Transcript Elif Yılmaz - Kocaeli SO

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ YAKLAŞIMLARI
VE İYİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ
ELİF YILMAZ
İNSAN KAYNAKLARI VE KALİTE SORUMLUSU
8 MAYIS 2012, KONYA
SUNUM İÇERİĞİ


KSO KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ YAKLAŞIMLARI
KSO İYİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ



KURUMSAL RİSK YÖNETİM SİSTEMİ
MESLEK KOMİTELERİNİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI
PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ YAKLAŞIMLARIMIZ

TOBB ODA/BORSA AKREDİTASYON SİSTEMİ

EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ

ISO 9001:2008 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ
SONUÇLAR
GİRDİLER
LİDERLİK
ÇALIŞANLAR
ÇALIŞANLARLA
İLGİLİ SONUÇLAR
STRATEJİ
MÜŞTERİLERLE İLGİLİ
SONUÇLAR
SÜREÇLER,
ÜRÜNLER VE
HİZMETLER
İŞBİRLİKLERİ VE
KAYNAKLAR %9
TOPLUMLA İLGİLİ
SONUÇLAR
ÖĞRENME, YARATICILIK VE YENİLEŞİM
TEMEL
PERFORMANS
SONUÇLARI
TKY’NİN TEMEL KAVRAMLARI








Sonuç odaklılık
Müşteri odaklılık
İşbirlikleri geliştirme
Çalışanların geliştirilmesi ve katılımı
Süreçler ve verilerle yönetim
Sürekli öğrenme, yenilikçilik ve iyileştirme
Liderlik ve amacın tutarlılığı
Kurumsal Sosyal Sorumluluk
KURUMSAL RİSK YÖNETİM SİSTEMİ
KURUMSAL RİSK YÖNETİM SİSTEMİ

KSO’da Risk Nedir?
 KSO’nun vizyonuna ulaşmasını engelleyecek
gelecekteki olayları ve sonuçları çevreleyen
belirsizliktir.

KSO Kurumsal Risk Yönetimi Süreci Alt Adımları
1. Risklerin Belirlenmesi
2. Risklerin Ölçülmesi
3. Risklerin ve Önlemlerin Raporlanması
4. Riskten Korunma
5. Gözden Geçirme ve İyileştirme
RİSKLERİN BELİRLENMESİ



Risklerin sınıflandırılması
Beyin fırtınası yöntemi ile risklerin belirlenmesi
Risklerin değerlendirilmesi
RİSK KATEGORİLERİ
Finansal Riskler





Nakit Para
Banka
Aidat gelirleri
Hizmet gelirleri
Oda Binası ve
demirbaşlar
Finansal Olmayan Riskler







Strateji Riski
Pazar Riski
İmaj Riski
İnsan Kaynakları Riski
Yasal Risk
Teknolojik Risk
Operasyonel Risk
RİSK DEĞERLENDİRME
Olayın ortaya çıkma olasılığı
(Olasılık)
Olasılık
Ortaya Çıkma Olasılığı / frekans
için derecelendirme basamakları
Çok Küçük
4 yıl veya daha fazla
Küçük
Yılda bir
Orta
Üç ayda bir
Yüksek
Haftada bir
Çok Yüksek Her gün
Olayın etkileme derecesi
(Etki)
Sonuç
Derecelendirme
Çok Az
Destek Süreçlere Etki
Az
Kilit Süreçlere Etki
Orta
Stratejik Hedeflere Etki
Fazla
Ana Stratejilere Etki
Çok Fazla Kurum Kültürü, Misyon,
Vizyon ve Politikalara Etki
RİSK: OLASILIK x ETKİ
RİSK DERECELERİ
OLASILIK
SONUÇ
ÇOK CİDDİ
5
CİDDİ
4
ORTA
3
HAFİF
2
ÇOK HAFİF
1
ÇOK YÜKSEK
5
YÜKSEK
25
YÜKSEK
20
YÜKSEK
15
ORTA
10
DÜŞÜK
5
YÜKSEK
4
YÜKSEK
20
YÜKSEK
16
ORTA
12
ORTA
8
DÜŞÜK
4
ORTA
3
YÜKSEK
15
ORTA
12
ORTA
9
DÜŞÜK
6
DÜŞÜK
3
KÜÇÜK
2
ORTA
10
ORTA
8
DÜŞÜK
6
DÜŞÜK
4
DÜŞÜK
2
ÇOK KÜÇÜK
1
DÜŞÜK
5
DÜŞÜK
4
DÜŞÜK
3
DÜŞÜK
2
DÜŞÜK
1
RİSK DEĞERLENDİRME

Sonucu 1,2,3,4,5,6 olanlar kabul edilebilir risklerdir ve acil
tedbir gerektirmeyebilir.

