Transcript Nedenfor er det beskrevet hvordan du bruker EHF Toolbox for å

Manuell fakturaregistrering
29.08.2014
Nedenfor er det beskrevet hvordan du bruker EHF Toolbox for å registrere en faktura manuelt. Du kan også bruke
en C-Pen for å skanne fakturainformasjonen. En C-Pen koster fra 1000 kroner og kan enkelt bestilles på nett eller
kjøpes hos f. eks Claes Ohlsson.
Trinn 1
Start med å skrive inn mottagers organisasjonsnummer på 9 siffer. Trykk Tabulator eller Enter
for å gå videre til neste steg.
EHF Toolbox vil nå gjøre et automatisk oppslag i
Brønnøysundregistrene for å hente firmanavn og
adresseinformasjon. Deretter kontrolleres at
mottageren kan motta faktura i EHF-format ved å gjøre et oppslag i ELMA-registeret fra Difi.
a) Dersom angitt org.nr ikke er registrert i ELMA får du meldingen: Kan ikke ta imot noen ehf dokumenter. Finnes
ikke i ELMA. Du kan altså ikke sende EHF-faktura til denne mottageren.
b) Dersom angitt org.nr finnes i ELMA får du meldingen: Tar imot faktura Tar imot kreditnota osv. Bekreft ved å
trykke OK.
Trinn 2
Etter at du har bekreftet ved å trykke OK, går markøren automatisk til feltet
Fakturanummer. Fyll fakturanummer og trykk Tabulator for å gå til neste felt.
Dersom mottageren har registrert sine krav til referanser i EHF Toolbox vil
opplysningene du taster inn få fargen rød dersom det ikke tilfredsstiller kravet.
Hvilke krav denne mottager har registrert finner du nederst i skjermbildet.
KID er ikke påkrevd. Husk å registrere kontonummer og trykk Tabulator for å gå
til neste felt.
Manuell fakturaregistrering
29.08.2014
Trinn 3
Markøren har nå flyttet seg
til feltet Artikkelnr for
registrering av den enkelte
varelinje. Priser skal oppgis
eks mva. Mva blir regnet ut
avhengig av hvilken mvasats du har angitt. Du
hopper raskest til neste felt ved å bruke Tabulator-tasten. Når alle felter er fylt ut, blir knappen Lagre linje uthevet.
Trykk på Lagre linje for å registrere varelinjen. Fortsett til alle varelinjer er registrert.
NB. Negative varelinjer angis med negativt antall.
Du sletter en varelinje ved å
markere linjen ved å klikke på
linjen som anvist med pilen
og trykke Delete-tasten.
Trinn 4
Etter at alle varelinjer er registrert bør du gjøre en kontroll av fakturatotaler og
beregnet mva.
Dersom det benyttes øreavrunding på fakturaen, oppgis beløpet i feltet Avr. (Minus
foran dersom det er avrunding nedover)
Når kontrollen er utført, genererer du filen ved å trykke knappen Lag ehf.
EHF-Toolbox vil deretter automatisk bringe deg videre til fanen Validering/Retting slik
at du kan legge til eventuelle fakturavedlegg, lagre filen og sende den til mottager.
Det er laget en egen liten brukerveiledning for fanen validering/Retting.