Transcript PowerPoint-presentation

Dokumenthantering Stångåstaden
Agenda
•
•
•
•
•
•
Tillvägagångssätt för framtagande av dokumenthanteringsplan
Dokument kopplade till dokumenthanteringsplanen
Implementering hos medarbetarna
Nytt systemstöd för diarieföring
Arkiv
Efter implementeringen
Tillvägagångssätt för framtagande av
dokumenthanteringsplan
•
•
•
•
•
•
Projekt som startade våren 2013
Benchmarking med bl aTekniska Verken för att få input på
tillvägagångssätt
Intervjuer av 40 medarbetare
Sammanställning med många avstämningar av de intervjuade för
ansvarskänslan av innehållet
Samarbete och mycket god hjälp från Maria på Stadsarkivet från ett
embryo till en färdig dokumenthanteringsplan
Godkännande av ledning och styrelse
Dokument kopplade till
dokumenthanteringsplanen
•
•
•
Riktlinjer med beskrivning av arbetssätt
Beskrivning av dokumenthanteringsplanen inklusive
arkivorganisationen
Sida på vårt intranät med information samt ”frågor och svar”
Implementering hos medarbetarna
•
•
•
•
Kontinuerlig information på vårt intranät under arbetets gång
Presentation av beskrivning och dokumenthanteringsplanen för varje
enhet
Utbildning av alla medarbetare i offentlighetsprincipen
Utbildning av alla medarbetare i vårt nya diarieföringssystem
Nytt systemstöd för diarieföring
•
•
•
•
•
Kravspecifikation
Inventering av marknaden
Benchmarking
Superusergrupp
Alla medarbetare ska diarieföra sina inkommande och upprättade
handlingar själva (några undantag)
Arkiv
•
•
•
•
Inventering av befintliga lokaler och arkivskåp
Kompetensöverföring till organisationen om hur förvaring ska ske
Överflyttning av handlingar till Stadsarkivet
Nytt godkänt arkiv tillskapas i våra nya lokaler på Repslagaregatan
Efter implementeringen
•
•
•
•
Processledare för dokumenthantering
Arkivsamordare
Mål för uppföljning i affärsplanen
Justering och ändringar i dokumenthanteringsplanen