8,9,10,12,15 olanlar dikkate değer, 15,16,20,25 olanlar ise
kabul edilemez risklerdir ve bu risklere mümkün olduğu kadar
çabuk müdahale edilmelidir.

Ancak matriste kabul edilebilir olarak çıkan bir risk, yasal
yükümlülük veya vizyon üzerinde etkisi (Şiddeti>2) var ise
değerlendirmeye tabi tutulur.

Dikkate değer ve kabul edilemez riskler için mevcut
performansı korumak üzere kontrol önlemleri alınır ve/veya
performansın iyileştirilmesi için eylem planları yapılır.
RİSK DEĞERLENDİRME
 KABUL EDİLEBİLİR RİSK
Yasal gereklilikler ve Kurum Kültürü,misyon, vizyon, politika ve hedeflere
göre taşıyabileceğimiz seviyeye kadar azaltılmış olan risktir. Risk
Haritasında yeşil renkte bulunan risklerdir.
 DİKKATE DEĞER RİSK
Yasal gereklilikler ve Kurum Kültürü,misyon, vizyon, politika ve hedeflere
göre, taşıyabilmek için belli seviyeye kadar azaltılması gereken risktir.
Risk Haritasında, sarı renkli bölgede bulunan risklerdir.
 KABUL EDİLEMEZ RİSK
Yasal gereklilikler ve Kurum Kültürü,misyon, vizyon, politika ve hedeflere
göre, taşınamayacak ve mutlaka belli seviyeye kadar azaltılması için acil
önlem gereken risktir. Risk Haritasında, kırmızı renkli bölgede bulunan
risklerdir.
RİSK DEĞERLENDİRME
Risk Haritası
5
Yüksek
2
3
3
3
3
2
2
3
3
3
1
2
2
3
3
1
1
2
2
3
1
1
2
2
2
4
3
Orta
O
L
A
S
I
L
I
K
2
1
Düşük
1
Düşük
2
3
Yüksek
Orta
1 Kabul edilebilir
2 Dikkate değer
3 Kabul edilemez
4
ETKİ
5
KSO RİSK DEĞERLENDİRME FORMU
NO
RİSKLER
KONTROL
ÖNCESİ
OLASILIK
KONTROL KONTROL
ÖNCESİ
ÖNCESİ
ETKİ
SONUÇ
KONTROL
SONRASI
İDEAL
OLASILIK
KONTROL
SONRASI
İDEAL ETKİ
KONTROL
KONTROL
KONTROL
KONTROL
SONRASI
SONRASI
SONRASI
SONRASI
FAALİYET
İDEAL
GERÇEKLEŞEN GERÇEKLEŞEN GERÇEKLEŞEN
NOTU
SONUÇ
OLASILIK
ETKİ
SONUÇ
1
1,1
Aylık Giderlerin
gelirlerden %10 fazla
olması
3
3
Dikkate
Değer Risk
1
1
Kabul
Edilebilir
Risk
2
4
Dikkate
Değer Risk
1
3
Dikkate
Değer Risk
1
5
Dikkate
Değer Risk
1
3
Dikkate
Değer Risk
Dikkate Değer
Risk
100
1- Stratejik hedeflerin 3 ayda bir süreç
sahipleri ve YK ile gözden geçirilmesi ve
gerekirse revizyonun yapılması 2- Aylık
Faaliyet Raporları 3-Ekip çalışmaları
3,4
Dikkate Değer
Risk
80
1- Üye Ziyaretleri 2- Gebze Temsilciliği'nin
1- İstihbarat ile üye
tanıtım faaliyetleri 3- İstihbarat ile üye
DES/MSA/
kaydı 2- İcra yolu
kaydı 4-Yeni hizmetler 5- Askıdaki üyeleri
HKD
ile tahsilat
faal statüsü kazandırmak
50
1-Çelik dolaplarda saklama 2- Arşiv evrak
talep formu, Arşiv Evrak takip formu
doldurulması ile ilgili personelin eğitilmesi
3-Yangın alarm sisteminin kurulması 4sigortalama 5- Elektronik arşivin
