Transcript Compte rendu du conseil syndical du 17/03/2014

Compte rendu du conseil syndical du 17/03/2014
préparatoire à l'assemblée générale de copropriété de l'organdi
Lieu
: chez Rhone Saone Habitat à 18h30
Présents :
 Mr Flament, syndic de copropriété de l'organdi et par ailleurs gestionnaire de l'ASL
 Mickael Fontaine, vice président du conseil syndical de l'organdi
 Sylvie Guyon, membre du conseil syndical de l'organdi
 Emmanuel Ribes, membre du conseil syndical de l'organdi
 Fabien Simonetti, président du conseil syndical de l'organdi
 Guillaume Rizand, copropriétaire
 Matthieu Fisher, copropriétaire
 Angéline Superville, copropriétaire
 Johanna Rubin, copropriétaire
I) Documents reçus avant ce conseil
Les documents ont été reçus le 14 mars 2014 à 18 et 20h pour une réunion le 18 mars 2014.
Le conseil syndical avait demandé à avoir les documents 2 semaines avant la réunion préparatoire.
Il manque des documents expréssement demandés: relevés Ista, état des comptes individuels des
copropriétaires en fonction des comptes arrêtés envisagés. Ces documents doivent être envoyés dans les
plus brefs délais au conseil syndical de l'organdi par Mr Flament.
Les comptes de l'ASL ne sont pas arrêtés car l'assemblée générale de l'ASL n'a pas eu lieu. Cette réunion
aurait du se passer en octobre-novembre 2013.
La date de la réunion de l'assemblée générale de l'ASL aura lieu le 7 ou 14 avril 2014.
II) charges de l'ASL
Question 1: Est ce que le batiment woopa dispose d'un compteur de calories ? Est ce que le batiment
woopa compense l'écart entre les combustibles achetés/produits – conso des 4 immeubles ?
Le batiment woopa dispose d'un compteur de calories
Question 2: Est ce qu'il y a un compteur de calories pour l'eau ? Comment est déterminé le nombre de
calories nécessaires pour l'eau chaude?
Un compteur est installé pour déterminer le nombre de calories pour l'eau chaude
Lors de la réunion préparatoire à l'assemblée générale de copropriétaire, les comptes de l'ASL ne sont pas
encore arrêtés faute d'une assemblée générale de l'ASL.
D'autre part, les imperfections concernant la gestion de la chaufferie et des compteurs, et le niveau de
rendement global catastrophique nécessitaient une note d'explication détaillée et une convention à
négocier sur les charges correspondantes.
Le conseil syndical n'a pas eu satisfaction sur cette demande légitime et proposera en conséquence à
l'assemblée de ne pas approuver les charges correspondantes.
Par ailleurs et toujours pour sauvegarder ses intérêts et possibilités de recours, le conseil demande
communication des pv de réception des équipements de la chaufferie et des compteurs.
Lors de la réunion, Mr Flament a remis un nouveau document pour la répartition des charges entre le
promoteur et l'organdi sur la période de juin 2012 à septembre 2013. Le conseil syndical étudiera le
document présenté ultérieurement.
III) Sur les charges en général
Le conseil syndical constate des erreurs de proratas, d'attribution sur les périodes, à la charge du promoteur
et les conséquences imputables à différentes fautes de gestion. Les tableaux SYNTHESE DES ANOMALIES
CONSTATEES SUR L'ORGANDI et OBSERVATIONS DU CONSEIL SYNDICAL reprennent l'ensemble des points qui
portent litige et le conseil demande à ce que ce tableau figure en annexe de l'ordre du jour de la
convocation.
Lors de l'analyse des comptes avec Monsieur Flament, au delà des différents points abordés ce dernier
nous à fait part de la volonté de monsieur Tracol de renoncer à la prise en charge de la facture des plans
d'interventions de 432.46€ comme il s'y était engagé en juin-juillet 2013. En effet, malgré que cette
facture est été imputée à la copro alors qu'il s'agit d'une non conformité liée à la sécurité et donc de la
responsabilité de RSH, Monsieur Tracol par la voie de monsieur Flament souhaite conditionné la prise en
charge de cette facture au renouvellement du contrat de syndic avec Rhône Saône et ce pour une durée
de 3 ans
III) Non respect du règlement de copropriété pour la répartition des charges pour
BTP santé
Selon le réglement de copropriété, BTP santé doit avoir:
–
un doublement des millièmes généraux
–
un coef multiplicateur de 1,5 des charges d'ascenseurs.
