Transcript Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Genelgesi ve Eki Kılavuz
Tapu Dairesi Başkanlığı Kasım 2013
Metin ULUDAĞ Cem KAHRAMAN
AMAÇ
Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Kılavuzu ile tapu müdürlüklerinin iş akışı ve yetki devrinde ortaya çıkan farklılıkların amaçlanmaktadır.
ortadan kaldırılması
Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Kılavuzu ile; 26/07/2005 tarih ve 2005/12 (1606) sayılı Genelge, (
Ön Başvuru
Genelgesi) 22/04/2009 tarih ve 2009/10 (1681) sayılı Genelge (
Yetki Devri
Genelgesi) 08/11/2010 tarih ve 2010/21 (1714) sayılı Genelge. (
Online Başvuru, SMS ile Bilgilendirme
Genelgesi) yürürlükten kaldırılmaktadır.
YÖNTEM
Kılavuz şeklinde
ortaya düzenlenerek genelge formatında çıkabilecek olan eksiklikler ortadan kaldırılmaya çalışılmıştır.
Kılavuz ile uygulamaya yönelik birçok örnek verilerek, daha iyi anlaşılması ve işleyişte yeknesaklık oluşturulması hedeflenmektedir.
Tapu Müdürlüğü İş Akışı ve Yetki Devri Genelgesi ve Eki Kılavuzun Getirdiği Yenilikler
1-Tapu Müdürlüklerinin Gruplandırılması
• •
İşlem yoğunlukları, personel durumları
çok farklı olmasına karşılık tapu müdürlüklerimizin tamamında aynı sistem uygulanmaktadır.
Bu nedenle müdürlüklerimiz bulundukları ilçelerin sosyo-ekonomik gelişmişlik düzeyi, nüfus ve işlem yoğunluğu faktörleri göz önüne alınarak kılavuzun uygulanmasına yönelik olarak
sadece
bu
4 gruba
ayrılmıştır.
Gruplandırma ile,
müdürlüklerimizin yapılarına
göre sistemlerin uygulanarak; verimli çalışma ve etkin hizmet sunumu öngörülmektedir.
Danışma Birimi, Sıramatik, Başvuru Birimi, Yetki Devri, İşlem İzleme Monitörleri hususlarından hangilerinin uygulanacağı müdürlüğün içinde yer alacağı gruba göre belirlenecektir.
2-Kavramlar.
Kılavuzda ortaya geçen çıkabilecek bazı kavramlar örnekler verilerek açıklığa kavuşturulmuş, uygulamada yanlışlıklar ortadan kaldırılmaya çalışılmıştır.
Temel Belge İncelemesi: Başvuru birimindeki görevli personel tarafından talep edilen işleme ilişkin gerekli belgelerin
şekil yönünden genel olarak
incelenmesidir.
Örneğin: Vekâletname ile yapılan başvurularda temel belge incelemesi yapacak personel vekâletnamenin şekli hususlarından olan, vekâletnamenin düzenleme şeklinde olup olmadığı, imza, fotoğraf, sayı/numarası, mühür ve benzeri hususların var olup olmadığı yönünde inceleme yapacaktır. Temel belge incelemesi yapacak personel, vekâletnamenin tasarruf yetkisi, süresi, kapsamı, yetki sınırı, tevkil yetkisi, azil, ayrıntılı incelemeyle belgede ortaya çıkacak sahtecilik vb. hususların incelenmesi ile görevli değildir. Bu hususlardaki sorumluluk ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolü aşamasında ilgili personelce dikkate alınacaktır.
Ayrıntılı
alındıktan sonra işlem havalesi yapılan ve işlem kontrolü yapan personel tarafından TAKBİS ve tapu sicili üzerinde kimlik tespitine esas olmak üzere Tapu Sicili Tüzüğü ve ilgili mevzuat uyarınca yapılan incelemedir.
Tasarruf Yetkisi Kontrolü:
Başvuru Bu kontroldeki amaç; işlem sahiplerinin tasarruf yetkisi kontrolüne dayanak teşkil eden belgelerin ayrıntılı olarak
hem şekil hem de içerik
yönünden kontrolünün sağlanmasıdır.
