Transcript Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det

Digitalisering innen offentlig sektor
Hvordan påvirker det handelen i det
offentlige og private marked?
Jan Mærøe
Seniorrådgiver
Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
Hva er Difi, og hva jobber vi med
Difi utvikler offentlig sektor. Vi bidrar spesielt der det offentlige står ovenfor
store og tverrgående utfordringar. Derfor er digitalisering av offentlig sektor
og bedre offentlige anskaffelser sentrale område i åra som kjem.
Avdelinger i Difi:
!  ANS- jobber med å forbedre offentlige
anskaffelser (prosessuelt og elektronisk).
!  DIG- jobber med felles arkitektur for å forbedre
offentlige tjenester gjennom digitalisering
!  IDU- IT drift og utvikling
!  LEO- ledelse og organisering
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hva er elektronisk handel i offentlig sektor?
!  En elektronisk støttet prosess mellom to parter
(kjøper og selger) fra kunngjøring til betaling
Kunngjøring
Konkurransegjennomføring
Ordre-/
ordrebekreftelse
Fakturering/
betaling
Doffin KGV Katalog/ Ordre Faktura Status digitalisering og standardisering
Dagens situasjon:
!  Markedet er fragmentert.
Offentlige og privatmarkedet
benytter forskjellige prosesser og
formater i handelsprosessen.
!  Liten grad av koordinering mellom de forskjellige
aktørene.
!  Usikkerhet for veien videre derfor lav
investeringsvilje (tid og penger).
!  Kostnadskrevende grensesnitt mellom aktørene.
!  Lite fokus på gode prosesser.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Status digitalisering og standardisering
Hva medfører dette:
!  Leverandører opplever at de bruker
mye tid på besvarelser av offentlige
anbud.
!  Usikker på lojalitet på inngåtte avtaler.
!  Leverandører får ikke vist frem sine varer og
tjenester på en god måte.
!  Kostnadskrevende implementering av avtaler
!  Offentlige virksomheter og deres leverandører drar
ikke nytte av de rasjonaliseringsgevinster som
potensielt er tilstede.
!  Mindre kontroll på handelsprosessene.
OFFENTLIG SEKTOR SOM
PÅDRIVER FOR STANDARDISERING
OG DIGITALISERING
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hvorfor digitalisere
anskaffelsesprosessene?
!  Påstand 1:
Digitalisering og
standardisering av
anskaffelsesprosessen er en
av forutsetningene for
forenkling – både for kjøpere
og leverandører
!  Påstand 2:
Kravet til digitalisering og
standardisering er den mest
gjennom-gripende endringen i
det nye innkjøpsdirektivet og
dermed i norske regler
Digitalisering av anskaffelsesprosesser
!  Digitalisering av hele anskaffelsesprosessen vil
innebære at alle aktiviteter i gjennomføringen av
innkjøp understøttes av elektroniske løsninger og
at digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og
på tvers av organisasjonene som er involvert.
! Gjenbruk av digitalt innhold
!  internt i oppdragsgiverens organisasjon,
!  i samhandling med leverandørene
!  internt i leverandørs organisasjon,
!  som del av dokumentasjonsinnhentingen for
kontinuerlig forbedring av prosesser.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hvorfor skal vi gjøre dette?
Implementering av avtale
!  Mindre behov for stort salgskorps ved
implementering av ny avtale
!  Bedre synlighet og fleksibilitet gjennom
elektronisk EHF katalog
I avtaleperioden
!  Presise bestillinger basert på gode
kjøpsbeslutninger
!  Effektiv kommunikasjon med dine kunder
via elektroniske kanaler
Oppgjør og oppfølging
!  Redusere feil eller avvik
!  Kjøper har tilgang til egen statistikk
!  Økt avtalelojalitet
!  Mulighet for raskere oppgjør
Ehandel
Planlegging Konkurranse 2. Gevinster Bes9lling Koordinerte og
riktigere
bestillinger
1. Endring Varemo;ak Færre
leveranser
3. Interessenter Viktige erfaringer
Betaling 4. Mål
Kost.red.
1.9 mill.
Opp-­‐følging Økt avtalelojalitet
Bedre betingelser
Færre leveranser
Færre
fakturaer
Riktig data gir
høy match %
Redusert behov
for returtransport
Gevinstrealisering krever
et prosessperspektiv
God måling
Red. antall
Kreditnota
Mindre vedlikehold
av leverandør
register
Gevinstrealisering er en del av endringsarbeidet
OBS! Fokuser på endring – måle gevinster.
Uttalelser fra leverandører som gjør dette
•  E-handel er kommet for å bli
og vi kunne ikke klart oss
uten!
•  ISS: E-handel bidrar til å
ivareta vårt omdømme som
profesjonell leverandør!
•  Wittusen&Jensen: E-handel
bidrar til å senke våre
prosesskostnader slik at vi får
mer igjen på bunnlinja!