Monsieur Flament informe que cela n'a pas encore été fait. Et le conseil demande à ce que la répartition
soit modifiée.
IV) Budget prévisionnel 2013-2014 : ajustement
Compte-tenu de ce qui précède, le conseil manque d'éléments d'analyse pour discuter d'un ajustement du
budget en cours.
Le conseil prend acte de la proposition de RSH et se réserve la possibilité, d'ici l'AG, de mener une analyse
complémentaire et de rendre ses conclusions lors de l'AG.
V) Budget prévisionnel 2014-2015
Le projet du budget prévisionnel 2014-2015 n'a pas été communiqué au conseil syndical de copropriété de
l'organdi.
Pour les mêmes motifs que pour le budget 2013-2014, le conseil fera de son mieux pour proposer un
budget lors de l'AG.
VI) Frais de fonctionnement du conseil syndical
Le conseil a constaté que les factures personnelles présentées par Fabien Simonetti pour le compte du
conseil syndical ont été enregistrées au niveau comptable mais n'ont pas été imputées à son compte de
copropriétaire, ni bien entendu remboursées.
Le conseil approuvant ces dépenses avancées par Mr Simonetti, demande à ce qu'elles lui soient imputées
et, sur sa demande, remboursées.
Compte tenu de la situation et avec accord du conseil syndical, Mr Simonetti a déduit cette somme de son
appel de fonds du 1T 2014.
Fabien Simonetti présente une lettre de désistement sur les chèques (identifiés par le grand livre général)
que Rhone Soane Habitat aurait effectué ou une confirmation de prise en compte.
Rhone Soane Habitat s'engage a régularisé dans les plus brefs délais cette erreur et de rembourser
intégralement les sommes avancées.
VII) Ordre du jour de l'Assemblée générale
Pour rappel, le conseil syndical a demandé au syndic de mettre à l'ordre du jour les questions ou éléments
particuliers suivants ( l'ordre des questions reste la prérogative du président de séance )
7.1. Approbation des comptes
Les tableaux SYNTHESE DES ANOMALIES CONSTATEES SUR L'ORGANDI et OBSERVATIONS DU CONSEIL
SYNDICAL pour la résolution de l'approbation des comptes.
7.2. Désignation du syndic
Rhône Saône Habitat est mis en concurrence avec ICOPRO.net dont le contrat est joint.
7.3. Mise en place d’une avance permanente de trésorerie se substituant au fonds travaux
( article 25 )
contexte :
L’assemblée générale du 17 janvier 2013 a décidé la mise en place d’un fond de réserve pour
travaux.
Compte-tenu de la jeunesse de l’immeuble, il semble plus intéressant de substituer une avance de
trésorerie permanente à ce fonds travaux.
Cette trésorerie permettra de faire face à des dépenses communes imprévues, et pas seulement des
travaux,
conformément
au
2ème
paragraphe
de
l’article
« 326 – Règlement des charges » du Règlement de la copropriété ( page 76 ).
Comme pour le fonds travaux, elle sera affectée à chaque copropriétaire sur la base des tantièmes
généraux et sera remboursable aux copropriétaires vendeurs ( sauf évolution législative ).
L’assemblée générale décide de créer une avance de trésorerie permanente reprenant l’intégralité du
fonds travaux constitué à ce jour et sera versée sur un livret A de copropriété
7.4. Approbation d'une collecte complémentaire de trésorerie pour l'exercice du 01.10.2014 au
30.09.2015 d'un montant de 3000€
L'assemblée approuve une collecte complémentaire de trésorerie de l'exercice du 01.10.2014 au
30.09.2015 d'un montant de 3 000 euros sera appelée en même temps que les appels de fonds du budget
ordinaire.
7.5. Budget de procédure en cas de non approbation totale des comptes
Dans le cas ou l'assemblée générale n'approuve pas ou approuve avec réserves les comptes
présentés ou des faits indirects en lien (ex : ASL, …), l’assemblée générale donne mandat au
conseil syndical pour arbitrer sur ces points , rendre compte au syndicat et prendre toutes
dispositions avec le syndic désigné pour un budget limité à 5000 euros sur la période se terminant le
30/9/2015.
