Transcript Elektronisk handelsformat

Avtaler med staten fra 1. juli 2012:
Kun faktura i EHF-format godtas
HVA BETYR DET FOR DEG?
Hvem blir berørt? Alle som leverer varer og
tjenester til det offentlige.
Usikker på om du fakturerer offentlige
virksomheter? Her finner du du en liste over
offentlige virksomheter som kan motta
elektronisk faktura med mer i EHF.
Mer informasjon om implementering av EHF:
DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) har
publisert en implementeringsveileder (PDF) til
hjelp for faglig og teknisk personell hos brukere
som ønsker å sende og motta elektronisk
faktura og kreditnota.
P.S. Den enkleste løsningen for deg for å støtte EHF-kravet er å investere i et regnskaps-/fakturaprogram som allerede har inkludert funksjonalitet for dette.
Av Otto Risanger
Leverer du varer eller tjenester til staten, er det for avtaler som inngås fra og med 1. juli
2012 helt nye regler. De fakturaene som leveres staten etter denne dato må være i Elektronisk
handelsformat (EHF).
Statlige virksomheter godtar ikke lenger at
du sender en faktura med videre på papir
per brev eller som en pdf-fil via e-post.
Tips! Mamut-brukere kan selv produsere og
sende fakturaer i EHF-format gjennom sitt
Mamut regnskapsprogram (se senere).
holder all faktura-informasjon og som
dermed kan utveksles mellom ulike ERP-/
økonomisystemer.
De krever i stedet at deres leverandører av
varer og tjenester sender faktura eller kreditnota elektronisk i EHF-format – altså når
fakturaen har sammenheng med avtaler som
er inngått 1. juli 2012 eller senere.
Hva er EHF?
Miljøhensyn og enklere
håndtering
Kravet gjelder anskaffelser av alle typer varer
og tjenester.
EHF (Elektronisk handelsformat) er et format
definert av blant annet Direktoratet for
forvaltning av IKT (DIFI). Det skal på sikt
erstatte alle øvrige formater for utveksling av
elektroniske handelsdokumenter med det
offentlige.
EHF er med andre ord en XML-fil som inne-
Det offentlige har i dag ca.11 millioner
fakturaer per år som vil kunne bli sendt
elektronisk. DIFI viser til at elektronisk
sending og mottak av faktura, kreditnota og
purring vil spare miljøet for papir og
forsendelse av dokumenter med postens
fly- og biltransport. CO2-utslippene vil bli
mindre, og mengden papiravfall redusert.
Mamut Norge AS ● Internett: www.mamut.no ● E-post: [email protected] ● © Mamut, alle rettigheter
TIPS FRA MAMUT
Sparer tid og ressurser
I tillegg vil din virksomhet spare tid og
ressurser på å redusere manuell
håndtering av dokumenter, og vil i stedet
kunne bruke tid på kontroll, oppfølging og
kunderettet arbeid, mener DIFI.
Standardformat
Bruken av et aksesspunkt vil gjøre utvekslingen enklere. Både utsteder og
mottaker vet at dokumentene ikke blir
borte under transporten, og at de kun
trenger å forholde seg til ett sted for å
levere/hente dokumentene sine.
Automatisk fra part til part
Ifølge DIFI er fordelen at du som
"Du leverer dokumentet til aksesspunktet,
så vil aksesspunktet sende dokumentet
videre til riktig mottaker."
Hva må leverandører gjøre nå?
Ved bruk av standardformatet Elektronisk
handelsformat (EHF) vil aktørene kunne
sende og motta dokumenter likt slik at
dokumentflyten går mer smidig og etterarbeidet på kontrollsiden blir enklere.
Kun ett leveransested
leverandør eller mottaker ikke trenger å
tenke på den andre parten:
Som leverandør til staten må du i utgangspunktet inngå avtale med et aksesspunkt.
