Transcript PowerPoint Sunusu - Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü

DENİZLİ 18. BÖLGE
MÜDÜRLÜĞÜ
DENİZLİ HOROZU
İYİLEŞTİRME TAKIMI
ÇALIŞMA RAPORU
ŞUBAT 2012
Antalya
İÇİNDEKİLER
Sayfa no
İçindekiler
Denizli Horozu Takımı İsim Listesi
Toplantı Tutanakları
Problem Havuzu Oluşturulması
Problemlerin Analiz Çalışması ve Puanlaması
Seçilen Problem
Sunuş
ŞUBAT 2012
Antalya
2
3
4
5-6
7
8
9-28
DENİZLİ HOROZU TAKIMI İSİM LİSTESİ
Çalışmanın Yapıldığı Yer : Starlight Convention Tahalossa Spa Otel
İyileştirme
Takımını Adı
: Denizli Horozu
Takımın Lideri
: Uğurtan ÖZLÜSÖZ
Takımın Raportörü
: Gökhan DOĞRU
Takım Üyeleri
: Y.Mesut İLBAY
Ahmet YETKİN
Ali ANILIR
H.Avni ÜSTÜNDAĞ
Hüseyin ARAS
Ertuğtul AKTAŞ
Mustafa KARTÇI
F.Güneş DÖNMEZ
İbrahim GÜNEŞ
Şükrü KURBAN
İyileştirme Çalışmasının Konusu
: BÖLGE OTOMASYON - ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ VE
PERFORMANS DEĞERLEMESİ
Çalışmanın Başlama Tarih
: 31.01.2012
Çalışmanın Bitirildiği Tarih
: 03.02.2012
DENİZLİ HOROZU İYİLEŞTİRME TAKIMI
TOPLANTI TUTANAĞI
Toplantı Tarihi : 31/01/2012
Toplantı No
:1
Toplantı Konusu : BÖLGE OTOMASYON - ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ VE
PERFORMANS DEĞERLEME
Pamukkale İyileştirme Takımı’nın ilk toplantısı;
Gökhan DOĞRU
Uğurtan ÖZLÜSÖZ
Ertuğtul AKTAŞ
Ahmet YETKİN
Ali ANILIR
F.Güneş DÖNMEZ
İbrahim GÜNEŞ
Hüseyin ARAS
Y.Mesut İLBAY
Mustafa KARTÇI
H.Avni ÜSTÜNDAĞ
Şükrü KURBAN
katılımlarıyla ve Kalite Müdürü Ferhan KONUŞ rehberliğinde 31/01/2012 Pazartesi günü
saat 17:00 ‘ de Toplantı Salonu’nda yapıldı.
31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda
açıklanan çalışmalar yapıldı.
Takım liderinin seçimi: Takım lideri olarak Uğurtan ÖZLÜSÖZ oy birliği ile seçildi.
Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Gökhan DOĞRU oy birliği ile seçildi.
İyileştirme takımın adı “Denizli Horozu” olarak oy birliği ile kabul edildi
Toplantı Tarihi : 30/01/2012 – 03/02/2012
Toplantı No
:2–6
Toplantı Konusu : Problem Havuzu Oluşturması ve çözüm
önerilerinin yapılması.
Problem Havuzu oluşturmayla ilgili yapılan çalışmada
aşağıda belirtilen problemler tespit edildi:
PROBLEM HAVUZU
1.
2.
3.
Kurum içi ve Kurum Dışı her türlü problemlerin kayıt altına
alınarak daha kısa sürede giderilmesi için Türkiye Geneli Call
Center(Çağrı Merkezi)kurulması.
Bölge Müdürlüğü Otomasyonu ve Arşiv Yönetim sistemi
olmaması sebebi ile Personel performans değerlendirmesinin
yapılamaması
Tüm Kadastro Müdürlüklerinde ortak kullanılacak harita
programları ile diğer programların (Jeodezi Process, Tutanak
programları vb.) olmaması ve eğitimlerin yetersiz olması
4. Kurum içerisinde bir üst öğrenimini bitiren personele, Bakanlar kurulu kararı ile
sınav açma yetkisi Kurumlara verilen Unvan Değişikliği sınavının 1 defaya mahsus
olarak sınav yapılmadan unvanların personele verilmesi.
5. Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması.
6. Personele ödenen yevmiye, tazminat vb. ücretlerin performansa göre verilmesi.
7. LİHKAB büroları faaliyete geçtikten sonra Kadastro Teknik Personelinin durumu
8. Kadastro Teknik Arşivinin 2010/20 sayılı Arşiv Genelgesine uygun Elektronik
ortamda tutulması ve Bölgesel bazda uzaktan erişim ile kontrolünün sağlanması.