Personel, vekâletnamedeki tasarruf yetkisi, süresi, kapsamı, yetki sınırı, tevkil yetkisi, azil, tescile esas belgelerdeki kimlik bilgilerinin karşılaştırılması vb.
hususlarda sorumlu olacaktır.
3-Danışma Birimi
Tanım: 1. grup tapu müdürlüklerinde zorunlu olarak, 2.
ve 3.
grup tapu müdürlüklerimizde ise bölge müdürlüğünün kararı ile oluşturulan, sıramatik uygulaması bulunan, işlem sahiplerinin birimlerimize ilk girişte muhatap olacağı,
verildiği
bölümdür.
sıra numarasının
Danışma Biriminin Görevleri: a-İşlem talebine ilişkin: Danışma birimi görevlileri, işleme yönelik gerçekleştirmeksizin, herhangi başvuranın bir salt kontrol kimlik belgesinin incelenmesi suretiyle
ibraz edilen evraklar üzerinden kimlik kontrolünü yaparak,
sıramatikten sıra numarası vermek suretiyle, ilgiliyi başvuru birimine yönlendirecektir.
Bu suretle danışma biriminde ortaya çıkabilecek yoğunluklar engellenecek, vatandaşların gereksiz yığılma ve beklemelerinin önüne geçilecektir.
b-Belge/bilgi talebine ilişkin: Çiftçi Kayıt Sistemi (ÇKS), Doğrudan Gelir Desteği (DGD), Yeşil Karta ilişkin işlemler ile hak sahiplerinin her türlü bilgi ve belge istemlerine ilişkin süreçleri yönlendirdiği gibi, yarı zamanlı başvuru alınan birimlerimizde öğleden sonra yapılan bilgi ve belge istemine yönelik başvurular bu bölüm personeli tarafından karşılanır.
c-Halkla ilişkilere ilişkin: İşlem servislerine havale edilerek işlemleri başlatılan vatandaşlarla,
eşgüdümün sağlanması işlemi yapmakla görevli personel arasında bağlantı ve
görevleri ile vatandaşların
tapu işlemlerine ilişkin sorularının cevaplandırılması
ve standartları görevlerini yerine getirir. Ayrıca Bölge Müdürlüğünce danışma biriminde, yapılan hizmetleri tanıtan erişim ve iletişim bilgilerini içeren Genel Müdürlükçe belirlenecek broşürler bulundurulur.
Örneğin: Bankadan harcını yatırıp randevu saatinde müdürlüğe müracaat eden işlem sahibinin, hangi birime başvuracağına ilişkin bilgilendirilmesi, ilgili birimle irtibatın sağlanması veya eksik evrakın ilgili birime iletilmesi vb. görevleri yaparlar.
4-Başvuru Birimi
Tanım:
Başvuru birimi danışma birimi olan müdürlüklerimizde işlem sahiplerinin sıra numarası alarak yönlendirileceği, danışma birimi kurulmasına gerek görülmeyen müdürlüklerde ise, işlem sahipleri ile ilk muhatap olacak birimimizdir.
Danışma birimi bulunmayıp, sıramatik ve başvuru biriminin birlikte bulunduğu müdürlüklerimizde, danışma biriminin yukarıda sayılan tüm görevleri başvuru birimi tarafından gerçekleştirilecektir.
Özellikle sıramatikten sıra alınması işlemi bu birim personeli gözetimi altında yapılacaktır.
Aynı bina içerisinde hizmet veren tapu müdürlüklerimizde fiziki mekanın uygun olması halinde danışma ve başvuru birimleri ortak olarak oluşturulabilecek, bu alanlarda çalıştırılacak personel ilgili tapu müdürlükleri ile bağlı bulunulan bölge müdürlüğünün koordinasyonu ile belirlenecektir.
5- Başvuru Biriminin İş Akışı
A) KONTROL SÜRECİ
aa) İşleme İlişkin Belgelerin Kontrolü:
İşlem tanımlarında zorunlu olan tüm belge asılları bu aşamada istenilir.