oluşturulması 6- Ek arşiv kiralanması
(Dökümantasyon Merkezi) 7- Arşivin Oda
binası dışına taşınması
Yönetimi
bilgilendirme, ilgili
DES
resmi birimlere
haber verme
50
1.Bina Güvenlik Sistemi(Kameralar,
güvenlik elemanları,turnike girişi) ,
2.Bilgisayar şifresi, 3. Dolaplarda kilit
olması 4. Şifre yazılımı 5. Bilgi Yönetimi
sürecinin iyileştirlmesi
Güvenlik güçlerine
ve Müşterilere
DES
haber vermek
60
Yönetim
1. Yetkinliklerin kurum stratejilerine uygun
bilgilendirme ve
olarak revize edilmesi
sonuçların
2. Bireysel hedeflerin somut, ölçülebilir
çalışanlarla
hazırlanması ve ağırlıklandırılmasının
paylaşılması ,
yapılması 3. Eğitim- gelişim programlarının
eylem planları
uygulanması
hazırlanması
1
1
Operasyonel Risk
Arşivdeki dosyaların
zarar görmesi kaybolması
1
3
Dikkate
Değer Risk
1
1
Kabul
Edilebilir
Risk
1
2
Dikkate Değer
Risk
Teknolojik Risk
İç, Dış Müşteriler ve
KSO'ya ait gizli Bilgilerin
çalınması
2
4
Dikkate
Değer Risk
1
2
Kabul
Edilebilir
Risk
1,5
3
Dikkate Değer
Risk
İnsan Kaynakları
8
8,2
1- YK'na bilgi
verilmesi 2YK/GNS
İyileştirme ekipleri
kurulması
3
GNS/ MSA
Pazar Riski
Aktif Üye Sayısının
kayıtlı üye sayısının
%90'nin altına düşmesi
7
7,1
Tasarruf
tedbirlerinin
uygulamaya
alınması
90
1,2
Strateji Riski
Stratejik hedef
Gerçekleşme Oranının
%80 altına düşmesi
6
6,1
1. İcmal tablolarının bir önceki yıla göre ve
aylık karşılaştırılması. 2. Yönetim Kurulu
gözden geçirmesi 3. Hesapları inceleme
komisyonunun gözden geçirmesi 4.
Meclis'in gözden geçirmesi 5. Tasarruf
tedbirleri yapmak
Kabul Edilebilir
Risk
1,2
3
3,1
RİSK OLUŞMASI
DURUMUNDA
SORUMLU
YAPILACAK
BİRİM
EYLEM
Finansal Riskler
2
2,1
ÖNLEYİCİ FAALİYET
Çalışan performans
değerlendirme
sonuçları<60%
1
4
Dikkate
Değer Risk
1
3
Dikkate
Değer Risk
1
3,4
Dikkate Değer
Risk
İNK/GNS
RİSKLERİN ÖNCELİKLENDİRİLMESİ
1 KSO RİSK HARİTASI
5
O
L
A
S
I
L
I
K
YÜKSEK
4
7.12
7.5
3
7.11
7.6
ORTA
2
7.12
1.4
7.11
1.6
6.5
1
DÜŞÜK
1.8
1.8
1.7
1.7
1.5 1.5
1.1 1.1
6.6 6.6
6.4 6.4
6.3 6.3
1
7.6
7.5
8.6
4.2
7.4
8.5
6.5
6.2
7.3 7.3
6.1
6.1
7.7 7.7
6.2
1.2
1.2
7.2
7.1 7.1
8.3
7.9
7.9
8.1
1.3
1.4
1.3
8.4 8.4
7.2
8.3
1.6
8.8
8.6
3.1 3.1
7.4
2.2 2.2
2.1 2.1
8.8
8.7 8.7
4.2
4.1
8.2 8.2
7.10
7.10
8.1
4.1
5.1
2
7.8
5.1
3
7.8
8.5
4
Low
Medium
High
1 Kabul edilebilir
ETKİ
2 Dikkate değer
3 Kabul edilemez
MEVCUT DURUM
HEDEF
5
RİSKLERİN VE ÖNLEMLERİN RAPORLANMASI

Stratejik Planlama sonrası Risk Yönetim Ekibi tarafından oluşturulan
Risk Değerlendirme Formu ve Risk Haritası Genel Sekreterliğe ve
Yönetim Kuruluna sunulur.