STATUS PÅ
STANDARDISERINGSARBEIDET
Direktoratet for forvaltning og IKT
Modenhet- på vei mot en digital hverdag
Effek9visering Full utnyttelse av
nytt regelverk
Minimumsløsning med
nytt regelverk
Dagens hovedregel
Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter Manuell håndtering Papir •  Trykket informasjon •  Fysisk håndtering •  Manuell arkivering (scanning) • Digitale dokumenter (f.eks pdf (også scannede dokumenter), word, excel) • Elektronisk 9lgjengelige konkurransegrunnlag • Elektronisk stø;et dialog med 9lbydere • Elektronisk 9lbudsinnlevering og håndtering av 9lbud • «Papirbaserte ru9ner gjennomført elektronisk» • Håndskrevet signatur • Digital signatur Digitalisering av anskaffelsesprosessen Direktoratet for forvaltning og IKT
Elektronisk prosess fra start 9l slu; • Elektronisk prosesserbar informasjon • Informasjon i standardformat som kan overføres fra maskin 9l maskin og prosesseres. • Digital informasjonsflyt gjennom 9lbudsforberedelse, -­‐ innlevering , -­‐
evaluering og -­‐arkivering. • Elektronisk iden9fikasjon av 9lbydere, innhen9ng av informasjon om 9lbydere direkte fra kilde. • Automa9ske 9lbakemeldinger 9l 9lbydere under 9lbudsetablering. • Automa9sering av 9lbudsevaluering • Effek9v gjenbruk av informasjon • Integrasjon med fagsystemer og arkiv • Gjenbruk av elektroniske produktkataloger i bes9llingsprosessen • Digital signatur Behov for en digital strategi
Standardisering
av formater
«Det gode innkjøp» - handelsprosessen
Kjøper
Før avtaleinngåelse Iden9fiser behovet Forberede konkurranse grunnlag Utlysing E;er avtaleinngåelse Evaluering Kontrakts inngåelse Ordre plassering Mo;ak Kontrakts styring/ betaling Kontroll Bes9lling og ordre bekre^else Pakk seddel Faktura og kreditnota Purring Laste inn dokumenter Doffin Anbuds-­‐ katalog Katalog Leverandør
Hente konkurransegrunnlag Salg og markedsføring Tilbud Kontrakts inngåelse Ordre mo;ak Vare og tjeneste håndtering Faktura kontroll Oppfølging Standardisering i Europa
EHF Anbuds-­‐
katalog CEN BII
Workshop
Aksesspunkt infrastruktur
Direktoratet for forvaltning og IKT
EHF Formater- veiledere
EHF Katalog
EHF Ordre og
ordrebekreftelse
EHF Pakkseddel
Direktoratet for forvaltning og IKT
EHF Faktura og
kredinota
Eksempel på støtteverktøy for leverandører
Pågående
standardiseringsarbeid
Offentlig virksomhet - Fagsystem
Kunngjøring
Konkurransegrunnlag
Cen BII Catalogue
Template (EHF)
Vise
interesse
Leverandør- Fagsystem
Evaluering
tildeling
Tilbudsdokumenter
CEN BII Pre-award
Catalogue (EHF)
Katalogverktøy
EHF
Katalog
Koordinering
Standardisering
Gjenbruk
Direktoratet for forvaltning og IKT
HVA ER MÅLET?
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kontroll: Rammeavtaler - bestilling - faktura
Rammeavtaler med korrekt sor9ment og be9ngelser Automa9sk kontroll Ordreprosess:
Bes9lling og kontering Ordre anvises før den sendes leverandøren Registrering av varemo;ak / a;estasjon Faktura matches automa9sk mot ordre/varemo;ak Faktura uten avvik oversendes økonomisystemet Automa9sk kontroll Fakturaprosess:
Elektronisk faktura med ordrenummer mo;as fra leverandør Økonomisystem Direktoratet for forvaltning og IKT
HVA ER EN AV KONSEKVENSENE?
Direktoratet for forvaltning og IKT
Aksesspunktinfrastruktur
Avtale-­‐ forvalter Kommersiell avtale Ehandelsplattformen
Fra xCBL til EHF
Leverandør
Fra xCBL til EHF
Kjøper
EHF
EHF
EHF
Aksesspunkt
EHF
PEPPOL
SML
SMP
ELMA
Aksesspunkt
HVA SKAL TIL FOR Å NÅ MÅLET?
Direktoratet for forvaltning og IKT
Elektronisk samhandling
Ledelse Målinger Informasjon Kjøpere
Leverandør
Systemleverandører
Konferanser
Målesystem
Hva skal måles
for å gi bedre
prosesser?
Endre adferd
Gevinstrealisering
Teknologi Aksesspunkt
ELMA
Portaler
ERP systemer
Standardisering (EHF)
Elektronisk handelsprosess Leverandør Rundskriv
Standard forskrift
Regulering Opplæring
Kompetanse Guider
Veiledere
Verktøy
Support
Stø;e Direktoratet for forvaltning og IKT
EHF
Prosessmodeller
Oppfølging av gevinstrealisering
Metode VI ER I GANG
Direktoratet for forvaltning og IKT
Status ELMA
25000 21564 22023 20264 20000 14864 15000 13364 12014 10000 8714 6914 5000 4614 7414 7814 5114 0 aug..13 sep..13 okt..13 nov..13 des..13 jan..14 feb..14 Direktoratet for forvaltning og IKT
mars.14 apr..14 mai.14 juni.14 juli.14 ELMA- mottakere
900 832 800 700 600 500 400 448 378 300 200 100 0 EHF Katalog EHF Ordre Direktoratet for forvaltning og IKT
EHF Ordrebekre<else EHF Faktura
Number of invoices 781042 734399 800000 700000 650752 575945 716354 658386 554948 600000 500000 446950 438114 373149 400000 269395 300000 199411 200000 100000 0 aug..13 sep..13 okt..13 nov..13 des..13 jan..14 feb..14 mars.14 Direktoratet for forvaltning og IKT
apr..14 mai.14 juni.14 juli.14 EHF Ordre og ordrebekreftelse
Direktoratet for forvaltning og IKT
TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN
SPØRSMÅL?
Direktoratet for forvaltning og IKT