Ayrıca, taraflara ilişkin gerekli açıklayıcı bilgilerin alınması da bu aşamada gerçekleştirilecektir Başvuruya ilişkin belgelerde herhangi bir eksiklik olup olmadığı temel belge incelemesi yapılarak (bkz: Kavramlar) tespit edilir.
İşlem belgelerinde
eksiklik olması durumunda
eksik belgeli başvuru alınmayarak, işlem sahibi bilgilendirilerek eksiklikler tamamlanmak suretiyle
yeniden başvuru
numarası alması için yönlendirilecektir.
Vatandaşların eksik evrakla başvuru yapmaları durumunda TAKBİS üzerindeki ilgili bölümde
eksik belgeyle başvuru yapan kişilerin bilgileri ile birlikte eksikliğe ilişkin açıklama yapılacaktır.
Başvuru belgesi düzenlenmeden, cep telefonu numarasını bildirenlere eksiklik hakkında SMS’le bilgilendirme yapmakla yetinilir.
bb) Tasarruf Yetkisini Kısıtlayan Tasarruf Hakkını Yasaklayan Durumlar:
TAKBİS üzerinden başvuru yapılan taşınmaza ilişkin tasarrufu yetkisini kısıtlayan ya da tasarruf hakkını yasaklayan bir durumun olup olmadığı incelenir.
İşleme ilişkin belgelerin tam olması ancak
hakkını yasaklayan
durumunda ….
tasarruf
bir durumun tespit edilmesi Yapılan incelemede işleme ilişkin belgelerin tam olması ancak
tasarruf yetkisini kısıtlayan
durumun tespit edilmesi durumunda… bir Kısıtlayıcı
durumun kabul edilmesi
yönelik belgelerin tam olması durumunda… ve işleme
B-Başvurunun Alınması ve İşlem
Servisine Havale;
İşlem sahipleri tarafından yapılan başvuruda herhangi bir eksikliğin olmaması durumunda, başvuru belgesi 2 nüsha şeklinde düzenlenerek 1 nüshası ilgililere verilir.
Başvuru belgesinin diğer nüshası ile işleme ilişkin belgeler bir araya getirilerek başvuru servisinden sorumlu yetkiliye
ivedi
olarak iletilir
Başvuru biriminden sorumlu yetkili, kendisine iletilen başvuruları
herhangi bir belge incelemesi yapmadan,
işlemin niteliği, personelin üzerinde bulunan iş yükü, tecrübesi, deneyim kazanması/yetişmesi gereken personel olup olmadığı gibi somut unsurları gözeterek TAKBİS üzerinden işlem servisinde yer alan personele
adil bir şekilde
havale eder.
Yapılan havaleler yetkili tarafından TAKBİS üzerinden takip edilir.
EŞİTLİK ADALET
Başvuru biriminden sorumlu olan yetkili ile tapu müdürü personele yapılacak olan havalelerin adil ve düzenli dağıtımından birlikte sorumludurlar.
Müdürlükte yetki devri gerçekleştirilmiş olması, işlemlerin adil ve düzenli bir şekilde personele dağıtımı ve personelin mevzuat ve işlem konularında yetiştirilmesine yönelik tapu müdürünün var olan koordinasyon ve denetim yetkisi ve personelin yetiştirilmesi sorumluluğu ile disiplin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Başvuru birimi bulunmayan müdürlüklerimizde
başvuru biriminin görevleri tapu müdürü veya müdürlüğe vekâlet eden personel tarafından yerine getirilecektir.
ORS üzerinden yapılan başvurular sıramatik numarası alınmaksızın
doğrudan başvuru birimine yönlendirilecek
ve başvuru ekranına aktarılacaktır.
Başvuru birimi personelinin işlem sahiplerine güler yüzlü davranması, mevzuat yönünden yeterli açıklamalarda bulunması, kılık kıyafetlerine gerekli özeni göstermesi ve kendilerini tanıtıcı yaka kartlarını takması gerekmektedir.