Risk Haritasının Sarı (Dikkate Değer) ve Kırmızı (Kabul Edilemez)
bölgelerinde yer alan mavi renkli (mevcut durum) riskler öncelikli
risklerdir.

Bu risklerin pembe renkli (hedef) bölgelerde yer alması için olasılığı
veya etkiyi düşürecek gerekli önleyici faaliyetler belirlenir.

Risk İyileştirme Tablosu ile tanımlanan önleyici faaliyetlerin
gerçekleşmesi, 3 aylık gözden geçirmeler ile takip edilir.
MESLEK KOMİTELERİNİN
ETKİN VE VERİMLİ ÇALIŞMASI İÇİN
YENİDEN YAPILANDIRILMASI
MESLEK KOMİTELERİNİN ETKİN VE VERİMLİ ÇALIŞMASI
İÇİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI

AMAÇ
Meslek Komiteleri’nin etkin ve verimli çalışması ile KSO’nun
yürütme organı olan Yönetim Kurulu’nun ve Meclis’in etkin ve
verimli çalışmasını sağlamak amaçlanmıştır. Böylece KSO
organlarının
uyum
içinde
çalışmasını
sağlayarak,
sanayicilerimize (üyelerimize) özellikle KOBİ’lerimize destek
olarak, somut çıktılar elde edilmesiyle, rekabet güçlerini
artırmaya yönelik yeniden bir yapılanma modeli
öngörülmüştür.
MESLEK KOMİTELERİNİN ETKİN VE VERİMLİ ÇALIŞMASI
İÇİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI

Meslek Komiteleri İzleme ve Takip Komitesi (YK üyeleri)

Yeni işbirlikleri kurmak (komite üyeleri ile üyeler arasında)

Her mecliste 2 komitenin sunum yapması

Hedef: Meslek grubunun %10’unu ziyaret etmek

İki yönlü bilgi akışını artırmak (Grup üyeleri – MK üyeleri)

Odavizyon dergisinde Meslek Komiteleri tanıtımı

Meslek Komitesi Temsilciliği
YENİ UYGULAMA
ESKİ UYGULAMA


Görüş bildirme talebi ile kurum
ve/veya
kuruluşlardan
gelen
yazılar üzerine ilgili Meslek
Komiteleri’nin gündemi oluşmakta
idi.
Meslek Komite üyelerinden gelen
bazı teklif ve öneriler üzerine de
gündem oluşturulmakta idi.

Eski şekilde oluşturulan gündem maddeleri
korunacak.

Yeni şekli ile gündem oluşturmada;
a) Sanayicilerimizi yakından ilgilendiren güncel
konular (Ekonomik gelişmeler, sanayicilerimiz ile
ilgili çıkan kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatlar)
hakkında gündem oluşturulacak
b) Sektörel konularda, sorunların ve önerilerin
yoğunluk
kazanacağı
gündem
maddesi
oluşturulacak.
c) Odamızın etkinlikleri (Toplantı, Seminer, Proje,
Dış Ülke Ziyaretleri vb.) hakkında Meslek Komitesi
üyelerini bilgilendirmek üzere gündem maddesi
oluşturulacak
d) Yönetim Kurulu ve/veya Meclis toplantılarında
sunum yapılacak konuların belirleneceği bir
gündem maddesi oluşturulacak
e) Meslek Komitesi toplantılarında alınan
kararların süreçleri ve sonuçları hakkında bilgi
alınacağı bir gündem maddesi oluşturulacak
PROFESYONEL KADRONUN YENİDEN YAPILANMADAKİ
YERİ VE GÖREVLERİ
MESLEK KOMİTESİ TEMSİLCİLİĞİ
Çalışanlarımıza mevcut görevlerine ilave olarak uzmanlık alanlarına göre 29
Meslek komitesi paylaştırılmıştır.