Et aksesspunkt er en leverandør av faktura/økonomisystem eller fakturatjeneste, som
har oppfylt kravene til infrastruktur satt av
et europeisk nettverk for utveksling av
elektroniske handelsdokumenter (PEPPOL).
Det er en forutsetning at du selv eller via
andre kan levere i Elektronisk handelsformat (EHF). En rekke økonomisystemer
fra eksempelvis Mamut og Visma støtter
selvsagt dette. Du må altså nå kunne
- produsere dine fakturaer med videre i
EHF i eget fakturasystem, dette kan du
eksempelvis kunne gjøre via økonomisystemet Mamut One fra 1. juli eller
- benytte formidlingstjenester som er
knyttet til aksesspunkt som eksempelvis via
en rekke banker som støtter dette.
Offentlige EHF-mottakere
Her er en oversikt over offentlige
virksomheter som kan motta elektronisk
faktura med mer i EHF.
Mamut: EHF-veiviser på
nettvideo
Mamut vil fra 1. juli støtte kravet om støtte
for Elektronisk handelsformat. Mamut har
laget en video-veiviser på nett som på femseks minutter viser deg steg for steg hvordan du kan sette opp Elektronisk handelsformat (EHF) i økonomisystemet Mamut
One. Den 1. juli vil det være innstillinger for
sending og mottak av fakturaer.
Mamuts video viser deg også detaljert
hvordan du i Mamut One kan opprette
faktura med videre til aktuell kunde.
Kunden får en link der fakturaen kan
lastes ned i EHF-format.
UTVIDET LØSNING FRA VISMA OG MAMUT KOMMER SNART
Visma og Mamut utvikler for
tiden sitt aksesspunkt slik at
det skal bli enda smidigere å
sende eFakturaer til det
offentlige så vel som til privat
næringsliv.
For å gjøre det enda enklere
for deg å sende og motta
eFaktura blir Mamut- og Visma
-systemer integrert med den
nettbaserte formidlingstjenesten Visma AutoInvoice.
Tjenesten inneholder både
sending, mottak og konvertering av elektronisk faktura.
Den har støtte for en rekke
internasjonale og nasjonale
formater, deriblant E2B som er
godt utbredt i privat næringsliv, og EHF (Elektronisk
Handels Format).
Hva er eFaktura?
Fordeler med Visma eFaktura
En eFaktura eller elektronisk
faktura, er en faktura i form av
en elektronisk fil som inneholder fakturainformasjon i et
strukturert format.
- Du slipper prosessen med
utskrift, pakking og porto på
fakturaene
eFakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan
leses direkte av mottagers
programvare for håndtering av
inngående fakturaer.
Selve datafilen er ikke
beregnet på å leses av det
blotte øyet, så med en
eFaktura medfølger vanligvis
også en metode for å kunne
presentere dataene for en
bruker. Dette gjøres vanligvis
ved at man får et vedlegg til
fakturaen, som er en visuell
presentasjon i form av en fil i
PDF format eller liknende.
- Fakturaen kommer raskere
frem til mottager
- Ingen åpning av post,
skanning og OCR tolkning ved
mottak av eFaktura
- eFakturaen kan leses direkte
inn i kjøpers økonomisystem
Priser for bruk av Visma
eFaktura
Visma eFaktura blir integrert
med alle Mamut One
Enterprise- og One Officeprodukter og er inkludert i
Mamut Serviceavtale. Det er
ingen ekstra oppstarts- eller
vedlikeholdskostnad, du
betaler kun for de fakturaene
du sender.
Sending eFaktura pr. stk. 3,Mottak av eFaktura
0,-
Import av eFaktura
0,-
Slik tar du Visma eFaktura
i bruk
Visma eFaktura er direkte
integrert med Mamut One og
krever at du har aktivert
Mamut Online Desktop og
modulen eDokumenter.
I tillegg må du benytte versjon
16 eller nyere av Mamut
Business Sofware.
Denne løsningen blir tilgjengelig rett over sommeren.