Başvuru birimindeki yetkili personel işlem servislerinde çalışan personelin raporlu/izinli olması hususlarını göz önüne alarak havaleleri gerçekleştirirken
iş dağılımını dengeli bir şekilde yapmak,
çok sayıda talebi olan işlem sahiplerinin işlemlerinin aynı personele havale edilmemesi hususunda hassasiyet göstermek ve servislerdeki yetkili müdür yardımcıları ve tapu müdürü ile konuya ilişkin koordinasyonu sağlamak zorundadır.
6- İşlem Servisleri
Tanım :
havalesi İşlem servisi başvuru birimi tarafından işlem yapılan
belgelerin ayrıntılı olarak incelendiği
, akitli ve akitsiz işlemlerin hazırlandığı ve söz konusu
taleplerin karşılandığı birimdir.
A- İşlem Servislerinin İşleyişi
Havalesi gerçekleştirilen belgeler işlem servisince teslim alındıktan sonra
başvuru sırasına göre
görevlendirilen personel tarafından incelenir.
İşlemi yapmakla sorumlu personel öncelikle işleme konu taşınmaz/taşınmazların tapu sicilini ve kimlik tespitine yarar belgelerini (resmi senet vb.) inceler.
İşleme engel bir durum yoksa, hazırlanarak kontrol için yetkili müdür yardımcısına iletilir. Kontrol sonucu herhangi bir eksiklik olmaması durumunda işlemi yapan personel tarafından müdür yardımcısı ile koordineli bir şekilde işlem sahibine randevu saati, tahakkuk eden harç ve döner sermaye tutarları SMS yoluyla bildirilecektir.
Kontrol uygulaması yapılmadan randevu, harç tahakkuk bilgileri ile ilgili işlem sahiplerine SMS gönderilmeyecektir.
Randevu durumunda saatinde tarafların hazır bulunması
yetkili müdür yardımcısının gözetimi
altında ilgili
personelin huzurunda
ilişkin imzaları gelinmediği alınacaktır.
takdirde talep tarafların işleme Randevu sahipleri ile saatinde ilgili müdür/müdür yardımcısı tarafından yeni bir randevu saati belirlenerek işlemin tamamlanması sağlanacaktır.
İşleme engel bir durumun tespit edilmesi durumunda personel, durumu yetkili müdür yardımcısına iletir.
Yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde
edileceği bildirilir.
işlem sahiplerine SMS gönderilerek eksikliğin giderilmesi istenir. SMS’de hangi müdür yardımcısına müracaat
Eksikliğin saati ve SMS harç gönderilerek tahakkuk işlem sahiplerine bildirilmesinden ya da işlemin bittiğine ilişkin randevu bilgilerini içeren SMS gönderiminden sahiplerinin müdürlüğe müracaat etmemesi durumunda ilgililere
“ 10
sonra
gün
20
içerisinde
gün içerisinde
müdürlüğe
istem
müracaat etmemeleri halinde başvuru fişinde başvuru belgesi hariç tüm beyan edilen adreslerine belgelerin üst yazı ile posta/kargo yolu ile iade
bildirilir. Sürenin sonunda, TAKBİS üzerinden gerekli açıklamalar yapılarak
edileceği
” SMS gönderilerek
işlem sonlandırılacak
ve başvuru belgesi dışında diğer tüm
posta/kargo yolu ile ilgilisince bildirilen adrese iade edilecektir.
Başvuru belgesi ve üst yazı standart dosya planına göre arşivlenecektir.
belgeler üst yazı ile
B- İşlem Servislerinin Dikkat Edeceği Hususlar
İşlemlerin makul, izah edilebilir bir sürede ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesi konusunda personel sorumludur. Daha sonra yapılan bir başvurunun öncelikle işleme alınması gibi hususların nedenlerinin işlemi yapan personelce TAKBİS’de yer alan açıklamalar bölümüne girilmesi, işlem servislerindeki
yetkili müdür yardımcıları ve tapu müdürü tarafından personele havale edilen işlemlerin sürekli olarak takip edilmesi ve eksikliklerin ikmal ettirilmesi sağlanmalıdır.
