav og føringer, som gjelder for eFaktura Privat tjenesten oppfylles
før avtalen kan avsluttes.
Side 34 av 34