MESLEK KOMİTESİ TEMSİLCİLERİNİN GÖREVLERİ
Meslek Komitesi Başkanı ile yeni şekilde öngörülen çerçevede, birlikte
gündem maddelerini oluşturmak
Gündem maddeleri ile ilgili uzman çalışanımızın Meslek Komitesi toplantısına
katılımını sağlamak
Alınan kararlar ile ilgili gerekli prosedürü tamamlamak
Alınan kararların ve/veya görüşlerin sonuçlarını takip etmek, temsilcisi olduğu
Meslek Komitelerini bilgilendirmek ve raporlamak
Diğer Meslek Komite temsilcileri ile en az üç ayda bir araya gelerek durum
değerlendirmesi yapmak
MESLEK KOMİTELERİ PERFORMANS TAKİP ŞEMASI
MESLEK KOMİTESİ
1.MESLEK KOMİTESİ
2.MESLEK KOMİTESİ
3.MESLEK KOMİTESİ
4.MESLEK KOMİTESİ
5.MESLEK KOMİTESİ
6.MESLEK KOMİTESİ
7.MESLEK KOMİTESİ
8.MESLEK KOMİTESİ
9.MESLEK KOMİTESİ
10.MESLEK KOMİTESİ
11.MESLEK KOMİTESİ
12.MESLEK KOMİTESİ
13.MESLEK KOMİTESİ
14.MESLEK KOMİTESİ
15.MESLEK KOMİTESİ
16.MESLEK KOMİTESİ
17.MESLEK KOMİTESİ
18.MESLEK KOMİTESİ
19.MESLEK KOMİTESİ
20.MESLEK KOMİTESİ
21.MESLEK KOMİTESİ
22.MESLEK KOMİTESİ
23.MESLEK KOMİTESİ
24.MESLEK KOMİTESİ
25.MESLEK KOMİTESİ
26.MESLEK KOMİTESİ
27.MESLEK KOMİTESİ
28.MESLEK KOMİTESİ
29.MESLEK KOMİTESİ
Katılım
Durumu
Görüş
Grup
Toplantısı
Firma
Ziyareti
Meclis
Sunum
Odalar arası
Toplantı
Eğitim
PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ
KSO PERFORMANS YÖNETİM SÜRECİ
Bireysel Hedeflerin
Belirlenmesi ve
Yayınlanması
(Ocak)
Performans
Değerlendirme
Performans
Gözden Geçirme
(Aralık)
(Mart)
Performans Gözden
Geçirme ve Hedef
Revizyonu
(Haziran)
KSO YETKİNLİK MODELİ
LİDERLİK
SONUÇ
ODAKLILIK
MÜŞTERİ
ODAKLILIK
YENİLİKÇİLİK
VE
YARATICILIK
PERFORMANS GÖZDEN GEÇİRME VE DEĞERLENDİRME
BİREYSEL
HEDEFLER
YETKİNLİKLER
ÇALIŞMA
GRUPLARI
AĞIRLIKLANDIRMA
GÖZDEN GEÇİRME
/ DEĞERLENDİRME
EĞİTİM YÖNETİMİ
ÜCRET YÖNETİMİ
KARİYER
PLANLAMA
YEDEKLEME
PLANLAMA
BİREYSEL HEDEFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ
BİREYSEL HEDEFLER
3.1.1.KOBİ'lere yönelik bilgilendirme toplantı/semineri düzenlemek
3.1.1.1. KOBİ'lerin Halka Arz konusunda bilgilendirilmesini sağlamak
3.3.1 Üyelerimize yönelik projelerin finansal kaynakla desteklenmesi- Doğrudan
Faaliyet Desteği'ne başvurunun yapılması
3.3.2. Üyelerimize yönelik projelerin finansal kaynakla desteklenmesi -Teknik Destek
başvurusunun yapılması
4.1.1. Üye ziyaretleri yapmak
4.2.1. Sektör raporu yayınlamak
4.2.2 Araştırma raporu yayınlamak
4.4.3. Sektörel Performans Değerlendirme Ödül Organizasyonu katılımcı firma
sayısının artırılması
I. Talep edilen konularda Oda görüşü hazırlamak ve araştırma ve görüş oluşturma
sürecini yönetmek
II. Muhtelif konularda belirlenen zaman diliminde Oda ve dış yayınlara yazı hazırlaması
III. Tüm ekonomik verilere ilişkin istatistiklerin yayınlandığı gün yönetime raporlanması
I. Toplu dış hizmet alım çalışmasının yapılması
II. Meslek Komitesi temsilciliği performansını artırmak
III. Bizimköy Engelliler Üretim Merkezi çalışanları için firma bulunması
A. İngilizce seviyesini ilerletmek
Hedef
Ağırlık
Oranı
1. Çeyrek 1. Çeyrek Hedef 1. Çeyrek
Hedef Gerçekleşme Hedef Puanı
1. Çeyrek
Ağırlıklı
Puanı
TEŞEKKÜRLER…