7.6. Modification du règlement de copropriété interdisant les cannisses, ...
«
l’assemblée générale supprime du règlement de copropriété l'article 3125 page 56 du RC
l’intitulé « De ce fait, sont formellement interdits les canisses et autres pare-vues »
7.7. Modification du règlement de copropriété
«
l’assemblée générale supprime du règlement de copropriété l'article 3125 page 56 du RC
l’intitulé « Le tout, en outre, sous réserve des dispositions du cahier des charges de l’ilot ¨POLE
CARRE DE SOIE et de son avenant ci-après relatés »
7.8. Autorisation de canisses couleur gris
"L'assemblée Générale autorise les copropriétaires qui le souhaitent à installer des canisses couleur
gris au droit des garde-corps des balcons et jusqu'à une hauteur de 1m90 pour les terrasses. Les
copropriétaires sont notifiés qu’ils habitent à moins de 500 mètres de l’usine Tase qui est inscrite
aux monuments historiques et donc la mairie doit donner son accord définitif après ce vote pour
validation. »
7.9. Carence du syndic
Le conseil syndical propose d'utiliser les dispositions de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 pour
faciliter le cas échéant la désignation d'un nouveau syndic sans devoir recourir à la désignation d'un
administrateur
provisoire.
Cela se traduit par l'insertion dans le Règlement de Copropriété ( chapitre 332 - 1 ) de la clause
suivante
:
" Nomination d'un syndic provisoire en cas d'empêchement ou de carence du syndic.
En cas d'empêchement du syndic pour quelque cause que ce soit ou en cas de carence de sa part à
exercer les droits et actions du syndicat, le président du conseil syndical pourra exercer de plein
droit
les
fonctions
de
syndic
provisoire.
Sauf s'il y a urgence à faire procéder à l'exécution de certains travaux nécessaires à la sauvegarde de
l'immeuble ou au fonctionnement des services d'équipement commun, le constat d'empêchement ou
de carence établi par le conseil syndical devra être justifié par une mise en demeure adressée par
LRAR au syndic et demeurée infructueuse pendant plus de quinze jours.
Le mandat de syndic provisoire aura une durée de quatre mois, se terminera par la nomination d'un
nouveau syndic et débutera au plus tôt quinze jours après la première présentation de la mise en
demeure
adressée
au
syndic
ou
immédiatement
en
cas
d'urgence.
Le syndic provisoire informe sans délai et par tout moyen tous les copropriétaires de la mise en
demeure faite au syndic ou de l'urgence constatée, de son acceptation du mandat de syndic
provisoire, de la date de début de son mandat, de sa durée maximum de 4 mois ainsi que de la
recherche d'un nouveau syndic qui sera désigné par une assemblée générale qu'il convoquera à cet
effet."
7.10. BTP santé : affichage & signalétique
“BTP santé a communiqué son projet de signalétique joint à la convocation.
L'assemblée générale approuve ce projet.”
Mr Flament dispose des informations nécessaires (mail du 17/03/2014) pour la mise à l'ordre du jour de
cette résolution.
VIII) Publication du règlement de copropriété modifié
Lors de la première assemblée générale de 17/01/2013, les modifications au réglement de copropriété
étaient
à
la
charge
de
RSH.
En date du 17/03/2014, le conseil constate que le nécessaire n'a pas été fait.
En conséquence, l'assemblé générale demande au syndic désigné de faire procéder à la mise à jour suivant
les décisions des AG de 2013 et 2014 et d'en demander la prise en charge par Rhône-Saône Habitat.
IX) Date et lieu de tenue de l'assemblée générale
Le conseil syndical demande au syndic à ce que l'assemblée générale de copropriétaire se déroule dans une
salle de l'espace carmagnole de Vaulx en Velin avant la fin du mois d'avril 2014.
X) Les impayés
Le conseil syndical note qu'il y a des problèmes impayés sur l'excercice et notamment avec un mauvais
paramétrage du logiciel de gestion des impayés
XI) Clés de l'ASL
Le conseil syndical est toujours en attente de la remise des clés de l'espace verts de l'ASL
Levée de séance à 20h40