Transcript VARDØ KOMMUNE GÅR OVER TIL E-FAKTURA Vardø

VARDØ KOMMUNE GÅR OVER TIL E-FAKTURA
Vardø Kommune kommer fra og med nå til å ta imot alle fakturaer elektronisk. Dette er et ledd i å
forbedre våre administrative prosesser og styrke sikkerheten rundt vår fakturahåndtering. Vi vil
derfor nå ta imot deres fakturaer elektronisk.
HVA KREVES SOM LEVERANDØR TIL VARDØ KOMMUNE?
Som leverandør til oss så innebærer dette som et krav om og kun sende elektroniske fakturaer til oss.
Vi kommer i fremtidige anbudsrunder og reforhandlinger med leverandører, stille et krav om
elektronisk fakturering som et ledd i denne prosessen.
Under overgangsperioden er det mulig å sende oss papirfakturaer for skanning og PDF-fakturaer pr epost. Mer informasjon om dette finnes på baksiden av brevet.
EN ENESTE TJENESTE FOR ALLE DERES FAKTURAER
Vår samarbeidspartner på dette prosjektet er Pagero som har lang erfaring og bred kunnskap
innenfor e-faktura prosjekter. Med Pageros e-faktura tjeneste kan dere også sende elektroniske
fakturaer til deres andre kunder uansett hvilket format de krever. Dette innebærer at dere kun
behøver denne e-faktura tjenesten for å kunne sende e-fakturaer til alle deres kunder.
KONTAKT FOR Å KOMME I GANG
I avvente av deres e-fakturaer vil dere innen kort tid bli kontaktet av vår samarbeidspartner Pagero
som vil fortelle dere hvordan dere enkelt kommer i gang med e-faktura.
Spørsmål og tanker rundt Pageros e-faktura tjenester besvares av Pagero Service & Support Center,
telefon: +46 (0)31 730 88 70, [email protected].
Kontaktperson hos Vardø Kommune er Nikolai Sundkvist, [email protected].
Dere kan allerede nå melde interesse på www.pagero.no/interessemelding. Angi prosjektkode:
VAK16914.
Mer informasjon finner dere på www.pagero.no/vardokommune.
Er dere allerede kunde hos Pagero så kan dere legge oss til i deres kunderegister i Pagero Online.
Om dere allerede sender e-fakturaer til oss så takker vi for det og ber dere om å se bort i fra
dettebrevet.
Nikolai Sundkvist
Vardø Kommune
FAKTURAER VIA SKANNING
For dere som ikke har mulighet til å oppfylle vårt krav om e-faktura innen kort tid så finnes mulighet
for å sende papirfakturaer for skanning. Fakturaer for skanning skal sendes til følgende adresse:
Vardø Kommune
Postboks 8992
7439 Trondheim
NB! Merk at adressen kun er for fakturaer, kreditnotaer (og evt. purringer). Pakker og lignende blir
returnert til avsender.
For annen post, er tidligere postadresse uendret.
Vardø kommune
Postboks 292
9951 Vardø
FAKTURAER VIA E-POST
For leverandører som sender et ytterst fåtall fakturaer til Vardø kommune så finnes muligheten for å
benytte PDF-fakturaer via e-post. Fakturaen skal i så fall sendes til:
[email protected]
Det er krav om at det kun leveres en fil pr. faktura, men hver e-post kan inneholde flere
filer(fakturaer). Fakturaene må være i A4-format.
NB! Det er utelukkende maskinell behandling av e-post sendt hit, dvs annen e-post hit blir ikke
besvart.
KRAV TIL MERKNING AV FAKTURA
I henhold til Bokføringsforskriften skal faktura inneholde:
•
•
Selgers navn og organisasjonsnummer
Faktura skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte
nummer
Utover kravene om salgsdokumentasjon iht. Bokføringsloven, må alle fakturaene oppfylle følgende:
•
•
•
Faktura og eventuelle underbilag ikke stiftes sammen (benytt binders ved behov).
Skriften på fakturaen er tydelig.
Fakturaer som ikke oppfyller disse kravene ser vi oss nødt til å returnere. Det er
leverandørens ansvar å påse at fakturaen er korrekt. Derfor vil ikke renter og
gebyrer/inkassokostnader som er en følge av ovenstående bli betalt.
Eventuelle spørsmål kan rettes til: [email protected]