İşlemi yapmakla görevlendirilen personelimiz istem sahipleri ile işlemlerine yönelik olarak iletişim kurmayacak, gerektiğinde işlem servisinden sorumlu
yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde
göndererek bilgilendirme yapacaktır.
SMS SMS’lerde standart bir dil kullanımına özen gösterilecek,
yapan personelin ismine yer verilmeyerek işlemi
verilen bilgi veya istenilen belgeler açık bir biçimde ifade edilecektir. İşlem sahipleri ile
irtibat danışma birimi ve ilgili müdür yardımcısı üzerinden sağlanacaktır.
Yetkili müdür yardımcısının gözetiminde gerçekleştirilecek akit anında taraflara bazı sorular yöneltilerek fiil ehliyetinin var olduğu kanaatine ulaşılması ile tarafların kimlik bilgilerinin kontrol edilerek işlemin tamamlanmasına
gösterilmelidir.
özel önem ve dikkat
Mevzuat bilgisi, TAKBİS kullanımı ve işlem yapma yeteneği bakımından yetersiz görülenlerin,
içi eğitime tabi tutulmaları, müdürlük
bölgesel ya da merkezi olarak düzenlenmesi planlanan hizmet içi eğitime iştirak ettirilmelerinin temini hususunda da tapu müdürü ve bölge müdürü birlikte sorumlu olacaktır.
7- Tapu/Bölge Müdürlüklerinin Yetki ve Sorumlulukları
Tapu müdürü, müdürlüklerde başvuru uygulamalarının bu kılavuzda belirtilen hususlara uygun olarak yerine getirilmesinden, koordinasyonundan, işlemlerin personele adil bir şekilde dağıtılmasından, 3 veya 6 aylık dönemlerle
personelin sağlamaktan servisler arasında
yetkili ve sorumludur.
rotasyonunu
Mevzuat hususunda tapu müdürü ile yetkili müdür yardımcısı arasında görüş ayrılığı oluşan durumlarda öncelikle tapu müdürü yetkili müdür yardımcısı ve işlemi yapmakla görevli personel konuyu müzakere ederler. Görüş ayrılığının devam ettiği ve
tapu müdürünün kanaatinin olumlu olması durumunda, tapu müdürü işlemi üzerine alarak
sonuçlandırabilecektir.
veya mevzuata uygun şekilde konuya ilişkin yazılı emir vererek Yetkili müdür yardımcısının bu hususu alışkanlık haline getirmesi durumunda, tapu müdürü (yetki devri kapsamında) yetkisinin alınması da dâhil olmak üzere diğer idari önlemleri alarak Bölge Müdürlüğüne bilgi verecektir.
Bölge müdürlüğünce yapılacak
atama ve yer değiştirme mevzuatı çerçevesindeki yer değişikliği de dâhil olmak üzere, gerekli diğer tüm idari önlemler
alınacaktır.
gerekli incelemeler sonucunda
Tapu müdürü, personelin performansını sürekli olarak TAKBİS yönetici fonksiyonlarından takip ederek
performansı düşük olan, müdürlükte çalışma huzurunu bozan, kronik ve önemli rahatsızlıklar dışında sık sağlık raporu alan personel
olmak her için türlü gerekli önlemi önlemleri alarak almaktan sorumlu tutulacaktır. Tapu müdürü bu tür personeli ilk önce yazılı olarak uyaracak, devamı halinde disiplin soruşturması da dahil bölge müdürlüğüne bildirecektir.