9. Tapu Arşivinin 2010/20 sayılı Arşiv Genelgesine uygun Elektronik ortamda
tutulması ve Bölgesel bazda uzaktan erişim ile kontrolünün sağlanması.
10. Gelişen Teknolojiye ayak uydurabilmek, yapılan işlemleri daha kışa sürede ve
daha işlevsel duruma getirmek, personelin bilgisayar kullanımını en üst seviyeye
taşıyabilmek için web portalı üzerinden uzaktan eğitime tabi tutmak
SIRA
NO
PROBLEMLER / KİŞİLER
Y.Mesut
İLBAY
Gökhan
DOĞRU
Uğurtan
ÖZLÜSÖZ
H.Avni
ÜSTÜNDAĞ
İbrahim
GÜNEŞ
Ali
ANILIR
F.Güneş
Dönmez
Ertuğrul
AKTAŞ
Hüseyin ARAS
Mustafa
KARTÇI
Ahmet
YETKİN
Şükrü
KURBAN
TOPLAM
PUAN
1
Kurum içi ve Kurum Dışı her türlü problemlerin kayıt
altına alınarak daha kısa sürede giderilmesi için
Türkiye Geneli Call Center(Çağrı Merkezi)kurulması
5
4
5
6
6
5
5
9
5
8
3
9
70
2
Bölge Müdürlüğü Otomasyonu ve Arşiv Yönetim
sistemi olmaması sebebi ile Personel performans
değerlendirmesinin yapılamaması
10
10
6
10
4
10
9
9
10
8
9
1
96
3
Gelişen Teknolojiye ayak uydurabilmek, yapılan
işlemleri daha kışa sürede ve daha işlevsel duruma
getirmek, personelin bilgisayar kullanımını en üst
seviyeye taşıyabilmek için web portalı üzerinden
uzaktan eğitime tabi tutmak
6
1
1
2
3
1
4
5
5
2
2
10
42
4
Kurum içerisinde bir üst öğrenimini bitiren
personele, Bakanlar kurulu kararı ile sınav açma
yetkisi Kurumlara verilen Unvan Değişikliği sınavının
1 defaya mahsus olarak sınav yapılmadan unvanların
personele verilmesi.
9
2
7
9
9
3
3
3
5
10
4
4
68
7
6
8
1
10
6
5
7
2
9
5
7
73
4
5
9
8
2
4
2
3
5
6
7
6
61
5
6
Tüm Kadastro Müdürlüklerinde ortak kullanılacak
harita programları ile diğer programların (Jeodezi
Process, Tutanak programları vb.) olmaması ve
eğitimlerin yetersiz olması.
Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit
olmaması.
7
Personele ödenen yevmiye, tazminat vb. ücretlerin
performansa göre verilmesi
3
7
10
7
5
2
1
2
1
5
8
2
53
8
Kadastro Teknik Arşivinin 2010/20 sayılı Arşiv
Genelgesine uygun Elektronik ortamda tutulması ve
Bölgesel bazda uzaktan erişim ile kontrolünün
sağlanması
8
8
4
4
7
8
2
4
7
4
1
5
60
2
3
3
3
8
9
3
3
5
7
6
8
61
1
9
2
5
1
7
4
8
5
1
10
3
56
LİHKAB büroları faaliyete geçtikten sonra Kadastro
Teknik Personelinin durumu
Personele ödenen yevmiye, tazminat vb. ücretlerin
10
performansa göre verilmesi
9
İkinci sırada tespit edilen Problem
“Bölge Müdürlüğü Otomasyonu ve
Arşiv Yönetim sistemi olmaması
sebebi ile Personel performans
değerlendirmesinin yapılamaması.”
konusu seçilerek nedenlerin
irdelenmesi yapıldı ve çözüm önerileri
sunuldu.
BÖLGE
OTOMASYON ARŞİV YÖNETİM
SİSTEMİ VE
PERFORMANS
DEĞERLEME
Tapu ve Kadastro Genel
Müdürlüğü bünyesinde arşiv
hizmetlerinin elektronik
ortamda sunumu ve tapu –
kadastro müdürlüklerinin
otomasyon süreci…
PROJE FİKRİ :
Temel fikir ;
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü taşra
yapılanması birimleri olan Bölge Müdürlükleri ,
Kadastro Müdürlükleri ve Tapu Müdürlüklerinin,
hizmetlerinin gereği olarak yaptıkları iş ve
işlemlerin elektronik ortamda karşılanması ,
oluşan iş yükünün performansa dayalı bir sistem
ile ölçülebilir hale getirilmesi ve sonuç ürün olan
bilgi ve belgelerin arşiv hizmetlerinin elektronik
ortamda depolanabilir ve sunulabilir hale
getirilmesidir.