Bölge müdürlüğünce incelemeler sonucunda yer değişikliği de dâhil olmak üzere, gerekli diğer tüm idari önlemler alınacaktır.
yapılacak gerekli Tapu müdürü müdürlükte oluşabilecek yoğunluğu ortadan kaldırabilmek amacıyla günlük olarak personeli rotasyona tabi tutabileceği gibi vatandaşların almaktan resen sorumludur.
müdürlükte gereksiz beklemelerinin önüne geçebilmek amacıyla gerekli önlemleri
Vatandaş başvurularının belirli saate kadar yapılacağı konusunu içeren mülki amirden alınan olurun asılarak vatandaşların bilgilendirilmesinin sağlanmasından tapu müdürü, işleyişin kontrolünden ise bölge müdürü sorumludur. İş yoğunluğunun az olduğu, taleplerin gün içerisinde başvuruların yapılacaktır.
karşılanabildiği gün boyunca tapu müdürlüklerinde alınması uygulaması
Bölge müdürlükleri yıl içerisinde yapılan denetimlerde, başvuru sisteminin kılavuzda belirtilen usullere uygun olarak yapılıp yapılmadığını denetlemekle görevli ve bu hususta ortaya çıkabilecek tüm eksiklikleri gidermekle yükümlüdürler.
Bölge müdürlüklerimizin Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı ile koordineli bir şekilde yapacakları
fiziki mekân düzenlemelerine ilişkin projeleri,
bu Kılavuzda belirtilen birimlerin tesisine ve açıklamalara uygun olarak yapmaları gerekmektedir.
TAKBİS üzerinden elde edilen istatistikî veriler aylık olarak
performans denetiminin sağlanmasında, düşük/yüksek edilmesinde, performanslı personelin tespit
elde edilen sonuçlara göre gerekli önlemlerin alınmasında kullanılacaktır. Sonuçların değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin alınmasından tapu müdürü ve bölge müdürü birlikte sorumlu olacak, koordinasyon sağlanacaktır.
ve denetim bölge müdürlüğünce
8- Yetki Devri
Hizmetlerin etkin, verimli ve vatandaşların istemlerini karşılayacak şekilde sunulmasını sağlamak
amacıyla
yetki devri
sorumluluk
yetkili müdür yardımcısı ile işlemi hazırlayan personele ait olacak ancak, tapu müdürünün müdürlüğün uygulaması sevk ve idaresi sorumluluğu devam edecektir.
yapılacak, işlemle anlamındaki ilgili genel
Yetki devrinde, hizmetin gerekleri dikkate alınacak, müdürlüğün personel yapısı, fiziki durumu ve işlem hacmi gözetilerek, “
Birim
”, “
Personel
” veya “
İşlem
” esaslı olarak yetki devri gerçekleştirilebilecektir. Yetki devrine ilişkin yöntemi belirlemeye bölge müdürlüğü ile koordineli bir şekilde tapu müdürü yetkili ve sorumlu olacaktır.
Yetki devri,
dönüşümlü 3 veya 6 aylık
dönemler halinde ve olarak uygulanacaktır.
Yetki devrinin yapılmış olması, müdürün akitli veya akitsiz işlemlerdeki yetkisini kullanmasını engellemeyecek, gerek duyması halinde her zaman bu yetkisini düzeyinde, gerekçe göstermek personel koşuluyla düzeyinde, (işlem mahalle/köy düzeyinde )
geri alarak kullanabilecektir.
yardımcılarının yetki değişikliği/yetkisine Müdür son verilmesi durumlarında ise müdürlüğüne bildirilecektir.
5 iş günü
içerisinde bölge
Yetki devri yapılan birimlerde üst makamlarla yapılacak yazışmalar ile resmi belge ile yapılan taleplerin reddi dışındaki (haciz, kamu haciz retleri vb.) ret kararları
mutlaka tapu müdürü
tarafından imza edilecektir.
2. ve 3. grup tapu müdürlüklerinde tüm yetkiler devredilemeyecektir.
Havale
,
işlem kontrolü
veya
tescil kontrolü
tutacaklardır.
yetkilerinden bir kısmını üzerinde 4.
grup tapu
yapılmayacaktır.
müdürlüklerinde
yetki devri
9- Etik Kurallar
Ayrıca Genelge eki Kılavuzumuzda tapu müdürlüklerimizde görev yapan bütün personelin işlem sahipleri ve her türlü aracılık faaliyeti yürüten kişilerle olan münasebetlerinde etik davranış ilkeleri ve kuralları çerçevesinde yaklaşım göstermeleri konusundan da bahsedilmiştir.