NEDEN?
1. Kadastro Müdürlüklerinin yeniden yapılandırılması
sonrasında ortaya çıkan yeni yönetim anlayışının bir
sistem kurgusuna olan ihtiyacı,
2. Kadastro Müdürlüklerinin müdürlük merkezi ve
hizmet birimi arasında iş yükü – personel
planlamalarının elektronik ortamda karşılanması
zorunluluğu,
3. Kadastro Müdürlüklerinin iç bileşenlerle (alt birimler –
personel – üst birimler) ve dış bileşenlerle (LİHKAB –
Kurum ve Kuruluşlar – Özel Sektör – Vatandaş) olan
diyaloglarının standart , ölçülebilir ve hızlı sunum
gerektiren bir yapıya dönüştürülmesi ihtiyacı,
4. Kadastro
Müdürlüklerinin
arşiv
hizmetlerinin
elektronik ortamda yönetilebilir ve sunulabilir hale
getirilmesi ihtiyacı,
5. Kadastro Müdürlüklerinin iş ve işlemlerinden doğan iş
yüklerinin karşılanmasında personelin performansının
ölçülebilir ve ölçeklenebilir hale getirilmesi ihtiyacı,
6. Tapu Müdürlüklerinin TAKBİS ile beraber iş ve işlem
yüklerinin
elektronik
ortamda
karşılanması
sonrasında arşiv hizmetlerinin de elektronik ortama
aktarılması ve arşivin elektronik ortamda yönetilebilir
hale getirilmesi ihtiyacı,
7. Tapu Müdürlüklerinin performansa dayalı hizmet
anlayışının TAKBİS içerisinden yapılacak iyileştirmeler
ile İŞLEM – PUAN anlayışından, İŞLEM ADIMI – PUAN
anlayışına geçirilmesi, (TAKBİS içerisinde workflow - iş
akış - işlem yapılandırması tekniğinin kullanılması)
8. Bölge Müdürlüklerinin iç işleyişlerinin elektronik
ortamda karşılanması, iş yükü ve personel
planlamalarının - proje planlama ve takiplerinin personel
performans
bilgilerinin
sistemsel
yönetilmesi ihtiyacı,
9. Bölge Müdürlüklerinin Arşiv hizmetlerinin Kadastro ve
Tapu Müdürlükleri ile entegre bir biçimde ve
elektronik ortamda veri alışverişine müsaade eden bir
yapıda karşılanması ihtiyacı,
10. Bölge
Müdürlüklerinin
yeniden
yapılanması
sonrasında oluşan yeni yönetim anlayışına göre iç
birimler arası iş yükü planlamalarının şablon bir
yapıya dönüştürülmesi ve işleyişin standartlaştırılması
ihtiyacı,
11. Bölge Müdürlüklerinin, alt birimler tarafından
sunulan hizmetleri gerektiğinde elektronik ortamda
analiz edebilen , sorgulayabilen ve raporlayabilen bir
sisteme olan ihtiyacı,
İHTİYAÇ ANALİZİ
VE TASARIM
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünde Organizasyonel İnovasyon*
Kurumun iş uygulamalarında, işyeri organizasyonunda veya dış ilişkilerinde yeni bir organizasyonel yöntemin uygulanmasıdır.
Senaryo’da bahsedildiği şekilde bir
sistemin Tapu Müdürlüklerimizde bir aylık
zaman sürecinde işletilmesiyle elde
edilecek verilerin analizi yapılarak işlem
süreçlerinin daha gerçekçi zaman/puan
modülünü elde etmek mümkün olacaktır…
Denizli Horozu iyileştirme ekibi olarak:
1-Bölge Teknik Arşivi Takibi
2-Bölge Evrak Otomasyonu
3-Kalibrasyon Hizmetleri
4-GPS Hizmetleri
5-Tapu Arşiv Takibi
6-Tapu Hizmetleri
7-Kadastro Hizmetleri
8-Mesai Hizmetleri
9-Teknik Arşiv Modülü
10-LİHKAB Otomasyonu
11-Proje Takibi
12-Personel Performans Değerlendirilmesinin sayısal ortamda takip
edilmesi öngörülmekte ve,
Bölge Müdürlüklerinin; Kadastro ve Tapu Müdürlükleri üzerinde
bulunan görev ve iş yükü takiplerinin düzenli olarak yapılması, iç
işleyişlerinin bir otomasyon mantığında takibinin sağlanması ve
hizmetin daha hızlı ve kaliteli sunulmasının sağlanması ve personel
performans değerlendirilmesinin yapılması amaçlanmaktadır.
TEŞEKKÜRLER…
TAPU VE KADASTRO XVIII.
BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
DENİZLİ